公司财务借款费用报销制度.doc

精选资料合肥嘉瑞投资咨询有限公司财务借款、费用报销制度1 总则1、 为加强合肥市嘉瑞投资咨询有限公司财务管理、合理使用资金、提高工作效率，特制定本制度。2、 人事行政部根据公司财务授权，负责审核借款手续、预付款手续、费用报销手续中的各种单、证、票的合法性、有效性，并负责款项的支付。2 借款、报销的种类及名词解释3、 借款种类：差旅费借款；部门经营运作借款。差旅费借款是指公司各相关部门为正常开展销售业务、市场开拓业务到外地出差，需垫支的尚无正规发票的款项。一般为现金借款。部门经营运作借款是指公司各部门为经营或管理需要，需垫支的尚无正规发票的款项，分为现金借款和票据借款。4、 费用报销种类：经营运作费用、行政办公费用。a) 经营运作费用：差旅费、运输费、邮寄费、水电费、房租费、展会、展位费、礼品费、招待费、网站推广费、服务费、印刷费、注册费、招聘费、设备及其他与经营运作相关的费用。b) 行政办公费用：固定电话费、移动手机费、办公用品采购费、办公设备采购费、图书费、年检、年审费、和企业文化建设相关的拓展费、培训费等。3 借款制度5、 现金借款金额超过1000元，应提前一天通知人事行政部门备款。6、 出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表、借款单，按批准额度办理借款，同时按照出差申请表审批的规定期限进行借款的归还、冲账。7、 部门经营运作借款：如业务费、电话费、水费、电费、周转金等，借款人员应及时报销，借款原则上不允许跨月借支。8、 票据借款指支票、汇票、本票等银行票据，除必须支付现金的款项外，公司的对外支付，原则上均应以票据支付。借款时填制借款单注明借款事由及资金性质，依照现金借款流程办理。9、 借款冲账时应以借款单中注明的借款事由为依据，据实报销，须经主管领导批准，否则行政人事人员有权拒绝冲销。10、 借领支票者应在5个工作日内办理报销手续，并且不允许跨月借支。11、 除特殊情况外，上次借款未还者，不得再次借款。逾期未还者，将借款转为个人借款，从本月工资中扣回。12、 借款流程：c) 填写申请表：借款人按规定填写借款单，出差人员须附加填写出差申请表，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改），借款申请人签字。d) 审批程序：部门总监审核总经理审核人力资源总监复核。e) 借款人凭审核后的借款单到财务部出纳处办理领款手续。4 预付款制度13、 需要办理以电汇或信汇预付款的人员，应填写付款通知单，写明收款单位、日期、名称、开户银行、银行账号、付款内容、大小写金额及各级审核、审批签字。14、 需要办理以支票预付款的人员，应填写支票领用登记单，需写明日期、收款单位名称、付款金额、报销日、及各级审核、审批签字。15、 .涉及有实物形态的物品、物资、设备采购，相关部门办理预付款事项的同时需提供合格的请购单及采购订单。16、 预付款流程：f) 填写相关登记表g) 部门总监审核总经理审批人力资源总监复核 h) 凭审核后的付款通知单、支票领用登记单到财务部出纳处办理预付款手续。i) 财务出纳付款完毕后，将计划内单据汇总、定时送交总经理复核审批签字。5 费用报销制度17、 公司各部门为经营或管理而取得合格发票后，需支付或应支付的各种款项，也包括借款冲账、预付款冲账的款项。18、 报销单据分为：支出凭单、差旅费报销单、付款通知单。19、 实物形态的物品、物资、设备采购，需要款项预付的，按照预付款规定及流程办理，直接办理报销业务的，须同时附加请购单、采购订单、入库单。20、 需要以电汇、信汇形式付款的需附加付款通知单。21、 支票、汇票支出/预付款，单笔超过5万元或者本部门在报销日累计超过1万元的，须经总经理审批签字后，方可到财务办理支出手续。现金支出，单笔超过1万元或本部门在报销日累计超过1万元的，须经总经理审批签字后，方可到财务办理支出手续。22、 费用报销流程：j) 报销人及时整理好各类单据，并进行分类，将同一事项的单据归集并填写支出凭单，内容须填写合格。 k) 审批流程：部门总监审核总经理审核人力资源总监复核l) 财务付款：领款人凭审核后的报销单据到人事行政部办理领款手续。 m) 人事行政部将报销单据处理完毕后，进行汇总、定时送交总经理复核审批签字。 6 票据制度23、 发票抬头需为：合肥市嘉瑞投资咨询有限公司。原则上各项业务所附发票应与原始业务相一致。24、 增值税专用发票要求：公司全称、地址、电话、纳税人识别号、开户行、账号开具齐全且与财务提供的开票信息一致，印章清晰，发票票面完整无损（无缺角、无印字、无折痕）。25、 增值税普通发票：公司名称完全正确（多字、漏字、错字均不合格）且印章清晰。26、 定额发票：手撕发票，主要是印章清晰。27、 机打发票：公司名称完全正确（多字、漏字、错字均不合格）且印章清晰。28、 手写发票：公司名称完全正确（多字、漏字、错字均不合格）且印章清晰，大小写金额核对无误，开具项目名称如办公用品、劳保用品、会议费等需要附明细单据，并加盖同发票一致的印章。29、 增值税专用发票、普通发票需在开具票据后的2个月内及时报销，逾期不予受理。7 差旅费报销规定30、 乘坐列车硬席卧铺和城际间（包括中心城市、地级市和县级市）的长途客运车时，凭相应票据实报实销。31、 紧急公务须搭乘飞机时，事先需经总经理批准，方可乘坐经济舱位，凭机票报销。32、 市内交通费的报销：根据工作需要在市内乘车的，原则上要搭乘公交车或地铁、城铁；特殊情况可乘坐出租车，票据背面须注明事由、行车路线。33、 公司总经理及董事会领导，按240元/人/天限额封顶实报；但如二人同性别共同前往同一地点的，两人每天住宿费不得超过200元。34、 公司部门经理级别领导，按200元/人/天限额封顶实报；如与本公司的其他同性别的员工共同前往同一地点，两人每天住宿费不得超过160元。35、 一般员工，按160元/人/天限额封顶实报。36、 近途出差并且当天能往返的，每天伙食补助20元，交通费在规定范围内实报实销。8 报销时间37、 财务部每周一、三、五为财务报销日，周二、四不办理任何报销业务。38、 报销时间如下：周一（9:00-15:00）；周三（9:00-15:00）、周五（9:00-12:00）39、 若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间进行月末结账，该报销日停止报销业务。40、 其他临时性、突发性业务，经总经理批准后可随时办理。9 附则41、 本管理制度从2011年1月4日起开始实施。10 附件附件一 出差申请表 附件二 借款单 附件三 支票领用登记单 附件四 付款通知单 附件五 支出凭单