办公室综合管理制度汇编

制度名称办公室综合管理制度制度编号ZHGL-002执行部门办公室综合管理部监督部门总经办受控状态受控中 NO.三章 公司办公室部后勤综合管理制度 第一部分 办公室综合管理制度 第一章 总则 NO.1制度范围 1、为加强公司办公室日常工作事务管理，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度; 2、本制度适用于公司各部门. 第二章 印章管理 NO.1 公司印章管理部门 由公司办公室行政办公室统一管理，其根据公司需要确定公司印章的种类、范围、数量，组织印章刻制、发放、停用和收回、销毁，管理公司印鉴档案，管理公司公章，负责公司公章用印，制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。 NO.2公司印章的种类管理 1公司公章_公司按法定程序经工商办公室管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。 2法人章_刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。 3总经理章_刻有公司总经理名字的印章。 4. 部门管理章_刻有审核部门名称的用章(如用于日常车辆管理、资产入库审核等的行政后勤管理章；人事入、离；考勤审核等的人力资源部专用章等)。 5财务章_刻有公司专用的公司财务用章 6其他专用章_因工作需要代表公司对外行使某项专业权力的圆形印章，增刻此类印章在申请时必须列明印章使用范围并报公司领导批准。 NO.3 印章的申请与刻制、废止 1各部门申请必要的业务用章时，需以书面形式向总经办提交刻制印章申请表。申请表必需由部门负责人提交并经公司总经理批准。 2公司印章的刻制由办公室行政后勤管理部统一负责，刻制标准应符合国家相关规定。 3公司印章发生遗失、损毁、被盗的情况时，管理人员应迅速向管理部门部说明原因，经相关负责人和总经理确认，管理部门部根据情况办理挂失、再刻制手续。 4由于部门变更或其他原因废止的印章，使用部门应及时将印章交办公室综合管理部处理。 5申请刻制好的印章应在管理部门进行登记，管理部门应将每个印章登入印章登记卡内。 NO.4 印章的使用与管理1. 公司印章管理部门一般由行政后勤管理部、人力资源管理部和财务部三个部门管理。（1）行政后勤管理部管理公司的公章和行政日常管理章（用于日常车辆管理、资产入库等方面的管理）；（2）人力资源部管理人力资源部部门章（用于人事入、离及考勤、考核等方面管理）；但签订劳动合同时应使用单位公章。（3）财务部管理公司财务章、法人章（用于公司资金管理、与国家相关职能部门工作上及其它方面的管理）。（4）工程部部门工程章（用于工程管理），由行政部统一制作，由行政部统一管理，如需要要盖章按相关程序执行。（5）其它部门的部门专用章根据情况需要由本部门管理或由行政后勤管理部代管理。2. 申请部门应根据用印的性质、重要性以及用印后果由相应领导审批；部门章一般性用印可由部门负责人审批。 3. 常规大批量用印（如劳动合同用印）可视情况由用印申请部门经办人直接填写公司公章用印登记表即可用印。 4. 用印申请部门对所选印种负责，办公室人事部有权对用印申请部门所选印种提出质询。 5. 公司公章用印登记表必须由用印申请部门经办人依照所附填表说明，认真、清楚、详细地填写。 6. 公司公章的保管人施印时必须认真核对用印审批单与公司公章用印登记表上的内容是否一致，严格把关。 7. 公司部门业务合同的用印，不允许使用公司公章，须由相关职能部门按规定程序使用合同专用章。 8. 需要使用公司公章的专业性较强的业务方面的用印，须由相关部门协同办公室部进行管理。 9. 公司印章的使用范围限在公司内，不能将印章携带出公司以外使用如因公司业务关系确实需要携带出去盖章的,必须由行政部安排人员随同办理即可。工程章需要外出盖章的，做好相应申请（审批）登记后，必须由综合行政部安排人员随同办理。10. 公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具的，必须经公司副总经理书面批准，行政部做特别登记、追踪管理。11. 持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。 12.公司印章设专人保管，印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度。 NO.5 印章管理罚则1 严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。综合行政部印章管理人员未按规定执行管理，除罚款外应承担由于管理不善引起的损失赔偿。2违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的办公室和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究其法律责任。第三章 文书资料管理 NO.1 目的为使公司文书管理规范化，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。 NO.2 范围界定本制度所指的“文书”是指业务工作上的往来公文、报告、会议决策、规定、合同书、专利许可证、电报和各种账簿等各种文件、资料。 NO.3 适用范围本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。 N0.4 文书制作规范 1.文书的制作要领（1）文书内容必须简明扼要、一事一议，语言、措辞力求准确规范。（2）起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时需另附相关材料与文件。（3）必须明确起草文书人的责任，并正确署名。（4）修改请示提案时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。2.文书的署名 （1）公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或不涉及各部门且内容不重要的文书，只需要部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总经理、副总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。 （2）对外文书，如合同、责任状等重要文书，一律署总经理职务和姓名。如果是总经理委托事项，可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务和姓名。 NO.5 文书的盖章 1在文书正本上必须要加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或 所在部门的印章。2如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。3以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。第四章 文书的收发 NO.1 到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要求处置。1一般文书予以启封，并分送各部门。2私人信件直接送收信人。3分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。 NO.2 各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上作好登记。 NO.3 需要邮寄或专人递交的文书，必须注明发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书，原则上不需封缄。第五章 文书的处理 NO.1 普通文书处理1部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及其他必要的处理，或者由指定下属对文书进行具体处理。2处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。 NO.2 机密文书处理1机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。2亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启，如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本 规定约束。 NO.3 与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商，如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。第六章 文书的整理与保存 NO.1 文书的整理与保存1全部完结的文书，在结办后三天内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。2员工个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。3分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归行政部专门人员保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。 NO.2 文书的保存年限1 永久保存文书的分类 章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册文书，股票关系文书、重要的诉讼关系文书，重要的政府许可证件，有关公司历史的文书、决算书和其他重要的文书。2 保存10年文书的分类 请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计分析报表以及除永久保存以外的重要文书。3保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。4保存1年文书指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。5. 保存6个月文书一般指即时发生的批复等，不重要的请求类文书。 NO.3 注意事项1对于重要的机密文件，一律放在保险柜或者带锁的文件柜中。2如果职务部门划分发生变更或作出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整的结果。第七章 文书的借阅与销毁 NO.1 各部门人员因工作需要借阅一般文件时，在经其部门负责人同意后方可借阅；对有密级的文件须经总经理同意后方可借阅。 N0.2 借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。 NO.3 对于多余、重复、无保存价值的文件，行政部应定期清理造册，并按有关规定办理申请销毁手续。机要文件一定要以焚烧的方式销毁。任何人不得擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。 第八章 资料借阅管理规定 总 则为了加强对公司资料的管理和利用，确保资料的完整与安全，使现存资料能够更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。 本规定适用于公司阅览室存放的文件、报纸、杂志、内刊和音像制品等各项资料的借阅管理。1、 借阅时间 NO.1 资料借阅时间统一为周一到周五8:0017:00，地点为资料保管室。 NO.2 如果超出规定时间急需借阅资料，须经部门负责人签字后，报行政部经理审批，审批通过后联系资料保管人员办理借阅手续。NO.3 资料的借阅期限为7天；因工作急需借用的资料，可适当放宽借阅时间，但最长借阅期限不超过14天。二、借阅规则NO.4 资料管理人员应严格按照规定，主动、热情地做好资料借阅管理工作。严禁擅离职守，严防泄密、失密等事故的发生。NO.5 公司文件资料、音像等一般只允许在公司资料室内查阅，未经许可，任何人不得私自将文书、音像等资料带出室外。NO.6 图书、杂志等资料可以借出，但借阅期限不得超过3天，逾期不能归还者，需到资料室办理续借手续。NO.7 对长期借阅资料不归还，不说明原因，又不办理续借手续者，资料保管人员要通知借阅部门负责人催还，否则对其整个部门暂停资料借阅。NO.8 员工必须爱护所借资料，不得污染、损坏、拆散、遗失，不得涂改、圈划、批注和剪裁。如造成借阅资料丢失或损坏，应按原价的2倍予以赔偿。NO.9 资料保管人员对借阅人借出和归还的资料，要当面进行清点，核对后予以登记。每年年底，资料保管人员要对全年借出资料进行清点、催还。如借阅人有工作需要，可重新办理续借手续。NO.10 凡调出、离职或较长时间外出工作、学习的人员，离开公司前必须归还全部所借资料，否则不能办理调离手续。NO.11 资料管理人员及资料借阅人员应严格遵守上述规定，对违反规定者，视情节轻重给予批评教育、罚款等处分。第九章 资料销毁管理规定NO.1目的为规范公司文件资料的回收销毁工作，确保公司信息安全，防止泄密事件的发生，特制定本规定。NO.2职责划分1.行政部办公室具体负责资料销毁工作。2.其他部门配合完成资料销毁工作。NO.3资料销毁程序1.资料管理人员填写“公司文件资料销毁审批表”交部门主管、办公室主任审核，凡属密级的文件资料，必须由总经理批准方可销毁。2.资料管理人员统计、整理经批准允许销毁的资料，认真核对后编制“销毁清单”。3.由总经理或分管副总经理指定两名监销人，在销毁资料前，对拟销毁资料进行认真清点与复核，资料销毁后，分别在“销毁清单”上签字。4.资料销毁工作结束后，资料管理人员应及时做好资料的整理、检索调整等善后处理工作，并做好已销毁资料的登记造册、存档工作。NO.4需要销毁的内部文件、资料和图表等，应登记造册，一律由行政部组织处理，不得由个人私自处理、销毁，并严禁作为废品出售。NO.5对违反本规定造成失、泄密者，要追究其责任，对后果严重者将严肃处理，直至依法追究其相应的法律责任。NO.6本规定由行政部负责解释。第10章 保密制度管理1、 总则 NO.1目的为了保证公司的整体利益和长远利益，使公司长期、稳定、高效地发展，特制定本规定。NO.2保密范围1.公司重大决策中的秘密事项。2.公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。3.公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。4.公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。5.公司掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。6.公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。7.其他经公司确定应当保密的事项。NO.3保密级别的划分1.绝密：一旦泄露会使公司利益遭受特别严重的损害。2.机密：一旦泄露会使公司利益遭受严重的损害，如设计说明书、设计图纸、源代码等。3.秘密：一旦泄露会使公司利益遭受较大的损害，如质量报告、软件修改记录单等。NO.4适用范围公司所有人员，包括技术开发人员、销售人员、行政管理人员、生产和后勤服务人员等(以下简称为“工作人员”)，都负有保守公司商业秘密的义务。二、保密管理NO.5秘密文件保管应与普通文件区别开，按等级、期限加强保护。NO.6档案室为材料保管重地，无关人员一律不准出入。NO.7档案室(柜)内一切设备、设施，任何人未经许可不得使用或随意翻动。NO.8行政部应定期检查保密场所的电器设备、防盗、消防器材的完好状态，确保秘密档案材料的安全；对保密文件应专门登记造册，并定期清查，防止丢失和错漏。NO.9传阅保密材料由机要人员统一掌握，划定传阅范围，不得自行扩大，不得让无关人员阅览，严格控制传阅件的行踪，以防丢失。NO.10严格限定密件的接触范围。凡查阅公司密件者，一律须办理申请批准手续和登记手续，方可使用“文件调阅单”。NO.11对保密内容未经许可，任何人不得擅自摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任。NO.12公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时应立即采取补救措施并及时报告行政部，行政部需立即作出相应处理。NO.13公司按照有关法律规定，与相关工作人员签订保密协议和竞业限制协议，以维护双方的合法权益。NO.14公司工作人员离开公司时，必须将有关本公司的技术信息和经营信息的全部资料(如试验报告、数据手稿、图纸、软盘和调测说明等)全部交回公司。三、密级变更及解密NO.15因工作需要或环境变化需要变更密级的，由原产生密件部门或行政主管提出申请，交具有相应权限的公司领导批准变更。NO.16对尚在保密期内的文件事项，因工作需要或环境变化，需公开但不损害公司利益的，由原产生密件部门或行政主管提出申请，交拥有相应权限的主管领导批准解密。保密期届满，除要求继续保密事项外，可自行解密。四、违纪处理NO.17对违反本规定的人员，视情节轻重，分别给予教育、经济处罚和纪律处分。情节特别严重的，公司将依法追究其法律责任。NO.18利用职权强制他人违反本规定的，应给予警告处分，并处以元以上的罚款；性质严重的，予以辞退。五、附则NO.19本规定未尽事宜，由公司另行规定。 NO.20本规定自发布之日起执行。 第十一章 库房管理 NO.1.库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立账卡。 NO.2.采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好。检查过程中，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目；如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。 NO.3.物资入库后，应当日填写账卡。 NO.4.严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经办公室人事部经理批准后方可出库。 NO.5.严格管理账单资料，所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。 NO.6.库房内严禁吸烟，禁止无关人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。第十二章 员工宿舍管理 N0.1 集体宿舍住宿安排管理。 1公司员工免住宿费及水电费。2管理人员公司原则上不提供住宿，特殊情况需向公司申请获得批准后方可入住，并服从公司安排，住房补贴将不予发放。 3非相关领导同意，不得携眷住宿，如确有需要，公司将收取一定的水电费及管理费。 4员工离职，办完离职手续并支取工资后，于当日搬离宿舍，不得借故拖延。 N0.2各宿舍由寝室室长直接负责管理，其工作任务如下所示。 1监督管理宿舍一切内务，包括清扫、秩序和水电管理。 2监督各室住宿人员维护环境清洁，并提醒其注意关闭门窗。 3员工必须服从公司对其宿舍的安排与适当调整，不得随意对调床位或变更房间。 4宿舍所有器具设备，住宿员工有责任维护其完好。如有疏于管理或恶意破坏，酌情由现住人员担负修理费或赔偿费，并视情节轻重给予纪律处分。 NO.4 住宿员工应遵守下列规定。 1服从行政人事部的统一管理与监督。 2房间清洁在寝室室长的安排下，住宿人员轮流负责，应注意节约用水、节约用电。 3室内不得使用或存放危险品及违禁物品，室内禁止烧煮、烹饪或私自接配电线及装接电器。 4被铺摆放整齐；换洗衣物不得堆积室内，应在指定位置晾晒晒衣物；垃圾应集中倾倒于指定场所。 5贵重物品应避免携入，违反规定放入室内而致丢失者责任自负。员工自已财物自已保管，任何人未经主人同意不得擅自挪用他人物品。 6不得于宿舍内聚餐、喝酒、赌博、打麻将或从事其他不健康活动。 N0.5 住宿员工发生下列行为之一，即取消其住宿资格。 1不服从宿舍管理员监督、指挥。 2在宿舍赌博、打麻将、斗殴、酗酒。 3蓄意破坏公用物品或设施，擅自在宿舍内留宿异性客人或外人。 4.经常妨碍宿舍安宁且屡教不改有偷窃行为。 5.在室内烧煮、烹饪或私自接配电线及装接电话的行为。 NO.6附则1.本规定未尽事宜，由公司另行规定。2.本规定自发布之日起执行。 第十三章 公司车辆管理 总 则为合理、有效地对公司车辆进行安排，提高车辆使用率，节约车辆使用的费用，使之规范化、秩序化，最大限度地满足公司业务用车的要求，特制定本制度。 适用范围： 本制度所指车辆为公司的办公室办公车辆。 第一节 车辆使用管理N0.1 车辆使用范围 1.公司员工在本地或短途外出开会、联系业务、接送客户。2. 接送公司宾客和公司办事人员及其他紧急和特殊情况用车。3. 本制度所未言及的公司高层领导工作配置车除外。N0.2 车辆使用注意事项1.车辆使用实行派车制度。用车部门或个人需提前1天填写“车辆使用申请表”，如临时用车的请于当日车辆空闲状态下，提前2小时填写申请表，经本部经理、行政部经理或主管副总批准后，有车辆主管统一安排。急用车辆的直接请示行政部经理，经行政部经理同意，车辆主管按指示派车，车辆主管派发盖集团行政部鲜章的派车单。2.司机按盖有行政部鲜章的“派车单”上批准的行车路线和目的地行车。3.用车完毕后，司机按实际用车情况进行记录。4. 对同一方向、时间段的派车应尽量合理，减少派车次数和车辆使用成本。5.车辆驾驶人员必须具有驾照，熟悉并严格遵守交通法则。若有违规罚款，由驾驶员负担。 6.驾驶人员在驾驶车辆前，应对车辆作基本检查。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，因隐瞒不报而引发的后果由当期使用人负责。 7、办公室对车辆统一安排调度，无出车任务时，驾驶员应在公司待命，接到出车任务不得无故推诿，经发现查实，第一次给予批评教育，屡教不改给予停驶检查，停驶期间，取消司机享受的一切待遇。 8、严禁出私车（凡未经领导同意，司机擅自将车辆开出，均视为出私车），凡发现出私车，第一次予以批评教育，屡教不改者停驶检查。因擅自出车，造成一切后果，由司机自负。9.驾驶人员不得擅自将办公车辆开回家，或作私用，违者将受处罚。经公司特许或返回公司，已逾晚上10点的例外。10.车辆应停放在指定位置。任意放置车辆导致违规、损毁、失窃的，由驾驶人员赔偿损失，公司也将给予其相应处分。11.驾驶人员应爱护车辆，保证机件、外观良好，并于使用后将车辆清洗干净。12.在不影响公务的情况下，主管副总可酌情满足员工因私用车的要求，但对隐私用车应严格审批。13.为私人目的借用公车时，员工应先填写“车辆使用申请单”，并注明“私用”字样，并经相关主管审核后转财务部稽核相关费用。 14.为私人目的借用公车时，若发生事故，导致违规、损坏、失窃等，在扣除保险理赔金额后的全部费用由个人承担。 15.未经同意，未填写派车单派车需加盖行政部鲜章，私自开车的，处罚款200元每次，且所有费用自负，因此类情况造成的交通意处事故全部费用，由驾驶人承担全责，与公司无关。 16.处罚规定在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担，并予以罚款或免职处分。 （1）无照驾驶所引起的后果由个人承担。 （2）未经许可将车借予他人使用。 （3）酒后驾车发生事故后果自付。 （4）各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的事故发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并立即通知公司办公室。如属小事故，可进行处理后向公司报告。本制度自发布之日起由办公室解释并修改，经总经理审批后严格执行。 17.公司乘座车辆办事的工作人员，工作结束后由驾驶人员在通常情况下返回公司办公室，如已到下班时间的，但未超过晚上10点的，送到就近的公交车站，自行回家，如已超过晚上10点，方可将工作人员送回家中。 第二节 车辆使用原则NO.1 遵循工作实际需要原则无重要紧急事务一般不动车的原则； 1.如需要用车的部门应做好月计划用车天数，并说明情况（检查工作用车是否可以组织得更严谨理科学合理） 2.分轻重缓急派车，应尽量遵循能坐公交车就坐公车的原则执行，市内用车必须由行政部经理同意方可出车； 3.如几个部门同时用车的情况下，应相互做好配合；尽量为同事着想；如遇其它部门物资、物品、单据等递送项目的，同事之间应无条件帮忙带送，只需要做好交接即可。 4.有交通补助的，无其它特殊情况不得动用车辆；但如遇搬东西、身上公款超过1万元、收款、或去较远路程、或来去几个地点取东西的，应酌情考虑并向行政部经理汇报。 5.如遇公司紧急召回，有急事的，可临时申请接送。 第三节 车辆费用报销制度 1.车辆油费报销应严格按照派车单行驶路线所需油量进行审核报销。 2.车辆加油日期应与派车单日期相符。 3.报销时的派车单必须是加盖行政部鲜章的和当日加油单据相符，并同时上交审核报销。 4.洗车据实报销，停车按派车单上行车目的地据实报销。 5.派车单公里数填写不规范不正确的，可以拒绝报销。 6.严禁虚报冒领加油费、停车费、过路费，发现一次全额退赔，发现二次以上，停驶检查。车辆日作任务结束后和节假日应停放在公司指定场所，并将车门锁妥，严禁私自用车。 第四节 车辆的交接原则 1.车辆的交接工作由公司固定驾驶员管理执行。 2.车辆驾驶人员做好车辆交接工作，如实填写好车辆交接单上的每一项，并双方确认签字方可。 3.我公司车辆统一放置于高新实验中学紫荆校区，除公司驾驶员和总经理外，其它任何人不得未经同意去开车。 4.驾驶员做好交接后统一对车辆进行保养，加油等系列处理，确保车辆的正常运行。 5.车辆在申请的时间内未归还的，（有特殊原因需要延长使用时间的，经行政部经理同意方可继续使用），车辆主管在行政部经理的指示下在申请单上注明，否则视私自开车，除罚款200元外，一切与车辆有关的费用及交通事故与公司无关，使用人承担所有责任。 6.使用人员在归还车辆后，应通知车辆主管车已还回。所有手续方算履行完毕！ 第十四章 公司档案管理 总 则 N0.1 目的为加强公司的文书立卷工作，规范公司档案管理，特制定本制度。 NO.2 适用范围本公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料，均应按规定进行管理。 N0.3 管理部门1文书结案后，原稿由办公室部归档，经办部门根据实际需要留存影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影印本归档。2各分公司的档案分类目录及编号原则，由公司办公事务部门统一制定。 NO.4文件交接文件结案移送归档时，应根据如下原则进行点收。1检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。2文件如经过抽查，应有管理部门主管的签字确认。3文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。4与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。5如发现有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。 NO.5 文件整理点收文件后，应对文件按照以下方式进行整理。1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，并整理齐后钉牢。3文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。 NO.6 档案分类 1档案分类应视其内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。具体原则是先以部门区分，然后依档案性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 2档案分类应力求切合实用。如因档案较多、三级分类不够用，可在NO.三级之后增设NO.四级“细类”。 3同一“小类”（或“细类”）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于“小类”（或“细类”）之后增设“卷次”编号，以便查考。 4每一档夹的封面内首页应设“目次表”，归档时依序编号、登录，并以一案一个“目次”编号为原则。 5档号的表示方式如下：Y为园林公司代号XY为办公室综合管理部部代号。 1）全宗号 档案馆(室)给定每个全宗的代码。a-现存放于办公室部，暂定代码为01馆（室） 2）案卷目录号 全宗内案卷所属目录的代码a-办公室综合行政管理部总部-代码为：Y-XZ b- 宜园环境艺术工程有限公司-代码为：YYHJ 3）类别号 馆(室)藏档案类别的代码。下例为综合行政类别代码例举：a-员工入职表档案-代码为：001 例：01YYHJ001-序号-份/页数；b-员工晋升、薪资调整、岗位变动的档案-代码为：002 c-员工离职档案-代码为：003 d-员工任免通知书-代码为：004 e-员工社保增加档案-代码为：005 f-员工社保减少档案-代码为：006 g-各种执行分文通知、发文通知-代码为：007 h-总经理批示 -代码为：008 i-会议记录档案-代码为：009 等以此类推，详见办公室部档 目录. 4）项目号 合同、标书、预算方案、设备等档案的代码。 a-合同-代码为：HT（如是哪个项目的合同则需要写清楚名称，加在代码前即可） b-标书-代码为：BS（如是哪个项目的合同则需要写清楚名称，加在代码前即可） c-预算方案-代码为：YSFA（如是哪个项目的合同则需要写清楚名称，加在代码前即可） d-代码为： e-代码为： f-代码为：5）案卷号 案卷排列的顺序号。6)件号 案卷内文件的顺序号。 7）页(张)号 案卷内文件每页(张)的顺序号。8）代码 1个或1组有序的、易于计算机和人识别与处理的数、汉字、字母及其它符号。 NO.7档号编制原则1.唯一性原则 档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。2.合理性原则：档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。 3.稳定性原则- 档号一经确定，一般不应随意改变。4.扩充性原则 档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。5.简单性原则 档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率. N0.8 档案整理 1归档文件，应依目次号以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 N0.9 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本公司制度特别规定者外，依下列规定办理。保存期限范围永久保存公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永久保存的文书10年保存预算书、决算书、会计凭证、事业计划资料、其他经核定须保存10年的文书5年保存期满或解除的合约、其他经核定保存5年的文书1年保存结案后无长期保存必要者备注各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存 NO.10 档案清理1档案管理人员应定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，应给予销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。 2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”NO.五联附注在其保留文件上，并在NO.五联上注明部分销毁的日期。 N0.11调卷程序1各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后调阅。 2档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上写明借出日期，然后将档案交于调卷人员。档案管理人员将“调卷单”按归还日期先后顺序整理，以备催还。3 在档案室当众借阅者，免填“调卷单”。 4档案归还时，经档案管理人员核查无误后归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备核查。 N0.12 调卷管理1借阅档案须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上档案文件须由经理级领导批准后方能借阅。2案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。3调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还。4调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关的案件，应经文书管理部门主管同意。 5借阅档案的人员必须爱护档案，保证档案的安全，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人的责任。 6交还档案时必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。 7外单位借阅档案应持有单位介绍信并经本公司总经理批准后方能借阅，但不得将档案带离档案室。 8外单位摘抄卷内档案应经本公司总经理同意，并对摘抄材料进行审查签章。 第二部分 固定资产管理 第一章 总则 NO.1 目的 为了加强对公司固定资产的管理，掌握固定资产的构成与使用情况，确保公司财产不受损失，信据国家相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度. NO.2 适用范围本公司规定固定资产的标准是：一切与经营相关的设备、器具、工具；不属于经营活动的主要物质、物品及公司认为有管控必要的财产. NO.3 管理部门公司设立专门的资产部进行综合管理. 第二章 固定资产购置申请管理 NO.4 需要添置固定资产的各部门、各分公司，以签呈的形式上报。经领导批准后，由办公室采购部进行相应的采购作业、验收和入库工作. NO.5 各部门、分公司按月编制固定资产的购置计划，填制“固定资产购置申请表”，于每月5报办公室部审批. NO.6 特殊情况确实需要计划外购置的，要先填制“固定资产购置表”，然后办理追报审批手续，追报手续与报批手续相同. NO.7 各部门及分公司要严格按审批计划购置固定资产。商用固定资产由公司固定资产采购部统一组织采购。 NO.8 审批后的“固定资产购置表”均为一式三份，审批部门/分公司各保留一份。财务部按结果拨付款项. 第三章 固定资产验收 NO.9 房屋建筑的验收房屋建筑物经施工单位施工完成后，办公室行政部会同工程部、使用部门共同验收。依据决算金额确定房屋房产价值，并对与工程有关的各各合同、图纸等原始资料进行整理、归档，填制“工程项目登记表”. NO.10 购进的固定资产验收固定资产到达使用部门后、办公室部会同采购人员和使用部门（必要时请有关技术部门）共同验收，属固定资产的还要对固定资产的外观、附件、备件、工具和技术资料进行核查、清点，填写“固定资产验收单”。采购人员、办公室（技术部）在“固定资产验收单”上签字，凭“固定资产验收单”和正式发票到财务部报账。办公室行政部进行登记、编号和建账管理. 第四章 固定资产的编号、建卡、建账 NO.11 固定资产的编号 1.办公室部按照“固定资产分类代码”，并将编号牌（标签）钉（贴）在固定固定资产实物上. 2.对已调出、售出、报废的固定资产，在销账后，为避免今后因编号重复而引起管理混乱，其编号将不再重复使用. NO.12 固定资产的建账 1.固定资产入库后，依据“入库单”上的内容填写实物账，内容包括日期、物品名称、规格型号、单位、数量、单价及相关说明. 2.办公室部根据“固定资产验收单”和有关凭证建立“固定资产台账”. NO.13 固定资产管理卡的建立 1.建立实物账后，根据“入库单”将资产情况详细填入“固定资产管理卡”。“固定资产管理卡”一式两份，经使用部门签字确认后，办公室部和使 用部门各保留一份。 第五章 固定资产的领取、使用和保管 NO.14 固定资产领取人的确定 固定资产的领取人必须是该资产的保管人，若该资产是共用或是时有更换使用人的，则必须有相关部门或分公司经理明确保管人后方可领取. NO.15 固定资产的领取 保管人持“出库单”领取资产，“出库单”上要有上级领导、部门主管人员的签字方可生效。保管人领取资产的同时，还应在“固定资产管理卡”上签字. NO.16 固定资产的使用和保管 1.资产领出后，使用者即保管人应严格按照资产的操作说明使用和保管. 2.附件、工具由资产管理部门登记后交使用部门保管，重要备件由库房保管，技术资料及说明书由资产管理部门归档，使用部门可保留复印件. 第六章 固定资产调拨、报修管理 NO.17 固定资产调拨管理 1.固定资产的变动，具体实施要依据“固定资产调拨单”。资产调出单位的负责人应先在“调拨单”上确认。没有调出和调入单位负责核准的“调拨单”，不能调拨固定资产.2.“调拨单”在不方便的情况下可以传真的方式传送，调出和调入单位财务以及调出、调入部门各保留一份复印件. 3.临时办事处需要调拨固定资产的，需求单位以签呈的形式上报分公司，呈总经理核准后进行调拨.4. 调拨资产时，“固定资产保管卡”应随调拨的固定资产由调出单位转入调入单位. NO.18固定资产保修管理 1.由使用部门填写“固定资产报修单”，报本单位办公室部审批。维修后由办公室部和使用部门分别在“固定资产卡片”上做相应记录。 2.固定资产维修审批权限 （1）开支在100元（含）以下的由使用部门自行维修. （2）开支在100元以上，1000元（含）的由办公室行政部与财务部审批. （3）开支在1000元以上的必须报副总理审批. （4）开支在2000元以上的必须报总经理审批. 3.固定资产需要维修时，在保修期内的由采购部门负责，保修期以外的由各使用部门与办公室行政部共同负责. 第七章 固定资产盘点 NO.19 为加强对固定资产的管理工作，确保账卡、账物、账账相符，行政部应于每年年底对固定资产进行一次全面清查清点. NO.20 财务部每月对固定资产进行抽盘，并编写固定资产抽盘报告. NO.21 盘点工作由办公室行政部、财务部组织，具体职能部门负责实施. NO.22 盘点应编制“固定资产盘点表”，经盘点人和使用部门负责人签字，对出现的盘盈、盘亏现象，分别由使用部门负责查明原因，并填写“盘盈、盘亏清单”，由管理部门、财务会签. NO.23 盘盈的净收入和盘亏的净损失，报财务总监批准后，财务部负责作账务处理. 第八章 固定资产的停用、报废、出售、投资及抵押管理 NO.24 固定资产停用1.固定资产需要停用时，使用部门要做好停用前的准备工作，并将办公室部和财务部审核后的固定资产信用报告报主管领导审批.2.固定资产停用后，办公室部和使用部门分别在“固定资产管理卡”上做相应启示。将可移动的固定资产退至公司库房保管，没有做好停用准备工作和存在问题的固定资产，库房有权不予接收。退库后15日内向办公室部上报“闲置资产报告表”.NO.25 固定资产报废 1.固定资产的使用年限到期限或在使用中出现无法修复的情况，可以申请报废. 2.申请报废需要填写“固定资产报废单”，写明报废原因、如何处置报废的固定资产及预计收入后，呈总经理批准. 3.“固定资产报废单”被批准后，申请报废固定资产的部门将“报废单”复印件送达财务部.4.根据被批准的“固定资产报废单”，办公室部开展对报废固定资产的处置工作，并将结果记入“固定资产管理卡”.5.处置工作完成后，办公室部负责将报废固定资产的收入上交财务部。6.报废“固定资产管理卡”，应由办公室部完好无损保存两年之后方可销毁。 NO.26 固定资产出售、出租、投资及抵押管理1. 任何部门固定资产的出售、出租、投资及抵押都必须报总经理审批。2. 各分公司或部门出租、出售、投资及抵押固定资产，其手续与报废手续相同。3. 3.各部门对固定资产实行转让、出售、出租、抵押或对外资再投资时，经过相关部门核准后方可执行，并提前告知办公室部。 第九章 固定资产的档案资料管理 NO.27 办公室部固定资产管理人员要妥善保管固定资产的资料，防止损坏，人档资料要求纸张整洁、内容完整、字迹清楚. NO.28 原档案不齐全的要积极采取措施补齐，档案资料不许个人保存，借阅时要遵守有关借阅规定。属于公司保密资料的档案未经主管领导批准，不得随意借阅，丢失档案资料要追究其责任.附 则本制度由办公室部负责解释.本制度自公布之日起执行. 第三部分 员工工服管理 第一章 总则 NO.1 为树立公司形象、统一着装，对工服定购、发放、领用、穿着实施管理，特制定本规则。 NO.2 办公室综合行政部负责对工服的整体控制及管理。（1）负责组织工服统计及工服领用通知的