嘟嘟牛网吧运营管理平台商品进销存用户手册制度范本DOC格式.doc

精选资料嘟嘟牛网吧运营管理平台-商品进销存用户手册V 4.0深圳市希之光科技有限公司2009年1月目 录1. 概述31.1 销售模式31.2 基本概念32. 中心商品管理模块32.1 仓库基本信息32.1.1仓库信息：32.1.2 初始数据32.2 商品零售价32.3 商品安全库存32.4 采购管理32.4.1 采购订单申请32.4.2 采购订单审批32.5 库存管理32.3.1 商品出入仓管理32.3.2 赠品入库32.6 特价销售32.7 商品出库管理32.8 进销存数据同步33. 中心商品查询统计模块33.1 商品库存汇总33.2 商品零售汇总33.3 商品采购汇总33.4 单据查询34. 收银系统说明34.1收银台参数设置：34.2商品零售34.3商品赠送34.4 在线购物31. 概述中心进销存系统，商品数据集中管理，采购、入库、库存、销售清晰明了，主要提供如下功能：商品信息主要包含：商品名称、类别、条码、包装单位、零售单位、单位换算关系（如：1箱12瓶）、供货商等信息。商品采购申请、审批流程；商品采购价、销售价网吧个性化管理。商品仓库多级管理，总仓、收银台仓库，仓库间相互调拨，连锁网吧可实现网吧间调拨商品。商品库存实行：安全库存量、最佳库存量、最高库存量管理，合理调配库存。库存商品实现库存单价、数量、金额管理；盘赢、盘亏机制，期初、期末库存数。收银台可按零售单位灵活销售，系统自动按包装和零售单位换算关系折算，库存数一目了然。收银台销售除正常销售功能外，支持“在线购物”、赠品销售，条码扫描，手段灵活，提高收银效率和正确性。上、下班盘点库存。商品销售可按时间段、商品类别，实现销售额，销售成本，销售利润实时或分时间段统计。中心集中管理模式，管理人员可随时随地掌握商品销售、利润及库存情况。系统软件模块分为如下两大部分：中心进销存管理系统收银台商品零售模块1.1 销售模式系统模式分：一人临柜（缺省）和两人临柜模式一人临柜：商品销售全过程由收银员独立完成。一下说明以此为例另，两人临柜：商品销售由两人完成，一人负责收钱下单，一人负责实际出库1.2 基本概念商品信息：商品名称、商品编码、商品条码、商品类别、零售单位、采购单位、规格（单位换算关系）注：商品基本信息由中心统一管理，中心会预先准备好各种商品基本信息供网吧选用，如果中心暂时没有，请网吧提交基本信息，如下表：单据状态：记帐、未记帐单据操作：保存单据、保存并记帐库存：当前库存、安全库存、最佳库存、最高库存订单状态：未审核、已审核、未通过、已完成（订单关闭）单据复制：录入单据时，都可以获取以前单据，复制单据内容，重新生成一张新单据商品条码：记帐月度：进销存月结后进入下一个记帐月度采购入库：通过订单审批后，可进行采购入库内部调拨单：采购入库后，门店内部各仓库间调拨商品系统整体模块功能示意图2. 中心商品管理模块商品管理分：库存初始化、商品零售价、采购申请、采购审批、商品出入库管理、安全库存量、进销存数据同步几大功能，通过登录中心“计费系统”进行管理，如下图：2.1 仓库基本信息主要功能：完成门店仓库的建库、各仓库建立初期的初始化（初期库存盘点） 网吧一般建12个仓库，分别为：总仓、收银台， 仓库初始化只能做一次，两个仓库分别盘点，初始化。初始化提交商品期初数量、期初金额。注：如果由条码扫描，会自动定位商品，将加快初始化速度。2.1.1仓库信息：仓库信息建立网吧仓库，仓库编号建议以“网吧ID序号”为准。如：星竹网吧，网吧ID为36，则总仓编号为360，收银台为361销售优先顺序可用默认值2.1.2 初始数据共分四个功能：增加单个商品：一个个添加商品增加全部商品：一次性增加所有商品目录，初始数量和金额为零，点击后出现下图：整仓复制：只是在当前门店各仓库间复制商品目录，点击有出现如下提示框： 选择要复制的仓库，确定是否要从该仓库中复制期初数据（期初数量、期初金额）。完成初始化：初始化只能做一次，初始化完后，库存的变动都要通过正常的出、入库流程。点击后出现下图：2.2 商品零售价主要功能：“商品定价”是针对某一实际门店（真实网吧）进行操作，该门店同一商品在不同仓库间价格相同。设置后，需做“进销存数据同步”增加零售价：单个增加商品销售价格。点击“商品编码”按钮，可以条码扫描定位商品，如下图所示：增加全部商品：该功能主要适用于该网吧第一次定价的时候，一次性插入所有商品，然后再逐一定价。在初期是比较快的一种方法。点击该按钮后，出现以下弹出框：其他网吧复制如果是连锁网吧，一家网吧定好价后，其他网吧可以从其复制商品目录及单价，如下图：复制前会清空当前定价，如下提示2.3 商品安全库存主要功能：针对网吧进行设置，安全库存包括该网吧下所有仓库商品数量总和。 网吧安全库存设置后，在“商品库存汇总”模块“商品汇总”项中，如果网吧商品数量少于安全库存，以“红色”显示。红色代表当前库存数量小于安全库存量黄色代表当前库存数量大于最高库存数量2.4 采购管理2.4.1 采购订单申请主要功能：完成从“供应商”（即商品分类）处订购商品的申请工作。经过“采购订单审批”过后，就可以在“商品出入仓管理”模块，进行“采购入库”。 该模块使用时，必须先选择一个“供应商”（即商品分类），选择一个分类，订单商品从该列表中选择。对于审批“未通过”订单，可在“采购订单申请”“采购订单管理”中查询出，然后修改订单，“保存订单”时，订单状态自动改为“未审核”状态，可重新提交审批。2.4.2 采购订单审批主要功能：执行采购订单的审批工作。只有审批通过的订单，才能在“商品出入仓管理”“采购入库”。订单状态分：未审核、已审核、未通过、已完成四种状态。对于“未通过”订单，可在“采购订单申请”“采购订单管理”中查询出，然后修改订单，“保存订单”时，订单状态自动改为“未审核”状态，可重新提交审批。 对于“未审核”订单，点击“审核”按钮后，出现审核明细界面。审批通过后，可以查询出来，该订单可以“采购入库”。2.5 库存管理2.3.1 商品出入仓管理主要功能：该模块完成仓库采购入库、内部调拨、盘盈盘亏管理，不牵涉商品销售，只是库存数量的变化。 所有单据分为“记帐”、“未记帐”两种模式，“未记帐”相当于挂单，“记帐”是单据生效，直接增、减库存。内部调拨单：商品采购入库后，用该功能完成门店仓库间商品调拨。外部调拨单：对于连锁网吧，用户网吧间调拨商品。门店交班商品数量盘点错误时，需门店领班核实，然后由领班登陆中心做“盘盈“或”盘亏“操作。采购入库：选择订单，根据订单中商品进行入库操作。每入一个商品，该商品在订单中“未入库数量”会相应减少。 录入商品必须是订单中已有商品，且“未入库数量”不能为零。注意：如果该商品零售单位和采购单位不同，系统会显示两个单位数量录入框，实际数量按零售单位计算，为两个单位换算数量之和。录入商品支持条码扫描，点击“商品编码“按钮，见下图：采购退货：仓库中商品退会订单，重新分配。内部调拨单：确认选择“源仓库”和“目标仓库”，两者不能相同。然后录入需调拨商品，“保存并记帐”完成调拨。库存盘盈：由门店领班操作，盘盈单记帐后，商品盘盈数量会加入库存。库存盘亏：由门店领班操作，盘亏单记帐后，商品盘亏数量会从库存中减掉。注意：库存有变化后，对于“一人零柜“，需做“进销存数据同步”。2.3.2 赠品入库主要功能：完成采购赠品的入库功能。 赠品入库时，不需要单价或金额，代销商品时录入单价或金额。 赠品入库时，库存成本单价会重新计算，摊低商品成本单价。对于赠品入库，在不录入单价或金额时，系统会弹出如下提示：按“确定”即可实现赠品的零价格入库。注意：库存有变化后，对于“一人零柜“，需做“进销存数据同步”。2.6 特价销售主要功能：此模块很少使用。在中心进行直接调整价格进行销售、退货和销售查询。以下情况适用与这种方式：仓管员在中心仓库直接定义价格销售商品。在收银系统异常，不能正常使用时，可临时通过中心直接定义价格进行销售。特价退货：当销售商品出错，或者已经销售商品但客户需要更换之前销售的商品时，采用此模块进行退货处理，特价销售的商品按照销售的价格进行退货处理，不能更改退货商品价格。销售查询：查询商品销售和商品特价销售的商品单据情况。2.7 商品出库管理主要功能：该模块正常情况下基本不会使用，由于操作失误或其他原因，造成：库存商品数量、成本单价或金额错误，可用该模块进行调整。 可能需同时借助“赠品/代销商品入库”模块共同完成2.8 进销存数据同步主要功能： 商品库存数量在交接班是系统会自动从中心同步库存数量。 当在“中心管理系统”中调整商品零售价格、仓库增加新商品时，一定要在该模块中做数据同步，否则收银程序不能显示新的商品和新的商品价格。3. 中心商品查询统计模块3.1 商品库存汇总主要功能：完成跟商品库存相关的各项查询统计功能。该汇总按记帐月度为单位进行，记帐月度跟“进销存月结”有关。月结由中心月初统一处理。当前库存：显示当前各仓库商品库存数量，库存单价，库存金额。出入库汇总：显示本记帐月度各仓库入库数量、入库金额、出库数量、出库金额盘点汇总： 显示本记帐月度各仓库盘盈、盘亏数量、金额。数量汇总：显示本记帐月度期初库存数量、截止当前入库、出库数量，当前库存数量。仓库汇总： 显示本记帐月度期初数量、单价、金额，入、出库数量、金额，当前库存数量、库存单价、库存金额。商品汇总：红色代表当前库存数量小于安全库存量黄色代表当前库存数量大于最高库存数量3.2 商品零售汇总主要功能：完成商品在门店销售情况（销售、退货、赠送）的查询统计功能。商品销售：分网吧查询统计，按供应商分开统计。商品退货：分网吧查询统计，按供应商分开统计。商品赠送：分网吧查询统计，按供应商分开统计。零售汇总：分网吧查询统计，按供应商分开统计。商品汇总：根据所选择网吧节点，查询统计该节点下属所有网吧的商品销售、 退货、赠送汇总情况，不区分供应商。销售利润：统计商品销售数量、销售成本、销售金额、销售利润 该汇总按记帐月度为单位进行， 3.3 商品采购汇总主要功能：完成采购相关业务（采购入库、采购退货）的统计查询功能。采购入库：分网吧查询统计，按供应商分开统计。采购退货：分网吧查询统计，按供应商分开统计。采购汇总：分网吧查询统计，按供应商分开统计。商品汇总：根据所选择网吧节点，查询统计该节点下属所有网吧的商品采购入库、 采购退货汇总情况，不区分供应商。 该汇总按记帐月度为单位进行， 3.4 单据查询主要功能：进销存各种单据的查询。这里可以查询到所有操作员生成的单据。 在其他模块中的“单据管理”中，只能看到该操作员自己操作生成的单据。4. 收银系统说明4.1收银台参数设置：商品进销存系统必须在系统设置收银台参数设置里把参数配置好，分为三种模式：老进销存模式本地管理商品库存一人临柜（默认，推荐）本地同步中心库存，商品销售和库存都由一人来完成。二人临柜（中心）收银员只管销售商品，不用管库存，有专门的仓库管理员来管仓库。参数设置如图所示：在收银台管理模块里把仓库设置对应的仓库。如图所示：在班次管理模块里增加了中心同步本地商品库存的接口，在上班“查询库存”和下班“盘点库存”时，会自动从中心同步库存数。4.2商品零售商品资料查询查询该仓库的商品名称，商品编码，商品条码和价格等基本信息。商品销售商品零售界面是收银台进行商品销售的操作界面。其中包括以下参数选项：销售单据编号，商品编码，零售方式，商品条码，支付方式，原销售单据编号等信息。销售单据编号：为商品销售后产生的流水编码，是系统自动产生的编号。商品编码：中心定义的商品编码，销售时可以直接输入商品编码查找商品，也可以直接查找具体商品。零售方式：其中包括销售和退货两种方式。商品条码：销售时可以直接采用条码扫描商品，以便能快速调用商品信息进行销售。支付方式：支付方式分为现金购物和卡购物。原销售单据编号：当需要进行退货时，必须调用此原来销售商品时的编码进行退货处理，否则将不能进行退货操作。操作流程：销售商品操作流程：输入商品编码或选择需要销售的商品选择零售方式为“销售”选择支付方式增加对应的商品数量后点击“结帐”输入销售商品的数量后点击“增加”完成商品销售商品退货操作流程：增加对应的商品数量后点击“结帐”输入退货商品的数量后点击“增加”输入商品编码或选择需要退货的商品选择零售方式为“退货”选择