时间管理手册

成功从管理时间开始 时间是人生的最大的资源，它伴随在每一个人的身边； 没有时间就什么也做不成； 时间又是人生的最昂贵的成本，过一秒少一秒，无法再生； 人生的价值不同，那是因为单位时间的价值不同； 人生的成就不同，那是因为支付时间的方式不同。 因此我们就有必要很好地了解时间的特性， 更有效地支付时间成本； 优化时间管理系统，从而改变生命运行的轨迹 -面对压力和挑战能够从容应对； -面对稍纵即逝的机会能够游刃有余； -面对未来的发展能够胸有成竹。 课程主要收获： 1、 学会合理的安 排时间，让工作和生活融为一体 2、 掌控个人目标设定和时间分配之间的重要原则 3、 把握生命中的大目标进行时间管理 4、 工作不再是对生命的挑战，提升工作质量 5、 建立平衡、和谐、高效的人生平台 一、 时间管理是事业成功的关键。 一个人、团队能否在自己的事业生涯中取得成功，秘诀就在于搞好时间管理。所以在国外，早就出现了时间管理学，现在已经发展到了第四代。管好自己，就是最高的管理。美国托马斯 爱迪生说过，世界上最重要的东西是“时间”。美国著名的管理大师杜拉克说道：“不能管理时间，便什么也不能管理”；“时间是世界上最短缺的资源，除非 严加管理，否则就会一事无成”。 二、对付“十大时间窃贼”的妙招 。 管好时间，最重要的措施之一是大大减少你浪费掉的时间。时间管理学研究发现，人们的时间往往是被下述 10 大“时间窃贼”给偷走的： 1.找东西。据对美国 200 家大公司职员作的调查，公司职员每年都要把 6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着，他们每年要损失 10%的时间。对付这个“时间窃贼”，有一条最好的原则：不用的东西扔掉，不扔掉的东西分门别类保管好。 2.懒惰。对付这个“时间窃贼”的办法是： （ 1）使用日程安排薄 （ 2）在 家居之外的地方工作 （ 3）及早开始 3.时断时续。研究发现，造成公司职员浪费时间最多的是干活时断时续的方式。因为重新工作时，这位职员需要花时间调整大脑活动及注意力，才能在停顿的地方接下去干。 4.一个人包打天下。提高效率的最大潜力，莫过于其他人的协助。你把工作委托给其他人，授权他们去干好，这样每个人都是赢家。授权给别人，同时也要给他们完成任务所需要的条件。 5.偶发延误这是最浪费时间的情况，要避免这种情况出现，惟一的办法是预先安排工作。事前有准备，利用好偶发的延误，你能把本来会失去的时间化为有用的时 间。 6.惋惜不已或白日作梦老是想着过去犯过的错误和失去的机会，唏嘘不已，又或者空想未来，这两种心境都是极浪费时间的。 7.拖拖拉拉这种人花许多时间思考要做的事，担心这个担心那个，找借口推迟行动，又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里，其实他们本来能完成任务而且应转入下一个工作了。 8.对问题缺乏理解就匆忙行动。这种人与拖拉作风正好相反，他们在未获得对一个问题的充分资讯之前就匆忙行动，以致往往需要推倒重来。这种人就必须培养自己的自制力。 9. 消极情绪。消极情绪使人失去干劲，工作效率下降。对人怀有戒心 、妒忌、明争暗斗、愤怒及其他消极情绪使我们难以做到最好。这就必须进行自我心理调适，培养积极心态。 10.分不清轻重缓急。即使是避免了上述大多数问题的人，如果不懂得分清轻重缓急，也达不到应有的效率。区分轻重缓急是时间管理中最关键的问题。所以，我们下面多花一点时间来解决这个问题。 三、区分轻重缓急是时间管理最关键的技巧 许多人在处理日常事务时，完全不考虑完成某个任务之后他们会得到什么好处。这些人以为每个任务都是一样的，只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。或者，他们愿意做表面看来有趣的事情，而不理 会不那么有趣的事情。他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排队 ， 确定主次。在确定每一天具体做什么之前，要问自己三个问题： （ 1）我需要做什么？ 明确那些非做不可，又必须自己亲自做的事情。 （ 2）什么能给我最高回报？人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上，即所谓“扬己所长”。 （ 3）什么能给我们最大的满足感？在能给自己带来最高回报的事情中，优先安排能给自己带来满足感和快乐的事情。 把重要事情摆在第一位。 除了上述十大“时间窃贼”之外，其他常见的“时间窃贼”还有：承诺太多，贪多不烂； 喜欢开会，夸夸其谈；门户大开，迎来送往；家务繁杂、应酬过多等等。 下面是充分利用时间的一些技巧： 做好协调，工作分流； 在处理重要而耗时的事务中感到厌倦时，改而处理其他杂务，既可节省时间，又能转换心情； 不浪费零碎时间（利用零碎时间处理杂务，延后用餐时间以免拥挤等）； 采取比较简单的生活方式，处理好工作与生活的矛盾。 尽量减少不必要的对外应酬，必须应酬时设法节省应酬时间。 充分运用上下班的搭车时间（如车上想问题等） 时间是上天最公平的赐予，也是最大的成本 完美地运用时间 1、 时间就是金钱 富兰克林报社前面 的商店里，一位犹 豫了将近一个小时的男人终于开口问店员了：“这本书多少钱？” “一美元。”店员回答。 “一美元？”这人又问，“你能不能少要点？” “它的价格就是一美元。”没有别的回答。这位顾客又看了一会儿，然后问：“富兰克林先生在吗？” “在，”店员回答，“他在印刷室忙着呢。” “那好，我要见见他。”这个人坚持一定要见富兰克林。于是，富兰克林就被找了出来。这个人问：“富兰克林先生，这本书你能出的最低价格是多少？” “ 1.25美元。”富兰克林不假思索地回答。 “ 1.25美元？你 的店员刚才还说一美元一本呢！” “这没错，”富兰克林说，“但是，我情愿倒给你一美元也不愿意离开我的工作。” 这位顾客惊异了。他心想，算了，结束这场自己引起的谈判吧，他说：“好 ，这样，你说这本书是最少要多少钱吧。” “ 1.5美元。” “又变成 1.5 美元？你刚才不还说 1.25 美元吗？” “对。”富兰克林冷冷地说，“我现在能出的最好价钱就是 1.5 美元。”这人默默地把钱放到柜台上，拿起书出去了。这位著名物理学家和政治家给他上了终生难忘的一课：对于有志者，时间就是金钱。 “你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是组 成生命的材料。” “记住，时间就是金钱。假如说，一个每天能挣十个先令的人，玩了半天，或躺在沙发上消磨了半天，他以为他在娱乐上仅仅花了六个便士而已。不对！他还失掉了他本可以挣得的五个先令。记住，金钱就其本性来说，决不是不能生殖的。钱能生钱，而且它的子孙还会有更多的子孙。谁杀死一头生仔的猪，那就是消减了它的一切后裔，以至它的子孙万代，如果谁毁掉了五先令的钱 ，那就是毁掉了它所能产生的一切，也就是说，毁掉了一座英镑之山。” 这是为成功学大师所普遍推崇的美国著名的思想家班杰明富兰克林的一段名言。它通俗又直 接地阐释了这样一个道理：如果想成功，必须重视时间的价值。 拿破伦希尔指出：利用好时间是非常重要的，一天的时间如果不好好规划一下，就会白白浪费掉，就会消失得无影无踪，我们就会一无所成。经验证明，成功与失败的界线在于怎样分配时间，怎样安排时间。人们往往认为，这儿几分钟，那儿几小时没什么用，但它们的作用很大。 罗宾指出：一个百万富翁和一个穷光蛋至少在某一方面是完全一样的他们一天都只有二十四小时，一千四百四十分钟。但是大部分的人却总是在抱怨他们的时间不够多，事情做不完。 对每一个成功的人来说，时间管理是很重要 的一环。时间是我们最重要的资产，每一分每一秒逝去之后再也不会回头，问题是你如何有效地利用你的时间呢？ 研究时间管理之道，首先你必须知道，一个小时没有六十分钟。事实上，一个小时内只有你利用到的那几分钟而已。 你一天要浪费几个小时呢？如果你真想知道，不妨来做一个实验。首先，你找一份记事历，把每一天划分成三个八小时的区域，然后再把每个小时画成六十分钟的小格。在这整个星期里面，你随时把你所做的事情记录在你画的表格中，连续做一个星期试试看，再回头来检查你的记事历，你就会发现，由于拖延和管理不良，你浪费了多少宝贵的光阴 。 当你了解到你是如何在使用你的时间之后，再回头重做一次实验。这一次多用点心思来计划你的时间，把需要做及想要做的事仔细安排进你的时间表，再看你的效率是否会好一点。 希尔强调：记住一件事，时间是你唯一可以卖给他人或自己的东西，你对时间的利用率越高，你越可以靠他卖得好价钱。 2、每天都列出计划 柯维主张，确定每天的目标，养成把每天要做的工作排列出来的习惯。奏效是指把一项工作做合适，效率是指把一项最关键的工作做好。比如把明天要做的最重要的六件事，按其重要性大小编成号码。明天上午头一件事是考虑第一项，做起来，直至完 毕。再做第二项，如此下去，如果没有全做完，不要于心不安，因为照此办法完不了，那么用其它办法也是做不了的。 有时你会听到这样的说词：“等我有空再做。”这句话通常表示“等手上没什么重要的事情时再做。”但事实上，没有所谓“空”的时间。你可能有“休闲”时间，却没有“空”的时间。在休闲的时候，你也许会躺在游泳池边尽情玩乐，但这绝对不是“空”的时间。 人成长到一个地步，总会真正感觉到时间的快速，似乎凡事都在“一瞬间”发生，走过的岁月旅程也都在“一瞬间”消逝无踪，留给自己无限唏嘘。时间即生命，要爱惜时间等标语式的想法绝不 是高调，而是许多人真真实实的感受。但怎么爱惜时间呢？ 有一份爱尔兰祷词，祷词的篇名是这一天，短短数语把时 该如何运用表达得透彻之极： 你爱生命吗？那么别浪费时间。 运用时间去工作这是成功的代价； 费点时间去思索这是力量的泉源； 花点时间去游戏这是青春永驻的秘密； 抽出时间来阅读这是智慧的基础； 匀出时间来对人友好这是快乐的大道； 要点时间来梦想使你挟泰山超北海； 找点时间来爱人和被爱这是上主的恩典； 寻找时间来放眼四顾这是通向无私的捷径； 用些时间放声大笑这是灵魂的音乐。 很精简吧，但它所表达的运用时间 之法真完美。工作、思索、游戏、阅读、对人友好、梦想、爱人与被爱、放眼四顾及放声大笑。在短短的文字中，似乎显出一个面面俱到，均衡发展的怡然自得的生命，不仅有其深度，亦有其情趣，还充满“人味”，多让人欣羡的一种生命呀！ 只是，我们是否有智慧在每一天中如此运用时间呢？ 柯维建议：找个好日子把一天中所做、所想一一详细记录再加以分析，看看自己实际运用时间的方式和祷文中的方式到底距离有多远吧！ 3、用具体行动节省时间 关于如何用具体的行动节省时间，何维总结的经验是： （ 1）清除桌面 尽量清除不必要的东西，可以把他们丢到 垃圾桶里或先寄放在别人的桌子上。准备一本剪贴簿，把你从杂志上看到的有用的资料剪下来，归档，然后再将杂志丢掉。吃午餐、看牙医或参加某个无聊会议的时候，记得带这本剪贴簿，利用这些时间来阅读。 桌上只留目前正在进行的工作资料，要用的工具、参考资料摆在随手可及的地方，用完记得放回原处。 一日终了，把桌面清理干净，只留下明天早上要处理的东西。每一件工作都分别存档在不同的资料夹里，便于寻找。 （ 2）每日列出计划 要消除因时间太短而引起的庞大压力，可把目标分成长期（一周以上）和短期（一周以内）二种。长期目标尽量具体，但不 必过于详细，可在行事历上记下所有的完成期限。而短期目标则记在每周及每日的预定计划行事表上。接下来，把每天时间分成几个区段，再分配做不同的活动（包括自我奖励、用餐、休息等）。尽量在体力高峰期执行最重要的工作。当然，在工作中不可避免还是多少会有一些干扰；不过，因为你按照预定的时间表行事，这些干扰应该不致造成太大的问题。 若缺乏明确的时间表，你将寸步难行，任由环境控制。本来大可利用时间掌握机会的，结果，你会发现自己大部分的时间都在解决燃眉之急或应付别人的需求。有了明确的时间表后 ，你的行事才有方向，并可降低不可抗 拒的意外危机，朝目标稳健迈进，且更有时间享受努力的成果。 （ 3）拟订预定工作表 列出所有要做的事，依重要性排列顺序，然后列到你的时间表上。时间表上的各项时段区间可以作为每项工作的完成期限。每天不妨时常检查进度，看看自己如何妥善运用时间，然后再看看有没有需要调整的地方。 依据实际需要增加你的工作表。这份工作表应该可以随时变更，做完的事划线删掉，想做及应做的事，也可随时加入。但不一定要一天完成，也可以放在隔天的工作表上。随时更新工作表可让你有弹性应变的空间，也不会错失任何机会。 （ 4）先做重要的事 掌握重点可以 让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时，犯错的机率就会增加。先做重要的事，然后全力冲刺、完成目标。 成为时间的主宰之后，多出来的时间除了可应付不时之需外，还可用来处理紧急而不重要的会议、电话，以及老板的唠叨。 （ 5）设定期限 有了期限可以让你更快进入状况、提高产量、减少因追求完美而可能导致的拖延。还有，设定期限会强迫你专心一致，使工作品质变得更好。 （ 6）一次做一件事 一次做一件事可以让你完成更多的工作。挑出工作中最重要的部份，切割成几个小步骤，每一步骤都设定完成期限，然后严格执行。完成的项目愈 多，就愈有成就感；当天晚上自我检讨时，也会更快乐。 （ 7）奖励自己 有要忘了随时奖励自己。与其以喝咖啡、逛街、聊天来逃避工作，不如把这些当作是工作告一段落的奖励。如此，不但能提升工作效率，休息也会更尽兴。 （ 8）不要一次工作太久 连续工作五十分钟而不休息的话，效率会大打折扣的。最有效的工作方法是充分运用短暂的充沛精力，而后加上频繁的休息次数。如果你必须加班，宁可早一点到办会室（那时干扰较少），也不要下班后留下来，免得让老板认为你是无法控制进度、效率不好的人，以致于必须加班。 （ 9）学着说“不” 虽然不太容易 说出口，你还是得学会说“不”。否则，你的时间光是用来应付别人的要求都还嫌不够。下面是几种较不伤感情的拒绝方式： “很高兴你来找我帮忙，可是我手边正好有事情在忙。可不可以晚一点再谈？下午三点怎么样？” “我很乐意为你做那件事，可是能不能等我把手边的事情做完？我想大概不用一个小时。” “我很愿意帮你，可是，我要到明天晚一点才有空。你愿不愿意那时我们再碰个面？” 这些话通常可以使你手边的工作不致中断。 （ 10）授权 如果你身为主管，试试看是否可以把部分工作交给别人处理。而授权时一定要明确划分权责界限。就大多数人而 言，如果任由他们做主，他们通常会抱着多一事不如少一事的逃避心态，敷衍应付。 如果你不是主管，或许可以和同事交换一下工作。有些你深以为苦的工作，你的同事都可能乐在其中；而或许你可以轻而易举帮他解决棘手的问题。和他人分摊责任不仅节省时间，使你有余暇处理更重要的工作，也可减少工作单调与负担。 （ 11）善用零碎时间 约会等候时间、午餐时间等，都可善加利用，除非你不想好好运用这些时间。如果这些时间是作来休息和反省的，那就休息或反省吧！不过，如果你很想专心做某项事，却苦于琐事缠身的话，不妨把所有琐碎事务集中在一个档案夹里。例如：想看的文章、待完成的企划案、未付的帐单，和需构思的稿子等，都可以利用零碎时间来做。 把琐事档案夹放在身边，这样随时可把琐事资料丢进去。离开办公室时，记得带着这个夹子。当你在等人时，就可利用时间处理它们。 （ 12）控制你的电话 打电话固然比回信快，不过，如果因此而电话缠身，就得不偿失了。假使你能一次打 完所有电话，很可能每通电话都会有下一遍回电的干扰。建议你用小的双孔活用夹来管理电话。把重要业务往来的名片钉在双孔夹上，在卡片背面记下那张名片的重要事项，如对方或家人的姓名等资料。 你也可以在打电话之前，列出要讲的重点，如此可节省更多时间，也不会遗漏重要事项。如此，不但知道何时该结束通话 也可随时增列对方所说的重点。 开场白尽量简短。打电话给别人时，你不妨这么说：“我打这通电话是为了”。至于接电话时，则可用“很高兴接到你的电话，请问有什么事我可以效劳的？” 结束谈话时，要简短而不失礼，下面是几个范例： “ 不好意思打扰您许久，该放你回去工作了。” “我得放你回去工作了。五分钟后，我还得主持一个会议。” 如果你想找的人让你在电话线上等候的话，你可以一边处理手边的事，一边等候。或者，干脆另找对方方便的时间再打。你也可以请对方回电，不过，这样你就失去主控权了。最好的方法，是请对方在你方便回电的时间内再联络。 （ 13）拒绝瞎忙 有些工作毫无意义可言，许多甚至只是在填塞时间。每当你要在每日行动计划表上增加一项工作时，先想想看，如果今天不做，会有什么后果。如果答案是“没什么”或“可能没什么”。便可把它延至明天。假使这项工 作一再往后延，而且一直没有完成，就没有必要做了。你可以把时间省下，做更重要的工作。 此外，还有追求成功的一个重要法则：做事半功倍的事。尝试从一次的努力中得到更多的效果。 如果你想要寄信给某个人，或许你可以在信封、信纸上印上自己的姓名、住址，以相同的格式，写信寄给许多朋友。 如果你对一群人演讲，把演讲的内容录音起来。以后每当有人要求重述演讲内容时，你可以请他们直接购买卡带。 有一个朋友透露她举办晚宴的秘密。当她计划答谢朋友以前的邀请时，她通常选择星期五、星期六两个晚上接连举办两天的晚宴，这样一来，她可 以一次准备两天晚上的餐点，比分开数个星期才各办一次聚会要省事多了。她只要清扫房子一次，为餐桌布置一次花饰。用一次的时间，就可以有双倍的效果。 4、运用科学的方法 柯维发现，时间不是不够用，而是我们不知道如何有效运用。大家总是说，做过的事可以弥补，明天也会更好，以致忽略了时间的可贵。 有人曾经说过，时间就是金钱。可是，若以此来衡量时间，我们会发现，昨日就像一张作废的支票，我们对其无能为力；而明天又像是一张借条，不可信赖。因此，唯一可以动用的现金，即是我们现在存在银行里的钱，也就是宝贵的今天。 柯维指出：要想正 确投资，以确保未来的丰硕成果，分析、计划、行动，三个步骤缺一不可。 （ 1）分析 想要知道时间是如何用掉的最好方法就是：用心观察自己的日常作息。准备一本记事本，详细记录一周的活动。每一天（包括周末）都按时划分。每完成件工作，就在记事本上写下完成事项和所花费的时间。然后，留意你自己对时间运用状况的感受：是运用妥当？还是浪费了？精力是高昂或是颓丧？谁剥夺你的时间或提高了你对时间运用的效率？ 一周之后，摘要纪录各项活动所花的时间：打电话、写信、开会、和朋友聚会、运动、休闲，和家人相处等等活动的时间各占多少。分门别类 后，这份摘要可以告诉你各项活动所花费的时间。接下来，检查你的体能周期状况：你是上午体力比较好，还是下午？如果有规律可循，可考虑在体力最好的时候，做最重要的工作。 想一想，你精神最好的时候，是和人串门子 ，还是独处？也许你喜欢一个人独自工作；又或许你不喜欢孤独的滋味，所以花在电话上的时间过多，有没有什么日常琐事可以一并处理，或切割成数个部分，做更有效率的处理？二者都可有效节省你的时间。有哪些事根本就不需要浪费时间来做？可不可能避免重蹈覆辙？有哪些事可以做得再快点？要有效率点？你通常花多少时间在重要与不重要的工 作上呢？ 把时间运用得当和运用不妥当的活动区隔开来。想想，该如何改变行为模式，好提高效率呢？ （ 2）计划 如同任何一种管理，时间管理也一定要妥善计划才能发挥效用。计划之初，先从下列几个观点来检视：必要性、重要性及选择性。依据这些原则，就可列出工作的优先顺序。 现在，多花点时间在必要的工作上，而少用些时间在选择性工作上。等你完成必要与重要的工作后，再来做选择性的工作。 （ 3）行动 依据计划所列的优先顺序迅速、果断、有效率地采取行动，可以 把你因迟疑、拖延所带来不快压力一扫而空。要主动控制时间，少做 浪费时间的 事，多做能节省时间的活动。 管理者克服时间浪费的途径便是 培养克服时间管理误区的技能。所谓时间管理误区，是指导致时间浪费的各种因素。在作好这项工作之前，管理者必须先认明自己所面临的时间管理误区。请按实际情况列举你自己所遭遇的各种情况。 各种时间陷阱，大致上可以区分为外生陷阱与内生误区两类。所谓外生，即指由他人所引起的时间浪费因素：至于内生误区，则指由自己所引起的时间浪费因素。在初次落入误区时，一般管理者所列举的多半是外生误区。这种 先求诸人，后求诸己 的态度虽然是人之常情，但却有害于时间管理效能的提高。 为了确切地证实 在时间的有效运用上，管理者的敌人原来是自己 ，管理者应先客观地衡量自己运用时间的方式 -亦即自己的时间使用状况。 许多管理者一听到要他们记录自己的时间使用状况，都保持反对的态度。原因是：第一、他们以为十分清楚自己的时间使用状况；第二、记录时间使用状况是一种费时的工作。 以上两种反对的理由都难以成立。先就第一个理由来说，人们的记忆力并不像自己想象的那样正确。有许多人甚至连前一天所经历的事都无从追忆，更不用说了解自己过去时间的使用状况 !时间管理专家指出，几乎所有记录时间使用状况的人对自己的时间使 用方式都会有惊奇的发现，这种记录工作对他们裨益甚大。再就第二个理由来说，为了节省时间而花费时间，这是明智的，何况若按下文所介绍的方法记录时间使用方式，则每个星期所花费的时间大概不会超过两小时。 时间是一种资源，但是，它与其它资源不同的是，不偏不倚的平均分配给每一个人，他的公平性和不可再生性是最重要的特点。然而，企业为什么不设置一个时间管理部门，任命一位“时间总长”？华点通集团总经理周中庚先生在它的“时间管理”管理的公开课程中，为企业老总聘请了一位虚拟的“时间总长”。它将协助你管理好自己的时间，将 自己变成时间的主人而费时间的奴隶。 当然还有一个小方法：你可自制一张时间记录表记载每十五分钟的活动。为避免记忆力不可靠，你最好每隔十五分钟或半个小时即在表中记载进行过的各种活动。其次，按每一活动的重要性的大小在表中圈出适当的数字。 (所谓重要性，即指对实现目标的贡献的大小。 )对实现目标的贡献愈大者，其重要性愈大；反之亦然。你可以事先假定 1代表重要性极大， 5代表毫无重要性， 2、 3、 4则代表介乎 1与 5之间重要性的不同程度，最后在进行每一种活动时，倘若遭遇干扰，则在表中最后一栏注 明干扰的类别。 有些管理者只记录了两、三天的时间使用状况，即能发现自己的时间误区，甚至还能找出若干克服的途径，有一些管理者则需要一、两个星期的时间才能获得类似的效果。不过，最好至少记录一个星期的时间使用状况，以便切实了解自己的时间使用方式及时间误区。 假如你很幸运地拥有一位秘书或副手帮你处理业务，那么在记录自己的时间使用状况时，希望你能借助他 (她 )们，以使你的时间记录更加精确详尽。 时间管理的方法 每天，你所面临的事件大致可以划分为以下几种 1. 需要立即处理，对你影响很大的； 2. 虽然对你有一些影响，但可以拖延； 3. 虽然对你并无影响，但是不能拖延； 4. 可做可不做，一切无所谓的； 你是否能准确区分它们，并将时间很好的运用呢？ 好的时间运用应该是 ： 能够定时完成随着工作量的增加效率不断提高越来越有效事业越做越大名利双收 不会运用时间表现在 ： 不停拖延裹足不前随时降低效率越来越无效事业越做越小名利皆失 如何做好时间管理 ？ 一、 目标设定（一周）效果预定程序拟定时间分配时间分段 目标设定中包括： 1、 要做的事情；需要的资源；需要的支援；会有的障碍；能有的办 法；下定决心 2、 效果预定： 目标要定清楚；利 益点清楚；可行性明确；进行评估；利与弊平衡；效果设定 3、 程序拟定 时间限制；环境允许；资源无误；支援稳当；安排程序；应变措施 4、 时间分配： 调查可运用的时间；要完成事情的数量；区分事情的急迫性；预计花费掉的时间；预想会不足的现象；要适时截长补短 5、 时间分段： 先设定时间的周期；区分事情实行性质；事情作业的困难度；周期进行分段处理；注意时段超长使用；要调整或重新分配 时间管理的十大守则 一、 拟定年度计划 注意： 不要怕太大 不要马上想如何达成 只要你非常确定喜欢或乐意的事项 不要轻易改变计划 目标分析 （ SMART） S Specifi M Measurable A Achievable R Realistic T Timed 成功计划六大元素： 目标达成；步步扎实；不急不乱；适时修正；按表作业；变通补强 二、 分割目标 有效划分 2： 8 理论 三、 不断思考达成方法 目标不变，方法变通 多看，多听，多问 借机模仿 四、 每月行动计划 五、 每周完成事项（ To Be List） 六、 制定每天两小时的日程表 七、 考虑每段时间的特性 八、 利用零碎时间 九、 尽 量避免外来的干扰 十、 每周回顾工作进度 分析一下时间 1、 1 分钟可以做什么？ 2、 5 分钟可以做什么？ 3、 10分钟可以做什么？ 4、半个小时可以做什么？ 5、一个小时可以做什么？ 6、半天可以做什么？ 7、一天可以做什么？ 再看看你拥有多少时间 你每天必须要做的事情会用掉你多少时间？（睡觉、吃饭、洗漱、家务） 你每天能拥有多少时间来工作？ 这其中整块的时间有哪些？ 这其中状态很好的时间有哪些？ 这其中状态一般的时间有哪些？ 这其中状态不佳的时间有哪些？ 给时间加上标签 做重要的事情 事分轻重缓急，有的事情是可以 放弃的，有的事情却一直要坚持去做，直到结束。 什么是重要的事情？当你遇到一件事情时，可能认为很紧急。当你遇到下一件事情时，可能认为必须要处理。 比较才知道轻重缓急，将你要做的事写下来。针对你的不同时间断状态来分配。 阅读材料 全新的时间观念 -80/20 法则 如果你的时间使用不平衡，你就需要来一次时间革命，你不需要重新自我组织或改变时间分配，你只需要改变你使用时间的方式，也许还需要改变你对时间的看法。 80/20 法则推翻了有关时间 的传统看法。 80/20 法则对于时间的分析，是与传统看法大异其趣的，而受 制于传统看法的人，可从这个分析中得到解放。 80/20 法则主张：我们目前对于时间的使用方式并不合理，所以也不必试图在现行的方法中寻求小小的改善。我们应当回到原点，推翻所有关于时间的假设。 时间不会不够用。事实上，时间根本多得是，我们只运用了我们20%的时间，对于聪明人来讲，通常一点点时间就造成了巨大的不同。依 80/20 法则的看法。如果我们在重要的 20%活动上多付出一倍的时间，便能做到一星期只需要工作两天，收获却可比现在多 60%以上。这是和时间管理截然不同的世界。 80/20 法则把时间当作朋友，而非敌人，逝去的 时间并非失去，时间会再回来