浅谈电子政务发展对档案服务工作的影响

1/8浅谈电子政务发展对档案服务工作的影响内容摘要档案工作是一项服务性的工作，随着络信息的迅猛发展、电子政务的产生，档案服务工作随之发生着变化。本文针对电子政务发展的要求，分析了档案工作所面临的问题，提出档案服务工作必须加强主动服务意识，做好三个转变变着眼过去为重视现在、变对档案的管理为对人的管理、变粗放式服务为人性化服务。关键词电子政务档案服务转变观念服务性是档案工作的重要属性之一，是档案工作赖以生存和发展的主要因素。电子政务环境下，电子文件大量产生，档案载体由纸质向光盘等过渡，改变了政府部门原有的业务流程和工作方式，档案的内容、形式及形成程序也将发生相应的变化。电子政务的发展对档案服务工作产生了影响。一、服务时效、服务流程、服务模式发生变化。对领导决策和经济建设，服务时效贴近现实。根据江西省档案管理条例第十七条第二款“列入设区的市级国家档案馆接收范围的档案，自形成之日起满10年向市档案馆移交”的规定，档案馆藏为10年前档案，各类信息资源与社会发展需求脱节，处于严重滞后于时代发展要求的状况。当领导决策需要利用档案信息资源时，通常是按档案利用单位开具介绍信、派人来馆查阅、复印2/8部分资料、进行参考利用的方式进行。由于档案信息资源陈旧，时效性差，只具有“历史记忆”的功能，而“现实服务”功能不强，加之利用手续不方便，所得到的信息缺乏及时性、系统性、连续性等诸多原因，制约了档案部门为领导决策和经济建设提供服务的能力。电子政务的建设，将使档案馆成为各个政府部门电子文件的保管基地，同时也是最大、最新的信息资源基地，档案馆的资源建设得到充实和发展。在电子政务环境下，各类接收进馆的信息资源可实现在线查阅，时效性丝毫不逊色于报纸、电视等传播媒体，价值含量更是无可比拟的。大量的信息资源为利用、编研工作创造了良好的条件，资源利用、编研目标将以紧密结合现实为重点。对政府部门，服务流程实施前端控制。传统的档案行政管理部门对政府部门档案工作的指导、监督和检查，通常是指对纸质载体文件归档和档案管理环节，是一种事后服务。如对文件整理指导，归档整理通常采取的三种形式集中式、分散式、集中与分散结合式，都是在全部文件办理完毕后，进行整理归档，并由各单位自行保管一定期限，再按规定移交进馆。电子政务环境下，由于电子文件特性不同于纸质文件，而所保存的电子文件需要具有的可用、可存取和可理解性，档案管理部门应当介入立档单位的电子文件形成过程。根据国家档案局电3/8子文件归档与管理规范中第4条总则中规定“电子文件自形成时，应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性、有效性和安全性”；“应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。”从这可以看出，由于电子文件的出现，档案工作的重心已开始前移，由过去的文件处理完毕后集中统一整理指导，变为文件形成过程中就予以管理与监控，实施前端控制和全程管理。对社会公众，服务模式有待改进。目前，各地档案馆的工作重点都放在馆藏档案数字化上。由于经济、技术等条件的限制，馆藏档案数字化大多停留在手工录入的基础上，进展缓慢，文件的完整准确性不够；现行文件存在收集受各部门报送限制，文件内容不齐全，且均为纸质文件，提供上服务大多靠手工录入，数量不多等问题。档案站资源建设成为服务瓶颈，站部分内容不够全面，对社会公众提供服务较粗放。在电子政务环境下，各部门的电子文件在办理完毕后即可通过络传输到档案馆，实现文档一体化、馆室一体化。电子文件的大量接收，减轻了档案工作人员纸质档案数字化的繁重任务，确保了电子文件的真实性，打破了档案部门现行文件收集不全及手工录入为社会各界提供服务的现状，档案站粗放服务模式在满足群众需求上已不适应。4/8二、转变观念，把握重点，提升档案服务能力变着眼过去为重视现在在继续做好传统档案资源利用的工作中，必须及时对接收进馆的电子文件进行妥善的加工和管理，以政务为依托，提供电子文件的分类、分级在线查阅利用。要改变原先只埋头于档案堆中搞编研的状况，跟上时代发展的步伐，以“现实服务”为导向，整合各部门电子文件，注重新情况、新问题，实现上信息资源共享，为领导决策提供新依据。首先要着力培养档案工作人员的信息敏锐性。信息是现代社会的宝贵资源，世界著名未来学家阿尔温托夫勒预言“谁掌握了信息，谁就掌握了世界。”在我们生活的社会里，电视、广播、报刊、影视、电脑络等各种各样的信息时时刻刻都在包围着我们。档案工作者要养成每天读文件，看新闻，听广播，浏览络等习惯，关注国家形势、经济发展状况、各行各业的动态，查找所需的资料，并与本地经济建设的实际情况联系起来思考，收集大量信息素材。其次是提升信息处理能力。在对社会各方面信息大量收集的同时，要善于将自己所得到的信息进行辨别，加以选择，以达到去粗取精、为我所用的目的。学会准确无误地识别、理解所遇到信息的含义，正确判断所搜集到的信5/8息的价值，将其与各部门电子文件的内容进行整合，提取对社会现实和将来，以及对档案工作将产生影响的、全面的信息。再次是加强信息的加工能力。经过对信息的收集和处理，档案工作人员必须将得到的最有价值的这一部分信息进行加工。即对信息进行综合分析、整理排序，归类处理，充实档案数据库，形成编研材料，最后达到为领导决策和经济建设提供具有及时性、准确性、完整性、系统性、连续性、针对性和有效性的信息。变对档案的管理为对人的管理电子政务环境下，由于服务流程的前移，在电子文件尚未传输到档案馆前，文件生成者其实便成了文件归属的决定者，如缺乏相关的档案知识，很容易造成电子文件的篡改、丢失。而电子文件的篡改、丢失对政府工作会产生不利影响。因此，电子文件在制作时，就应考虑到文件归属保管的问题。从这一点看，档案工作不能靠以往坐在家中对物“档案”指导管理的模式，而应走出去，实现对人“工作人员”的指导服务上来。人的素质是保证电子文件不被篡改、丢失的关键所在。一是加强对政府各部门工作人员的档案意识的培养。档案意识是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识。档案意识的提高必须依赖于6/8对档案知识的正确掌握。档案的本质是文件，档案意识弱化，档案知识贫乏，使电子文件收集不齐全，即使政府投入大量财力、物力，也将造成难以弥补的损失。电子政务环境下，档案意识的培养应从源头抓起，要把档案知识作为机关工作人员应具备的一种基本知识能力。档案行政管理部门应与人事行政管理部门研究制定一套可行的档案基本知识培训方案，并将其列入公务员培训计划中，使档案知识成为每一位公务员的必修课程，以此增强政府各部门工作人员的档案意识。二是对政府各部门档案工作人员的业务指导。电子政务环境下产生的大量电子文件，具有制作、签发、办理、归档等一系列过程，其每一个流程，都是在特定时间和特定的环境，同一活动过程中形成的真实的原始记录，只有保持整个过程的完整性，才能体现档案的价值。档案行政管理部门要深入到政府各部门档案室，指导建立电子文件管理系统，培训机关档案工作人员使用电子文件管理系统的能力，确保电子文件在流转过程中不丢失。针对各部门不同工作性质，帮助制定相应的电子文件管理制度，技术标准，使档案工作人员有章可循，工作程序得到规范，保证所形成的电子文件是真实完整并能及时归档保存。提高机关档案工作人员对电子文件保管期限划分的能力，实现电子文件办理完毕即可归档，增强机关档案室为本部门服7/8务的能力。变粗放式服务为人性化服务。大量电子文件的在线接收，不仅缓解了馆藏档案数字化的压力，同时也解决了现行文件数据库建设的问题，档案站现行文件内容得到了进一步充实。如何为社会公众提供优质的服务，成为档案站建设的重要任务。首先，正确处理保密与公开的问题，维护公民对政务信息的知情权。对在线接收进来的大量的电子文件，档案部门应进行文件保密审核，审核后，将不涉密的、与社会各界联系密切、具有利用价值的政策法规性文件及时予以上公布，保证公民自由利用不涉密的全部已公开现行文件。其次，以引导和满足群众的需求为导向，确定站服务方向。对站各部分内容提供利用频率进行统计、分析，针对社会公众需求热点，对站内容、形式进行调整，增强服务功能。尤其是要将上现行文件进行分类、整理，形成文件汇编。如法律法规汇编，增强群众法律意识，规范社会行为；劳动保障、医疗保险汇编等解决群众生活密切相