05公关部管理制度

105公关部管理制度第六章公关部管理制度一、营销部经理岗位职责1、认真执行总经理的批示，努力完成总经理所布置的各项工作任务。2、制定销售策略，做好市场拓展工作。3、参予并督导市场销售计划的执行。4、定期培训员工，指导销售部员工进行销售、推广工作。5、与各界人士保持良好的公共关系，树立酒店形象，并2代表酒店出面接待重要客户。6、及时收集同行信息，分析市场，提出有益之建议供管理层参考，便于作出正确的决策。7、知彼知己，以灵活的方式进行酒店整体推销，以最小的投资为酒店赢得最大利润。二、营销部副经理（营销助理）岗位职责1、营销部副经理（营销助理）直接对营销部经理负责干部，负责酒店产品的销售、推广，客源市场的开发、与各部门的协调、并做好接待工作。2、据部门经理制定的销售方针，具体执行对旅行团的销售工作。3、根据市场、旅行社的变化和全年淡、旺季节及酒店的客房预订状态，提出具体的市场销售计划和勤勤恳恳实可行的配额方案。34、了解市场信息，定期向部门经理学期工作总结汇报工作情况。5、负责会议、公司大型宴会的洽谈。外出拜访客户，密切与客户的沟通，建立良好的客户关系。6、熟悉本地区的旅游机构、旅行社、交通、客房预订销售网络，拓展酒店的销售网络。7、负责酒水进入酒店销售、酒水供应商赞助的洽谈。8、每月底向营销部经理递交当月的销售报告、下月的销售计划，反馈市场情况，提出存在问题及今后工作的建议和设想。三、营销主任岗位职责1、营销主任营销部经理下辖的营销部重要成员，重点工作是酒店的外销售、推广。42、拜访酒店现有协议客户，拓展新客户，密切与客户的关系，将客户意见、市场信息汇报给部门经理，供决策参考。3、负责婚宴、公司宴请的销售。4、收集同行信息并提出对下阶段销售工作的建议、想法。5、每周写销售报告，每月底写当月的工作报告及下月的工作计划。四、美工岗位职责1、美工负责酒店各营业项目推广宣传的美术制作。2、据部门经理签发的美工申请单完成酒店的一般美术设计及制作，如告示牌、广告牌、广告牌、条幅、报刊广告、酒店用品等。53、配合营业需要完成重大节日、大型活动的装饰、宣传、录相、拍照工作，并将相关资料分类存档。4、妥善保管、节约使用各种美工工具、颜料、材料等。5、随时掌握国内外有关信息，建立美术资料库，保持设计、制作的合理性、先进性。6、每项活动结束后及时撤除、更换有关的宣传内容。7、及时清理工作场所，保持整洁。五、销售部文员岗位职责1、协助部门经理处理销售业务和行政工作，负责将酒店的各项文件和指令送达部门有关人员，将部门的报告、文件汇总上报或送达有关部门。协助经理做好月度、季度及年度总结，协助经理做好销售业务统计工作。2、负责部门的业务及行政档案分类存放，部门文件的打印审核，收集报刊、杂志上的同行信息，供有关6人员参阅。3、月初打印当月有客史的客及餐厅、KTV消费的重要客户的生日名单，报部门经理，并负责给生日客人寄贺卡。4、每日查住店长住客、常住客的情况，如有住店7天以上或来店下榻三次以上的客人住店，立即书面报部门经理，由营销部人员登门拜访。5、负责部门的日常事务，接待来访客户。六、营销部的日常工作制度1、编写并向报界散发新闻稿、照片和特写文章，汇编有关的报刊目录；2、随时搜集酒店内外公众的各种意见；3、协同摄影制作方面的人员拍摄、整理、保存资料图片；74、同各种传播媒介的新闻记者保持紧密的联系；5、同有业务往来的公共关系顾问公司保持联系；6、同主管部门、政府有关人员保持联系；7、对酒店在公众中的形象作出评价；8、了解竞争对手的公共关系活动；9、设计、筹划、监制酒店各种宣传品和赠品；10、培训公共关系工作人员；11、接待国家政府代表团和重要宾客时落实各项迎接和服务措施；12、代表酒店接受公众对酒店的各种投诉和有关咨询，对合理要求通知有关部门，协助解决；813、加强信息输入，对有关经营统计等信息，及时提供作出决策的信息资源，同时，产动向其他部门提供信息资源，提高经营管理能力；14、组织新闻剪报、电台和电视台的播送记录，报道和其他外界报告的反馈。七、营销部的定期工作制度1、组织记者招待会，接待参观访问；2、编辑出版以施行社、旅客为对象的对外刊物；3、编辑出版供酒店员工阅读的报纸和刊物，组织其他各种形式的内部传播；4、编写并提供各种资料，诸如酒店历史、年度报告、新员工介绍等；5、参加各种管理会议，了解酒店内部的管理状况；96、参加市场营销调研活动，了解酒店同外界的竞争情况；7、为管理部门安排会见报刊、广播和电视台记者的访问；8、同酒店所在社区的代表接触；9、组织安排酒店员工的集体娱乐活动；10、分析反馈评估对既定目标所作努力的结果。八、营销部的专门活动制度1、委托制作有关酒店情况的影视作品，诸如纪录片、配音幻灯片、录像带并负责编目和播放等；2、委托和组织公共关系展览及演出；3、筹划和监制公共关系广告；4、设计并委托制作酒店的标志、色彩、风格、吉祥物等；105、举办纪念活动；6、组织酒店新的服务设施的介绍；7、组织、安排开张大吉的仪式；8、组织安排酒店的庆典；9、处理突发事件和危机事件；10、筹划、安排“制造媒介事件”活动；九、营销部的接待工作管理制度1、接待来访者应视其身份和来访目的确定接待的规格和参观的范围，并严格履行审批手续。2、接待重要客人须备齐有关文件资料，根据政府有关部门的指示和客人的身份制订好接待计划或填写重11要客人接待计划表，报总经理批准后严格实施。3、在接待过程中必须严格履行外事接待工作制度和酒店有关规定，自学维护国家的尊严和酒店的声誉。4、情况有变化必须及时请示报告，不行擅作主张更改接待计划。如情况紧急，事前来不及请示，事后应及时报告，并补办审批手续。5、主动协调好有关部门的关系，共同做好接待工作。十、赞助社会公益活动制度社会公益活动的内容1、为社会福利事业做贡献参加社会赞助、捐款等社会公益活动。2、扩大酒店的社会影响举办以酒店名称命名的体育比赛、摄影比赛、文艺演出、评选优秀运动员，12举办大、中、小学生各种知识竞赛以及发奖仪式等。3、提高酒店的知名度组织公众参观酒店，举行新设施的奠基仪式、落成典礼、开业典礼、签字仪式、就职仪式等活动。4、增加社会沟通举办各种庆祝会、联欢会、电影招待会、宴会、聚餐会、舞会等。5、与社会形成双向信息交流举办讲演会、研讨会、洽谈会等。6、发展会员、促进消费建立本酒店产品消费者协会，发展会员，在社会上形成有影响的本酒店产品消费者团体，利用消费者的信息传播渠道，形成无时不有、无处不在的活广告。社会公益活动的筹划1、明确目的，制定周密计划。不论是外交活动、销售活13动，还是喜庆活动、学术活动，都应和公共关系的目标建立酒店同公众的人和环境紧密地联系在一起。2、决定一个醒目的标题或一个令人耳目一新的口号。它既要带有本酒店的哲理性和深刻的内涵，又能引起公众的广泛兴趣。3、组织一支精干的筹备队伍。既要有明确的分工又有密切的合作。工作要细，准备要足，体现出酒店的实力、魅力和潜力。4、决定预算。活动预算不能满打满算，应留有余地，以备不时之需。5、在广泛调查基础上，根据气象、交通条件和参加人数决定活动时间、地点及规模。6、制定报道计划。包括事先同新闻界取行联系、组织接14待记者采访、撰写新闻稿等等。赞助可采取如下方式1、找一个不太为大捐机构注意的、需要接济的团体，把一笔基金投入该团体，成立新基会，通过广告提高该基金会的知名度，以吸引其他酒店共同赞助这项事业。2、制订一项自愿计划，从协助那些并不指望酒店捐款，而是需要个人奉献时间和经营才干的艺术团体。这样做的好处世哲学是可以在酒店和艺术之间搭起一座桥梁。3、重点照顾本酒店录用青年员工，尽量减少在自己酒店服务的员工人数的变动率，办法是提供奖学金。4、陶冶儿童的艺术情趣，赞助他们接受美育教育，使他们从小就记住酒店的名字。155、联合一批同行业的小酒店，使其认识到，它们能通过集体捐款而发挥自身的影响力，使它们能在社会上享有高知名度和威望。6、让酒店的员工参与文化艺术活动，它使人们产生一种参与感。十一、设计和主持开幕式制度1、公关部要拟出出席典礼的宾客名单，并将请柬在12小时前送达出席人手中。2、拟定典礼程序和接待事项。签到、接待、剪彩、放炮以及摄影、录像等有关人员，应及时到达指定岗位，按照典礼程序有条不紊地进行工作。3、确定剪彩人员。参加剪彩的除主方负责人外，还应在宾客中约请地位较高，不一定声望的知名人物同时进行剪彩。164、事先确定好致贺词的宾客名单，并为本酒店负责干人拟好答辞，贺词和答词都要言简意赅。5、安排一些必要的余兴节目，如锣鼓、舞狮、歌舞、礼花鞭炮等，以造成热烈欢快的气氛。节目最好由酒店员工表演，必要时也可邀请外单位的人前来助兴。6、仪式结束后可以组织与会代表参观本酒店。这是让公众了解自己的好机会，也是宣传产品或服务的好机会。7、通过座谈或留言簿的形式广泛征求意见，并把这些意见工或建议整理出来，以总结经验。十二、酒店庆典和节日活动制度1、明确主题，并围绕选定的主题来设计安排活动内容。每次庆典、节日活动初步已经有了名目，这就是17举行庆典、节日活动的事由。但这仅仅是形式主题。再通过公共关系人员根据酒店需要和公众需要进行精心设计，可以在形式主题下巧妙地另插进一个主题。在确定真正主题后，再围绕主题来安排穿插有关活动内容和形式。例如花园酒店举办的“母亲杯”，形式上是征文比赛和表扬模范母亲，实际上是失去精神文明建设，给自己酒店树立完整形象。2、设计庆典、节日的计划，落实有关任务，明确职责分工。这种活动一般比较盛大需要各部门密切配合，要想做到有条不紊，就要制定活动程序，按有关活动内容将任务落实到人，以便检查。3、制作公共关系宣传品，利用庆典之际，把酒店所取得的成绩向外界传播，加深公众对酒店的了解，这是一项重要的公共关系实条工作。要提早考虑，精心制作。上海锦江酒店在开业35周年前夕，精心印刷了大量的公共关系宣传品，如店庆35周年纪念画册、锦江指南、锦江菜谱等，经过这种公共关系传播活动，锦江的名声远播海外。185、精心组织活动过程。庆典、节日活动应提前半个朋告知社会公众；根据具体情况向邀请对象发现请柬，场要布置得整齐、美观，安排好宾客的座席，让人一进入酒店就感到这里工作井井有条，充满亲切气氛。要为新闻记者安排适当位置，以便现场采访。向来宾赠送纪念品，散发公众关系宣传材料。如某酒店举行周年庆典，每位参加庆典的客人都得到了一个印有“XX大酒店周年庆典”字样的小包，在客人们的欢场笑语中，主人宣布今后持有这种纪念小包的客人住店可享受八折优惠。主人话音刚落，立刻就赢得了一个“满堂彩”，人们纷纷称赞酒店经营有方，处处都能招来客人。6、利用庆典、节日活动之际，开展各种公共关系活动，如召开员工大会、各类人员座谈会，邀请员工家属、本店老员工来店座谈、参观，这些无疑都将改善员工关系，增强凝聚力。7、争取新闻报道，扩大活动的社会传播面和影响面。这就需要公关人员利用各种机会来创造具有新闻价19值的活动，促使新闻媒介报道。十三、办公室管理制度1、作为来访者，都希望接待人能专心致志地听他谈话，谈话过程中最好能避免他人干扰。有时来客不愿他人听到自己的谈话，所以如有条件，应该让来访客人一一分别对话，应该为等候的人准备座位、茶水、画报。2、最好在公关部的办公室挂一面镜子。它可以提醒公关人员随时整理自己的头发、衣饰，表现出优雅的仪表和风度。3、公关部办公室还应有存放各种档案资料如酒店股东、客户来信、其他档案等等。4、必须备有充分的介绍本酒店组织、历史、宗旨、服务项目等资料的宣传品，以便随时赠送给客人。205、目前，国际上流行室内绿化，为使办公室内更显得生气盎然，可以在窗台、屋角摆些盆景、花卉。十四、处理电话制度怎样才能正确地使用电话这个迅速而准确的通讯工具呢1、打电话要做到简洁顺当简洁顺当是指，当电话铃声一响，你就应该拿起话筒自报家门“这里是XX酒店公关部。”匪电话里对方说的话很重要，你最好准备好纸和笔放在旁边，同时对着听筒重复对方的话，以检验是否理解得正确，在打长途电话时，尤其需要如此。必要时，还震怒在打电话之前，草拟一个计划，知道你该说些什么。比较好的方法是将所要谈到的几件事预先写在一个备忘录上面在这本子上也可以记载你们所谈的要点，日后可以作为资料查阅。这里最应引起注意的是地点和时间的准确性。2、打电话要注意礼节说话时声调要显得热情、愉快，这样对方就会对你及至你21的酒店留下好印象。美国电话电手公司，将全部的接线员换成妇女性，听着接线员那悦耳动人的声音，顾客自然就会产生良好印象。实际上，国外许多企业招聘公关人员，其中一个条件就是声音悦耳。当然，对于许多嗓音不足的人，不能强