【程序文件】采购控制程序

鹤山市美业棉纺织企业有限公司文件名称采购控制程序版本号A编制审批修订记录页号页版修改内容批准人修改日期1目的对采购过程及供应商进行控制，确保所采购的物料符合规定要求。2范围适用于对公司所有物料的采购控制及提供服务的供应商进行选择、评价和控制。3职责31经营部A负责了解生产所用原料的仓库库存情况，与品管部一起确定原料的购买意向，并制定原料采购计划。B负责物料购买申请计划表的采购作业。C负责按公司要求组织对供应商进行评价，并对供应商的供货业绩定期进行评价，建立供应商档案。32生产部及需要购买物料的部门负责物料购买申请计划表的填写。33品管部会同经营部负责原料及重要物料的验收，仓库负责对一般物料的验收。34总经理助理负责物料购买申请计划表的审核。35总经理负责原料采购计划、物料购买申请计划表的批准。4工作内容41采购分类根据采购物料技术标准和对产品质量的影响，将采购物料分为三类A原料最终产品的构成部分，特指原料。B重要物料直接影响最终产品质量的物料，如关键的工艺技术部件。C一般物料除原料和重要物料以外的其它所有物料。42对供应商的评价421原料供应商的评价4211经营部根据采购的需要，向原料供应商发出供应商调查表，并通过对原料的质量、价格、到货期等进行比较，填写供应商评价表。对同类的原料，应同时选择几家合格的供应商。经营部负责建立并保存合格供应商的质量记录。4212对有多年业务往来的原料的供应商，应提供充分的书面证明材料，可以包括以下内容，以证实其质量保证能力。A体系认证证书。B本公司对供应商质量管理体系进行审核的结果。C本公司及供应商其他顾客的满意程度调查。D供应商产品质量、价格、交货能力等情况。E供应商的财务状况、服务和支持能力等。422重要物料供应商的评价4221对于重要物料的供应商，经营部会同有关部门通过对物料的质量、价格、到货期等进行比较，填写供应商评价表。对同类的重要物料，应同时选择几家合格的供应商。经营部负责建立并保存合格供应商的质量记录。4222对有多年业务往来的重要物料的供应商，应提供充分的书面证明材料，以证实其质量保证能力。423对第一次供应原料及重要物料的供应商，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及小批量试用，试用合格才能供货A新供应商根据提供的技术要求提供少量样品。B品管部或品管部会同使用部门对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写供应商评价表中相应栏目，反馈给经营部。C样品不如合格可再送样，但最多不能超过两次。D样品验证合格后，经营部通知供应商小批量供货；进货经验证合格后，交有关部门试用，并由使用部出具相应试用后的验证报告，填写供应商评价表中相关栏目，反馈给经营部。E小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供应商经管理者代表批准后，可列入合格供应商名录。424供应商产品如出现严重质量问题，经营部应向供应商发出纠正和预防措施要求，如两次发出要求书而质量没有明显改进的，应取消其供货资格。425经营部每年对合格供应商进行一次跟踪复评，对供货质量下降又不能如期改进的供应商应取消其合格供应商资格。426对提供加工件的供应商控制，也应执行上述条款规定。427对服务供应商的控制为公司提供服务的供方，如运输公司、检测、培训机构等，也应经评价合格后方可向公司提供服务。对国家授权的计量检测所，可不再做服务质量评价。43采购431根据实际需要和库存情况，经营部填写原料采购计划，相关使用部门填写物料购买申请计划表，经总经理批准后实施采购。对于一般物料中的常用物料，公司制定最低库存量，当上述物料少于公司制定的最低库存量时，由仓库记账员填写物料购买申请计划表，经经营部经理审批后实施采购。432采购的实施4321经营部根据批准的原料采购计划、物料购买申请计划表，按采购物料分类进行采购，原料及重要物料的供应商必须在合格供应商名录中进行选择。经营部负责与对外加工件的供应商签订加工合同。4322向合格供应商采购原料及重要物料时，应签订合同，明确品名、规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等。4323经营部根据需要将相应的技术要求或图纸作为合同附件提供给供应商。4324经营部采购员应核实提供给供应商的技术要求是否有效，将有关合同交采购主管签名确认后加盖公司合同专用章后实施采购。44采购信息441采购文件4411对产品的质量要求。4412对产品的验收要求。4413其他要求，如价格、数量、交付等。442本公司的采购文件包括原料采购计划、物料购买申请计划表及相应的合同及附件等，由经营部文控员保管。如有部门或人员需要上述文件，则按文件控制程序的要求进行。45采购的验证451对采购的物料以以下方式进行验证A原料及重要物料由经营部会同品管部或使用部门进行验证，执行过程与产品监视和测量控制程序,并填写原料验证记录或重要物料验证记录。B一般物料由仓管员及采购员根据包装材料及辅助材料检验规范等规定进行验证，填写一般物料验证记录，并在物料进仓验收单签名确认，452验证活动可包括检验、测量、观察、工艺试验、提供合格证明文件等方式。453供应商的验证不能免除供应商提供合格产品的责任，也不能排除其后我公司拒收的可能。5相关文件51MY2018过程与产品监视和测量控制程序52MY2001文件控制程序53MY3022包装材料及辅助材料检验规范6质量记录61原料采购计划62物料购买申请计划表63供应商调查表64供应商评价表65合格供应商名录66纠正和预防措施要求67物料进仓验收单68原料验证记录69重要物料验证记录610一般物料验证记录7附件71关键工艺技术部件清单附件美业关键工艺技术部件清单序号关键工艺技术部件名称1梳棉机针布类包括清花各机台相关针布。2精梳顶梳、锡林针布类及毛刷。3精梳、并条台面喇叭口/圈条喇叭