莱茵达公司业务管理制度

莱茵达公司业务管理制度珠海莱茵达贸易有限公司业务管理制度第一条目的为依法经营、规范运作，保障及促进公司贸易业务持续、健康发展，根据公司章程的规定，结合公司主营业务和发展规划的要求，特制定本制度，以规范公司贸易业务管理的原则、程序和方法，特制定本制度。第二条范围本制度适用于全公司人员在业务开展过程中所涉及到的贸易项目的采购、销售、库存、结算、售后服务等所遵循的业务原则、办事程序、及方法。第三条职责公司贸易业务部是负责公司日常贸易信息调研、贸易项目评估、开发及投资具体实施运作的主要职能部门。它在公司总经理的领导下，与公司财务部和综合管理部等相关业务职能部门协调合作，开展公司的贸易业务和管理。内容第一章物资采购遵守的原则1、未经审批的物资一律不得采购；2、仓库内的库存物资应优先使用；3、建立合格供应商名录时，采购远近搭配的原则；4、采购物资时，应尽量通过银行结算，减少现金结算；5、在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比服务的原则，择优确定采购单位；6、对于先试用的物资，必须由使用部门出具试验报告，并由审批后，方可采购。第二章物资采购管理1、为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。采购部编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划，避免物资积压损失。2、公司内各部门及配套厂家要按程序报物资采购计划，在每月的23日前向采购部报下月的采购计划，然后由采购部汇总后统一上交公司经理办公会。3、各部门及配套厂家提供的需采购物资的规格型号必须完整，如不完整所造成的损失由原材料清单提报人负责50的经济损失，所在部门承担30；同时，采购部有权拒绝采购型号不完整的物资。4、物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，做到不错订、不漏订，及时准确地做好物资货源的落实工作。签订物资采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项。一般情况下，按照公司标准合同文本签订合同，如有特殊情况，与公司律师顾问联系后，再签定合同。5、物资采购时，如工程部及设计院出具的原材料出现短缺现象，采购部应征求使用单位意见，在使用单位同意，并签字确认后方可采购使用单位愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购部负直接责任。6、采购部未能及时完成的采购任务，应及早报总经理业务助理说明原因，拟定补救措施。第三章物资验收入库管理1、物资到库后，采购部送检人员通知质检部到货物资的数量、及规格型号，按约定时间到达对物资进行检验。2、验收中的不合格物资，由采购部及时与供应商进行沟通，及时进行退、换货处理。3、凡对外调剂的物资必须由采购部确认后，经总经理业务助理审批后，方可对外调剂。4、验收合格的物资，由采购部送检人员及时送至仓库，由仓库保管员对物资办理入库手续；货票同行的，由仓库保管员打印入库单，并由送检人员带回入库单，双方做好交接手续。货票不同行的，等发票到后，再由仓库保管员打印入库单。5、采购部收到入库单后，尽快到财务部办理抽欠条手续。每月25日前，将欠款压缩到20万元限额内。第四章客户档案制度一凡初次接触客户，在任何情况下都需做尽可能详细的登记，填入客户登记表。二每周例会、部门依据登记表，根据具体情况进行讨论，并将部分登记立为客户档案，包括项目名称，具体应用计划等，余下登记表由综合办公室立档。三项目完成后，综合办公室需将成功与未成功档案分别归档。未成功项目，业务人员需写明项目失败原因分析报告，综合办公室并同客户档案归档，交于部门经理。四每月第一周，由综合办公室将归档的客户登记表及客户档案整理存档，以备查证。第五章合同制度严格业务合同管理制度一业务人员在业务过程中与任何客户发生的交易都必须按公司原则签订购销合同（合同根据项目具体情况拟订），并双方签字盖章。如有些随机业务而无需或无法签定双方合同，依照合同范本（范本样式根据具体情况而定），项目负责人需自身补齐合同交于部门经理，并同时备份给综合办公室立档，综合办公室需依照档案保管程序妥善保管，并连同其它文件做为销售审核文件。二每个销售人员在签定每份购销合同中，应明确标出合同号。合同号表明格式为时间（年度、月份）项目名称流水号。综合办公室应协助业务人员立档，以备存查。三合同管理；凡签定的正式合同，一律须及时交于公司综合管理部立档、存档。综合办公室需依照档案管理程序妥善保管。并须及时将签定的正式合同复印件交于财务，财务立档以便督促收款。第六章报价制度向用户报价的原则向用户报价前，必须了解清楚用户特性，是否属于系统集成商、一般用户、重点发展的用户并且其是否有特殊服务需求；是否已和公司其它业务人员联系过、是否属于自己的负责业务范围等，然后根据公司或各部门情况制定的市场统一原则报价。公司制定销售价格方针和具体定价标准，并可印刷对外公开的报价单。公司制定各种促销条件和折扣标准，以及明确每位业务人员的折扣权限。客户报价低于定价标准或业务员折扣权限，报公司领导批准后方可成交。公司内部报价和折扣标准为公司商业机密，谨防泄密。第七章出库制度一办理出库，需由库管人员填写出库单，经办人签字。单中应详细注明有关产品各项情况（需与购入货品名一致），并注明所做项目名称及合同号。填毕交与部门经理签字后办理出库；二联做财务开发票之用；三联交于库房；四联自留。二发生退货情况，经办人应马上办理有关退库手续，因未及时办理，出现差错或损失，由经办人负责。三财务将其相应的出库同放，做为相应合同的销售执行完结单的审核凭证。第八章销售业务费用支出制度销售人员在项目过程中，如需大额资金周转或需客户服务费用支出，需填写销售支出表，并注明所做项目及合同号。交部门经理签字，凭支票请领单办理支票或现金请领手续申请。第九章销售执行完结单制度一所有销售人员在一个项目合同完成后（合同签署款项收齐），都需认真填写销售执行完结单。除详细填写完结单上所规定的各项内容，还需附上有关此项目入库单、出库单、销售支出费用单复印件一同交与公司综合管理部。二综合管理部需与财务审核后确认，做为销售数额、利润统计情况凭证。三每季度第一周综合管理部将公司的每个销售人员的销售执行单整理归档，以备查证，并做为总经理对业务状况分析及业务人员考核资料。第十章项目复述制度复核是保证质量、控制风险的关键。因此，本公司在全面落实岗位职责的基础上，切实搞好三级复核，即总经理、项目负责人，项目执行人，严把质量关。一、总经理复核的内容1、盈利目标是否已达到，风险是否得到有效的控制。2、工作计划、工作总结中提请注意的事项是否得到落实。3、项目负责人编写的工作底稿及复核意见。4、业务报告的表述是否恰当，以及工作底稿是否恰当、充分。5、其他重大事项的记录资料。二、项目负责人复核的内容1、客户信息的真实性是否经核准，价格成本是否已充分恰当地考虑，项目执行人是否按要求进行了复核。2、项目执行人编制的业务工作底稿。3、内部控制调查记录，重点领域各项目的工作程序。4、工作总结，重大问题请示报告，重大问题事实是否清楚，证据是否充分。5、报告的内容、类型是否符合有关规定。三、项目执行人复核内容1、项目的工作是否按预定计划和批准的程序实施，项目的经济效益是否合理。2、客户信息的收集是否齐全、会谈记录是否清晰。4、协议、合同等内容是否规范、完整，资料是否充分、适当，结论是否正确等。上述各级复核人员在复核时应在有关的资料文件上签字，必要时应形成相应的复核记录。同时，上述复核内容均为最低要求，各级复核人员应视各项业务的具体情况予以增加，目的在于确保项目质量，控制执项目风险。第十一章业务员的要求及销售过程一、业务员的要求销售员应具有良好的综合素质，富有进取心、有服务精神、能吃苦、业务知识丰富。销售员主要工作是开拓新客户、留住老客户、促成成交、收集分析和传递市场信息，具体可分为营销人员的岗位职责和营销主管分派的任务。公司销售员必须经过公司培训及考试合格后方可上岗。44FF66FF公司鼓励业务人员事先提出营销计划，经营销主管审核同意后，业务人员可按销售计划进行。5FF66FF业务员私自答应客户要求其后果自行承担，公司不予解决。二、销售过程要求业务员一般自主进行活动，公司制定详细推销规程，且予以培训，业务员按该规程执行。业务员需以敬业精神采取各种努力和营销技巧促成交易。拟签订合同必须以国家颁布的标准合同或本公司文本为准。洽谈合同条款时，授权范围内的业务员自行决定，如有疑问的地方或在授权范围外的需请示公司领导。业务员每月定期提交各类推销总结报告，业绩费用报告，并作为公司考核依据。第十二章印章管理公司印章（含行政公章、财务专用章、合同专用章、业务专用章等）必须严格管理，严禁违章使用。印章实行专人保管，严禁任何员工随身携带各种公章外出办事。印章实行领用审批和使用登记制度，凡需用公司印章者，须填写使用登记表（包括使用何种印章、目的等内容），经有关领导批准后方可使用。印章使用登记册必须妥善保管，归档长期保存，以备检查。严格控制使用已盖有公司印章的空白函件（如空白介绍信，空白合同书等）。如确需使用，必须经有关领导批准，并登记备查。对任何印章必须保管，严防丢失、被盗。一旦丢失、被盗，应及时报告有关领导并采取补救措施。财务专用章和银行帐户印鉴的保管和使用，按财务管理制度规定执行。违反印章保管、使用规定，视情节和后果追究当事人的责任；触犯法律者，追究法律责任。、实施本管理制度经董事长批准，自公布之日起施行。、附件销售出库流程图客户产生需求推荐产品型号、做报价销售合同产品请购客户开发票产品出库产品入库回款销售统计退货单产品退货一、了解客户需求，推荐产品型号二、详细了解客户信息，做报价（口头或书面）注报价参照公司统一报价格式，报价不得低于“最低报价”三、向采购确定发货时间，跟客户沟通无疑后，做销售合同，加盖公司公章、传真，客户盖章回传FF66FF注参考原销售合同注明到款日期1、款到发货2、货到付款