第九章 采购管理与供应商管理

第九章采购管理与供应商管理第九章采购管理与供应商管理目录采购基本概念供应商评估与选择采购成本管理管理与供应商的关系采购是企业物流管理的起始点。选择供应商、谈判，建立合作伙伴关系。第一节采购基本概念采购管理包括选好采购员，以及做出一系列采购决策，如供应商选择、采购洽谈、价格、采购量和合同管理等。采购资金在总成本中占很大比重，使得采购在企业活动中占重要地位。一4采购的重要性采购关系到产品的质量和成本；采购的比重呈上升趋势。（一）采购的资金量大制造企业采购资金占最终产品47采购的一般流程采购管理科学化，首先需要规范采购作业的行为模式。消除采购中的“三不”现象即不管是否为企业所需，不做市场调查和咨询，不问价格高低质量好坏通常的采购流程有以下7个步骤组成1采购申请；2选择供应商；3价格谈判；4签发采购订单；5跟踪订单；6接受货物；7确认供应商的支付发票。二采购的一般流程1采购申请必须严格按生产或客户的需要，以及现有库存量，对品种、数量、安全库存量等因素作科学的计算后才能提出，并且要有审核制度，防止随意和盲目采购。2选择供应商在买方市场中，选好供应商是企业降低采购成本的主攻方向。应该尽可能的列出所有的供应商清单，采用科学的方法挑选合适的供应商。3价格谈判价格一直是采购中的敏感问题，价格谈判成为采购员的一项重要任务，谈判也发展成一项技能。从长远角度看，需要指出1价格由市场供需矛盾决定，任何一方都不可能随意要价；2采购不仅仅是单一的价格问题，还有质量问题，交货时间与批量问题，包装与运输方式，售后服务问题等。需要综合权衡利弊，绝不能在价格上占点小便宜，而在其他方面损失很大。二采购的一般流程4签发采购订单采购订单相当于合同文本，具有法律效力。签发采购订单必须十分仔细。对于采购的每项物品的规格、数量、价格、质量标准、交货时间与地点、包装标准、运输方式、检验形式、索赔条件与标准等都应该一一审定。5跟踪订单采购订单签发后必须对订单的执行情况进行跟踪，防止发生对方的违约事件，保证订单顺利，货物按时进库，以保证供应。对订单实施跟踪还可以随时掌握货物的动向，万一发生意外事件，可及时采取措施，避免不必要的损失，将损失减小到最低水平。二采购的一般流程6接受货物验收是按订单上的条款进行的，应该逐条进行，仔细查对。除此以外，还要查对货损情况，如货损超标，要查明原因，分清责任，为提出索赔提供证据。货物验收完毕才能签字认可。7确认供应商的支付发票。支付以前必须查对支付发票与验收的货物清单是否一致，确认没有差错以后才能签字付款。一般说来，企业按照上述的采购步骤不会发生大的失误。当然，要提高采购水平与质量，使企业在采购环节发掘更大的利润源泉，还有许多事情要做，其中，供应商管理是最令人感兴趣的一项工作。第二节供应商评估与选择一个好的供应商是指拥有制造高质量产品的加工技术，拥有足够的生产能力，以及能够在获得利润的同时提供有竞争力的产品。供应商的多样性更使得选择变得复杂，需要一个规范的程序来操作。一、供应商选择的一般步骤1成立供应商评估和选择小组供应商的选择涉及到企业的生产、技术、计划、财务、物流、市场部门等。对于技术要求高、重要的采购项目来说特别需要设立跨职能部门的供应商选择工作小组。供应商选择小组应由各部门有关人员组成，包括研究与开发部、技术支持部、采购部、物流管理部、市场部、计划部等。2确定全部的供应商名单通过供应商信息数据库，以及采购人员、销售人员或行业杂志、网站等媒介渠道了解市场上能提所需物品的供应商。3列出评估指标并确定权重确定代表供应商服务水平的有关因素，据此提出评估指标。评估指标和权重对于不同行业和产品的供应商是不尽相同的。目前的物料处理系统可分为机械化、半自动、全自动系统。一、供应商选择的一般步骤4逐项评估每个供应商的履行能力在对供应商调查时一方面听取供应商提供的情况，另一方面尽量对供应商进行实地考察。技术部门进行技术考察，对企业的设备，技术人员进行分析，考虑将来质量是否能够保证，以及是否能够跟上企业所需技术的发展，满足企业变动的要求；生产部门考查生产制造系统，了解人员素质、设备配置水平、生产能力、生产稳定性等；财务部门进财务考核，了解供应商的历史背景和发展前景，审计供应商并购、被收购的可能，了解供应商经营状况，信用状况，分析价格是否合理，以及能否获得优先权。5综合评分并确定供应商综合多方面的重要因素给每个供应商打出综合评分，选择合格的供应商。二、供应商选择的评估要素对供应商作评估的最基本指标应该包括以下几项1技术水平；2产品质量；3供应能力；4价格；5地理位置；6可靠性信誉；7售后服务；8提前期；9交货准确率；1技术水平是指供应商提供商品的技术参数是否能达到要求。供应商具有一支技术队伍和能力去制造或供应所需的产品吗供应商有产品开发和改进项目吗供应商能够帮助改进产品吗2产品质量供应商的产品必须能够持续稳定地达到产品说明书的要求，供应商必须有一个良好的质量控制体系。对供应商提供的产品除了在工厂内作质量检验以外，还要考察实际使用效果，即检查在实际环境中使用的质量情况。3供应能力即供应商的生产能力，企业需要确准供应商是否具备相当的生产规模与发展潜力，这意味着供应商的制造设备必须能够在数量上达到一定的规模，能够保证供应所需数量的产品。二、供应商选择的评估要素4价格价格是考虑了供应商按照所需的时间，所需数量、质量和服务后确定的。供应商还应有能力向购买方提供改进产品成本的方案。5地理位置购买方期望供应商离自己近一些，或至少要求供应商在当地建立库存，地理位置近送货时间就短，紧急缺货时，可以快速送到。6可靠性信誉应该选择一家有较高声誉、经营稳定、财务状况良好的供应商。双方应该相互信任，讲究信誉，并能把这种关系保持下去。7售后服务如果需要供应商提供可替代元器件，或者需要能够提供某些技术支持，好的供应商应该能够提供这些服务。三、评估与选择方法供应商的评估与选择是一个多对象多因素指标的综合评价问题。此类问题决策的几种数学模型的基本思路先对各个评估指标确定权重；然后对每个评估指标打分；再对所得分数乘以该指标的权重，进行综合处理后得到一个总分；最后根据每个供应商的总得分进行排序、比较和选择。评估举例四、LEHMANN和OSHAUGNESSY选择方法把产品按购买后可能遇到的问题类型分成以下四类1常规订货产品ROUTINEORDERPRODUCTS频繁订货和使用。不需学习就会使用的产品；2过程问题产品PROCEDURALPROBLEMPRODUCTS产品使用无问题，但用户必须学习如何使用该产品，否则可能出现问题；3性能问题产品PERFORMANCEPROBLEMPRODUCTS产品在使用中可能产生技术上的问题；4行政问题产品POLITICALPROBLEMPRODUCTS购买需要大量的资金，涉及到企业内部的不同职能部门。ELIZABETHWILSON评估指标产品类型及指标权重LEHMANN和OSHAUGNESSY评估指标产品类型及指标权重新的选择决策随着时代的发展，出现了新的生产方式式和新的管理方法，也推出了很多产品，使得如今的商业环境已经有了巨大的变化。客户对供应商的要求在发生变化，评估指标和权重需要不断的补充和修正。迄今为止供应商选择的主要研究都是针对工业采购的，但是对于服务行业，例如运输、配送等服务的购买却不属于工业采购。对这种服务产品的供应商，第三方物流供应商的选择决策和工业采购供应商的选择决策有很大的不同。第三节采购成本管理一、ABC层次系统A类物品的价格是最贵的，在价值上占到全部物品的7TX1X2495X192X29445X165X245456535交货提前期天949295质量375抓市场调查，为量大的原材料采购决策提供可靠的依据。该公司6选择合格供应商，严格按公司规定采购。按规定只能到审定合格的供货厂家采购，采购的价格，按数量从大到小分级，逐级下放审批权。对品种数量很大的零散物资，也有规范的采购程序。采购员要在调查的基础上，从价格、质量、信誉、服务质量、保证供给等方面拟出初步意见，填写采购物资价格申报单，经处领导审阅签字后，到审计处物价科报价，经过严格的价格审查后，再由分管副总经理签字批准，方可按通知单定点采购。二亚星的购销比价管理3规范采购和资金清算程序。供应处计划员根据计划处下达的采购计划，分解到采购员，在不突破最高控制价的条件下按通知单分期、分批及时采购；签订合同前，全部条款按程序审查后，采购员才能与供货单位签正式合同；入库时按规定程序执行，采购员逐一核对数量、价格、金额无误后，填写入库单，会同保管员的货物收到条，办理入库手续；资金结算采取分批分期付款方式。4建立各种采购台账管理制度。主要有采购物资明细账、质量台账、货比三家台账和资金支付卡。5严格管理制度，提高人员素质。制定各个岗位的职责。根据形势变化，不断提高采购人员的整体素质。具体做法是加强培训学习，严格考试制度，不合格者调离采购岗位；实行轮岗制，既可增如业务经验，又可避免不正常的个人感情；严格奖惩制度。亚星的经验非常适合当前我国的实际情况，具有很强的生命力，国家于1999年向全国企业推广。第四节管理与供应商的关系供应商管理最主要的两个研究领域及成果是供应商的选择和供应商的关系管理。优秀的企业将供应商管理提高到战略的高度。传统的供应商管理与现代供应商管理比较表技术支持无企业对供应商的支持提出建议无供应商对企业的支持完善的程序凭采购员经验供应商选择互惠的价格，双赢尽可能低的价格价格谈判多项信息共享仅限于订货收货信息信息交流双方多个部门沟通仅限于采购部与供应商销售部之间企业与供应商的沟通长期合作、伙伴关系短期、买卖关系供应商关系少数多数供应商数目现代供应商管理传统的供应商管理一、供应商管理目标及战略1现代企业供应商管理在战略方面要考虑的问题1设计一种能最大限度地降低风险的合理的供应结构；2与供应商建立一种能促使供应商不断降低成本、提高质量的长期合作关系；3采用能使采购总成本最小的采购方法。2供应商管理的五个具体目标1获得符合企业质量和数量要求的产品或服务；2以最低的成本获得产品或服务；3确保供应商能提供最优的服务和及时的送货；4发展和维持良好的供应商关系；5开发潜在的供应商。二、供应商关系分类企业与供应商之间的关系可以大致分为五种，即短期目标型、长期目标型、渗透型、联盟型、纵向集成型。一短期目标型最主要特征是双方之间的关系是交易关系，即买卖关系。双方所做的努力只停留在短期的交易合同上。各自关注的是如何谈判，如何提高自己的谈判技巧，不使自己吃亏，而不是如何改善自己的工作，使双方都获利。供应一方最多提供标准化的产品或服务，以保证每一笔交易的信誉，当买卖完成时，关系也终止了，双方只有供销人员有联系，其他部门人员一般不参与双方之间的业务活动，也很少有什么业务活动。二长期目标型与供应商保持长期的关系，双方有可能为了共同利益而改进各自的工作，建立起超越买卖关系的合作。长期目标型的特征是建立一种合作伙伴关系，双方的工作重点是从长远利益出发，相互配合，不断改进产品质量与服务质量，共同降低成本，提高供应链的竞争力。合作的范围遍及各公司内的多个部门。例如由于是长期合作，对供应商提出新的技术要求，而供应商目前还没有能力，在这种情况下，可以对供应商提供技术资金等方面的支持。供应商的技术创新和发展也会促进企业产品改进，所以对供应商进行技术支持与鼓励是有利于企业长远利益的。三渗透型这种形式是在长期目标型基础上发展起来的。其管理思想是把对方公司看成为自己公司的延伸，是自己的一部分，因此，对对方的关心程度又大大提高了。为了能够参与对方的业务活动，有时会在产权关系上采取适当的措施，如互相投资、参股等，以保证双方利益的共享与一致性。在组织上也采取相应措施，保证双方派员加入对方的有关业务活动。这样做的优点是可以更好地了解对方的情况，供方可以了解自己的产品在对方是怎样起作用的，容易发现改进的方向，而购方可以知道供应方是如何制造的，也可以提出改进的要求。四联盟型联盟型是从供应链的角度提出的。它的特点是从更长的纵向链条上管理成员之间的关系，难度提高了，要求也更高。由于成员增加，往往需要一个处于供应链上核心地位的企业出面协调成员之间的关系，称为盟主。五纵向集成型这种形式被认为是最复杂的关系类型，即把供应链上的成员整合起来，像一个企业一样，但各成员是完全独立的企业，决策权属于自己。在这种关系中，要求每个企业在充分了解供应链的目标、要求，以及充分掌握信息的条件下，能自觉作出有利于供应链整体利益的决策。有关这方面的知识，更多的是停留在学术上的讨论，实践中的案例很少。三、供应商分类管理策略根据采购内容把供应商分为不同种类，采取不同策略。对于制造业企业来说，原材料或零部件的采购最为频繁，对这类供应商的日常管理就显得十分重要。对于设备类物品而言，购买次数不多，但一次性投资大，影响企业长期生产。在设备的维修方面，需要与供应商建立良好的沟通与合作，所以选择能提供优质服务的供应商尤为重要。办公用品采购量占企业采购总量的比重虽然不大，资金也不多，但是公司运营成本的重要组成部分，影响着公司的利润。一般尽可能选择少数供应商，保持长期合作的关系，并获得批量优惠，以节约企业管理费用。关于物流服务采购，随着公司业务的扩大，专业分工越细，物流的运输职能越来越倾向于利用外部资源，请第三方物流公司承担。对这类服务性的公司，需要做大量的沟通与协调工作。四、供应商关系管理举例一精益生产方式下的供应商关系管理精益生产方式主张大部分的零部件交给独立的零件商生产，整车厂的主要任务是整车装配和代表汽车技术的部件制造。丰田公司一辆轿车的总成本中，本公司的费用只有27。1整车厂与协作厂的关系。建立起一种相互依存、互相信任、同舟共济的关系十分重要。整车厂采取了互助协作会的形式把协作厂组织起来。为了贯彻整车厂的意图，采取一系列具体的措施，如定期开会交流信息，帮助培训干部，指导管理工作，帮助提高产品质量降低成本，甚至提供低息贷款。为了便于掌握情况，双方都派人员到对方工厂工作了解对方的需求，协调双方的配合。整车厂对主要的协作厂还采取参股、控股方式，使双方的利益结合得更紧。精益生产方式的供应商关系管理举例在组织方式上整车厂采取分级管理的办法，即整车厂只和第一层的协作厂联系，只向第一层的协作厂要货，再下层次的协作关系是协作厂的事情。组成一个金字塔形的协作群。日本的几家主要整车厂直接联系的协作厂不到3协作厂的选择。精益生产方式从长远的观点考虑，注重协作厂的实际能力和一贯的表现，选择那些有产品开发能力，质量可靠，有一定的生产规模的厂家。同时要满足就近原则，运输路途时间在两小时以内，以便组织直达生产现场供货。在确定同一零部件的供应商数量时，除复杂零部件只选一家外，一股零部件选几家。当某家供应商表现不佳时，就把部分订单在一段时期内转走，以示惩罚，改进后再考虑增加订单，不像美国企业采用开除协作关系的方式。这样做的方法比较简单，但效果却不错，既在协作厂之间形成一种竞争压力，又保持一种稳定的关系，有利于提高产品质量和降低成本。精益生产方式的供应商关系管理举例3与协作厂的利益分配方式。从长远看双方的利益是一致的，双方都以对方的存在而存在。因此整车厂放弃以往那种以大压小、讨价还价的作法，建立起一种合理分配利益的体系。1在产品开发时大家确定一个有竞争力的价格作为目标价格，再进一步把目标价格分解到零部件，大家一起考虑如何达到目标成本，使大家都有利润。整个过程是公开的。2当产品投产后，还要不断地采取措施降低成本，整车厂派出人员到协作厂协助工作努力降低成本。由于整车厂尊重协作厂的利益，承认它们获取合理利润的权利，所以协作厂向整车厂是完全开放的。双方还规定了谁出力谁得利的分配原则，如果是双方共同努力降低了成本，则利益双方分享。精益生产方式的供应商关系管理举例4协作厂的供货方式。精益生产方式在整车厂与协作厂之间的生产指令也采用看板管理，生产顺序计划提前一5至二天通知主要部件厂，协作厂距离又近，双方的利益又紧紧地捆在一起，为定时定量的直达供货直送工位的供应体制创造了条件。在1982天的存量，协作厂只有15天，总共才17天。传统的做法是，整车厂都建有很大的协作件仓库，协作厂按合同规定的交货期交货，货物送到后需要检验入库，再从仓库发货到生产现场。在整车厂和协作厂都建立起较大的库存，两者总计库存可达两周左右。二邯郸钢铁公司的供应商关系管理邯钢在推行“推墙入海，市场模拟”管理模式中，采购管理也探索出一套植根于中国国情的供应商关系管理的思想与方法。邯钢从实际情况出发，根据货物在市场上的供求关系分类，分成供大于求，供不应求和供需平衡三种类型，研究出不同的管理方法。1供大于求类型。在供大于求的市场中，采购