会展管理专业毕业论文--会展管理与现在策划

目录摘要3第1章绪论4第2章展会的布展阶段421展台搭建的管理422展品运输的管理523参展商布展管理624现场保洁与安保工作7第3章展会的开展阶段731开幕式管理732观众登记管理833现场数据收集的管理934现场服务的综合管理935现场其他活动的管理9第4章展会的撤展阶段1041撤展会议1042撤展中的管理工作1143结算和整理11活动总结11参考文献13附录14致谢16摘要会展的现场管理是会展经营管理中非常重要的部分。为了更加了解会展现场管理的内容，根据其布展阶段、开展阶段及撤展阶段的工作情况，分析其现场管理的优缺点，并提出可行建议，提高其现场管理的执行能力。以上海农林职业技术学院2012年迎新晚会为例。第1章绪论现代意义上的“会展”或“展会”并不是孤立的“展”“会”或“展览”，而是有将展览与会议、与各类贸易赛事、旅游、艺术节等节事活动相结合的趋势。而广义的会展现场包括展览、会议、节事活动等在内的全部有形场所和设施，以及全部相关无形要素在现场的集合。一个会展项目是否成功，从某种意义上来讲取决于该会展项目现场管理是否科学有效。展会现场管理是办展机构对展会现场实施的总体管理，时间上从布展到开展直至撤展结束。由于现场管理通常是集中在一个较短的时间段，所以各种事务显得集中、众多和繁琐，因此现场管理和服务显得尤为重要海上农林职业技术学院2010年迎新晚会是校园活动，属于微型展会。正所谓麻雀虽小，五脏俱全，但它的现场管理不容忽视，其管理的是否到位影响着活动举办的成败。第2章展会的布展阶段展会的布展阶段为展会现场管理的先行工作，其包括展台搭建的管理、展品运输的管理、参展商布展管理、现场保洁与安保工作。顺德职业技术学院2010年轮滑节主办方为顺德职业技术学院社团联合会，承办方为顺德职业技术学院轮滑协会。因此布展阶段主办方的所有工作由顺德职业技术学院轮滑协会承担。21展台搭建的管理在布展期间，主要管理工作是督促和协调主场搭建商和主场运输商相互之间的配合，以保证布展的顺利。通常布展的时间是三天左右，最短的可能只有一天，甚至更短。在这么短的时间内完成繁重的搭建任务，除了要科学化的搭建技术，更为关键的是做好配合和协调事宜，监控好整体工作的进程。顺德职业技术学院2010年轮滑节的布展期定在活动当天上午六点至八点半点。轮滑协会将租借器材运至活动举办场地，并按照原设想搭建。该活动承办方展台搭建的时间花费两个半小时的搭建时间，较简短的搭建时间容易导致紧接的工作受阻。据了解活动当天开幕式就因展台搭建工作没有按时完成而推迟。因此建议该活动将展台搭建时间提前到开展前一天下午进行，将需要搭建的大件器材搭建好。由于是大件器材，举办又地是在校园，不会有安全隐患存在。参展商报到之前，主办方应督促好两项工作一是按图纸做好展台区域的地线划分，标明展台号；二是按照图纸搭好现场服务办公的场所，比如组委会办公室，或主办方、主场搭建商、主场运输商的联合办公地点，提前安排好各单位人员、各种器材和资料等到位2。在顺德职业技术学院2010年轮滑节中，由于该活动的特殊性，承办方担任着组委会、主场搭建商、主场运输商的角色，因此在活动现场的现场服务办公场所就只有承办方大本营与承办方咨询台。此次活动所需资料于活动开始前一天准备好。在活动当天承办方发现某些活动所需资料不齐全，再委派专人准备资料,如观众登记表、参赛人员登记表等资料。承办方在上述诸多行为都不符合展台搭建管理工作的要求。22展品运输的管理“安全第一”是展品运输的关键，其次还有以下两点一、严格按照展前制定的物流计划分区域实施展品的就位工作。主场运输商通过展品代理（通关、验收、运输等）可提前掌握大部分展品的资料，尤其是对现场管理人员根据该计划掌控进馆的时间进度，协调运输、搭建、参展商之间的工作。比如协调参展商自运展品的临时出入口等2。顺德职业技术学院2010年轮滑节的展品是由其赞助商广东森海运动用品有限公司提供。广东森海运动用品有限公司在此活动中既是赞助商又是参展商，也是仅有的参展商。该参展商在活动当天自备车辆运输到活动现场，承办方在活动当天到顺德职业技术学院校门口告知校园保安放其通行并引导其将展品运至活动现场。由于该活动参展商只有一家，该活动的展品运输工作就简单很多。但承办方不能因展品运输工作简单就忽略它，在活动当天才告知校园安保让参展商通行。该活动举办地点是露天的，展品当天才运至现场是正确的举措。二、展品包装箱的堆放管理。展品进入场馆后其包装箱的堆放和保管常被忽略，往往成为现场管理的盲区。如果空箱凌乱的堆放在展馆内外会严重影响展会的整体印象，因此主办方很有必要在展品进馆前就指定空箱的堆放区域，所有空箱堆放都要整齐堆放并委派专人看管。此轮滑节参展商的展品不多，因此在堆放管理方面不困难。参展商将展品包装空箱放置在运输车里保证了现场的整体美观形象，且不需要委派专人看管，还节省人力资源。23参展商布展管理参展商报到接待工作是主办方对参展商进行现场服务的第一印象工程，一定要引起主办方各现场工作人员的重视，热情、周到、细致的报到接待服务是良好的开端。通常展会的参展商在报到前就已经进行了展前报到登记，所以在现场参展商只要凭相应的确认文件就可以领到参展证，协助参展商了解与展会相关的各类服务信息和规定。承办方在轮滑节举办当天委派轮滑协会会长前去接待，还委派专人协助参展商布展，且提供桌椅、帐篷给参展商。接待、登记和协助参展商等工作都做得不错。唯独不足的是没有制作参展证，这样才能更好地识别参展商与观众。一般来说，大部分参展商都能在规定的时间内完成布展。另外开幕式当天也有个别参展商才刚刚赶到，或展品刚刚到场需要安排运输，这样就需要组委会提前计划好开幕当天早上参展商和展品今次场馆的临时通道，并要求主场搭建、主场运输、场馆方的工作人员提前就位，协助参展商。此轮滑节的参展商中不存在开幕式前一天就完成布展工作的参展商，因此该活动唯一的参展商属于开幕式当天布展的类型。主场搭建、主场运输、场馆方的工作人员协助参展商布展的工作归属承办方顺德职业技术学院轮滑协会负责。24现场保洁与安保工作展会现场的保洁分别有场馆方、主场搭建商分工负责。其中，展会场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。此轮滑节的场馆方是顺德职业技术学院，活动现场公共区域的保洁工作由其负责。由于顺德职业技术学院2010年轮滑节的举办地点在校内的轮滑场，轮滑场内及周围区域清洁工作由承办方即顺德职业技术学院轮滑协会负责。展会期间的安全保卫工作主要是防止可疑人员进入展会、防止展品丢失和盗窃、展会消防安全保护，以及协助参展商出离一些安全保卫方面的工作等。展会期间的安保工作若是不到位，会给展会带来预想不到的影响。因此展会期间的安保工作非常重要。此轮滑节由于举办地在校园内的轮滑场，因此可疑人员进入活动现场的可能性会降低许多，但不能保证没有。展品不仅有参展商看管且承办方的主席台就在旁边，展品丢失可能性更是大大降低。由于此活动是以体育活动为主题的节事活动，其专业观众占据活动服务对象的大部分，其在场的财产安全重要性不容忽视。承办方在举办活动当天委派工作人员负责其安全。这项工作更是承办方不可推卸的责任。第3章展会的开展阶段31开幕式管理开幕式是展会正式开始的标志，举办开幕式的主要目的是制造气氛、扩大影响、提高展会的知名度、吸引更多的观众来参展，参展商和观众都是从开幕式上活动对展会的第一印象，因此开幕式是主办方向公众展示展会规模和实力的良好机会。随着会展业的发展，展会间特别是同类题材的展会间竞争越来越激烈，一个成功的展会开幕式不仅可以增强参展商和观众对展会的信心，还可以提高业界和大众对展会的关注程度，扩大展会的影响和品牌形象宣传2。顺德职业技术学院2010年轮滑节的举办，为了树立参展商与专业观众对承办方既该校轮滑协会的良好形象。由于大部分专业观众来自广佛两地的各高校轮滑爱好者，因此更能增加顺德职业技术学院与各高校的友谊，扩大顺德职业技术学院的形象。据悉，该轮滑节开幕式开始时，现场观众激情高昂，该校的某些学生闻声而来，专业观众的队伍增强了。通常来说，开幕式筹划的主要工作有确认领导人名单、开幕式嘉宾的入场名单、开幕的时间、开幕现场布置、礼仪、现场乐队与其他表演、新闻通稿、讲话稿、剪彩道具、气球、鲜花等内容。要确保开幕式的万无一失在开幕的前一天主办方一定要进行周密的安排和确认；开幕当天提前到场，委派专人核查所有的设备和设施，并做好随时应对突发事件的准备3。该轮滑节开幕式邀请赞助商广东森海运动用品有限公司的总经理作为嘉宾，在开幕式上发表讲话；邀请该校主持人协会的两位成员作为主持人主持开幕式；邀请该校动漫协会表演COSPLAY。轮滑场则为开幕式现场，主席台设置在轮滑场旁。以上描述的该轮滑节开幕式现场情况只是基本要素，还缺少颁奖礼仪剪彩道具装饰开幕式现场的鲜花与气球等，这样开幕式现场略显单调。32观众登记管理专业观众是参展商的上帝，同时也可能是潜在的参展商，因此做好观众登记工作是非常重要的，为了更好地了解观众结构，就必须要掌握与观众有关的精确数据。首先，观众注册和登记处应有显著标志，便于观众及时找到并办理现场注册手续。现场要安排专人指引、咨询和维持秩序。其次，为避免排队拥挤，要有足够的登记台和填表台。最后，观众登记时信息要及时收集和汇总，当天登记的数据要在闭馆后送至主办方现场办公室，并录入电脑。此轮滑节是校园活动，与社会上的展览有所不同，其不是以营利为目的，因此专业观众里不可能有潜在的参展商。之前有提到此轮滑节的专业观众大部分是来自广佛两地各高校的轮滑爱好者，因此专业观众的资料登记尤为重要。在活动现场登记台设置在轮滑场入口处旁，方便各高校轮滑爱好者进行专业观众的登记，但登记处出现拥挤的情况。承办方给各高校代表派发活动流程表，以便其了解活动进程。所以专业观众登记资料都有专人负责。33现场数据收集的管理现场数据收集主要包括专业观众信息和参展商的信息，参展商的数据对展会项目的发展也是至关重要的。轮滑节的专业观众信息收集与登记是在活动当天完成。参展商只有一家，承办方早已知晓，不需要再次数据的收集。由与此节事活动是校园轮滑节，其各种赛事的登记更是至关重要。据了解活动当天并未及时准备各种赛事的登记表，险些影响到活动各种赛事的进程。34现场服务的综合管理办展机构在开展期间，注意提供协调工作和完善的服务，通常会在现场设立咨询台解决参展商和观众提出的相关问题。作为咨询处的工作人员必须要对展会的各个环节非常清楚，能够自主解决问题，帮助客户联系到相关的负责人解决问题。在活动期间，活动现场设置有咨询台以便承办方更好地向参展商与观众提供服务，解决各种问题。35现场其他活动的管理展会的相关活动主要有会议、表演、比赛等，展会上举办的相关活动主要起到活跃展会现场气氛，完善展会功能的作用，其举办方可以是主办者、行业协会、参展商等。节事活动属于会展的范畴，各种表演和比赛是不可缺少的。此轮滑节更是全场贯穿表演、比赛，以及游戏活跃现场气氛（具体表演、比赛及游戏详见附录）。据了解在活动当天某些比赛、游戏由于时间有限未能举行。说明承办方在赛事时间预计的工作上不够准确。对于表演和比赛等活动，现场的管理和服务工作主要是安全防范和保证秩序，因为现场的表演和比赛通常会聚集大量的观众，因此要提前做好危机处理方案，以应付万一出现的事故。轮滑是一种极限运动，现场的安全管理显得尤为重要。承办方在活动现场有提供各种药品，防止人员受伤。由于承办方并非专业医护人员，如有人员严重受伤并非其能处理的。第4章展会的撤展阶段41撤展会议撤展会议一般是在撤展前一天的上午召开，商讨撤展的各个环节，明确各单位的职责，尤其要决定撤展的具体时间，依次为停止观众登记的时间、停止观众入场的时间、观众清场的时间、断电的时间、开出门证的时间、开启货物通道的时间、闭馆的时间。撤展前一天下午办展机构就可以把有关情况以书面形式通知各参展商以利于其安排第二天的工作4。该轮滑节举办时间为期一天，因此应在活动举办前分配好撤展工作，但承办方并非如此，而是在活动结束后召开间短的撤展会议。花费两个半小时将所有器材设备归还场馆方即顺德职业技术学院。由于该轮滑节举办时间与场地的特殊，停止观众登记的时间、停止观众入场的时间、观众清场的时间、开出门证的时间、开启货物通道的时间、闭馆的时间不需要考虑在内，而断电时间是在活动结束，所有参展商与观众撤离现场后方可断电。42撤展中的管理工作该轮滑节撤展期间的主要现场管理工作见表1表1轮滑节撤展期间的主要现场管理工作工作项目工作标准具体描述撤除展台安全操作，恢复场地原貌展台撤除工作由承办方轮滑协会在活动结束负责撤除参展商退还展具协助参展商顺利退还展具参展商将其所借用的展具（桌椅、帐篷等）退还承办方处理展品协助参展商妥善处理展品活动结束前，在承办方的协助下，参展商将部分展品（与轮滑相关的体育用品），出售给专业观众，部分展品赠送给专业观众，展品出馆管理严格执行出门证管理制度参展商无需向承办方申请出门证，将展品运输至校门口，校园安保人员检查后可放行展场清洁协助展场监管和协调好展场的清洁及时处理撤展留下的大量垃圾，保持轮滑场的清洁安全管理加强安全和消防保卫工作活动结束当天晚上承办方及时清理现场，各种安全隐患基本不存在43结算和整理全场断电后，查看展场的电表读数以便结账；核对并确认现场费用的清单，约定时间结清费用；将主办方的所有现场资料和设备等整理后运出展场。由于此轮滑节的举办场地是校园轮滑场，属于露天场地，不需要结算费用；活动现场只有参展商展品的销售涉及到金钱，整场活动不涉及任何现金费用。因此不需要考虑结算这方面的工作。承办方将轮滑节现场所有设备撤离并归还场馆方后，将该活动的所有资料整理好带离现场，以便日后数据整理及提交主办方。活动总结顺德职业技术学院2010年轮滑节的顺利举办增进了顺德职业技术学院与广佛两地各高校的友谊。为了让下一届顺德职业技术学院轮滑节更好地举办，本人对这次活动现场管理的情况总结如下活动现场管理优点1承办方协助参展商迅速完成布展管理工作方面。2无展品空箱堆放在活动现场，节省人力资源。3邀请该校动漫协会表演COSPLAY，现场气氛活跃。活动现场管理缺点1该活动承办方展台搭建的时间在选择上较为不妥。2在活动举办当天发现所需资料不齐全再去准备，活动当天并未提前准备各种赛事的登记表既损耗人力又浪费时间。3承办方在活动当天到顺德职业技术学院校门口告知校园保安放其通行4活动当天某些比赛、游戏由于时间有限未能举行5在活动结束后简短召开撤展会议，耽误撤展时间针对此次活动现场管理的不足之处提出以下建议1建议将活动现场所需资料安排人员提前准备齐全，避免影响活动进程。2提前通知校园治安管理处，活动当天该参展商需要进入校内，以便节省布展时间，避免耽误开幕式的举办。3建议承办方在开幕式现场加上剪彩道具，活跃开幕式现场气氛。4建议承办方邀请该校红十字协会的医护人员到场，以便突发事故出现时，能及时对受伤人员进行医治。5建议其在活动场地周围的公共区域设置指示牌，如公共洗手间、学生食堂等地。6建议其将撤展会议在活动举办前召开，节省撤展时间。参考文献1节事活动现场管理的基本内容DB/OL2张晓娟会展概论M大连东北财经大学出版社，2008，113戴光全、马聪玲节事活动策划与组织管理M北京中国劳动社会出版社，20074恭维刚会展实务M上海华东师范大学出版社，2007附录活动流程详细表时间事项830910各参赛队伍报到，嘉宾签到，领取比赛资料9109301、参赛选手熟悉场地及熟悉