某房地产公司财务内控规范制度

某房地产公司财务内控规范制度公司会计制度第一章总则一、为了加强本企业的会计工作，维护本企业及其投资人等有关方面的合法权益，根据国家有关外商投资企业的法律、法规，制定本制度。二、根据中华人民共和国外商投资企业会计制度和有关的补充规定，结合企业的具体情况，制定本企业的会计制度。第二章会计核算原则三、本企业的会计核算工作应当符合中华人民共和国有关法律、法规和本制度的规定。四、企业的会计核算应当划分会计期间（月、季、年）。五、企业的会计核算工作应当以实际发生的经济业务为依据，做到记录准确，内容完整，方法正确，手续齐备，符合时限。六、本企业根据权责发生制的原则记帐。凡是本期已经实现的收入和已经发生的费用，不论款项是否在本期收回，都应当作为本期的收入和费用入帐；凡是不属于本期的收入和费用，即使款项已在本期收付，也不应作为本期的收入和费用处理。七、企业收入和费用的计算应当相互配合。同一会计期间所取得的收入以及与其相关联的成本、费用，应当在同一会计期间登记入帐。八、企业的财产应当按照实际成本核算。除另有规定者外，企业不得自行调整财产的帐面价值。九、企业应当划分资本支出和收益支出的界限。支出的效益及于一个以上（不含一个）会计年度的，应当作为资本支出；支出的效益仅及于本会计年度的，应当作为收益支出。十、企业的会计核算方法，前后各期应当一致，不得随意变更。如果有必要变更，一般应当自新的会计年度开始时变更，并在变更年度的会计报告中予以说明。第三章记帐与帐簿十一、本企业采用借贷复式记帐法。十二、本企业以人民币作为记帐本位币。十三、本企业的记帐文字为中文。十四、企业每发生一笔经济业务，都应当取得或者填制原始凭证。各种原始凭证必须内容真实、完整，手续齐备，数字准确。原始凭证经审核无误，才能据以填制记帐凭证。十五、本企业设置日记帐、总分类帐和明细分类帐三种主要帐簿以及各种必要的辅助性帐簿。各种帐簿应当根据审核无误的原始凭证、记帐凭证或者凭证汇总表等登记，做到登记及时，内容完整，数字准确，摘要清楚。各种帐簿中的记录，如需更正，必须严格按照会计人员工作规则进行。第四章流动资产十六、本企业的流动资产，包括现金、银行招待存款、有价证券，应收和预付款项以及存货等。现金、银行存款、有价证券分别核算；应收款项，按照应收票据、应收帐款、应收短期贷款和其他应收款等分别核算；预付款项，按照预付货款（预付定金）、预交所得税和待摊费用等分别核算；存货按照商品、原材料、物料用品、包装物和低值易耗品等分别核算。对于自年度资产负债表日起一年以上的应收款项，应当在年度资产负债表长期投资类下单列项目反映。十七、现金和银行存款设置日记帐，按照业务发生顺序逐日逐笔进行登记；有多种货币的还应按不同的货币分别设帐登记。十八、有价证券包括准备在一年以内变现的股票和债券，应当按照实际支付的款项登记入帐。实际支付的款项含有已宣告发放的股利或者应计利息的，应将这部分股利或者利息金额作为暂付款项，通过其他应收款帐户核算。有价证券的股利或者利息收入，以及有价证券售出或到期时所收到的款项与其帐面成本和已登记入帐的应收股利或者应计利息之间的差额，应当作为投资损益计入营业外支出或者营业外收入。十九、应收和预付款项按照不同货币分别设帐登记。企业计提坏帐准备，可于年度终了按照应收帐款、应收票据等应收款项，计提不超过3的坏帐准备。坏帐准备应当单独核算，并在资产负债表中作为应收款项的减项单独反映。年末应当计提的坏帐准备数额如果高于已提坏帐准备的帐面余额，可以按其差额补提足额；如果低于已提坏帐准备的帐面余额，应当按其差额相应调减坏帐准备的帐面余额。企业的坏帐损失，计入管理费用。实际发生的坏帐应当与坏帐准备先行冲抵。已经确认的坏帐，以后如果收回，应当相应调增坏帐准备或者冲减管理费用。对于坏帐的确认，按照国家有关规定办理。二十、存货应当按照实际成本登记入帐。购入的存货，以买价加运输、装卸、保险等费用、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用和应缴纳的税金作为实际成本；购入的商品以买价和应缴纳的税金作为实际成本。自制、自产或者自行开采的存货，以制造、生产或者开采过程中的各项实际支出作为实际成本。委托外单位加工完成的存货，以实际耗用的原材料或者半成品成本加加工、运输、装卸和保险等费用以及应缴纳的税金作为实际成本。盘盈的存货，按照原实际成本或者同类存货的实际成本入帐。二十一、存货的核算，一般采用永续盘存制。领用或者发出的商品、原材料、自制半成品和产成品等，采用先进先出法确定其实际成本；低值易耗品和周转使用的包装物在领用后采用一次摊销法，企业于投入生产经营时一次大量领用的低值易耗品，可以作为其他资产核算。二十二、存货需定期盘点，每月盘点一次。盘存数如果与帐面记录不符，应当于查明原因后及时进行会计处理，一般在年终结帐前处理完毕。盘盈的存货，一般应当相应冲减有关费用；盘亏或者毁损的存货，在扣除过失人或者保险公司等的赔款和残料价值之后，应当相应计入有关费用；其中，由于非常原因造成的净损失，计入营业外支出。第五章长期投资二十三、本企业的长期投资，是指向其他单位投出的期限在一年以上的资金，包括直接向其他单位投出的现金，实物和无形资产，以及购入的不准备在一年以内变现的股票和债券。长期投资应当单独核算，并在资产负债表中单列项目反映。二十四、拨付独立核算，不独立纳税的附属企业的资金，应通过拨付所属资金进行核算，在资产负债表长期投资类下单列项目反映。拨付所属资金应当按照实际拨付的金额或者实物、无形资产等的帐面价值登记入帐。第六章固定资产和在建工程二十五、企业的固定资产应当单独核算，并在资产负债表中单列项目反映。以融资租赁方式租入的固定资产在未取得所有权之前，应当另行核算；以经营租赁方式租入的固定资产，应当在辅助性备查帐中登记，并在资产负债表的附注中予以说明。二十六、固定资产应当按照原价登记入帐。投资人投入的固定资产，以合同、协议或者企业申请书和验收清单中所列金额加由企业负担的运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为原价。购入的固定资产，以买价加运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为原价。自制、自建的固定资产，以制造、建造过程中的实际支出作为原价。以融资租赁方式租入的固定资产，以合同规定的价款加由企业负担的运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为原价；合同规定的价款中包含了价款利息和手续费的，一般应将利息和手续费从原价中扣除；如融资租入的固定资产价值不大且期限不长，利息和手续费也可不单独核算。接受捐赠取得的固定资产，以按照本制度的规定确定的价格加由企业负担的运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为原价；如系旧的固定资产，还应按新旧程度估计累计折旧。盘盈的固定资产，以重置完全成本作为原价，并按新旧程度估计累计折旧。因扩充、更换、翻新和技术改造而增加价值的固定资产，按照所发生的有关支出增加固定资产原价。需要安装的固定资产，其安装费用一并计入原价。二十七、固定资产的折旧采用直线法。固定资产的应计折旧额按照固定资产的原价和分类折旧率计算。固定资产的折旧率根据固定资产的原价、估计残值和使用年限计算确定。估计残值为原价的10。固定资产应当自投入使用月份的次月起，按月计算折旧；停止使用的固定资产，自停止使用月份的次月起，停止计算折旧。固定资产折旧足额后，仍可继续使用的，不再计算折旧；提前报废的，不补计折旧。因扩充、更换、翻新和技术改造增加价值而调整原价的固定资产，应当根据调整后原价、已计折旧、估计残值和尚可使用年限计算折旧。筹建期间用于本企业工程施工的固定资产，可以在工程竣工时一次，也可以在工程施工期间按期计算折旧，并计入有关工程成本。在筹建期间使用，但与工程施工不直接有关的固定资产的折旧，应当计入开办费。以融资租赁方式租入的固定资产以及以经营租赁方式租出的固定资产，应当计算折旧。房屋建筑物以外的长期闲置未用的固定资产，不计折旧。累计折旧应当单独核算，并在资产负债表中作为固定资产的减项单独反映。以融资租赁方式租入固定资产的累计折旧，应当另行核算。二十八、固定资产每年盘点一次。盘存数如果与帐面记录不符，应当于查明原因后及时进行会计处理，一般在年终结帐前处理完毕。盘盈的固定资产，按原价扣除估计累计折旧后，计入营业外收入；盘亏的固定资产，按原价扣除累计折旧和过失人或者保险公司等的赔款后，计入营业外支出。在企业工程施工中发生的固定资产盘盈或者盘亏，应当计入有关工程成本。由于出售、报废或者毁损等原因而发生的固定资产清理净损益，应当计入营业外支出或者营业外收入。在企业工程施工中发生的固定资产清理净损益，应当计入有关工程成本。筹建期间发生的与工程不直接有关的固定资产盘盈、盘亏和清理净损益，以及由于非常原因而造成的固定资产清理净损失，应当计入开办费。二十九、本企业的在建工程包括施工前期准备、正在施工中和虽已完工但尚未交付使用的建筑工程和安装工程。在建工程应当单独核算，并在资产负债表中单列项目反映。筹建期间在一年以上、工程项目较多且工程支出较大的，可以分项目进行核算。在建工程应当按照下列方法登记入帐工程用材料，比照本制度第二十条的规定；待安装设备，比照本制度第二十六条的规定；预付工程款，按照预付的工程款项；工程管理费，按照实际发生的各项管理费用；自营工程，按照直接材料、直接工资、直接机械施工费以及所分摊的工程管理费等；出包工程按照应支付的工程价款以及所分摊的工程管理费等；设备安装工程按照所安装设备的原价、工程安装费用、工程试运转支出以及所分摊的工程管理费等。企业在筹建期间购入或投入不需要安装的设备，也可以通过在建工程核算。三十、在建工程发生报废或者毁损，在扣除残料价值和过失人或者保险公司等的赔款后的净损失，一般计入继续施工的工程成本；对于非常原因造成的报废或者毁损，其净损失在筹建期间计入开办费，在投入生产经营以后计入营业外支出。工程交付使用前因进行试运转发生的净支出，计入工程成本。在试运转中形成产品且可以对外销售的，应当以实际销售收入或者预计售价作为产成品成本，同时冲减在建工程成本。三十一、虽已交付使用但尚未办理竣工决算的工程，一般自交付使用之日起，按照工程预算、造价或者工程成本等资料，估价转入固定资产，并按照本制度第二十七条的规定计算折旧；竣工决算办理完毕之后，应当按照决算数调整原估价和已计折旧。第七章无形资产和其他资产三十二、企业的无形资产，包括工业产权、专有技术、场地使用权和其他无形资产，应当分别核算，并在资产负债表中分别列项反映。投资人投入的无形资产，按照合同、协议或者企业申请书中所列金额以及由企业负担的有关费用入帐；购入的无形资产，按照实际支付的价款入帐。三十三、无形资产应当自企业开始受益起按照规定的期限分期平均摊销。没有规定期限的，按照预计的受益期或者不少于10年的期限分期平均摊销。三十四、本企业的其他资产，包括开办费、筹建期间汇兑损失、递延投资损失以及需要分期摊销的其他递延支出，应当分别核算，并在资产负债表中分别列项反映。开办费按照企业在筹建期间发生的注册登记费、人员工资、差旅费、职工培训费、董事会费以及其他不计入固定资产和无形资产购建成本的费用金额入帐；筹建期间汇兑损失，按照企业在筹建期间的实际发生额入帐；递延投资损失，按照投出资产的实际作价与帐面价值之间的差额入帐；其他递延支出，按照实际发生的有关支出入帐。三十五、其他资产应当按照以下方法进行摊销开办费和筹建期间汇兑损失，自企业投入生产经营起按照不少于5年的期限分期平均摊销；递延投资损失，按照投资期限或者不少于10年的期限分期平均摊销；其他递延支出，按照预计的受益期或者不少于10年的期限分期平均摊销。第八章流动负债、长期负债及其他负债三十六、外商投资企业的流动负债，包括短期借款、应付款项、预收货款（预收定金）和预提费用等。短期借款、预收货款（预收定金）和预提费用等，应当分别核算；应付款项，应当按照应付票据、应付帐款、应付工资、应交税金、应付股利和其他应付款等分别核算。有多种货币的流动负债还应按不同的货币分别设帐登记。职工奖励及福利基金和其他负债性基金，视同流动负债进行核算。对于自年度资产负债表日起一年以上的应付款项，应当在年度资产负债表长期负债类下单列项目反映。三十七、本企业的长期负债，包括长期借款、应付公司债和融资租入固定资产应付款等，应当分别核算，并在资产负债表中分别列项反映。对于自年度资产负债表日起一年内即将到期的长期负债，应当在年度资产负债表流动负债类下单列项目反映。三十八、企业的其他负债包括筹建期间汇兑收益和递延投资收益等，分别通过筹建期间汇兑损失和递延投资损失等帐户核算。三十九、各种负债的利息应当按照约定的利率逐期计算。与购建固定资产等直接有关的利息，在所购建的资产尚未交付使用或者虽已交付使用但尚未办理竣工决算之前，应当计入有关资产的购建成本；其他利息，在筹建期间，应当计入开办费，在生产经营期间，应当作为本期费用。第九章投资人权益四十、本企业的投资人权益，包括实收资本、资本公积、储备基金、企业发展基金和未分配利润等，应当分别核算，并在资产负债表中分别列项反映。四十一、实收资本是指投资人按照合同、协议或者企业申请书的约定实际缴入的出资额。现金投资，按照实际存入企业开户银行的金额入帐；实物投资，按照合同、协议或者企业申请书和验收清单中所列金额入帐。无形资产投资，按照合同、协议或者企业申请书所列金额入帐。实收资本登记入帐后，如果与中国注册会计师的验资报告不符，应当按照规定进行相应的会计处理。四十二、投资人缴入的出资额，如果需要折合记帐本位币，在有关资产帐户中，按照本制度第五十四条的规定折合。在实收资本帐户中，按照合同约定的国家外汇管理局公布的外汇牌价（以下简称国家外汇牌价）折合；合同未作约定的，按照企业收到出资额时的国家外汇牌价折合。按照收到出资额时的国家外汇牌价折合记帐本位币的企业，如果登记注册所用的货币与记帐本位币不一致且投资人缴入出资额的时间不同，在实收资本帐户中，应当按照第一次收到出资额时的国家外汇牌价折合。投资人如果分期出资，其各期出资都应当按照第一期第一次收到出资额时的国家外汇牌价折合。由于有关资产帐户与实收资本帐户所采用的折合汇率不同而产生的记帐本位币差额，应当作为资本公积核算。外资企业一般按照企业收到出资额时的国家外汇牌价折合其实收资本帐户。四十三、中外合作经营企业依照有关法律、法规的规定在合作期间归还投资人的投资的，对已归还的投资应当单独核算，并在资产负债表中作为实收资本的减项单独反映。四十四、资本公积包括捐赠公积、资本折算差额以及资本溢价等。捐赠公积是指因接受现金或者实物捐赠而增加的投资人权益。现金捐赠，按照受赠的金额入帐。实物捐赠，对于附有发票帐单的，按照发票帐单所列金额入帐；无发票帐单的，参照同类实物的国内或者国际市场价格入帐。如受赠的系旧的固定资产，应当按照原价与估计累计折旧之间的差额入帐。资本溢价是指投资人缴付的出资额大于注册资本的差额。第十章成本和费用四十五、企业在生产经营过程中发生的物质消耗、劳动报酬及各项费用，都应当按规定计入成本、费用。企业在生产经营中所耗用的各项材料，应当按照实际耗用的数量和帐面单价计算，计入成本、费用。企业应付职工的工资，应当根据规定的工资标准、工资形式、奖励津贴等制度，以及工时等记录资料正确计算，计入成本费用；按规定支付的中方职工保险福利费用、退休养老基金、待业保险基金、住房补助基金以及国家对中方职工的各项补贴等，也应以工资项目计入成本、费用。企业在生产经营过程中所发生的其他各项费用，都应以实际发生数计入成本、费用。凡应由本期负担而尚未支出的费用，应当作为预提费用计入本期成本、费用；凡已经支出，应由本期和以后各期分担的费用，应当作为待摊费用或者递延支出分期摊入成本、费用。四十六、企业应当按照规定的成本项目和费用项目，汇集生产经营过程中所发生的各项支出。销售费用包括销售佣金、代销手续费、广告费、租赁费和销售服务费用，以及销售部门人员工资、差旅费、折旧费、修理费、办公费、物料消耗、低值易耗品摊销和其他经费。管理费用包括管理企业所发生的各项费用，包括公司经费、工会经费、董事会费、顾问费、诉讼费、交际应酬费、税金（包括城市房地产税和车船使用牌照税等）、场地使用费、技术转让费、无形资产摊销、其他资产摊销、坏帐损失、职工培训费、研究发展费和其他管理费用。财务费用包括利息支出（减利息收入）、汇兑损失（减汇兑收益）、金融机构手续费及其他因理财活动而发生的费用。营业支出包括业务经营过程中所发生的各项支出，可按照服务类别分别汇集。第十一章收入、利润及利润分配四十七、企业的营业收入，包括主营业务收入和其他业务收入，应当分别核算。主营业务收入，可以分为饭后店租金收入、非饭后店租金收入、管理费收入、各种劳务或者服务收入等。营业收入的实现，一般为服务或者劳务已经提供，价款已经收讫或者已经取得收取价款的权利。取得收取价款的权利，在委托银行收款的情况下，为向银行办妥托收手续；在委托代销的情况下，为收到代销单位的代销清单。采取产品分成方式的，以投资人分得产品为营业收入实现。采取分期收款销售方式的，可以按照合同约定的收款日期确定营业收入的实现。营业收入应当按照实际或者应予收取的款项登记入帐。销售退回应当从营业收入中扣除；销售折扣或折让应当单独核算，并在利润表中作为营业收入的减项单独反映。四十八、企业的利润总额，包括营业利润和营业外收支净额。营业利润为主营业务收入减去营业税金和营业成本后的毛利，再减去销售费用、管理费用和财务费用、加上其他业务利润的净额。其他业务利润为其他业务收入减去其他业务支出的净额。营业外收支净额为营业外收入减去营业外支出的净额。营业外收入包括投资收益、投资作价收益、固定资产盘盈、处理固定资产收益、罚款收入和以前年度收益等；营业外支出包括投资损失、投资作价损失、固定资产盘亏、处理固定资产损失、罚款支出、捐赠支出、非常损失和以前年度损失等。营业外收入和营业外支出应当分别核算，并在利润表中分别列项反映。四十九、企业一般应当按月计算利润。按月计算利润有困难的企业，经主管财政部门或国务院有关主管部门批准，可以按季或者按年计算利润。利润的计算，在年度内，采用表结法，年度终了，采用帐结法。五十、企业应当依照有关法律、法规的规定从所得税后利润中提取储备基金、职工奖励及福利基金和企业发展基金（外资企业可以不提企业发展基金）储备基金除经批准用于弥补亏损和增加资本，企业发展基金除经批准用于增加资本，其帐面余额不得减少。职工奖励及福利基金应当用于企业职工的非经常性奖励或者各项集体福利，其中形成的房屋、设施等资产，不得作为企业的财产。提取储备基金、职工奖励及福利基金和企业发展基金后的利润，为可供分配给投资人的利润。五十一、年终结帐以后发现的应调整本年度会计事项，应当在下年度有关帐户中进行调整，并在报表中作相应反映。涉及以前年度损益计算的，应当分别情况计入营业外收入或者营业外支出，或者调整未分配利润和应交税金帐户。五十二、企业本年的利润总额、应缴纳的所得税、提取的储备基金、职工奖励及福利基金和企业发展基金、分配给投资人的股利（包括本年分配的以前年度未分配利润），以及年初未分配利润、年初未分配利润调整数和年末未分配利润，均应当在利润分配表中分别列项反映。第十二章外币业务五十三、外商投资企业的外币业务，是指以记帐本位币以外的货币进行的款项收付、往来结算以及计价等业务。外币帐户，包括外币现金、外币银行存款、以外币结算的债权（如应收帐款、应收票据等）和债务（如应付帐款、应付票据、应付工资、应付股利等），应当与非外币的各该相同帐户分别设置，并分别核算。五十四、企业发生外币业务时，应当将有关外币金额折合为记帐本位币金额记帐。除另有规定者外，所有与外币业务有关的帐户（包括外币帐户和对应的非外币帐户）无论增加或者减少，均采用业务发生时的国家外汇牌价（原则上采用中间价，下同）作为折合汇率，本企业采用当月1日的国家外汇牌价的中间价作为折合汇率。五十五、每月终了，各种外币帐户（不包括按调剂价单独记帐的外币帐户）的外币月末余额，应当按照月末国家外汇牌价的中间价折合为记帐本位币金额。按照月末国家外汇牌价折合的记帐本位币金额与帐面记帐本位币金额之间的差额，作为汇兑损益，计入当期损益。筹建期间发生的汇兑损益，应当通过筹建期间汇兑损失帐户单独核算。同期汇兑损失和汇兑收益相抵后，如为损失净额，应当按照本制度三十五条的规定进行摊销，摊余价值在资产负债表其他资产类下单列项目反映；如为收益净额，其会计处理方法可以由企业在下列三种方法中选定1、自企业投入生产经营起按照5年分期平均转销；2、留待弥补企业生产经营期间发生的年度亏损；3、留待并入企业的清算收益。筹建期间汇兑收益的帐面余额应当在资产负债表其他负债类下单列项目反映。与购建固定资产等直接有关的汇兑损益，在所购建的资产尚未交付使用或者虽已交付使用但尚未办理竣工决算之前，应当计入有关资产的购建成本。五十六、在外汇调剂中卖出或者买入外币，应当按照实际调剂价记帐。卖出外币的实际调剂价与该外币帐户的原记帐本位币金额之间的差额，应在月末时按照本制度第五十五条的规定一并调整。买入的外币应当按照实际调剂价单独记帐，并在支用时按照帐面调剂价折合记帐本位币金额记帐。帐面调剂价可以采用先进先出、加权平均或者逐笔认定等方法确定。五十七、企业在销售业务中取得的外汇额度，应当在辅助性备查帐簿中登记，并在资产负债表的附注中予以说明。将该项外汇额度通过外汇调剂卖出取得的收入，应当作为汇兑损益处理。第十三章清算业务五十八、企业的清算业务，包括企业依照有关法律、法规的规定解散、终止进行清算时发生的财产作价及处理、债权债务的清理、清算费用及损益的核算和剩余财产的分配等。五十九、财产清算的作价方法，按照有关法律、法规，由清算委员会确定。六十、清算费用包括企业在清算过程中为进行清算工作而发生的各项支出。清算损益包括清算期间的继续经营损益、财产处理损益以及无法收回的债权和无法归还的债务等。清算损失与清算收益相抵后的净额与清算费用之和或差，为清算净损益，在资产负债表中单列项目反映。清算终了，如果为清算净收益，应当依照税法规定缴纳所得税。六十一、企业的剩余财产，应当按照规定进行分配。六十二、企业自清算开始，应当视作会计年度终了，按照本制度的规定，编制并报送会计报告。清算期间跨年度的，应当于年度终了，编制并报送资产负债表和清算损益表；清算终了，编制并报送自清算开始至清算结束的清算损益表和财产分配表。清算终了的会计报表的报送时间应当在企业注销工商登记之前。第十四章会计科目和会计报告六十三、企业的会计科目是参照财政部制定的外商投资旅游企业会计科目设置的。会计科目一般分为资产、负债、投资人权益和损益四大类，参照行业会计科目的规定分类顺序编号。六十四、本企业的会计报告包括会计报表和财务情况说明书。会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表以及利润分配表等有关附表。需要上报汇总的资产负债表、利润表和利润分配表，必须按照财政部制定的旅游企业会计报表格式及项目内容编制；其他报表可以由企业根据需要，参照财政部制定或者由财政部审核同意的行业会计报表格式及项目内容编制。财务情况说明书的主要内容包括1、投资总额、投资构成以及投资进度；2、资本变动情况；3、生产经营情况；4、盈亏情况及利润分配情况；5、资金变动及周转情况；6、外汇平衡情况；7、主要税费的交纳情况；8、财产的盈亏损废情况；9、会计核算方法的变更；10、其他有必要说明的情况。六十五、季度会计报表和年度会计报告应当分别报送主管财政部门、当地税务机关、企业主管部门以及投资人。年度会计报告还应当报送原审批机关。季度会计报表应当于季度终了后15天内报出，年度会计报告应当于年度终了后4个月内连同中国注册会计师的查帐报告一并报出。第十五章会计档案六十六、企业的会计档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报告、验资报告、查帐报告、财务会计制度以及与经营管理和投资人权益有关的其他重要文件，如合同、章程、董事会决议和长期经济合同等。六十七、企业必须按规定建立会计档案和档案管理制度。会计档案必须妥善保存，不得丢失损坏。会计凭证会计帐簿和月份、季度会计报表，至少保存15年。年度会计报告（包括清算会计报表）及其他重要会计档案必须永久保存。六十八、会计档案保存期满销毁时，应当抄具清单，经企业主管部门同意后销毁。销毁会计档案的清单应当永久保存。六十九、清算结束时，企业的会计档案一般应当移送原企业主管部门保存。移送会计档案的清单，应当抄报原主管财政部门。政策及执行程序档案名称生效日期政策号码修改日期部门财务部批准总经理主题采购制度及程序政策制定公司采购制度及程序目的当公司的业务运作进行时，采购部是负责公司一切物品的采购及服务的部门，公司一切所需求的物品必须经由采购部负责采购，公司不允许未经行政管理部门批准的任何购货行为，无论现金（零用金除外及非现金的交易，需用部门必须按照采购程序，经过审批手续后，由采购部办理。采购部要提供最新的市场信息的资料给需求部门，且采购部需要为各使用部门提供可靠的服务，搜集良好的品质的物料和供应商来配合公司的政策，采购人员必须对所有物品的数量、质量、价格、货源等加以控制，并能按各部门的要求，购入质优、价廉的货品从而达到最大限度的降低进货成本提高利润，节约资金之目的。采购程序一采购货品分类1货舱存货补充仓库管理人员应经常留意各种库存物品的存量的改变在物料的存量达到规定的补充线时，应及时提出补充要求，保障公司任何时间均有合理的物料供应。2部门新增的物品运作部门在业务所需时，须要新增设备或添加物料时，所需的采购工作在各部的采购申请获得行政办批准后，由采购部门进行洽购，以适应新的业务发展。3部门替换旧有设备或物品当公司的业务运作至一定周期时，操作设备，器材，用具，低值易耗品等物品，均需按情形更新，补充。4物品和饮料供应食物及饮料供应品因性质不同，且受客人流量和消费的影响，故每天都有极大的流量，加上品质方面的选定，需要厨房部，饮食部，采购部和成本控制部的合作，以便能以最佳的物料产出最好的食物和饮品，因此，其采购申请和程序与其他部门不同，除了批量的采购外，亦有每天补充用料的每日市场采购。5燃油和燃料6维修物料和工程零配件。7急用和零星用品二货舱存货补充，部门新增物品及替换旧有设备或物品采购申请及程序1采购申请11货舱存货补充各仓库的每项存仓物料均应设定合理的补充线，在存量接近或低于补充线时，即需要补充货仓之存货，货仓主管便需填写一份货仓补货表通知给有关部门，表内必须注明以上资料货品名称A平均每月消耗量B库存数量C最近一次订货数量D最近一次订货数量建议E提供本次订货数量建议F若有可能应随附样品有关部门查阅后需回复该项货品是否需要取消或补充，如有任何转变或更改，应予注明，然后送回货仓主管，货仓主管便可填写采购申请表送交采购部。主题采购制度及程序生效日期12部门新增物品若有部门欲增置新物品，部门主管应参照每年之预算有否包括等该项目在内，如没有预算，应连同有关报告和采购申请表一并送交采购部。13部门替换旧有设备或物品如部门欲替换旧有设备或物品，应先填写一份“固定资产，物品损失或损坏报告”给财务经理审批，经审批后，将一份损失或损坏报告副本和采购申请表送交采购部。2采购申请单21所有的采购申请必须填写一式四份采购申请单经部门主管核签后，整份共四页交给采购部。采购申请单一共四页，在经行政办批准后第一页收货部存档（存收货组准备收货）第二页采购部存档第三页财务部存档（应付会计核算）第四页部门存档22填写采购申请单时部门主管应注意的事项A货品名称，规格，数量及数量单位必须列明B如货物必须在指定日期前收到请注明C此申请单只限于部门主管签署D部门主管必须紧记，此申请单交往采购部之日起，采购部需要找供应商之报价，选择供应商，然后经财务经理及总经理批准方可发出采购订单，制造至送货需要一定的时间，故请各部门主管详细计划订货时间，及时发出申请表，以配合货品之应用。主题采购制度及程序生效日期3检定申请单当采购部收到采购申请单后，应作出以下覆查，以防错漏。31签署核对检定采购申请单有否部门主管签署及核对是否准确。32数量核对覆查存仓数量及每月消耗，决定采购申请表上之数量是否正确，因过多或过少都会产生很多不良后果。过多存货引起的问题有A流动资金减少而束缚于存货成本，B保险费及存货成本增加，C货品残变或过期的可能性而形成损耗，D货品有被盗之危险而招损存货不足引起的问题A出品产生缺项，令到客人不满或令整个预定的供应计划改变，影响业务素质和公司形象B匆忙的定单导致价格或品质上的不可预控，4供应商41联络供应商我们可以利用电话，传真或其他通讯途径联络供应商要求资料，报价及样品，供应商资料可从以下来源获得A营业代表的来访主题采购制度及程序生效日期B供应商目录及邮寄小册子C刊物或电话黄页，报刊上的广告D展览会E有关部门的介绍42选择供应商在采购方面，选择供应商是一项十分重要的环节，故我们选择供应商时要考虑以下条件A稳固财政最好选择有稳固财政能力的供应商，因这样对保持公司货品水准，数量及交货期有一定的保障，B品质的统一所选择的供应商必须符合公司要求的物品，令公司保持一贯稳定水准，C地区若品质或数量可以接收的话，最好选择本地的供应商，从而节省税项，运输及保险费用，且联系方便，易於随时检查合同的执行情况，D价格如所有供应商之货品，品质，数量及交货期都能符合公司要求，选择供应商便选择价格最低的一家，若品质条件不同则应与需货部门共同考虑，协商核定最符合公司要求的供应商，E维修保养如所购买之货品是需要日后有维修保养的，选择供应商便需要注意这一项，因好的维修服务能间接影响货品的性能和成本，采购人员应向工程部门咨询有关的自行维修的可能性及日后的保养维修方法，属于机电，器材等项目的购买，事先一定要向工程部门了解所购买物品能可否与公司的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。5报价单公司的制度，报价单需要最少三家作出比较，但要视货品质量和种类，和货源供应而定。主题采购制度及程序生效日期报价种类51口头报价口头报价只可接受于经常翻订，而质量价格与供应商最后一次订货完全相同，除每天市场采购外，其他采购业务应绝对避免。52书面报价这是最完善的报价方法，新置货品必须采用此种方法，其他采购业务应尽量以此种方法进行，以免临时发生变化，53投标方式对于价值大的工程项目，最好发出投标之邀请信给有潜力的供应商，并要求于指定日期内报价，过期作废，公司对于每一份报价要保守秘密以求取得公平竞争，择优选取。6物品评价及选择选择货品时，采购部需集中有关部门意见，并详细分析报价单中资料，以确保正确的选择。61样本测试A当需要某种货品时，采购部可要求供应商提供样品B样品交予需求部门进行种种测试及提供意见，例如布草洗涤的测试等C为求公平，供应商的名字无需提供给需求部门D在进行测试时，采购职员需在场证明E测试需由需求部门提供书面报告给采购部7议价通常物品的价值和数量较大时，我们可以和供应商作议价以进一步达成对公司较为有利的协议，而且我们不单可在价格方面洽谈，甚至物品的质量，交货期或一切细节，通过议价，价格可减低，这样，对公司有直接的利益，在以下的情况中是没有多大作用的，但是仍应尽力尝试。A小数值的购买主题采购制度及程序生效日期B唯一供应的来源C法律规定的价格D已定折扣之价目表E紧俏的市场商品8决定当一切步骤完成后，采购部便可将有关资料填写在采购申请单的适当栏目内，连同所有的报价单和推荐供应商之报告交给财务经理及总经理批准。9定购采购申请表一经财务经理及总经理审批后，交回采购部，采购部可按第2项的安排分派采购申请单给规定的部门，而采购人员应立刻准备采购单给供应商，及时进行采购物料。91采购定单采购定单乃公司正式给予供应商之授权文件，此份定单一式六份，而其中之供应商，货品内容资料，数量及价格必须与已批准之采购申请表相同。采购定单一式六份第一份供应商第二，三份采购部第四份会计部第五份收货部第六份需求部门主题采购制度及程序生效日期A采购定单必须之资料货品供应商名称，地址及有关资料采购申请单之号码定单日期需求部门品名，质量，种类描述，数量，单价，交货期，运输方式及验收标准总值付款方法B采购定单中的有效签名采购定单中授权的有效签署处加盖公司的合同专用章外，另需按公司规定的分级授权加签，例如总值在10000元人民币以下，只需财务经理签字批准总值在10000元人民币以上，需要财务部经理总经理或授权之付经理签字批准92合同有关服务性质之要求，工程项目或高总值及数量大的物品之定购，我们可以用采购合同代替采购定单，采购合同是一份互相协定的有效法律文件，一经签署，双方便要遵守合同上的细则。A合同的目的买卖双方经由合同来确认双方的责任，保障双方利益合同经双方盖章及签署后，彼此各执一份以作为凭证，完善合同的效力合同足以约束买卖双方的行为，减少违约事件的发生，保障合同的有效执行主题采购制度及程序生效日期B工程合同细则应详细列明工作范围物料供应，安装家私设备规格，质量标准及验收标准和方法其他费用杂项开支，超时，利息，工人工资，保险等的承担完成工期和工程进度界定方法延期完工之赔偿保养期及维修事项的规定工程进度款，保障金等的付款方法和规定C物品或服务性采购合同细则应列明详细的采购项目标的质量，规格，数量，包装的规定交货期限，运输方法及交货地点付款细则和验收方法维修保养方法及收费保证的年限接受或拒绝货品程度和处理方法什么情形下可取消合同合同的权利（违约赔偿及其他权益保障）10其他101采购定单之跟踪当定单发出后，采购部需跟催整个过程直至满意收货以下情况乃采购部需要跟催的A货品未能依期交货B交货数量或品质与定单出入C新聘的供应商或改变供应商D唯一来源但有问题的供应商E供应商未能履行合同的责任102采购定单的取消A公司欲取消定单如因某种原因欲取消已发出之定单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能的问题及可行解决方法给财务经理决定解决办法。B供应商欲取消定单如供应商欲取消定单，采购部必须能够找到另一个供应商，并立即通知需求部门，为保障公司利益，供应商必须赔偿公司人力，时间及其他经济损失。主题采购制度及程序生效日期C违反合同合同上应已载明详细细则，若有违反，便应依合同上所载作处理。103收货收货乃收货组之责任，但采购仍对货品作出必要的检查，以保障公司购入适当货品，当送到的货品有问题时，数量不符，品质掺假，过时未到，采购部便需被即时知会，以作进一步行动。104档案储存要有完善的采购资料，必须有完善之档案储存，这样便有快捷之资料存查。主题采购制度及程序生效日期A采购部需存两份采购单，但档案储存编排便有不同之处一份是以顺号码方式排列，此档案资料永远保留。另一份乃依据部门划分，然后才依号码排列，一切有关文件需要连同一起，此档案保存三年后经财务部经理同意后可毁灭。B供应商及出品资料为方便随时提供资料予部门参考，采购部需将所有供应商目录，小册子储入档案备查。C价目记录每类货品备有一份详细的采购记录，该记录中将一切曾采购的供应商，价目，采购日期，折扣，数量清楚列明，以便日后作价格走势分析或重购时之存查。D存货及用量记录此记录乃由仓务提供，采购部可从报告中得知每月用量和存货，该等资料对采购部协助财务部预计未来用量以配合市场价，是很有帮助的。E供应商记录当选择供应商时，采购部需考虑其过去表现，如交货是否依时，服务水准，价格等，故此，此份记录便是记录供应商一切表现，方便采购部作参考及评价。F其他档案全公司有关技术性的图纸样本，印刷品等均需集中储存妥当，待有需要时翻查。注意为避免资料之遗失，借出之资料必须登记及退还。主题采购制度及程序生效日期四小额现金购买当物品的价格是低于议定的小额现金零用数量时，RMB100,00），各部门主管可自行先购，但必须先查看货仓是否有存货或代用品。当赎回现金时必须填写零用金单，连同发票一起交回财务部，经财务经理审批后，取回现金。五采购的德行因采购部是直接与供应商接触的部门，故其所聘用的职员必须有诚实，不偏私之作风，才可成功地处理其工作，为防止舞弊，除公司订立的员工守则内之有关规定外，下列各项规定采购部职员亦应严格遵守1严禁职员将公司资料或供应商资料外泄，以保供应商之间的公平竟争。2严禁职员收取供应商提供的任何利益3职员严禁与供应商除在公事联络外有任何私人（除正常社交活动外）往来4职员需以公正的态度，客观地处理每次选择5职员除获公司批准外，不得兼任其他任何职务，6职员在任职期间，禁止经营或以任何形式参与经营牟利或牟利之商业活动7职员应主动与业务部门联系，密切配合营业运作，要主动寻找货源8要确立货比三家的精神，即使是紧俏商品，除确属独家经营的情况外，亦应设法多找货源比较主题采购制度及程序生效日期9要对本身的工作有投入感，尽量做到对各项物料的来源和价格，心中有数，在工作上要注意快速，准确，节约，高质量的办事方向，以最低成本，购入最高质量的物料，所以事前的市场资料应有充分的掌握，10对客商和公司的员工要保持友善和礼貌的态度，公正廉明地完成每一项采购任务。六系统采购作业流程采购部的事物管理工作由采购经理负责，采购经理向财务经理负责，其职责包括1组织采购部人员进行采购工作，统一采购管理2进行市场信息调查，编制物价报告3控制采购行为，控制物料成本，节约资金支出4协助存货管理，避免库存积压5分析进货倾向，稳定货源供应，6协调质量控制，平衡物料比重，7调查同行作业倾向，支持厨房超前导向作业，8研究业务改良，提高作业效益。为了使采购部经理能顺利执行以上8项指标采购经理享有以下的工作职权1接受及办理行政办及财务审批同意的采购申请单的采购工作2拒绝及退回不符合规定的采购申请单3拒绝未经批准的采购要求4核查采购申请单，进行采购，报价工作，选择及建议选定供货商5在获得财务经理及总经理批准后，才能签订采购合同及采购确认文件6安排采购人员的采购工作7督导并评估采购人员的工作表现8严格要求采购人员遵守公司各项规章制度及采购纪律9控制及检查采购物料的质量，数量10拒绝接受不符合采购订单或其他采购文件指定标准的物料主题采购制度及程序生效日期采购部的工作流程市场资料搜集应尽可能在平时多做市场调查，掌握市场信息，对公司的各种物料事先掌握最新资料和供货渠道及价格，避免在使用部门提出要求后方才开始寻找货源和有关资料的被动情况。资料管理所有的市场供货资料，订货文件，采购记录等应集中由专人管理，避免造成分散，脱节，无法跟查，从而导致工作出现漏单，重复或中途搁置等情况。采购申请单的收单记录所有各部门送交的采购单应统一交由专人办理登记后，再交专人具体办理询价，议价，采购等具体工作。定价和建议供货商在完成询价和议价工作后，应进行比较报价，决定选择供货商，完成采购申请单内需要填写的各项物料的资料，交送财务经理和总经理批准。订货单和合同的发出在采购申请单获得必需的批准签署后，将送回采购部，并按以下部门分发；首联收货部二联采购部三联会计部四联申请部门主题采购制度及程序生效日期其中的三联和四联应在完成登记后即时发给会计部和申请部门，首联及二联则交采购部经理进行分派，按每张采购申请单的性质，制作采购订货单（一般市场和百货项目）和采购定单（进口，或大批量订货，或对方不接受订货合同单位的定购）或采购合同。在完成采购订货单，采购定单，或合同后，首联和前述三种定购文件的其中一种副本应即时交到收货部，作为收货授权文件，有关的定购文件的其他副联亦应交给采购部存档备查。到货核查收货组在每日完成收货工作后应将收货记录和相关的采购申请单首联和有关订货文件在送成本控制组前先交到采购部进行核查。经采购部核查加签后的收货记录等文件应即时送给成本控制办理入帐。订货单和合同的核查采购部应根据到货情况检查每张采购定单和合同的执行情况，并在该订货文件确已完成后在该订货文件上加盖“完成”字样的印章，以资分辨完成及未完成的采购事项的跟进，已完成的订货文件应按供应商区分存档备查。跟进采购采购部应对经办的工作养成凡事跟催跟办的习惯，不可找籍口放缓，拖迟，放弃，或以任何理由不予跟催，在确实有困难时应即时向上一级主管人员请示，要清楚认识到拖延任何一项采购要求都可能令公司蒙受不可估测的损失或在运转上灵。进口物料的采购；按公司规定，所有的进口物料的采购必须通过正常渠道按有关的正式手续去进行。根据现行的采购政策，只有在国内确实无法购买的项目，或国内未有可接受的代用品，或在国内购买的价格高于国外时方可办理进口采购，所有进口采购的办理由采购部经理执行，其程序如下1当采购项目无法在国内进行采购时，即转为国外采购，制作“采购申请单变更事项通知单”，正本通知申请部门，报经上级批准以后将采购申请单转采购部办理进口采购。2采购部在接到申请单后应填具专门送至供货单位的报价单，通知供货单位的负责人对所购物品进行报价和提供货品的有关资料。主题采购制度及程序包生效日期3采购部在收到供货单位的报价后应尽快办理采购申请单的审批，并同时办理有关的进口批文。4在采购申请单获得批准后应立即把采购订货单给供货单位，并跟催进境运输，到货报关，清关事项。5若在办理过程中有任何变更，仍应用“采购申请变更事项通知单”通知有关的申请部门。6在办理过程中要注意供货单位提供的货品是否和申请部门提出的要求相同，如有差异应立即与申请部门确定可否使用。七每月价格索引采购部对所需采购的一切物品应建立档案，设置目录，并随时登录变化的价格，每月底做出一份价目表，供各部门参考。主题采购制度及程度生效日期八年度报告每年年末采购部应写一份采购工作年度报告，就以下几方面内容予以说明1本年采购预算执行情况2超预算的原因3各项物品采购结构的变化4整体价格水平的变化5存货周转情况6各类合同执行情况7如何适应目前市场的变化8明年采购工作如何做政策及执行程序档案名称生效日期政策号码修改日期部门财务部批准总经理主题公司各部门现金支出申报程序政策加强资金预算管理，严格控制各项开支，避免不必要的浪费，保证各项经营工作顺利运行目的明确现金支出的申报程序及每期各项开支的范围，使资金管理制度化、程序化、规范化程序一、编制资金支出计划表1、每月月初5日之前，各部门根据实际需要按财务部提供的预算表格及要求编制出本部门的各项开支预算。“项目名称”栏填写需购置的物品或付费项目名称“计划金额”栏填写需购置的物品及付费项目的金额，凡能确定计划开支金额的可由部门填写，凡需购置的物品，价格金额不能确定的须提前报采购部门予以询价，之后计算出计划金额并填在“计划金额”栏“摘要”栏填制所购物品的用途及相关内容。2、资金支出计划表编制完毕后，部门经理须认真核对，力求全面、细致、符合实际，确认签字后报财务经理审核。3、财务经理须严格审核各项开支内容，对不符合要求的及与预算不符的项目可要求部门修改或取消，财务经理审核无误并签字后上报总经理审批。4、总经理签字确认后上报业主审批。5、业主同意并批准后，财务部即可按此预算执行。6、在预算执行过程中，对预算之外的各项开支且部门认为必须购置的需打报告说明原因并上报业主审批后方能支出。二、编制资金支出计划执行情况表每月各部门要编制上期资金支出计划执行表，对超预算支出的要说明原因。财务部对各部门上报的资金支出计划执行表进行审核后汇总，将当期的资金支出计划表及上期的资金支出计划执行表于每月10日