doc-上海电机学院档案工作规章制度汇编(doc121)-其它制度表格

立卷类目党委办公室1会议101党委会、党委扩大、党政联席会会议记录、纪要、决议、决定永久102以党委召开的会议、总支书记会会议记录纪要、决议永久103校级领导班子民主生活会会议记录、汇报材料永久104党委负责同志在校内会议上的重要讲话稿及有关材料长期105党委召开的民主协商会、座谈会、通报会等记录及整理材料长期106党委负责同志参加上级召开会议带回的重要文件及其在会议上的发言稿等长期107党委办公室召开的会议记录长或短2综合管理201上级及本校党委指示、规定、通知、职责、制度长期202党委工作规划、计划、总结永久203党委大事记永久204各党总支、直属党支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料长期205党委办公室编印的内部刊物长期206重要群众来信来访及处理材料长期3秘书工作301党委办公室来往公函、请示、报告、通知、批复长或短302党群系统起用印信、印模等材料永久4保密工作401上级、本校党委对保密工作的指示、规定、通知、条例及执行情况的文件、材料长期5重大活动形成的声像载体材料长期纪委（监察处）1综合管理101上级、本校对纪检工作的指示、规定、通知、职责、制度等长期102本校纪委工作计划、总结、报告、批复永久103纪委会会议记录长期2廉政建设201本校党风情况的调查、汇报材料及党风建设方面的文件材料长期201党纪检查及违纪处理形成的文件材料长期203信访工作中涉及重大事（案）件的有关材料长期3案件审理301立案专项调查的违纪案件审理形成的文件材料永久4监察工作401上级、本校有关监察工作的指示、规定、通知、制度等永久402本校监察工作计划、总结、调查报告、批复等永久403监察活动形成的文件材料长期对内部行政管理法规、办法的监察意见等长期对违纪、违规检察的处理意见等长期5、统计501纪检工作重要统计及永久502检察工作重要统计及报表永久6、重大活动形成的声像载体材料长或短党委组织部1综合管理101上级、本校组织工作的指示、制度等长期102本校组织工作计划、总结、报告、调查材料永久2机构、编制201组织机构增设、合并、撤消等文件材料永久202党务及政工系统人员定编、定岗等文件材料长期3干部管理301上级本校关于推荐、招聘中层以上干部的文件材料及任免决定、通知等永久302党总支、直属党支部换届选举的通知、报告、批复等文件材料长期303中层以上干部名册永久304本校推荐市、区党代会、人大代表政协委员等形成的文件材料永或长305上级、本校有关选调中青年干部到基层锻炼、培训等文件材料、名单长期4党员管理401党员组织生活的规定及形成的有关重要材料长期402党籍处理、党龄计算等规定及有关材料长期403党员奖惩形成的文件材料长期404预备党员转正、取消资格及党员退党人员名单和文件材料长期405党员教育形成的文件材料党员培训计划、名单、总结长期支部书记及中层干部培训班或学习班的计划、名单、总结和上报材料长期党课教育计划、总结等长或短406党员管理工作的规定及材料长期407出国、出境等党员管理的规定及有关材料长期5统战工作501上级、本校关于统战工作的指示、规定长期502统战工作计划、总结、报告长期503各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期504统战工作重要会议记录、纪要长期505组织各界人士活动的材料长期6统计工作601党组织及党员统计报表永久602党费统计报表长期7重大活动形成的照片、录音、录像、磁盘、光盘载体材料长期党委宣传部1综合管理101上级宣传工作指示、规定、通知、职责、制度等长期102本校宣传工作计划、总结、报告等永久103党委中心组学习记录长期104各报刊对本校新闻报道的剪辑永久105上海电机学院学报长期2精神文明建设201教职工思想政治教育工作计划、总结长期202教师、职工、学生思想动态及情况反映长期203对典型人物调查、宣传、学习形成的文件材料长期204上级、本校关于精神文明建设等文件材料长期20520052006校园文化建设行动计划长期3德育教育301上级、本校德育教育工作指示、规定、通知等长期4学校重大活动的照片、录音、录像、磁盘、光盘等载体的材料永或长5其他工会1会议101教职工代表大会请示报告及批复、大会工作报告、决议、总结、领导讲话、大会主席团名单、代表名单、候选人情况介绍、选举办法及结果报告、上级批复永久大会计划、通知、议程、大会简报、情况汇报、列席代表名单、贺电、贺信、提案及办理情况长期工作人员名单、工作证、选票式样、小组会议记录短期102工会会员代表大会的有关文件（通知、名单、工作报告、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话、提案及处理意见）2综合管理201上级、本校有关工会工作的指示、规定、通知、职责、制度长期202本校工会工作规划、计划、总结长期203会议记录长期3机构设置301工会组织机构设置及校（部门）两级工会干部任免决定、名册永久302工会委员名册长期4表彰401校级以上先进集体、劳动模范、先进工作者、优秀教师等名单及申报材料长期402评选教书育人等先进人物的文件及事迹材料长期5工会活动501宣传、教育文件材料长期502组织教师节活动材料长期503组织文体活动材料短期6职工教育601职工继续教育的指示、规定长期602职工教育的计划、总结、名单长期7统计701工会工作统计年报永或长702工会财务预算、决算永久8退管会工作形成的文件材料长期9重大活动形成的声像载体的材料长期团委1综合管理101上级、本校关于共青团工作的指示、规定、通知、职责制度长期102学校团委工作计划、总结、报告长期103大事记、会议记录长期104团委编印的内部刊物长期2机构设置、干部任免201团组织设置情况、团总支（分团委）组成等文件材料长期202学生会机构设置及组成人员名单等文件材料长期203干部任免长期3团员管理301团员组织活动形成的重要材料长或短302入团、离团、退团及团员名册长期303团员及干部培训、学习班等材料长期4奖惩401团内表彰工作形成的文件材料长期402团内处分决定、通报等文件材料长期5学生会工作501学生会形成的文件材料长期502勤工俭学及社会实践形成的典型材料长或短503重大社交活动和校园文体活动形成的有关材料长或短6统计601团委、学生会统计年报报表永久7重大活动形成的声像载体材料长期校长办公室1会议101校长办会议记录、纪要永久102学校办公会会议记录、纪要长期103校领导在全校性会议上的重要讲话稿及有关典型发言稿永或长104校庆活动材料计划、报告、批复、领导讲话及主要发言稿长期请柬、来宾名单、签名册；留言、题词、贺信、贺电等长或短2综合管理201上级、本校有关学校工作的指示、规定、通知、职责、制度永或长202本校颁布的决定、通知、通告、布告、通报等永或长203校领导参加社会活动的讲话稿永或长204校领导参加上级主管部门工作会议带回的文件材料长或短205上级领导来视察工作时的指示、谈话记录、重要简报等永久206学校大事记永久207校办编印内部刊物永或长208法人年鉴申报材料永久3秘书工作301调查研究形成的重要材料及报告等永或长302电机学院历史沿革、学校情况介绍永久303印章的刻制、启用等材料永久304校长办公室名义办理的重要公函长或短305接待信访工作材料长或短4横向联合401校际联合办学等形成的文件材料长期402本校与启事业单位联合办学等形成的文件材料长期5档案工作501上级、本校档案工作指示、规定、通知、制度等长期502本校档案工作规划、计划、总结、报告等长期503档案人员培训及业务指导等工作的文件材料长期504档案工作考核评估、评优等文件材料长期505档案室编纂材料永久506档案移交及档案鉴定销毁审批材料、清册永久507档案事业统计表永久6校友会工作601校友会工作形成的文件材料长期602校友接待、来往重要信函等材料长期603校友会编印的内部刊物长期7校史701上级、本校有关编史修志的计划、通知等文件材料长期702校史、年鉴等编写材料及出版专著永久8统计801学年基层报表永久803数字汇编及重要统计资料永久9重大活动形成的声像载体材料永或长10其他1001区人民代表换届选举的文件材料及代表名单长或短人事处1综合管理101上级、本校关于人事工作的指示、规定、通知、职责、制度等长期102本校关于人事工作的规划、计划、请示、批复、总结等永久2人事、编制、机构、干部201副科级干部的任免长期202上级对本校教师、职工的定编、增编指标、本校对各类人员定编等文件材料长期203干部录用、调配、计划、报告、请示、批复等长期204学校教职工名册及更迭情况永久3队伍建设301上级、本校对教师及其他人员进行培训工作的规定、计划、总结等方面的文件材料长期302上级、本校有关教师专业职务评定方面的文件材料长期303上级、本校有关各类专业人员技术职务评定方面的文件材料长期304聘请兼职教授专家形成的文件材料永久305人员引进、流动及招聘工作方面的文件材料（包括任期合同）长期306教师、科技人员、管理干部培养提高方面的文件材料长期307工人培训、等级评定等文件材料及名单长期308有关选拔学科梯队教师（专家）的文件材料及名单永久4劳动、工资401上级、本校有关工资调整、晋级的文件材料及调资人员名单永久402有关校内工资制度、实施等文件材料长期403有关教职工退休方面的文件材料长期404使用全民所有制合同工形成的文件材料长期405教职工工龄、岗位（职务）津贴及有关人员生活补贴等文件材料长期406上级、本校有关教师、职工福利待遇的文件材料长期407上级、本校有关烈属抚恤、残废军人福利待遇方面的文件材料长期5奖惩501有关教职工奖励、处分等方面的文件材料长期6老干部管理501上级、本校关于老干部、离休工作的指示、规定、通知、制度等长期502本校老干部工作计划、总结、报告长期503离休老干部待遇、工龄计算等文件材料长期504离休干部名册及统计报表长期7统计601人员编制、劳动工资报表永久8重大活动形成的声像载体材料永或长9其他审计处1综合管理101上级、本校关于审计工作的制度、规定、指示及通知等长期102本校审计工作的计划、总结、报告、批复等永久2审计工作201审计工作形成的文件材料长期1经济合同审计意见等材料长期2违项审计意见等材料长期3离任经济责任审计材料长期4科研经费审计材料长期5专项审计材料长期202领导交办的审计工作形成的文件材料长或永1财务决算审计材料长期2专项审计及专项审计调查形成的文件材料长期203审计工作中来往的重要信件、函件等长期3统计301审计工作统计报表永久4其他保卫处武装部1综合管理101上级、本校关于保卫处工作的指示、规定、通知、职责、制度长期102本校保卫工作的计划、总结、报告长期103本处编印的内部刊物长期2保卫治安201治安保卫工作的通知、通报、情况汇报短期202涉外保卫工作的文件材料短期203治安保卫工作的检查、评比、表彰材料长期204开展法制、安全教育的文件材料短期3案件审理301案件调查、复查、结案及处理材料永久4消防工作401消防工作的文件材料短期5其他501有关综合治理方面的政策、制度等文件材料短期6人武部601上级、本校对人武、人防工作的指示、规定、通知、制度短期602学校人武部工作计划、总结、调查报告短期7军事训练701上级、本校有关军训工作的指示、规定、通知短期702学校军训工作计划、总结、报告、批复短期8征兵工作801上级、本校关于征兵工作的指示、规定等文件材料短期802征兵及预备役情况登记表长期803复员、转业、退伍军人名册长期后勤保障处1综合管理101上级、本校关于后勤管理工作（包括总务管理、固定资产管理、基建工程）的规定、指示、通知、职责及承包合同长期102本校关于后勤管理工作的计划、总结、报告长期103本处编印的内部刊物长期3房地产、水电、维修管理301上级、本校有关房屋、土地、家俱等资产管理工作的规定、通知等长期302本校申请建、修、改造房屋及添置家俱物品所需物资的报告、批复等长期303固定资产清查形成的文件材料及清册、统计报表长期304有关土地、房屋资产征用、调拨、交换等文件材料永或长305老校区置换工作形成的文件材料永久4校园绿化、卫生401上级、本校有关校园绿化、卫生管理工作的规定、通知等文件短期5基建类（具体可参见基本建设类档案归档范围及保管期限表）501综合管理上级、本校关于基本建设工作的规定、通知、职责、制度等长期基建工作规划、计划、总结、请示、批复长期全校性总体规划、设计总平面图永久水电气管道分布图永久全校地质勘察、地形测量材料长期502可行性研究阶段的文件材料管理永久503设计工程文件材料管理永久504施工阶段的文件材料管理永久505竣工验收阶段的文件材料管理永久图书馆1综合管理101上级、本校关于图书馆工作的规定、通知、制度等长期102图书馆工作规划、计划、总结、报告长期3业务管理301本馆概况介绍及业务工作形成的文件材料长期302国内外书刊的订购计划报告、批复及实施情况长期303有关书刊处理、调拨、销毁等的请示、批复及清册长期4经费管理401年度图书经费的分配、追加及使用等文件材料长期5统计501本馆年度统计报表永久信息化办公室1综合管理101上级、本校有关信息工作、网络管理工作的通知、规定、制度等长期102“校园网“建设的文件材料协议、图纸等长期发展规划处1上级有关规划工作的文件长期2本部门的工作计划、总结长期3电机学院“十一五”发展规划永久4电机学院发展规划（20062015）永久5专项规划长期学科发展规划人力资源发展规划科研发展规划校园建设规划6发展战略研究形成的文件材料长期7发展战略咨询委员会会议记录及换届工作形成的文件材料长期新校区筹建办公室1新校区筹建前期工作形成的文件材料永久2新校区建设会议记录、大事记等永久3新校区建设项目建议书永久4新校区建设形成的基本建设档案永久5有关新校区筹建的电子、声像载体的材料永或长杨浦校区综合办公室1杨浦校区工作计划、总结长期2杨浦校区牵头召开的会议记录长期昂电公司1综合管理101上级、关于校办产业工作的通知、规定、职责长期102本公司工作规划、总结、报告长期103本公司内部管理规定长期104董事会会议记录长期3公司管理301有关更换营业执照的文件及执照复印件等永久302税务登记材料长期303整顿验收形成的文件材料长期304公司与学校签订的承包合同及协议长期305有关对外联合协作材料及经济纠纷方面的文件长期4财务管理401本公司的分配办法及实施方案长期402财务档案（电机学归档范围及保管期限表）会计报表会计帐簿会计凭证工资清册5统计501各类统计报表长期6其他财务处1综合管理101上级、本校关于财务工作的制度、规定、通知等长期102本校财务工作计划、总结、报告及上级批复等永久103税务登记材料长期2经费管理201上级、本校下达、上报各项经费预算、决算的通知、报告及批复等永久2011上级、本校上报、下达的各项经费预算的报告及批复通知永久1关于教育事业费预算的报告及下达通知2关于科学事业费预算的报告及下达通知3关于“科技三项费“项目及资金指标的报告及下达通知4关于其他专项经费的报告及下达通知5本校下达各部门年度经费预算的通知2012本校季度、年度财务报告及上级下达的决算通知和决算批复永或长202上级、本校有关财务开支及收费的规定、通知等长期203上级、本校有关外事经费收支及管理的规定、通知、报告、批复等长期204上级有关筹集、征收各类款项的规定、通知及本校的实施文件材料长期205本校有关贷款减免税收的请示、报告及上级批复长期206上级有关预算外资金管理的通知长期207上级有关住房基金管理通知长期208上级有关房屋修缮和仪器购置的通知长期3业务管理301上级、本校关于会计核算方面的规定、通知等长期302上级、本校关于国有资产管理的规定、通知等长期303上级、本校关于税收方面的规定、通知等长期304上级交办的财务工作及本校办理情况的文件材料短期4统计401财务工作统计报表永久5财会档案（见财会档案归档范围及保管期限表）501会计报表502会计帐簿503会计凭证504工资清册6其他教务处1综合管理101上级、本校关于教学工作、的指示、规定、通知长期102教务处工作计划、教学简报及教学工作会议记录、纪要永久103本科专业建设指导与合作和专科教学指导与合作委员会会议记录长期2教学工作201教学计划、教学大纲的文件永久202修订、调整专业目录及专业申报、批复等文件材料永久203教学改革、教学成果、教材建设的文件材料永久204课程建设的文件材料永久205有关教学评估文件材料永久207有关毕业设计、创新实践、学习竞赛等文件材料长期208有关文化素质教育的文件材料长期209各专业期末空白试卷短期3重点学科重点实验室建301上级、本校关于重点学科建设文件材料永久302上级、本校有关本科实验室建设的文件材料永久303实验室项目论证的文件材料永久304校外实践教学基地建设的文件材料长期305高地建设形成的文件材料长期4教务工作401有关教务管理的通知等文件材料及校历长期402有关教务工作的文件材料长期5成绩管理501学生成绩总册6统计601教学、教务工作统计报表长期7有关教学、教务工作形成的声像载体材料长期8其他党委学工部（学生处）1综合管理101上级、本校关于学生工作的指示、规定、通知、职责、制度等长期102学生工作计划、总结、报告长期2学籍管理201上级、本校学籍管理的文件材料长期202在校学生人数统计、新生入学分班名册永久203发放毕业证书名单、编号（含结业生）永久204有关代培学生的合同、协议等长期3学生管理301学生学籍变更材料（休学、复学、转学、退学）长期302学生奖励材料文件材料（优秀学生、先进班级）长期303各类奖学金申报、评审、授奖等文件材料及名单长期304优秀毕业生申报材料长期305学生处分材料（警告以上）长期306上级、本校有关学生助学金、困难学生补助金等评定工作的规定、决定等长期307学生思想建设方面的文件材料长期4统计401学生工作各项统计表长期5辅导员工作501辅导员队伍建设形成的文件材料长期6重大活动形成的声像载体的材料长期招生就业处1综合管理101上级有关招生、就业推荐工作的通知、规定长期102本校招生、就业工作的计划、总结、报告、通知等长期2招生工作201本校招生计划、生源计划及统计表长期202招生简章、简报等宣传材料长期203新生录取材料及录取名单长期3就业工作301派遣名册永久302毕业生跟踪调查和信息反馈材料长期4统计401学生招生、就业工作统计表长期5其他继续教育学院（培训处）1综合管理101上级、本校关于成人教育、培训工作指示、规定、通知、职责、制度长期102本校成人教育工作的规划、计划、总结、报告长期103本院编印的成人教育内部刊物长期2招生工作201上级下达成人教育高等招生计划长期202成人高等教育招生简章、工作计划、规定、通知等长期203成人高等教育录取工作通知、录取名单永久204合作培养、联合办学协议、名单等文件材料长期3教学工作301新专业申请、批复、专业归口等材料永久302课程建设、规划材料长期303复习大纲及成人考试命题、阅卷等方面的文件材料长期304关于成人教育教学质量评估与检查等材料长期305聘请教师工作的材料长期4学生管理401学生成绩总册、学籍卡片（登记表）永久402有关办理学籍、成绩及学历证明等形成的材料长期403学生入学与班级名册长期404有关毕业生、结业生工作的材料及名单永久405违纪学生处分材料长期406优秀学生奖励材料长期407成绩考核办法及有关证明长期5培训工作形成的文件材料501上级关于非学历教育的文件长期502培训工作计划、总结、制度等长期502办班审批表及审批材料长期501建设华宁职业技术培训学校的文件材料长期502与企业、学校、培训机构建立合作关系形成的文件材料长期6其他上海电气李斌技师学院1综合管理101上级关于技能培训工作的通知、规定长期102本院工作计划、规划、总结、制度等长期103院务委员会记录长期104信息快报长期105上级领导、外单位来访形成的文件材料长期106合作办学的协议、合同等长期2教学工作201教学计划、教学大纲长期202课程、教材建设的材料长期203教学质量评估与检查等材料长期204典型教案、重要备课记录等方面的文件材料长期205培训机构年检申报材料长期3教务管理301招生简章、学生名册（按班级）长期302领取证书的签收单长期4职业技能鉴定工作形成的文件材料长期5技能大赛形成的文件材料及声像载体材料长期工程训练中心1综合管理101上级、本校关于教学实习技能鉴定工作的通知、规定长期102本部门工作计划、总结、规章制度长期103学生实习手册长期2教学工作201实习教学大纲、实习计划长期202自编教材、实习教材使用目录长期203教案、实训、成果、评分标准等长期204授课计划、实习安排短期204实训、实验室建设材料长期3培训工作301招生简章、学生名册长期302教学计划、课程安排长期302领取证书的签收单永久4经费管理401各种实习经费预算长期5技能鉴定工作形成的文件材料长期6统计601教学实训、实验室建设等工作统计报表长期503招生简章、学生名册、成绩单长期504培训班教学计划、课程表长期二级学院（中心、系）1综合管理101上级、本校对本学院工作的通知、规定、批复及本院的请示、报告等长期102本院、系党政工作规划、计划、总结及主要规章制度长期103本学院、系党政会议记录长期104本学院、系编印的内部期刊长期2组织工作管理201党总支换届选举的报告、批复等材料长期202党员教育及发展工作等形成的文件材料长期203本院、系机构设置、人员编制及考核等文件材料长期204科级干部任免及教研组（教研室）以上干部名册长期205教师职务资格评聘、人员招聘及培训工作等文件材料长期206教职工奖励、表彰及处分的决定等文件材料长期3教学、科研工作301本院、系学科（专业）发展及重点学科（专业）建设工作形成文件材料长期302有关学科（专业）评估的通知、报告等文件材料长期303本院、系有关科技工作管理及成果鉴定等形成的文件材料长期304课程（精品）、教材建设形成的文件材料长期305毕业设计、毕业论文长期306学生试卷样本、试卷答案长期307产学研合作材料长期4实验室与设备管理401有关实验室管理的文件材料长期402有关实验室与设备工作规划、统计报表的文件材料永久5学生管理501本院、系有关学生思想政治工作的计划、总结及典型的调查汇报材料等长期502有关学生奖学金申报材料及名单长期503有关助学金、特困补助等评定、发放工作形成的文件材料短期504有关学生表彰、奖励及处分的文件材料长期505学生运动会形成的文件材料长期6培训工作601招生简章、学生名册长期602教学计划、教材使用目录长期603领取证书签收名册永久7重大活动形成的声像载体材料长期8其他科技产业处1综合管理101上级、本校关于科研工作的指示、规定、通知、职责、制度长期102上级、本校关于科研工作的规划、计划、总结、报告永或长104科技产业处编印的内部刊物长期2科技成果管理201上级、本校有关科技成果管理工作的文件材料长期202参加校外科技工作会、技术评审会、论证会的有关文件材料短期203申报科技成果评审鉴定工作形成的文件材料长期204上级、本校有关申报科研成果奖方面的文件材料长期205推广应用与转让科研成果目录及有关材料永久206科研成果简介汇编永久3科研经费管理301上级、本校有关下达、使用科研事业费的文件材料长期302上级、本校有关科学基金的文件材料长期303上级、本校有关科技贷款的文件材料长期4学术活动401参加国内、国外学术活动的来往文件长期402科技协会、学会的有关文件材料短期403本校学术月活动形成的文件材料短期404本校学术委员会的组织条例、组成人员名单及有关文件材料长期5电世界创刊60周年庆典活动长期6统计601科技工作统计报表永久7校产管理701上级、本校关于校办产业工作的指示、规定通知、职责、制度等长期702本校关于校办产业工作的规划、总结、请示、批复等长期703校产与校直属企业签订合同、协议长期704上级、本校关于财务、税收、统计等长期8学报工作801综合管理上级、本校有关学报编辑、发行、出版工作的规定、通知、职责、制度等长期学报编辑部工作计划、总结、报告等长期802编辑出版（参见出版类档案归档范围及保管期限表）上级、本校有关稿酬发放的规定、标准等短期上机、本校关于编辑、发行、出版评优工作形成的文件材料长期更换出版许可证的文件材料永久803学报编辑统计报表永久9科研项目形成的文件材料依据（参见科研类档案归档范围及保管期限表）10重大活动形成的声像载体材料高等技术教育研究所1综合管理101上级、本校关于高教工作的指示、规定、通知、职责、制度长期102高教研究所工作计划、总结、报告等长期2高等教育研究201对本校有关学科（专业）及课程开设研讨、论证等文件材料长期202本校教育科学研究工作文件材料（包括课题、设计、任务书、协议书、成果评议、优秀教材论文等文件）长期203高校召开教育研讨会形成的文件材料短期204高等教育高校协作组形成的有关文件材料短期3出版（参见出版类档案归档范围及保管期限表）301上级、本校有关编辑出版高教刊物的文件材料长期302本校技术教育信息长期4上海职教论坛秘书处工作形成的文件材料短期5其它资产管理处1综合管理101上级、本校有关设备管理工作的通知、规章制度长期102本校设备工作计划、总结、报告、调查材料长期103本校设备购置计划及经费分配方案长期104实验室装备建设、管理及两级管理岗位责任目标等工作形成的文件材料长期2设备项目依据性文件201申购报告、计划、论证报告长期202上级或主管领导批复和准购的批示长期203定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等长期204进口设备过程中有关的技术商务文件长期205开箱记录及装箱单长期206安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期207验收报告、及文件材料长期208索赔来往函件及结果文件长期3设备保管使用文件301设备说明书及全套随机文件材料与设备共存302使用、检修、故障事故记录（设备履历书）与设备共存303重大事故的调查分析及处理意见与设备共存304技术改造和开发过程中形成的技术文件材料与设备共存4统计401教学设备统计报表永久外事处（港澳台办公室）1综合管理101上级、本校关于外事工作指示、规定、通知、职责、制度长期102本校关于外事工作规划、总结、制度、报告永久103外事工作会议材料长期104中外合作办学评估工作的文件材料长期2出国（境）201上级对出国（境）人员的指示、规定、通知等长期202本校出国考察、培训的文件材料及名单等长期203出国（境）人员考察、访问材料长期204上级本校出国留学学生入学的通知及本校的请示、报告、批复永久3来校301接待工作计划、总结、情况汇报等文件材料短期302接待外国专家来校讲学、参观交流的材料长期4国际合作与会议401上级有关校际交流、合作工作的指示、规定、通知等文件材料长期402本校与国外高合作办学形成的文件材料长期203聘请外藉教师的文件材料长期404双方互赠的礼品、纪念品长期5港澳台工作形成的文件材料6统计601出国人员情况统计表长期7重大活动形成的声像载体材料永或长立卷类目说明立卷类目也称归档类目或立卷方案，是各个部门在每年初根据本部门工作活动的规律、预计该年度可能形成文件的类别和数量，主要依据各部门文件材料的归档范围，拟制出来的归卷条目，作为平时文件材料立卷的指南。归档类目主要有类和条款组成，每一条款准备一个文件夹（或卷盒），将立卷类目中的条款和顺序号打印在纸条上，贴在准备好的文件夹背上。文件夹按条款的顺序排放，文件处理完毕后，将文件“对号入座”归入相应的文件夹内，并在收（发）文登记簿上注明文件存入的文件夹，以备查找。以下是二级学院立卷类目的范例，学校内各部门可根据本部门形成的文件材料的实际情况和归档范围，制定自己的立卷类目。党群类（DQ）DQ11党务工作方面的文件材料（包括本院党总支、直属党支部工作计划、总结、报告等）DQ14学生思想政治工作方面的文件材料（包括本院有关学生思想政治工作的计划、报告、典型调查材料、学生政工人员名单等）DQ17共青团工作方面的文件材料（包括本院团总支的工作计划、总结和开展重大活动的材料、团员名册、声像材料）教学类（JX）JX13111有关行政管理、教学管理的文件材料（包括本院的计划、总结、报告、规章制度和统计材料）JX13112有关教学改革方面的文件材料JX13113有关学生管理工作的文件材料JX13121有关学科、专业设置和实验室建设的文件材料JX13141有关学生奖惩材料JX13151有关教学与教学时间的文件材料（包括教学计划、大纲、考试管理、实习等）JX13152有关教研活动的材料JX13153重点课程的试题库JX13154典型教案、课件JX13161学生论文目录及优秀毕业论文JX13171有关毕业生工作的文件材料JX13172毕业生合影照片JX13181本院各专业使用的教材目录和自编教材声像类（SX）SX12本院重大活动形成的照片及底片SX13本院重大活动形成的录像带SX19本院重大活动形成的光盘实物类SWSW12获奖证书、锦旗、奖状和奖杯上海电机学院档案工作规章制度汇编第一部分上海电机学院档案管理制度2上海电机学院档案管理办法2上海电机学院档案实体分类办法6档案工作岗位职责9档案保密制度10档案鉴定、销毁制度11档案利用制度11档案库房管理制度12档案收费制度13第二部分上海电机学院档案工作规范13党群、行政类档案工作规范13教学类档案工作规范16科学技术研究类档案管理规范18产品生产与科技开发类档案管理规范20基本建设类档案管理规范21仪器设备类档案管理规范23出版类档案管理规范25外事类档案管理规范26财会档案类档案工作规范27声像载体档案工作规范29实物类档案工作规范31第三部门文件材料部门立卷归档业务规范32归档范围及保管期限表32部门立卷归档案卷质量规范51文件材料归档流程54不归档文件材料范围及处置办法55立卷部门档案工作考核办法58第四部分国家、教育部、上海市有关档案工作法规60中华人民共和国档案法60上海市档案条例63普通高等学校档案管理办法68上海市电子公文归档管理实施办法（暂行）72上海电机学院档案工作规章制度汇编第一部分上海电机学院档案管理制度上海电机学院档案管理办法第一章总则第一条为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，促进档案工作更好地为学校各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、教育部普通高等学校档案管理办法以及高等学校档案实体分类法、高等学校档案管理规范和上海市档案条例等法规，结合本校实际，特制定本管理办法。第二条本办法所称的档案是指从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动重要直接形成的对学校和社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、事物等不同载体形式的历史记录。第三条学校档案工作是评估教学质量、衡量管理水平、促进科技研究，维护学校权益以及编写校史等重要依据。是党和国家的宝贵财富，必须坚持集中统一管理的原则，做到完整、正确、系统、安全和有效地开发利用，以实现资源共享，任何人不得据为己有。第四条学校档案工作是学校各项管理的工组成部分，是办好学校重要基础工作之一，学校此项工作纳入整理发展规划、纳入学校管理体制和各部门的职责范围，做到“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要同时做好布置、检查、总结、验收档案工作），加强对档案工作的领导和管理。第二章管理体制和任务第五条学校设立档案工作委员会，由一位分管档案工作的领导任主任委员，院长办公室及有关职能部门的领导任委员任。委员会负责领导、协调全校档案工作，宣传贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策和法规；制订学校档案工作发展规划及档案工作检查评比办法，提出改进学校档案工作的意见和建议，审批经鉴定需销毁的档案。第六条学校设立综合档案室，它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化机构。其业务工作接受上级档案行政管理部门的制度、监督和检查。第七条学校综合档案室的基本任务1贯彻执行上级有关档案工作的法令、政策和规定，制定档案工作规章制度，制定各类档案立卷、归档的工作规范，并组织实施。2建立健全学校档案工作网络，指导、督促、检查和协助各部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档工作。3负责接受（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。4编制多层次、多种类的档案检索工具，积极开展编研工作，大力开发档案信息资源，为学校各项工作服务。5保守机密，做好档案保会工作，确保档案的完整和安全，延长使用寿命。6开展档案宣传工作和利用者纪要活动，提高全校师生员工的档案意识。7每年年终对档案进行一次全面清点、检查，对档案的收进、移出、库存量、鉴定、利用等情况进行统计，编制年报，及时上报8组织全校专、兼职档案员业务培训，开展档案理论和业务的学术研究，组织和参加校内外档案研讨、交流和协助活动。第八条学校各部门必须有一名负责人分管档案工作，对平时的文件材料管理工作进行督促检查，并对立卷归档的材料进行审核；必须设兼职档案员，负责本部门的档案的收集、整理立卷和移交工作。分管负责人和专兼职档案员，还需经常对本部门教职员工进行档案工作的法令法规和档案作用的宣传。第九条学校因工作需要增设的临时机构，应有该机构负责人指派专人负责文件材料的收集、积累、整理、立卷工作，并将名单报院长办公室备案。临时机构存在实践较长、形成材料较多的，需按规定时间向综合档案室移交档案。临时机构撤销时，该机构的负责人和相关工作人员必须将全部档案移交综合档案室后才能离开岗位。第十条档案工作人员必须认真贯彻党和国家的路线、方针、政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。第十一条专、兼职档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。第三章经费、库房和设备第十二条学院要确保档案工作发展所需的经费，单独列项，列入学校预算。第十三条学校必须为档案部门提供专用的符合不同载体档案管理的档案库房和适应工作需要的办公、阅览、工作用房。第十四条学校要有计划地配备必须的档案设备，逐步实现计算机管理与信息化管理。第四章文件材料的立卷和归档第十五条文件材料实行形成部门立卷制度，一般由部门的兼职档案员按文件材料的形成规律，加以系统整理、组卷、编排页号及件号，填写卷内目录和备考表，由部门分管负责人审批后按时向综合档案室归档。第十六条对于反映学校历次重大活动和校容校貌的声像材料（包括录音带、录像带、光盘、底片、照片）要及时交综合档案室统一管理。第十七条科研成果、基建项目、大型设备（五万元以上）进行鉴定、验收、开箱时，应分别有科研、基建、设备部门的兼职档案员参加，对应归档的文件材料进行审查验收并签署意见。没有完整、准确、系统的文件，不得进行鉴定、验收，不得上报成果，不得申报奖励。第十八条本校与其他单位合作的项目，由主办单位立卷归档，保存一套完整的档案。协作单位应将自己形成的文件材料归档，还应复制一套副本，送交主办单位保存。第十九条对学校个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动种形成的具有保存价值的各种载体、形式的文件材料，必须按规定向档案室移交。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。第二十条文件材料归档范围1、党群类主要包括学校党委、工会、团委、民主党派的组织在其活动中的文件材料。2、行政类主要包括行政管理系统在其活动中的文件材料。3、教学类主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究、实验室等活动的文件材料。4、科研类主要包括反映学校、科研管理和科研项目（课题）活动中的文件材料。5、产品类主要包括产品生产管理和产品过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。6、基建类主要包括学校基建管理和基建工程活动的文件材料（图纸）及学校房产、地产等重要文件材料。7、设备类主要包括设备工作管理和设备请购论证、订货合同、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、报废审批等各个环节中产生的文件材料。8、出版类主要包括出版管理和本校编辑出版的学报、校报和学术刊物等文件材料。9、外事类主要包括学校外事管理和外事活动中形成的各种文件材料。10、财会类主要包括学校财务管理和会计核算活动中形成的文件材料、凭证、帐簿、报表等。11、声像类主要包括学校在党群工作、行政管理、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财务等各项活动中形成的照片、录音带、录像带、光盘等。12、实物类主要包括学校在办学过程中，获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章等有重要保存价值的物品。第二十一条归档的文件材料，必须内容真实、标题简洁明确，制作和书写材料利于长期保存，格式统一、字迹工整、图像清晰、手续完备、装订牢固整齐、注明保管期限、密级（电子文件应有备份）符合有关归档和标准的要求。第二十二条归档时间应按以下要求1、各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档。2、各教学部门和能按年度归档的部门，应在次学年度按年度或学年度归档。3、二级学院、中心、系各部门的归档材料立卷后交归口部门统一在次年四月底前归档。4、财会档案，综合管理材料次年六月底前归档，报表、清册、帐簿、凭证在会计年度终了后立卷，按档案管理要求整理编目、暂由财会部门保管二年，期满后的次年六月底前归档。5、科研、基建、设备等专题性、成套性档案，应在项目竣工验收后两个月内归档。第二十三条归档份数文件材料一般归一份，重要或者频繁的应适当增加副本。第二十四条归档手续归档时需要在案卷的备考表内填写本案卷页数及备考等项，部门立卷人和审批人签名，档案室审核验收。归档部门打印“案卷移交目录”一式两份，经交接双方清点核对、签字后，各执一份，归档完毕。第五章档案的管理第二十五条遵循“保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，依据本部门管理职能，结合档案内容及形成特点，对档案进行科学分类、编号。任何个人和部门都不得长期留存或拒绝归档，更不能占为己有。必须定期按规定向档案室移交，全校师生员工都有保护档案的义务。第二十六条配备适应需要的档案库房和橱具等设施，做到防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防污染等标准要求；存放声像等特殊载体档案，应有专门库房和相应的设备，确保档案安全。第二十七条档案应存放在档案柜内，涉密档案应单独登记，专箱存放。档案按档号顺序排放。第二十八条已归档的档案需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审签意见，交综合档案室归档。第二十九条综合档案室必须定期检查档案情况，发现破损、霉变的档案，应及时修补或复制，并做出记录。第六章档案的利用第三十条档案工作人员要熟悉库藏分布情况，建立档案利用制度，确保档案安全。第三十一条校内人员利用档案，应填写利用档案档案登记，部分有关材料需要权限领导审批，档案室方可接待。第三十二条校外人员利用档案，须持单位正式介绍信及个人证件，填写利用档案登记表档案室方可接待。第三十三条学校设置档案阅览室，只限在阅览室内阅档，不得将档案带出阅览室。确因工作需要外借，需填写借阅档案登记表并经院长办公室领导审批，方可外借，借期为二周，延长借期需要另办理续借手续。对借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，因写出书面报告，报学校按规定严肃处理。第三十四条综合档案室要编制必要的档案检索工具和参考资料，实现计算机检索，努力利用校园网，充分利用档案信息资源。第三十五条未经分管校长批准，任何组织或个人无权公布档案，重要、珍贵的档案只提供备件及复制件。第三十六条利用者要求复印档案，在内容允许的前提下，由档案室负责复印或监督复印。档案利用完后，应填写档案利用效果登记表留档案室查存。第三十七条为落实房、地、财产、债务、学历、工龄和解决纠纷、生产建设、盈利性商业、汇编出版等有资金收益的单位或个人查阅、证明、复印均应按上级有关规定付费。第七章档案的鉴定、销毁和统计第三十八条建立档案鉴定销毁制度。档案鉴定工作在分管校长领导下，由综合档案室与档案形成部门的负责人组成鉴定小组，准确判定档案存毁，对超过保管期限的档案进行认真审定，提出存毁的意见，写出鉴定情况报告。第三十九条需要销毁的档案，应造清册报请分管校长批准后予以销毁。确定销毁的档案应指定专人到指定地点销毁。未尽鉴定和批准，不得销毁任何档案。第四十条本校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期三种。1、凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作具有长久利用价值的文件材料，列为永久保管。2、凡是反映学校一般职能活动、在较长时期内对学校工作具有利用价值的文件材料，列为长期保管，保存1650年左右。3、凡是在较短时期内，对学校工作具有参考价值的文件材料，列为短期保管，保存15年以内。第八章附则第四十一条本办法由学校综合档案室负责解释。第四十二条本办法印发之日起执行。上海电机学院档案实体分类办法一、为了加强本校档案和档案工作的科学管理，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范，根据高等学校档案实体分类法，结合本校实际，制定本分类办法。二、本校档案实体分类法，是以学校全部档案为对象，按档案形式的领域范畴将形成于统一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。把产生于同一活动领域的管理和业务的文件材料作为有机联系的整体，分别设类。本校档案划分为10个一级类目，声像、实物档案由其特殊性，另单独设类。档案实体分类办法如下一DQ党群11党务综合党办、党代会、总支、直属支部综合材料入此12纪检13组织党校、离休干部材料入此14宣传教育15统战民主党派材料入此16工会退管会、妇女工作、教职工代表大会材料入此17团委工作学生社团材料入此（二）XZ行政11综合校办、校友会、学校评估、校史工作和二级教学单位综合材料入此12人事师资培养、人才交流材料入此13监察审计14保卫、武装15后勤16档案、图书（三）JX教学13全日制本、专科教育（此类二级类目的划分）11综合学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此12学科与实验室建设专业设置入此13招生14学籍管理学生奖惩材料入此15课堂教学与实践教学16学位工作17毕业生工作毕业生信息反馈工作入此18教材14成人教育11综合12专业设置13招生14学籍管理15课堂教学与实践教学（四）KY科研11综合科研经费管理、学术活动材料入此12项目研究（五）CP产品生产与科学开发11综合12按产品种类或项目设置类目（六）JJ基建11综合12项目建设（七）SB设备11综合12仪器设备项目（八）CB出版11综合12报刊13期刊14书刊（九）WS外事11综合12出国（境）13来校14国际合作与会议（十）CK财会11综合12会计报表13会计帐簿14会计凭证15工资清册（十一）SX声像12照片13录音带14录像带15幻灯片16磁盘17影视胶卷18缩微胶片19光盘（十二）SW实物11综合12奖品13礼品14印章、校牌、校徽、校标15其它三、档号结构、标识和模式（一）档号结构一般包括年度、分类号、案卷号三部分；库藏有多个全宗的，应在年度前加全宗号；标识到文件级的，应在案卷号后加件号。（二）档号标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。1、全宗号用阿拉伯数字按1N标识。2、