制造行业实施工具-02需求分析库-煤炭采供管理系统需求分析报告

物资采购系统需求分析报告创建日期确认日期文控编号当前版本用友项目经理日期客户项目经理日期用友软件股份有限公司第2页共97页文档控制修改记录日期作者版本备注20080213江天V10此文档为初始版本文档201049单秀岩V11修改文档审核记录日期审核职务备注翟学明版权声明本方案仅供给说明中文档使用对象阅读，未经本公司许可，不得以任何形式传播或提供非授权人阅读。（版权所有UFIDA）用友软件股份有限公司第3页共97页目录1文档说明911文档类别912文档使用方法913简称与术语定义914图例说明92项目调研总结113项目总体需求1231用户简介1232建设目标1233物资供应管理部组织机构1234涉及到的组织机构1235物资供应管理部涉及到的组织机构1336物资供应管理部组织结构图144物资供应管理部各科室岗位职责1541计划科1542商务科1543信息科1744质量科1845物资消耗科1946各业务科2047供应站（仓库）2148财务科265现有物资采供系统总体业务流程2951总体业务流程图2952物资管理系统总体业务流程描述3053现有物资采供系统主要业务流程306物资计划管理业务流程3161物资计划管理目标流程图3162物资计划管理需求分析报告详细说明317比价采购管理业务流程3471比价采购管理业务流程图3472比价采购管理业务流程详细说明348招议标管理业务流程3681招议标管理业务流程图3682招议标管理业务流程详细说明37用友软件股份有限公司第4页共97页9寄售（超市、大市场）比价协议签订业务流程3991寄售（超市、大市场）比价协议签订流程业务流程图3992寄售（超市、大市场）比价协议签订业务流程详细说明3910寄售（超市、大市场）招议标协议签订流程业务流程41101寄售（超市、大市场）招议标协议签订流程业务流程图41102寄售（超市、大市场）招议标协议签订流程业务流程详细说明4111寄售（超市、大市场）协议直接签订流程业务流程42111寄售（超市、大市场）协议直接签订流程业务流程图42112寄售（超市、大市场）协议直接签订流程业务流程详细说明4212供应商备选、准入业务流程43121供应商备选、准入业务流程43122供应商备选、准入业务流程详细说明4313供应商准入品牌设置业务流程44131供应商准入品牌设置业务流程图44132供应商准入品牌设置业务流程详细说明4414送货业务流程45141送货业务流程图45142送货业务流程详细说明4515配拨业务流程47151配拨业务流程图47152配拨业务流程详细说明4716材料结算业务流程49161材料结算业务流程图49162材料结算业务流程详细说明4917直达到货结算业务流程51171直达到货结算业务流程图51172直达到货结算业务流程详细说明5118物资交接业务流程52181物资交接业务流程图52182物资交接业务流程详细说明5219领料业务流程53191领料业务流程图53192领料业务流程详细说明5320异地领料业务流程54201异地领料业务流程图54用友软件股份有限公司第5页共97页202异地领料业务流程详细说明5421委托配拨业务流程55211委托配拨业务流程图55212委托配拨业务流程详细说明5522退料业务流程56221退料业务流程图56222退料业务流程详细说明5623库存盘点处理业务流程57231库存盘点处理业务流程图57232库存盘点处理业务流程详细说明5724库存物资调整单业务流程58241库存物资调整单业务流程图58242库存物资调整单业务流程详细说明5825送货单调整单业务流程59251送货单调整单业务流程图59252送货单调整单业务流程详细说明5926物资配拨单调整单业务流程60261物资配拨单调整单业务流程图60262物资配拨单调整单业务流程详细说明60顺序6027物资结算单调整业务流程61271物资结算单调整业务流程图61272物资结算单调整业务流程详细说明6128直达到货结算调整单业务流程62281直达到货结算调整单业务流程图62282直达到货结算调整单业务流程详细说明6229物资交接单调整单业务流程63291物资交接单调整单业务流程图63292物资交接单调整单业务流程详细说明6330委托配拨单调整单业务流程64301委托配拨单调整单业务流程图64302委托单位配拨单调整单业务流程详细说明6431供应商库存补货单（按计划）业务流程65311供应商库存补货单（按计划）业务流程图65312供应商库存补货单（按计划）业务流程详细说明65用友软件股份有限公司第6页共97页32供应商库存补货单按协议及库存）业务流程66321供应商库存补货单按协议及库存）业务流程图66322供应商库存补货单按协议及库存）业务流程详细说明6633寄售（超市、大市场）配拨单业务流程67331寄售（超市、大市场）配拨单业务流程图67332寄售（超市、大市场）配拨单业务流程详细说明6734寄售（超市、大市场）退货单业务流程68341寄售（超市、大市场）退货单业务流程图68342寄售（超市、大市场）退货单业务流程详细说明6835外部市场价格管理业务流程69351外部市场价格管理业务流程图69352外部市场价格管理业务流程详细说明6936钢材大市场挂牌管理业务流程70361钢材大市场挂牌管理业务流程图70362钢材大市场挂牌管理业务流程详细说明7037钢材大市场需求计划业务流程71371钢材大市场需求计划业务流程图71372钢材大市场需求计划业务流程详细说明7138供应商库存物资库存调整单业务流程72381供应商库存物资库存调整单业务流程图72382供应商库存物资库存调整单业务流程详细说明7239供应商库存补货单调整单业务流程73391供应商库存补货单调整单业务流程图73392供应商库存补货单调整单业务流程详细说明7340供应商库存配拨单调整单业务流程74401供应商库存配拨单调整单业务流程图74402供应商库存配拨单调整单业务流程详细说明7441供应商库存退货单调整单业务流程75411供应商库存退货单调整单业务流程图75412退货单调整单业务流程详细说明7542物资销售单业务流程76421物资销售单业务流程图76422物资销售单业务流程详细说明7643供应商库存销售单业务流程77431供应商库存销售单业务流程图77用友软件股份有限公司第7页共97页432供应商库存销售单业务流程详细说明7744销售单调整单业务流程78441销售单调整单业务流程图78442销售单调整单业务流程详细说明7845站内移拨业务流程79451站内移拨业务流程79452站内移拨业务流程详细说明7946小仓库物资配拨单业务流程80461小仓库物资配拨单业务流程80462小仓库物资配拨单业务流程详细说明804745小仓库物资领料单业务流程81471小仓库物资领料单业务流程81472小仓库物资领料单业务流程详细说明814846小仓库物资销售单业务流程82481小仓库物资销售单业务流程82482小仓库物资销售单业务流程详细说明824947小仓库库存初始化业务流程83491小仓库库存初始化业务流程83492小仓库库存初始化业务流程详细说明8350小仓库库存物资调整业务流程84501小仓库库存物资调整业务流程84502小仓库库存物资调整单业务流程详细说明8451现行储备定额管理业务流程85511储备定额管理目标流程图85512储备定额管理需求分析报告详细说明8552领料人员设置业务流程86521领料人员设置业务流程图86522领料人员设置业务流程详细说明8653红字估收单业务流程87531红字估收单业务流程图87532红字估收单业务流程详细说明8754库存初始化业务流程88541库存初始化业务流程图88542库存初始化业务流程详细说明8855估收初始化业务流程89用友软件股份有限公司第8页共97页551估收初始化业务流程图89552估收初始化业务流程详细说明8956合同初始化业务流程90561合同初始化业务流程90562合同初始化业务流程详细说明9057物资采供系统业务流程优化91571物资计划管理业务流程优化91572网上供应商招投标管理业务流程优化92573供应商管理流程优化93574与财务管理系统接口优化9558物资管理系统与其他系统的接口97用友软件股份有限公司第9页共97页1文档说明11文档类别本文档是在XXXXX集团或公司（以下简称XXXX）与用友公司双方项目组通过对XXXXX各业务部门深入交流、细致的调研基础上，通过与XXXXX相关领导和业务人员的多次交流，结合用友公司在XXXXX行业信息化项目设计、开发和实施中的成功经验编写而成的，属于用户需求文档。12文档使用方法本文档由用友公司项目组共同编写，并获得XXXXX和用友公司项目总监批准，是XXXXX项目业务解决方案的依据，同时也是XXXXX项目验收的参考标准。为保证项目的成功、缩短项目周期，XXXXX和用友公司双方都有义务保证本需求报告的稳定性和完整性。在项目试运行期间，如果对试运行部分的需求发生变更，XXXXX和用友公司双方应该本着双赢的原则按照变更流程进行变更，变更结果由XXXXX项目经理XXX和用友公司项目经理XXX签字生效，系统进入正式运行阶段，原则上不能对需求进行变更。13简称与术语定义XXXXX集团简称XXXX。14图例说明开始/结束进程/活动预先定义的进程决策点流向文档批注用友软件股份有限公司第10页共97页用友软件股份有限公司第11页共97页2项目调研总结用友软件股份有限公司第12页共97页3项目总体需求31用户简介311行业背景312信息化现状32建设目标33物资供应管理部组织机构34涉及到的组织机构涉及一级组织机构机关职能部门涉及二级组织机构备注淮南矿业集团公司物资供应管理部财务部装备中心生产部开采总院选煤部电力公司纪委审计资源环境部市场营销部人力资源部安全监察局XZZ矿用友软件股份有限公司第13页共97页涉及一级组织机构机关职能部门涉及二级组织机构备注XXY矿PY矿PS矿XQ矿35物资供应管理部涉及到的组织机构涉及一级组织机构机关职能部门涉及二级组织机构备注淮南矿业集团公司物资供应管理部信息管理科计划科纪委财务科物资消耗管理科物资质量管理科资产管理科设备一科设备二科选煤设备科电力设备科金属材料科支护建材科燃化材料科机电材料科国际贸易科工具劳保科新庄孜供应站谢家集供应站驻李一矿供应站驻自备电厂供应站驻李嘴孜矿供应站驻潘一矿供应站驻潘二矿供应站用友软件股份有限公司第14页共97页涉及一级组织机构机关职能部门涉及二级组织机构备注驻潘三矿供应站驻谢桥矿供应站张集供应站驻顾桥矿供应站驻潘北矿供应站顾北供应组朱集供应组丁集供应组驻选煤厂供应站驻铁运公司供应站洞泉供应站淮矿物流大市场大通总仓库商品检验中心潘谢仓储配送中心田集储备库36物资供应管理部组织结构图用友软件股份有限公司第15页共97页4物资供应管理部各科室岗位职责41计划科顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注物资供应管理部计划科科长1科长负责对新增物资目录进行审核。负责物资大小品种的添加，并提出业务归属的意见。负责计划审核处理及监督执行。负责储备情况的监督管理。负责调度事项的平衡处理。程中柱副科长1协助科长负责对新增物资目录进行审核，负责物资大小品种的添加，并提出业务归属的意见。负责计划审核处理及监督执行。负责储备情况的监督管理。负责调度事项的平衡处理。崔献科员6负责新增物资目录的编制、提交和维护。错误编码的处理。统计分析储备资金、储备结构。处理计划。物资储备基础信息的收集分析。调度事项处理。42商务科顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注物资供应管理部商务科科长1全面负责科室各项工作，制定相应的管理制度，决定科室重大事项，平衡全体工作，协调部门之间工作往来，向分管领导汇报要项工作。主要有招议标任务管理、价许飞用友软件股份有限公司第16页共97页顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注格任务管理、合同归档管理副科长1负责招议标资料组织、准备、整理工作；负责物资价格和初始化合同的审核工作。科长外出时，行使科长职责。主要有招议标任务管理、价格任务管理、合同归档管理招议标管理员3按集团公司有关文件规定，负责组织招议标采购管理工作。主要有对业务科提交的招议标资料进行认真审核，协助科长和副科长召开招标前的技术沟通会，招议标文件发放任务管理，招议标事务管理兼资料管理员价格管理员3调研、收集、掌握生产资料价格信息，负责物资价格管理工作。主要有负责及时审核、录入供应商新增报价。负责对供应商虚假报价进行责任追究。参与超市、大市场和寄售物资的价格审核。监督比价合同的签订和执行。及时了解掌握市场价格信息动态，认真梳理价格信息库。对供应商不合理报价提出调整意见，提供及时合理的价格参考。录入后的报价资料由价格管理员交资料管理员认真整理归档，作为比价采购的价格依据。价格管理员按巡查内容监督比价合同的签订和执行，发现问题，及时提出处理意见。兼资料管理员资料管理员1收到招标标书任务管理。开标任务管理。招议标其它事务管理。负责收集、整理采购合同、协议的归档管理工用友软件股份有限公司第17页共97页顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注作。43信息科顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注物资供应管理部信息科科长1协助领导制定分公司各项经营、考核管理制度。制定分公司各项管理制度和措施及其流程的梳理。督察各项指标执行情况。供应商管理。刘征副科长1协助科长负责科内日常管理工作，并对下属人员工作情况进行监督检查；广泛搜集市场信息，做好市场分析工作；负责制定与计算机应用相关的制度和措施及分公司范围内的网络维护工作，确保网络畅通，根据工作需要合理调配网络设备；负责软件系统日常维护工作，保证数据安全、准确。赵华生供应商管理员2供应商基本信息维护供应商准入、考评市场分析（对市场物资价格的趋势分析）系统分析员1物资供应管理系统的建立和优化；负责根据用户需求编制物资管理系统中常用统计报表。负责进行系统开发的用户需求分析和软件设计需求分析。负责全方位对系统新增功能进行调试。负责业务流程再造的协助工作。开发维护3负责本职责范围内的软件推广以及网络维护的工作。负责对使用人员进行培训。对用友软件股份有限公司第18页共97页顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注程序出现的问题，进行跟踪与研究，及时解决。对于测试和使用中遇到的程序问题，及时上报。44质量科顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注物资供应管理部质量科科长1督促检查质量检验员的物资资证核查工作，及时发现及处理资质管理中的不足及错误。严格按照年初的定期和不定期质量督察计划表进行质量督察管理，督促及检查落实情况。定期对邀标和拟邀标供应商进行各项资证和质量否决权情况进行复查。供应商质量体系审核。根据需要安排对验收组验收情况的督察，促进验收质量的。检查处理质量问题仲裁和解答的情况。组织协调设备到厂验收。检查资料存档情况。李树民副科长1协助科长做好科内各项工作。庄家汉质量管理员4负责所分管科室物资资证（质量管理基础信息管理，如安全标志、强制检验等）的监督管理工作和日常物资质量监督管理工作；按照科长的安排负责设备到厂验收的组织，指导设备验收全过程以及验收纪要的审核工作；按照科长的安排参加供应商考察过程中质量保证能力和相关质量资证的审核工作；按照科长的安排参加分管范用友软件股份有限公司第19页共97页顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注围内各项招（议）标工作；制订物资质量定期检查计划、不定期抽样检查方案并牵头实施，组织日常物资质量检查工作；供应商质量体系审核45物资消耗科顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注物资供应管理部物资消耗科科长1按照集团公司的经营指标，参照历年实际经营成本。情况，结合市场物价情况，协同相关部门，做好年度。吨煤成本指标的测算工作。按照集团公司下达的吨煤成本指标，监管各单位的完成情况；吨煤成本指标测算；根据各单位吨煤成本完成情况，做出报表分析；根据实际发生与同期及指标数据，进行对比分析，提出意见与建议；许科长副科长1协助科长工作，负责抓好分管内的业务。物资消耗管理员4负责吨煤成本指标的测算；负责吨煤成本报表的汇总、分析吨煤成本指标完成情况。负责跟踪、监管各单位物资消耗动态情况。负责每季整理废旧物资价格，上报集团公司发布。对物流大市场自选物资的选用，进行管理。对各矿供应物资发放进行监管，保证业务流程的准确、及时性。用友软件股份有限公司第20页共97页顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注负责做好其他领导交办的工作。46各业务科顺序部门科室岗位名称岗位职责物资供应管理部业务科科长负责科里的全面工作。副科长协助科长工作，负责抓好分管内的业务。业务员1、在科长和副科长的领导下负责具体业务的处理；2、主要内容负责对各供应站提报的月度计划、设备计划进行审核处理，合同的签订、采购计划处理，招议标采购，比价采购，送货、配送、出售等单据及其他业务处理等；公文处理、信息传递、发布和反馈、相关信息的查询、数据的统计。调剂小仓库和积压物资。1业务科设备一科2业务科设备二科3业务科选煤设备科4业务科电力设备科5业务科金属材料科6业务科支护材料科7业务科燃化材料科8业务科机电材料科9业务科劳保用友软件股份有限公司第21页共97页顺序部门科室岗位名称岗位职责工具科10业务科国际贸易科47供应站（仓库）顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注物资供应管理部供应站站长将各项指标及工作任务分解落实到各队（组）。完成分公司下达的经费、储备资金指标、安全目标及保供任务和无动态物资的管理要求。制定相应的管理制度和考核办法及措施，落实终端责任。按时参加驻矿安全生产会，掌握矿生产变化情况及采场接替情况，了解矿安全生产所需材料，完成保供任务。安排分解储备资金承包方案，建立材料组与库房队互联互保机制，将储备资金控制在定额指标以下。负责全站的日常行政管理工作，并对保供、服务、安全规范操作等情况进行监督检查。副站长认真做好分管范围内的工作。材料组长协助矿编制年度物资需用计划。根据矿生产用料规律及用友软件股份有限公司第22页共97页顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注阶段性重点项目的用料情况，结合本站的库存情况，组织材料员合理编报月度计划。对于因突发事件引发的急用材料，即时提报急用材料计划。根据季节天气变化和生产需求，编报防汛、防冻防寒、停产检修等专用计划。上报提交的材料计划，物资编码最少编制前8位方能提交，对于编码不全的，负责督催材料员协助用料单位确定无编码物资的三级编码。对确属尚未列出三级编码的和无法确定类别的物资，提出书面报告交计划科。接到设备计划便函，及时送交计划科。保供及防止超储积压。储备管理。材料员参加站材料供应调度平衡会,详细汇报井口发料库及各材料寄售点的材料供需情况和库存情况。井口发料库材料员每天在现场核查材料出库情况,掌握缺口信息,走访一个单位,了解需求信息并及时填写补充储备交组长。寄售点材料员每天最少一次到期寄售点察看实物动态变化情况,掌握需求信息。仓库材料员每天下基层2次,了用友软件股份有限公司第23页共97页顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注解掌握重点生产单位的材料需求信息并负责及时书面反馈给组长。利用微机查询计划提交和落实情况。根据包保工作地点范围的库存情况，结合了解的需信息，在微机内报需求计划。提报的需求计划要最少填写8位以上的物资编码。如组长审核提交后，业务科退回要在当日内到需求单位重新核准，并将重新核准的编码及时更改报组长。对特殊无编码需增加小品种物资，要落实主机型号、厂家、规格、图号、材质要求等基础资料，在确定大品种后交组长。及时向需求单位反馈所需材料的库存情况。及时向需求单位反馈所需材料的计划安排到货期信息。及时向需求单位反馈所需材料的实际到货信息对承包类别材料的储备资金负责,确保控制在定额指标以下。对计划到货期不能满足基层单位要求的,协助组长深入现场了解实际情况,积极协调,解决问题。对确实暂不使用的物资，以书面形式汇报组长，申请外调。验收组长收集、查看物资验收凭证及相关验收资料是否齐全。准用友软件股份有限公司第24页共97页顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注备验收工具，做好人员配备工作。落实场地、货位，确定堆垛摆放方式，确保物资堆放合理。核查验收依据无单、无证或证件不全产品不予验收,数量验收出现的误差，按允许误差标准执行。急用材料以站发调度传真为依据验收。有使用时效要求的，要检查出厂日期及失效期。在验收记录中详细填写退货理由和原因，及时办理相关出门手续。验收员收集、查看物资验收凭证及相关验收资料是否齐全。准备验收工具，做好人员配备工作。接到货物验收通知后，无特殊情况，分钟内到达验收现场。核查验收依据无单、无证或证件不全的产品不予验收。急用材料以站发调度传真为依据验收。数量验收出现的误差，按允许误差标准执行。有使用时效要求的，要检查出厂日期及失效期。对数量较多的物资，按5至15的比例进行抽检，初检不合格者，增大抽检比例，直至全检。所有到货物资存在必要证件不齐，交货凭证不全以及数量和质量问题未处理的，一用友软件股份有限公司第25页共97页顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注律作为待验收物资处理。在验收记录中，详细填写退货理由和原因，及时办理相关出门手续。在物资管理系统中对合格物资的送货凭证录入实收数量提交后，通知相关的保管员点击打印收条。库房队长每天利用微机察看货物配送信息。根据货物配送信息，合理准备装卸人员。货物到仓库，及时安排人员卸货入库。每天到库房了解库存结构状况,主动询问基层领料人员的意见和建议,察看物资动态变化。提出常用材料的补货建议和潜在无动态物资预警信息,汇报站领导。掌握库存情况，了解材料的使用及消耗规律。仓库保管员物资到货后，在待验收区内，及时通知验收组，并配合验收员验收准备。核对收货手续是否齐全，货物的品种、是否准确，包装是完好根据验收员输入的实收数量，确认无误后，及时点击入帐。物资点击入帐后，本日内填写到货记录。配合验收员对不合格的物资进行退货处理。领用材料退料，应由矿物管科制单，经站领导签字同意并鉴定产品无损伤的情用友软件股份有限公司第26页共97页顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注况下方可点击稽核，办理退料手续。物资保管保养。领料出库、配拨出库。常用料缺货或存量不足，及时向材料组、队长、直至站长反馈。对重复进货现象立即汇报队长、站长。物资盘点，无动态物资管理。库存同类物资发生规格串换，填制材料调整单，报上级领导批准后调整。48财务科顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注物资供应管理部财务科科长1组织相关部门做好预算的编制工作，按照集团公司批准的预算实施，并对实际执行情况进行控制；依据国家有关法律法规及集团公司的规定，做好固定资产的管理、费用的管理、成本的管理、采购核算的管理、销售核算的管理、税务核算管理、内部控制、财务分析等工作；谢科长副科长（物资核算1负责协助科长对财务科日常工作进行管理，主要有采购核算管理、销售核算管理、税务核算管理、决算管理、内部控制、财务分析成本核算会计拟定成本核算实施细则，提供成本及费用预算计划，提用友软件股份有限公司第27页共97页顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注供各部门成本及费用指标计划，分析预算完成情况、成本核算费用核算会计低值易耗品核算，工资分配及各项费用的计提与代扣，修理费用核算，差旅费用核算业务招待费用（工作餐）核算，其他费用核算，费用控制、分析，职工备用金管理材料核算会计审核原始发票，填制物资结算单，审核物资结算单等验收单据，账务处理，单据传递，往来账款核对及管理，编制、分析材料结算等报表、资料稽核会计审核凭证、财务专用章管理设备核算会计审核原始发票，填制物资结算单，审核物资结算单等验收单据，账务处理，单据传递，往来账款核对及管理，编制、分析设备结算等报表、资料物资销售会计审核物资销售结算单，审核销售发票，核实销售货款，销售账务处理，编制、分析收入及利润等报表、资料资金结算会计编制资金支付计划，审核资金支付计划，确定资金结算方式，办理承兑汇票，资金结算，资料信息的变更、收集、整理和归档固定资产核算会计取得固定资产，计提固定资产折旧，处置固定资产，计提固定资产减值准备，固定资产核对，编制固定资产报表税务核算会计空白增值税票管理，验证增值税抵扣联，营业税票管理，税费核算，编制税费报表，税务信息的采集，税务资料档案的整理、保管总账会计计算机管理，供应商更名及用友软件股份有限公司第28页共97页顺序部门科室岗位名称人数岗位职责备注信息变更，凭证、账务管理，编制会计报表，审核财务报表，资料装订、归档及管理工会会计工会预算管理，日常业务处理，账务处理，工会固定资产管理，固定资产的新购及清理，定期盘点固定资产，编制工会财务报表，装订、归档工会会计档案出纳员办理结算，现金管理，银行账户管理，支票管理，银行承兑汇票管理，核对财务公司存款，印章管理，工资表发放、收集、装订和归档用友软件股份有限公司第29页共97页5现有物资采供系统总体业务流程51总体业务流程图矿上需求计划月度、急用料、专用、设备计划年度计划（每年报一次）供应站计划处理供应站材料主管审核计划科计划处理业务科计划处理及平衡利库计划科计划处理业务科审核、汇总采购计划的处理（系统自动筛选）比价采购计划招标采购计划补充储备计划单位或个人推荐采购领导小组审核后进备选资源库采购领导小组审核后做准入供应商现有价格体系输入报价或从网站传入报价审核准入供应商供应商及报价比价单材料、设备招议标过程及签订合同比价合同申请寄售（超市、大市场）储备物资审核寄售（超市、大市场）储备物资招标采购物资比价采购物资招议标过程及签订协议签订比价协议补货单（寄售、超市、大市场）准入供应商或采购领导小组同意的非准入供应商供应商库存（寄售、超市、大市场）送货单（材料、设备）库存（材料、设备）发票打印收条结算单（材料、设备）付款计划及凭证财务系统流程配拨领料交接出售其他仓库使用单位使用单位购货单位退货单出售领料配拨供应商购货单位使用单位其他仓库供应商库存送货单总体业务流程图用友软件股份有限公司第30页共97页52物资管理系统总体业务流程描述使用单位上报需求计划，经供应站、计划科、业务科进行需求审核及平衡利库后，形成采购计划，根据采购方式分别进行比价采购或招标采购，生成采购合同。业务科采购员根据采购计划与合同开具送货单，货到验收后入自储库。使用单位根据需要开具物资领料单前往供应站发料点领料，物资出库。仓库管理方面的单据还有配拨单、结算单、销售单、委托配拨单、交接单、站内调拨单等，分别实现不同的业务需求。对于供应商库存管理（寄售、超市、大市场），首先由业务科采购员提出储备物资申请，经协议管理部门审核确定需进行供应商库存储备的品种后，通过比价或招标方式与供货商签订协议。协议签订后，开具补货单通知供应商送货，货物经验收入库后形成供应商库存。供应商库存可通过领料、销售等方式进行出库。各供应站小仓库管理主要业务流程为供应商、业务科在进行平衡利库时需显示小仓库的库存，可进行平衡利库，平衡后可开具小仓库物资领料单进行领料，小仓库管理方面的单据还有配拨单、销售单、库存调整单等。53现有物资采供系统主要业务流程1、计划处理流程；2、比价采购流程；3、招议标采购流程；4、供应商库存协议（寄售、超市、大市场）签订流程供应商管理相关流程（准入品种、准入品牌）自储物资单据流程（送货、配拨、结算、领料、交接、委托配拨、退料、库存盘点、单据调整）供应商库存单据流程销售单据流程；5、小仓库单据流程辅助管理流程（储备定额管理、领料人员设置、红字估收单、库存初始化、合同初始化、估收初始化）；用友软件股份有限公司第31页共97页6物资计划管理业务流程61物资计划管理目标流程图现行物资计划管理业务流程材料月度计划业务科采购员计划科计划员矿级物管部门计划输入矿级物管部门计划审核供应站材料员供应站材料主管矿级基层区队月度材料需求计划输入分区队审批、提交月度材料需求汇总计划各矿供应站月度材料需求计划处理计划是否退回计划退回补充储备计划计划科计划处理业务科计划处理计划是否退回计划是否退回Y提报月度材料需求计划相关部门审核上报月度材料需求计划月度材料需求计划汇总计划处理是否退回YNYN是否有编码N编码是否生效YYNY采购计划处理N招标、比价流程62物资计划管理需求分析报告详细说明顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注1、基层计划录入选择基层单位，录入物资需求计划。录入要求（1）计划到货期的要求月初计划到货日期默认月底倒数天数（在系统设置中进行设置），中旬计划默认天数（30天，在系统设置中进行设置）。可以修改。下一条记录默认上一条记录的计划到货期，可以修改。到货日期不能小于当前日期（2）计划到货地点录入计划时提供到货供应站（仓库），供录入员选择，默认本地供应站（3）基层单位录入月度计划时不能选择矿级单位（单位编码58为0的即为矿级单位）。生成的汇总计划，用友软件股份有限公司第32页共97页顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注计划使用单位为矿级单位（4）计划录入时具体计划数量要求大于0，单价默认物资库存单价，无单价的可以录入单价（大于0）。备注内容，通用代码设置计划备注参数，录入时按参数进行录入。可以输入无物资编号的物资，录入时原则上编码录入到小品种，无编码物资，必须录入物资名称、计量单位、计划单价，型号规格、图号、材质三项必须有一项非空。（5）提供方便的物资选择功能可以输入编码，可以直接选择，可以单选或多选物资。（6）设置选择供货单位的功能对于进入寄售（超市、专业化市场）的物资，判断是否存在有效的协议，提供协议中供货单位，供计划录入人员选择，同时列出此单位的库存。2、基层单位计划提交计划录入完毕后，进行提交。提交后的计划，录入人员不能修改。3、基层单位计划汇总将各基层单位的计划，汇总成汇总计划，4、审批提交月度需求计划汇总后审核计划并提交，审核时提供可以对计划进行修改数量，删除、添加物资品种的功能。5、供应站月度计划处理供应站根据本站库存情况对计划进行一级平衡利库。上报计划数量基层计划数量一级平衡数量；上报数量可以修改，可以添加物资品种。不须上报的计划可以进行退回处理6、补充储备计划各供应站可以录入、上报补充储备计划。（录入方式与基层计划相同）7、供应站材料主管处理计划对材料员处理后的计划（含录入的补充储备计划）进行审核，修改上报计划数量，提交计划到计划科或退回计划到材料员。8、计划科处理计划具体要求（1）提供计划退回功能退回计划中的物资。（2）对计划物资建议二级平衡数量；用友软件股份有限公司第33页共97页顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注（3）匹配物资编号根据上报计划物资的名称、型号规格、图号、材质进行模糊查询，匹配物资编号。需要注意的问题是匹配的编号若计划中已存在此比编，则提示此编号已存在不能匹配。若编码匹配有错，可以进行计划初始值的恢复与查看。（4）新增物资编号确定物资小品种，自动增加物资编号，默认计划物资的名称、型号规格、图号、材质、计量单位等，可以进行修改，同时保留原计划物资名称、型号规格、图号、材质、计量单位供查询。新增编号经审批后，计划转到有编号物资。无编号物资处理后，按有编号物资再次处理计划。9、业务科业务员计划处理具体要求（1）提供平衡利库功能进行二级平衡利库（平衡总库及其他供应站库存），采购数量供应站上报计划数量平衡数量，平衡时要求注明出库仓库（供应站）与平衡数量。提供自动根据平衡数量生成配拨单的功能，并提供是否直接生成配拨单的提示选择。（2）提供计划退回功能退回计划中的物资到计划科。（3）提供修改计划到货期、设置产品生产周期的功能。（4）提供将采购计划分离的功能进行分离处理，即分离成自储，超市，寄售，专业化市场采购计划。10、采购计划处理包括计划退回、计划到货期的修改、生产周期的修改等用友软件股份有限公司第34页共97页7比价采购管理业务流程71比价采购管理业务流程图生成、提交比价单审核是否通过生成合同Y编辑合同条款、提交N审核合同及比价情况N合同生效Y送货流程上传至网站72比价采购管理业务流程详细说明顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注1、生成、提交比价单功能要求根据采购计划，列出供应商报价，提供价格参考系统，确定物资采购数量、采购单价、供货单位等信息，生成比价单，生成的比价单中必须保存当时显示的各种参考价格，便于将来查询、审核。用友软件股份有限公司第35页共97页顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注修改比价单附件功能查询及修改比价单对应计划的组成明细。要求无效计划采购的数量不能大于0。各计划采购数量不能大于需求采购数量。在生成比价单时选择运杂费负担方或录入运杂费金额。具体要求（1）只有审批后的准入供应商报价，才可进行比价。报价价格取各供应商选定物资的最近一次的报价。（2）设置快速定位功能，指定某条物资。（3）一个供货单位生成一个比价单，同时保留比价过程。生成的比价单可以根据比价单明细的修改采购数量、采购价格、删除物资记录等。可以录入品牌、交货期。不能修改供货单位。可以删除整个比价单。审核后的比价单不能删除，删除后采购计划数量同时释放。2、同意生成合同对提交的比价单进行审核，审核通过的生成合同，审核不通过的注明原因，退回比价单。3、合同条款编辑对合同条款进行录入，合同条款不能为空，每次编辑的条款沉积，供下次编辑同一条款时选择，只能选择本人沉积的条款。需设置付款方式（用于排付款计划）。4、合同审批对合同条款进行审批，审批通过的合同生效；不通过注明原因退回合同。5、合同维护对合同进行维护处理，包括沉积的条款可以在条款维护中进行修改删除。可对合同进行延期、终止、归档等操作。用友软件股份有限公司第36页共97页8招议标管理业务流程81招议标管理业务流程图制作、提交标书审核是否通过N审核是否通过Y审核供应商YNN审核证件YN测算标底价邀标及登记收标登记审核批次设置开标评标打印评标结果、发中标通知书生成、编辑合同审核招标资料整理N合同生效Y送货流程结束Y上传至网站提交审核N用友软件股份有限公司第37页共97页82招议标管理业务流程详细说明顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注1、标书制作功能要求根据采购需求，制作招标需求文件。A建立批次对标书进行管理。设置直接增加批次和选择标书生成批次两种方式进行建立批次。批次中应包含批次编号、批次说明、招标年度、开标日期、开标标志、会议记录。批次编号自动序号，可以修改。批次说明，自行录入。开标日期、开标标志、会议记录在开标后设专人进行维护。B设置招标委员会记录表用于记录招标委员信息，招标结束后设专人进行维护。内容包括批次、姓名、职务、单位、招标职务、是否出席。C设置邀标单位明细表记录邀标单位信息，内容包括，单位编号、单位序号、联系人、联系电话、标书是否发送、邀标人等信息。从供应商台帐中选择邀标厂家，必须是准入的供应商中选择。选择时提供仅从准入单位选择功能；提供供应商上年中标情况、执行情况、资证信息供参考。D设置直接增加标书和选择某个批次添加标书两种方式进行。标书内容包括批次编号、标书编号、标书名称、产品名称、计划招标资金、邀标日期、收标截止日期、中标单位、中标合同号、发标文挡、招标物资明细。标书编号自动生成，编码原则科室代号YYYY流水号。流水号为4位，按科室分年序号。标书名称、产品名称、招标计划资金、邀标日期、收标截止日期直接录入，资金可以为0。中标单位、合同编号招标结束后，进行录入。批次编号选择批次添加的标书，默认批次编号；直接增加标书在生成批次时，将批次回填到标书中。发标文档单独进行编辑，完成后通过上传的方式，传递到标书中。E标书明细编辑设置从招标采购计划中导入物资明细和直接录入物资明细两种方式进行招标明细的录入。物资编号可以是5位、8位、12位编码，编码不足12位，物资名称、规格、图号、材质、计量单位等信息需直接录入，否则从物资台帐中提取。设置录入物资清单的功能，录入每条物资的具体明细组件。此功能主要对设备招标而设置。2、业务科长标书审核查看标书中的计划来源，对招标物资、拟邀标供应商进行审核，若不同意，则在输入不同意的意见，作出审批不通过标记。3、分管领导审批对招标物资、拟邀标供应商进行审核，若不同意，则在输入不同意的意见，作出审批不通过标记。4、信息科供应商管理员审批查看招标物资及拟邀标供应商，逐一审核拟邀标供应商，若不同意，则在输入不同意的意见，作出审批不通过标记。用友软件股份有限公司第38页共97页顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注5、质量科审查质证查看招标物资及拟邀标供应商，逐一审核拟邀标供应商的资证，若不同意，则在输入不同意的意见，作出审批不通过标记。6、标底价测算商务科价格管理员根据参考价格体系测算标底价7、邀标及登记商务科工作人员将已审批完毕的标书及相应的技术规格书，导出进行邀标。并将发标情况登记造册。8、收标及登记将收到标书情况进行登记。9、批次设置开设招标批次，直接录入货自动生成。10、开标导入或录入供货单位及报价。11、评标评委根据供应商报价及已有价格体系进行评标，最终确定中标单位、中标价、中标金额、中标品牌等。12、打印中标通知书根据中标结果，打印中标通知书。13、生成、编辑合同根据中标结果，生成中标合同（资金合同或明细合同），业务员对合同进行条款编辑14、合同审核对生成的合同进行审核，审核通的合同生效，否则退回重新进行编辑或删除合同，退回上一环节。15、招标资料整理商务科对招标资料进行整理，打印相关报表。用友软件股份有限公司第39页共97页9寄售（超市、大市场）比价协议签订业务流程91寄售（超市、大市场）比价协议签订流程业务流程图新增物资申请审核比价、生成协议NY审核价格N编辑协议条款、提交Y审核条款N生效结束92寄售（超市、大市场）比价协议签订业务流程详细说明顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注1、业务科采购员申请增加需寄售的物资业务科采购员根据生产及经营需要申请需要进行寄售的物资，提交信息管理科协议管理员审核。2、信息管理科审核需进行寄售的物资信息管理科协议管理员根据消耗规律及市场情况对申请寄售的物资进行审核，决定是否进行寄售。3、业务科采购员寄售物资确定后，业务科采购员根据价格体系比价生用友软件股份有限公司第40页共97页顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注根据价格体系比价生成协议成协议4、业务科副科长审核协议价格根据现有价格体系对协议进行比较、审核。5、业务科采购员编辑协议条款编辑协议条款、付款方式等。6、业务科科长审核协议审核协议，对没有问题的协议提交生效。用友软件股份有限公司第41页共97页10寄售（超市、大市场）招议标协议签订流程业务流程101寄售（超市、大市场）招议标协议签订流程业务流程图102寄售（超市、大市场）招议标协议签订流程业务流程详细说明顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注1、业务科采购员根据已有招标合同生成协议根据已生效的招标合同生成寄售协议，价格不可修改，编辑合同条款、付款方式等，提交科长审批。2、业务科科长审批协议审核协议，审核同意的提交生效。根据招议标合同生成协议、编辑条款审核生效YN传至网站用友软件股份有限公司第42页共97页11寄售（超市、大市场）协议直接签订流程业务流程111寄售（超市、大市场）协议直接签订流程业务流程图新增协议、提交审核价格N编辑条款、提交Y审核条款N生效Y传至网站112寄售（超市、大市场）协议直接签订流程业务流程详细说明顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注1、业务科采购员输入协议新增协议，输入物资、价格、品牌，编辑协议条款、付款方式等，提交审核。2、商务科价格管理员审核价格根据现有价格体系对协议价格进行审核。3、业务科科长审核协议对协议进行审核，审核同意的，提交协议生效。用友软件股份有限公司第43页共97页12供应商备选、准入业务流程121供应商备选、准入业务流程实名推荐审核审核审核审核成为备选NYYNNY审核NN审核YN准入Y结束122供应商备选、准入业务流程详细说明顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注1、2、3、用友软件股份有限公司第44页共97页13供应商准入品牌设置业务流程131供应商准入品牌设置业务流程图录入、提交供应商品牌名称审核是否同意N审核是否同意Y填写意见N审核是否同意Y填写意见N采购流程生效Y上传网站132供应商准入品牌设置业务流程详细说明顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注1、录入提交供应商品牌名称录入、修改、删除供应商准入物资的品牌及厂家等信息。2、业务科长审核对采购员录入的品牌等信息进行审核，并提交审核结果。3、物资质量管理科审核对业务科提交的结果进行审核并填写审核意见，审核不通过的退回采购员。4、信息管理科供应商管理员审核对业务科及物资质量管理科提交的结果进行审核并填写审核意见，审核不通过的退回物资质量管理科审核人员。用友软件股份有限公司第45页共97页14送货业务流程141送货业务流程图制作、提交送货单是否供应商库存物资发料并填写出库数量交配送中心送货交供应商送货N验收、填写质量状况、实收数量实收数量是否大于需送货数量Y核实实收数量、入库、打印收条NY审核结束上传至网站传入日常考核数据上传至网站是否需要配送YYN142送货业务流程详细说明顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注1、制作送货单选择送货单位、收货单位（可以是仓库、也可以是使用单位）、列出收货单位的计划数量与对应供货单位的合同的可开单数量，寄售（超市、物流大市场）库存量。填写需送货数量或寄售（超市、物流大市场）送货数量。生成送货单。生成送货单的唯一标志供货单位相同、收货单位相同、合同税率相同。并要求送货单中保留记录税率。设置招标合同录入附件功能对于招标合同是资金合同的，每次开送货时，以附件的形式录入合同可用友软件股份有限公司第46页共97页顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注送货数量，刷新界面后，录入计划送货数量，生成送货单。设置合同附件计划替换功能对于没有生成合同的急用料计划，可以选择其他计划对应的有效合同，替换计划附件，使需送货的计划对应到指定合同中，录入计划送货数量，生成送货单。送货单生成后，对合同、计划进行核销，在计划、合同记录送货单开单数量。计划送货数量应收数量一定程度的，必须经合同签定部门确认是否可以入库，确认后物资入帐，生成物资送货单（收条）；打印物资送货单（收条）交供应商作为收货凭证。用友软件股份有限公司第47页共97页15配拨业务流程151配拨业务流程图制单、提交是否配送打印单据Y发料并填写实发数、提交N验收、填写实收数量核实数量、提交单据结束152配拨业务流程详细说明顺序业务信息结点业务信息结点实现内容的描述备注1、制单、提交制单根据计划进行物资配拨的，选择发出仓库、收料单位。列出收货单位计划数量、计划可开单数量、出库仓库库存数量、库存可开单数量，录入应拨数量，生成配拨单。提交配拨单生成后，填写需送到日期（大于单据提交时系统日期）。自动将物资送货单入库时的各项费用提取（杂费明细）。对于到使用单位的配拨单，录入管理费率、税率，计算出对应管理费额、税额。按要求录入其他项目，提交配拨单。2、配送中心对于需要配送的物资，打印单据、准备配送事宜3、填写实发数、提交发料单位发料员，接到计算机系统提交的配拨单，按照配拨单进行备料。当配送中心或使用单位