行政部管理规章制度 - 副本

行政部规范化管理工具箱目录第一章行政部组织结构与责权5第一节行政部职能与组织结构5一、行政部职能5二、行政部组织结构错误未定义书签。第二节行政部责权5一、行政部职责5二、行政部权力7第三节行政部管理岗位职责7一、行政总监岗位职责7二、行政部经理岗位职责错误未定义书签。第二章前台接待管理错误未定义书签。第一节前台接待岗位职责错误未定义书签。一、接待主管岗位职责错误未定义书签。二、接待专员岗位职责错误未定义书签。第二节前台接待管理制度错误未定义书签。一、前台接待礼仪规范错误未定义书签。二、来访人员接待管理制度错误未定义书签。三、前台电话接听管理制度错误未定义书签。第三节前台接待管理表格错误未定义书签。一、客人来访登记表错误未定义书签。二、函件收发登记表错误未定义书签。三、前台接待日志表错误未定义书签。第三章办公事务管理错误未定义书签。第一节办公事务岗位职责10一、办公事务主管岗位职责10二、办公事务专员岗位职责错误未定义书签。三、行政办公秘书岗位职责11第二节办公事务管理制度错误未定义书签。一、办公设备管理制度12二、办公用品管理制度14三、办公文书管理制度16七、图书资料管理制度错误未定义书签。第三节办公事务管理表格19一、办公设备登记表错误未定义书签。二、办公用品领用表错误未定义书签。三、办公文书会签单错误未定义书签。四、档案借阅审批表19五、信件领取登记表错误未定义书签。六、印章使用登记表20七、图书资料借阅表错误未定义书签。第四章行政人事管理错误未定义书签。第一节行政人事岗位职责错误未定义书签。一、行政人事主管岗位职责错误未定义书签。二、行政人事专员岗位职责错误未定义书签。第二节行政人事管理制度错误未定义书签。一、员工考勤管理制度错误未定义书签。二、员工出差管理制度错误未定义书签。三、公司会议管理制度24四、公司提案管理制度27五、日常纪律管理制度30第三节行政人事管理表格错误未定义书签。一、员工考勤登记表错误未定义书签。二、年度考勤汇总表错误未定义书签。三、员工请假申请单错误未定义书签。四、员工加班申请表错误未定义书签。五、员工出差申请表错误未定义书签。六、差旅费报销清单错误未定义书签。七、公司会议记录表错误未定义书签。八、提案管理记录表错误未定义书签。九、员工提案评定表错误未定义书签。十、员工奖惩记录表错误未定义书签。十一、员工违纪处理表错误未定义书签。第五章安全管理35第一节安全管理岗位职责35一、安全主管岗位职责35二、安全专员岗位职责错误未定义书签。第二节安全管理制度36一、公司值班管理制度36二、员工出入管理制度38三、车物出入管理制度41四、安全保卫管理制度错误未定义书签。五、消防安全管理制度46六、公司保密管理制度49第三节安全管理表格错误未定义书签。一、值班登记日志表错误未定义书签。二、保安执勤日志表错误未定义书签。三、外出员工登记表错误未定义书签。四、来宾出入登记表错误未定义书签。五、安全状况检查表错误未定义书签。六、防火设施检查表错误未定义书签。七、突发事故报告表错误未定义书签。八、事故统计汇总表错误未定义书签。第六章车辆管理54第一节车辆管理岗位职责54一、车辆主管岗位职责54二、司机岗位职责55第二节车辆管理制度56一、公司车辆管理制度56二、车辆安全管理制度60三、公司司机管理制度62第三节车辆管理表格66一、车辆登记表66二、车辆检查表67三、车辆请修表69四、保养记录表69五、车辆加油表70六、用车申请表70七、派车记录单72八、车辆事故单72九、用车记录表74十、车辆费用表76第七章总务后勤管理78第一节总务后勤岗位职责78一、总务后勤主管岗位职责78二、宿舍管理专员岗位职责错误未定义书签。三、食堂管理专员岗位职责78四、保洁专员岗位职责79五、绿化专员岗位职责错误未定义书签。第二节总务后勤管理制度80一、员工食堂管理制度80二、员工宿舍管理制度错误未定义书签。三、清洁卫生管理制度83四、环境绿化管理制度错误未定义书签。第三节总务后勤管理表格86一、食堂卫生检查表86二、住宿人员管理表错误未定义书签。三、清洁卫生管理表86第八章公关事务管理错误未定义书签。第一节公关事务管理岗位职责错误未定义书签。一、公关事务主管岗位职责错误未定义书签。二、公关事务专员岗位职责错误未定义书签。第二节公关事务管理制度错误未定义书签。一、公关管理办法错误未定义书签。二、参观管理规定错误未定义书签。三、公务接待制度88四、对外宣传制度90第三节公关事务管理表格错误未定义书签。一、商务接待安排表错误未定义书签。二、公司参观申请表错误未定义书签。三、公关接待审批表错误未定义书签。四、公关活动策划表错误未定义书签。第一章行政部组织结构与责权第一节行政部职能与组织结构一、行政部职能行政部是公司的综合办事部门。其核心职能主要包括以下四个方面。1参谋职能。行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。2沟通职能。行政部应清晰传达上级领导指令，沟通、协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。3管理职能。行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤（卫生、食堂、员工宿舍）、安全保卫等工作。4服务职能。行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。第二节行政部责权一、行政部职责行政部负责管理公司的日常行政事务，做好上传下达、沟通联系和综合协调工作，确保公司各项工作正常运行。职责1制定公司各项行政规章制度，保证各项工作规范化进行负责公司行政工作计划、工作总结及行政公文等文件的起草工作负责接待来访人员及对外联系工作负责管理公司办公设施，做好办公用品采购、发放、使用登记、保管和维护管理工作负责员工考勤、出勤统计、报表制作及分析等人事管理工作负责公司日常安全保卫及消防管理工作负责全公司资料、信息的管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作负责公司会议组织、记录及归档工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8负责公司公务车辆的管理调度工作负责公司总务后勤管理工作职责9职责10督促检查各职能部门对公司有关决议、计划及各项行政管理制度的执行情况做好公司内部的联络沟通工作，及时向上反映情况，向下反馈信息职责11职责12协调各部门间的工作，督办检查各项工作和计划安排各种文体活动职责13职责14二、行政部权力为了保证公司各项规章制度的良好运行及行政管理工作的高效展开，行政部拥有6项工作权限力。权力1根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权依照制度，对行政检查中发现的问题有处理权依照制度，按规定程序，对其他部门有处罚建议权依照制度，对公司员工违反行政制度有处罚建议权有权要求公司内部其他相关部门配合行政部的工作对部门内部员工的聘任、解聘有建议权权力2权力3权力4权力5权力6第三节行政部管理岗位职责一、行政部经理岗位职责行政总监负责对公司行政人事日常工作进行监督、管理。职责1组织制定、完善并监督执行公司的行政管理制度做好行政、人事部门的总体预算管理工作负责公司行政方面重要会议和重大活动的组织筹备工作定期组织办公职能检查，发现问题及时解决，同时督促采取纠正和预防措施管理公司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境负责统筹、协调行政部门与公司其他部门的工作，确保部门之间的良好协作负责公司固定资产及低值易耗品的统筹管理工作（包括管理员工食堂和公务车辆等）接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8代表公司与外界有关部门和机构联络，并保持良好的合作关系负责宣传企业文化，提升公司内外部形象职责9职责10做好行政管理的统筹安排，负责指导、管理部门内部及公司各部门人力资源和行政工作掌握公司行政管理工作的运行情况，适时向总经理汇报职责11职责12职责1组织制定及执行公司行政制度、流程和工作计划组织、协调公司的各种会议及大型活动做好公司重要文件包括月度、季度、半年、年度工作计划和总结报告后起草工作审核、修改以公司名义签发的有关文件，做好文书归档和用印管理工作负责监督、指导各种行政费用的审核和控制工作，拟订行政费用的预算并监督预算的执行合理调度公务用车，安排车辆的维修与保养定期召集员工建议审议委员会成员对合理化建议进行评审负责公司内部、外部公共关系管理工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8做好员工、各部门及上级之间的沟通工作根据工作计划和目标，定期检查落实情况，及时向公司领导和其他部门反馈信息职责9职责10负责指导、管理、监督本部门人员的业务工作，改善工作质量和服务态度职责11第四节行政主管岗位职责一、行政主管岗位职责行政主管负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。通过对办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提升公司的综合竞争力。职责1组织制定公司办公用品、固定资产、资料和档案管理等制度，报上级领导审批后严格执行拟订办公事务季度、月度发展计划，送交部门经理审核后，组织实施并监督计划的执行组织做好办公用品的登记、采购、发放以及控制成本费用等工作负责公司的各种公章证照、文书档案资料的登记、管理工作负责做好本部门的安全、卫生和消防等各项工作负责向行政部经部经理提请对办公事务人员绩效考核的建议组织做好公司往来信件、传真和邮件等相关资料的处理工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8按照公司经费预算，严格监督和控制办公费用支出，并确认费用分摊范围职责1协助领导草似各项办公事务管理制度，并监督、检查各项制度的执行情况统一协调、购买公司办公物资，并对其进行登记、造册、盘点、维护和保养协助办公事务主管严格控制办公费用支出，并确认费用分摊范围协助办公事务主管做好公司重要会议筹备、重要来宾接待等工作负责管理公司计算机信息资料，确保信息资料准确无误提出办公事务方面的合理化建议，不断改进工作负责登记、归档和管理公司图书、合同等资料监督检查其他部门的办公事务性工作，对不符合办公事务管理规定的行为提出修改建议职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8三、行政文员岗位职责行政文员的工作内容包括收发公文、接待来访、协调公司内外关系等。其主要职责职责1安排接待来宾处理电话、邮件和传真等组织、安排各类会议，撰写和整理会议纪要负责收发公司内、外各种来往文件协助上级领导完成对外联络事宜，跟进各项事务性工作的进层情况并及时整理汇总负责有关文书资料的起草、打印、登记和存档等工作协助上级领导与公司各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7一、办公设备管理制度第1章总则第1条目的为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。第2章办公设备购买第1条各部门在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一购买。第2条对于临时需要的办公设备，要经总经理审批通过后方可购买。第3章电脑使用管理一总则1为了规范我司计算机的使用与管理，提高工作效率，确保电脑及局域网正常运作，使计算机更好的发挥其作用，特制定本制度。2本制度所称的电脑主要指主机、显示器、键盘、鼠标、打印机、以及所有的电脑网络产品和附属设备，各类应用软件等。二使用规定1部门配备的电脑设备，实行使用人负责制。工作人员要加强电脑知识的学习，按规范要求正确操作使用，注意电脑设备的保养和维护，严防病毒侵入，保证正常运转；严禁非本部人员擅自使用，人为造成设备损坏，除追究当事人的责任外，其维修费用从当事人工资中核减。2公司网络资源是公司用于工作目的的投资，电脑是公司员工教育学习、处理信息和整理资料的重要工具，只能用于工作。严禁在工作时间浏览与公司工作无关的网页、资料，严禁利用电脑玩游戏、看影碟、网上聊天等或进行其它与工作无关的活动，严利用电脑设备播放反动、黄色音像、访问不健康的网站。3QQ使用规定QQ工具只能用来联系与工作有关的事宜，包括文件的传输、相关单位和人员的沟通联系、信息的发布等，禁止利用QQ工具同与工作无关的人员聊天，传输文件等。4严禁私自安装聊天、游戏等与工作无关的软件。电脑使用中出现软件系统损坏应及时维修，加强网络安全管理，个人不得随便安装网上下载的软件，如因私自安装无关软件造成电脑系统损坏的，由专业人员负责维修或赔偿等值电脑。个人不能私自对电脑软件进行改动、安装或删除等操作。严禁私自拆卸电脑，调换配件。一经查实，按损坏程度进行相应处理；电脑使用中出现故障需要维修的，请与物资部负责人员联系。由于操作不当造成硬件损坏，由个人自行维修或赔偿等值同类硬件。5更换电脑时，要做好文件的拷贝工作，同时在电脑负责人的协助下检查电脑各方面是否正常。6离职时，应保证电脑完好、程序正常、文件齐全，接手人在确认文件无误后，须找电脑负责人检查电脑运行是否正常。未按上述程序操作而导致的一切后果由接手人承担。7计算机名称、IP地址由物资部统一登记管理，如需变更，应在公司物资部做变更备案登记。8对于密级文件及数据要建立双备份制度，对重要资料除在电脑贮存外，还应定期拷贝到服务器、U盘或移动硬盘上，便于公司文件统一管理，以及防遭病毒破坏或断电而丢失。9不得将来历不明的软件装入机器运行，防止染上“病毒“。发现机器故障及时报告，不得擅自进行维护，防止造成损失。电脑设备维修应由专业人士进行。严防计算机病毒入侵，其它单位或个人的外部存储设备（如软盘、盘、硬盘等）不得随意连入计算机，确有必要连入的必须事先进行病毒扫描。不得使用未经病毒检查的软盘10加强本司电脑设备的集中统一管理。未经领导批准，部门不得自行调换、拆卸、处理电脑及附属设备。设备的配备、更新、维修和报废都须按程序通知物资部管理人员。上机人员未经许可不得私自拆卸和连接各种硬件设备；不准在非正常状态下使用计算机，严禁私自拆卸机箱，硬件或应用软件出现异常，应及时与管理人员联系。未经部门同意，计算机及其附属设备不得外借。11无论是本单位，还是外单位人员，凡与本部门无关人员，严禁上机操作。各部门及个人在未经允许下，不得打开其他部门或个人的邮件，更不得打开来历不明的邮件及附件。12员工离开座位超过半小时需关闭显示器，以延长显示器的使用寿命和节约用电，下班后需按正确方法关机，并关闭电源，关好门窗，方可离开。三安全规定1部门或个人应高度重视公司的技术秘密和商业秘密的保护。2严格遵守保密制度，工作人员不得将保密文件资料上网共享。3重要的部门或个人文档必要时需加密；对公司或个人的资料，未经允许任何人不得进行改动，或者告之部门之外的人员。四处罚办法1违反规定者视情节轻重给予口头警告、书面警告直至记过处分。2违反规定者视情节轻重给予书面警告甚至记过处分并处以一定数额的罚款。3违反规定者视情节轻重给予严重警告、罚款或者开除处分。4附则本规定由公司物资部制订并负责解释，报总经理核准后施行。第4章电话使用管理第10条电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。第11条各种外线电话须配置“长途电话记录表”，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转办公事务主管审阅。第12条长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。第13条禁止因私事拨打长途电话。第5章打印机、复印机使用管理第14条打印机、复印机由专人负责管理，其他人员未经批准不得擅自使用。第15条打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印及复印的时间、标题、份数和密级，经主管批准签字后方可进行。第16条凡需打印的文件、表格等，字迹要清晰，语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。第6章传真机使用管理第17条传真机由专人负责保管，其他人员不得自行使用。第18条不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。第19条建立传真登记、签收制度，并立档备案。第20条每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件。第7章其他办公设备使用管理第21条公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员必须经设备主管人员批准后方可使用。第22条办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。第23条办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要追究相关人员的责任。第8章办公设备使用监管第24条公司办公事务部门负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。第25条公司办公事务部门对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。第9章附则第26条行政部对本制度拥有解释权。第27条本制度自公布之日起实行。二、办公用品管理制度第1章总则第1条目的为规范办公用品的发放流程，让员工按照节约的原则领取、使用办公用品，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司所有办公用品的发放和管理工作。第2章办公用品的申请第3条对于日常易耗品的申请，直接由申请部门填写“申请单，经主管领导签字确认后，到行政部登记领取。公司易耗品申请单第4条各部门如需申购办公用品，还必须另填一份“采购单”（如下表所示），经行政部门确认审核后，由行政部门统一购买。公司办公用品订购审批单第5条“采购单”中要写明所需物品、数量、质量和规格。第3章办公用品的购买第6条行政部门统一购买办公用品，如有特殊情况，允许各部门在提出“采购单”的前提下就近采购，由行政部审核，并且把审核结果连同“采购单”一起交付行政部门保存，作为日后办公用品使用情况报告书的审核与检查依据。第7条根据办公用品的库存情况以及消耗水平，确定订购数量。第8条行政部门在购买办公用品时，要货比三家，选择其中价格、质量最优者。第9条办公事务部门必须依据“采购单”，中写明订购日期、订购数量、单价以及物品来源等。第10条收到办公用品后，行政部部门要按“送货单”验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误后，在“送货单”上加盖印章，然后入库。第5章办公用品的保管第15条办公事务部门必须对所有入库办公用品一一填写台账（如下表所示）。项目物品名称编号数量单价入库时间备注第16条办公事务务专员必须掌握办公用品的库存情况，并经常整理与清扫，必要时要做好防虫等保护工作。第17条办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作由办公事务主管负责。盘点要求做到账物相符，如果不相符必须查找原因，然后调整台账，保证两者一致。第18条非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。第19条非工作原因严禁将办公用品带出公司。第6章办公用品使用的监督第24条办公事务部门应定期核对“办公用品申请单”与办公用品的实际使用情况。第25条办公事务部门要不定期核对办公用品领用传票与办公用品台账。第26条办公事务部门要对各部门办公用品的使用情况进行不定期检查，杜绝浪费办公用品的行为。第9章工作服管理制度一、工作服管理目的为树立和保持公司良好的公众形象，塑造企业文化，进一步规范管理，特制定本规定。二、工作时间着装及仪表要求1、所有员工必须按照公司规定着装，保持良好的精神风貌，树立良好的公司形象；上班时间内必须穿着工作服。2、工作时间须注意仪表，穿着整洁、得体大方；3、工作装应经常换洗，不得出现掉扣、错扣、脱线现象。换装时间夏装5月1日至10月31日冬装11月1日至次年4月30日三、工作服的使用及发放1、公司所有员工在入职一周后可到行政人事部领取应季工作服，需本人亲自领取，领取前需到财务交纳工作服押金100元整，凭财务开具的收据到行政人事部领取工作服，离职时退回工作服后到财务领取工作服押金。2、工作服夏装员工每年可以以旧换新2件夏装。3、员工在辞职办手续时其工作服应事先洗干净叠好再退还给仓管员，仓管员视工作服新旧情况进行分类保管，以便下次优先发放使用。4、如遇到工作原因发生意外损坏或者其他特殊情况需要提前换发时，由本人填写申请表，写明情况。经行政管理中心核实后，准予提前换发；4、如因个人原因，造成工作服丢失，失窃或未到期破损要求提前换发，由本人补缴相应的费用；五、遵守事项1、上班时间必须统一着公司配发的工作服，（每周六如公司无特殊公务安排可不着工作服，但员工着装应端庄大方）；2、应尽量减少工作服在非工作时间的损耗；3、员工不得擅自改变工作服的式样；4、行政管理中心负责对以上行为进行不定期抽查，对不按规定着装者，进行处罚；5、部门经理级以上管理人员有指导与监督员工穿着工作服的责任。6、公司任何人不得擅自对工作服样式进行更改，或借给非本公司人穿着第8章附则第27条本制度自发布之日起实行。三、办公文书管理制度第1章总则第1条目的为确保公司文书事务能够正常进行，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。第2条管理原则准确、快速。第3条适用范围本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。第2章文书的种类第4条文书的范围本公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。第5条文书保密等级划分1绝密，指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。2秘密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。3机密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4普通，指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。第3章文书制作规范第6条文书的制作要领1文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。2起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。3必须明确起草文书人的责任，并正确署名。4修改请示提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。第7条文书的起草必须征得主管同意，并在主管做出明确决定后进行。重要文件还应经过公证，并在正式文书形成前，附上有价值的证明文件。第8条文书的署名1公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。2对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第9条文书的盖章1在文书正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。2如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。3以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。第4章文书的收发第10条文书主管部门负责接收文书，并按下列要点处置。1如果一般文书，予以启封，分送各部门。2将私人信件直接送交收信人。3分送各部门的文书若有差错，必须立即追回。第11条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上登记。第12条需要邮寄或专人递交的文书，必须写清发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书，原则上不需封缄。第5章文书的处理第13条普通文书处理1部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。2处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。第14条机密文书处理1机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。2亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启。如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。第15条与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商；如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。第6章文书的整理与保存第16条文书的整理与保存1全部完结的文书，应在结办后三日内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。2个人不得保存公司文书，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，离职员工应将文件和记录本清理移交。3分公司或分支机构的文书分为两类一类是特别重要的文书，由主管保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。第17条文书的保存年限1永久保存的文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股权关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。2保存10年的文书包括请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴的有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。3保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。4保存一年的文书，指无关紧要或临时性的文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。第18条注意事项1对于重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。2对于保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，写清销毁的理由和日期之后，予以销毁。一律以焚烧的方式销毁机要文件。任何个人不准擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。3销毁秘密级以上文件前要进行登记，由专人监督，保证不丢失、不遗漏。4如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。5必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。借阅前必须出示借阅证。第7章附则第19条行政部对本制度拥有解释权。第20条本制度自公布之日起实行。第三节行政管理表格四、档案借阅审批表编号文书档案名称密级起草人起草部门起草日期归档日期借阅原因借阅人（签字）年月日行政部意见主管（签字）年月日批准人意见批准人（签字）年月日六、印章使用登记表1印章管理制度1总则11为规范公司行政印章管理工作，防范风险，维护公司利益，特制定本制度。12公司办公室负责公司行政印章的各项管理工作。13本制度所指公司行政印章为“焦作韩电发电有限公司”公章，以下简称“印章”。2印章的管理21印章由办公室指派专人管理。22印章必须由保管人妥善保管，不经公司领导批准不得转借他人。23印章管理人离职时，须办理印章移交手续。3印章的使用31印章须经本制度所规定的履行审核手续后方可使用。32印章的使用范围321经公司领导签发或批准的对外报送文件、材料、报表、申请表、登记表等。322经公司领导批准开具需要加盖公司印章的各类介绍信、证明及其他材料。33印章使用流程331使用印章时，经办人须将所需用章的文件经本部门负责人签字同意。332报呈公司主管副总经理、总经理审核批准后，送公司办公室由印章管理人负责盖章，否决的则退回。333印章管理人盖章时须对文件签署情况予以核对，无误的盖章，否则不予办理。34涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字，方可用印。35印章管理人对所加盖印章的文件当场登记并复印一份备案，及时归档保存，所归档保存文件内容必须与印章使用登记台帐所登记内容一致。36印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应印章外带申请书（见附件），按审核程序，经公司领导批准后由两人以上共同携带使用。37印章由管理人在公司办公室负责人监督下使用。4责任41印章管理人必须妥善保管印章，不得遗失。42必须严格依照本制度规定程序使用印章，不得擅自使用。43违反本制度的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政及经济处分，造成严重损失或违纪情节严重的，移送有关机关处理。5附则51本制度经公司研究通过后施行，由公司办公室负责解释。2印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注用章人（签章）批准人（签章）注请在备注栏中简要说明盖章用途。3印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注三、公司会议管理制度第1章总则第1条目的为了使公司的会议管理工作规范化、有序化，减少不必要的会议，缩短会议时间，提高公司会议决策的效率，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司内部会议管理。第2章会议组织第3条公司级会议，指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会，应经总经理批准，由各相关部门组织召开，公司领导参加。第4条专业会议，指公司性的技术、业务综合会，由分管公司领导批准，主管业务部门负责组织。第5条各车间、部门、支部召开的工作会由各车间、部门、支部领导决定并负责组织。第6条班组（小组）会由各班组长决定并主持召开。第7条上级或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或公司之间的业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）一律由公司组织安排，相关部门协助做好会务工作。第3章会议管理第8条会议准备1明确参会人员。2选择开会地点。会场环境要干净、整洁、安静、通风、照明效果好、室温适中等。3会议日程安排。要将会议的举办时间事先告知与会人员，保证与会人员能准时参加会议。4会场布置一般情况下，会场布置应包括会标（横幅）设置、主席台设置、座位放置、台卡摆放、音响安置、鲜花摆设等。会场布置和服务如有特殊要求的按特殊要求准备。5会议通知会议通知应包括参加人员名单、会期、报到时间、地点、需要准备的事项及要求等内容。第9条会中管理1人员签到管理会议组织部门或单位应编制“参会人员签到表”，参会人员在预先准备的“签到表”上签名以示到会。2会场服务会场服务主要包括座位引导、分发文件、维护现场秩序、会议记录、处理会议过程中的突发性问题等内容。会议记录人员应具有良好的文字功底和逻辑思维能力，能独立记录并具有较强的汇总概括能力。会议记录应完整、准确，字迹应清晰可辨。第10条会后管理1会后管理主要包括整理会议记录，形成纪要和决议等结论性文件，检查落实会议精神，分发材料，存档及会务总结等工作。2会议记录人员应在个工作日内草拟会议纪要，经行政部领导审核后，由会议主持人签发。会议纪要应充分体现会议精神，并具有较强的可操作性。第4章会议安排第11条为避免会议过多或重复，公司经常性的会议一律实行例会制，原则上按例行规定的时间、地点和内容组织召开。第12条其他会议的安排1凡涉及多部门负责人参加的会议，均须于会议召开前日经部门或分管公司领导批准后，报办公室汇总，并由公司办公室统一安排，方可召开。2行政部每周六应统一平衡编制会议计划并装订，分发到公司相关部门。3对于已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，会议召集部门应提前天报请行政部并经公司相关领导同意。4对于参加人员相同、内容接近、时间段雷同的会议，公司有权安排合并召开。5各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在与公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突的除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。第5章会议注意事项第13条会议注意事项1发言内容是否偏离议题。2发言目的是否出于个人利益。3全体人员是否专心聆听发言。4发言者是否过于集中针对某些人。5某个人的发言是否过于冗长。6发言内容是否朝着结论推进。7在必须延长会议时间时，应在取得大家的同意后再延长会议时间。第14条召开会议时需遵守如下要求1严格遵守会议时间。2发言时间不可过长（原则上以分钟为限）。3发言内容不可对他人进行人身攻击。4不可打断他人的发言。5不要中途离席。第6章会议室日常管理第15条会议室由行政部指定专人负责管理，统一安排使用。第16条各部门若需使用会议室，需提前向行政部提交申请，由行政部统一安排。会议室使用申请表申请使用部门日期召开会议时间会议名称主持人参会人数备注行政部意见第17条各部门在使用会议室的过程中，要注意保持卫生，禁止吸烟，爱护室内设备。第18条未征得公司同意，任何人不得将会议室内所使用的设备、工具、办公用品拿出会议室或挪作他用。第19条会议室的环境卫生由行政部派专人负责，在每次会议召开前后均要认真打扫，并做好日常清洁工作。第20条会议室使用完毕后，应随时关闭门、窗和全部设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。第21条会议室的钥匙由行政部派专人管理。第7章附则第22条行政部负责本制度的起草工作。第23条总经理负责本制度的核准工作。四、公司提案管理制度第1章总则第1条目的为充分发挥广大员工的聪明才智，动员工的工作积极性、主动性和创造性，鼓励员工对公司在经营管理过程中出现的问题和不足之处提出合理化建议，给公司带来更大的经济效益，特制定本制度。第2章提案项目范围第2条提案项目范围1对于产品销售或售后服务，提出具体改进方案。2对于产品维护技术，提出改进方法。3对于公司各项作业方法、程序和报表等提供出善意见，具有降低成本、简化作业、提高工作效率等作用。4对于公司未来经营的研究发展事项，提出研究报告，并具有采纳价值或实际效果。5适用于市场的新产品、新技术、新工艺和新材料。6对引进的先进设备制造工艺和先进技术进行消化、吸收和改进。7开拓新的生产业务。8计算机技术在通信生产和管理领域的应用。9生产中急需解决的技术难题。10有关机器设备、维护保养的改善。11为了提高原料的使用效率，改用替代品原料，节约能源等。12新产品的设计、制造、包装及新市场的开发等。13废弃能源的回收利用。14促进作业安全，预防灾害发生等。15对于公司各项规章、制度、办法提供具体的改善建议。第3条员工提出建议时应使用公司规定“提案建议表”，如下表所示。提案建议表姓名岗位所属部门提案改善类别工程类产品类管理类其他（请注明）现状及存在问题建议改善的内容改善后预期效果部门经理意见行政部意见总经理意见第4章奖励标准第6条根据“员工审议表”中的各个审议项目，逐项研讨并评定分数后，以总平均分拟订等级及奖金金额，如下表所示。提案奖励标准等级奖金（单位元）123456第7条提案经审委会审定认为不宜被采纳实施的，应将提案交由行政部主管据实核对签注理由，委婉通知原建议人。第8条提案经审委会审定认为可以采纳的，应由审委会召集人会同行政部主管，于审委会审定后三日内，以书面形式详细注明建议人姓名、提案内容、该提案实施后对公司的可能贡献、核定等级、奖金数额及理由，连同审委会各委员的“审议表”一并报请经营会议复议后，由总经理核定。第9条为避免审委会各委员对建议人的主观印象，影响审议结果的公平性，行政部主管在提案未经审委会审议前，对建议人的姓名应予保密，不得泄露。第10条提案如由两人以上共同提出，其所得奖金按人数平均分配。第11条有下列情形之一者，不得申请奖励。1各级主管人员对其本身职责范围内的工作所提出的建议。2被指派从事该工作而提出与该工作有关的提案者。3同一建议事项，他人已经提出并已获得奖金的。第5章附则五、日常纪律管理制度第1章总则第1条目的为加强公司行政纪律管理，维护公司良好形象，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司内部所有员工。第2章员工通则第3条员工要按照公司规定的作息时间按时上、下班，不得迟到、擅离职守或早退。第4条员工上、下班要走员工通道，乘员工专用电梯。第5条举止文明，对来宾热情礼貌。第6条员工之间应通力合作、同舟共济，共同维护公司形象。第7条员工应忠于职守，关心公司，爱护公司，维护公司利益。第8条员工应坚持顾客至上，尽量为顾客提供优质的服务。第9条秉公办事、平等待人；敬业乐业、钻研业务；讲求效率。第10条切实服从领导的工作安排和调度，保质保量地完成工作任务。第11条爱护公司财产，不浪费，不损公肥私。第12条维护公司信誉，不做任何有损公司信誉的事情。第13条未经批准，不得泄漏公司业务信息和商业秘密。第3章仪容仪表第14条员工着装应整洁、大方，颜色力求稳重，纽扣须扣好。不得卷起裤脚，不得挽起衣袖（施工、维修、搬运时除外）。第15条员工上班时必须佩戴胸卡。应将胸卡端正地佩戴在左胸口处，正面向外，不许有遮盖，要保持卡面清洁。非因工作需要，不得在公司以外的地方佩戴胸卡。第16条上班时间不得穿短裤、超短裙及无领无袖装、露背装等。第17条女员工宜化淡妆。第18条员工头发应修剪、梳理整齐，保持干净，禁止梳奇异发型。男员工不准留长发，禁止剃光头、留胡须。第19条员工应保持良好的个人卫生习惯。第4章服务规范第2条接待来宾1接待客人时应面带微笑，使用礼貌用语，如“您好”、“请稍等”、“请慢走”等。2与客人谈话时应端正站姿，用心聆听，不抢话、插话、争辩，音量要适度，语气要温和。3遇到客人询问，要做到有问必答，不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行”或“不懂”等，不得以生硬、冷淡的态度待客。4尊重客人的风俗习惯；不议论、不指点、不讥笑有生理缺陷的客人；不收受客人礼品，如实在不能推辞，员工应将礼品上交行政部。第21条电话接听礼仪1员工应在电话铃响三声内接听电话，接通后先说“您好”。2通话过程中如需请对方等待应主动致歉“对不起，请稍候。”3如接到的电话不在自己的业务范围之内，应尽快转给相关业务人员接听；如无法联系应做好书面记录，及时转告。接到打错的电话应同样礼貌对待。4邻座无人时，应主动接听电话。5通话结束时，应待客户或者上级领导先挂断电话后，方可挂断。第5章考勤与休假第22条考勤1工作时间公司每周一至周五的工作时间是每天800至1700（中午1200至1300为午餐时间）。每周工作40小时。各部门因生产需要实行不定时或综合计时工时制的，视各部门的员工排班表而定。2考勤（1）员工必须按时上下班，不得迟到早退。（2）公司通过打卡的方式记考勤。员工910以后刷卡视为迟到，1725以前刷卡视为早退。（3）员工上、下班必须打卡，因故不能打卡者，须在当天向上一级领导陈述原因（出差者除外），并由部门负责人签字报人力资源部，否则按旷工论处。（4）所有员工上、下班均需亲自打卡，任何人不得代替他人打卡或由他人代替打卡，违反此规定者，打卡者与持卡者每次各扣罚工资元。第23条休假1公休（1）周日。（2）法定节假日及政府临时公布的休假日。（3）公司年假。以上假日，员工工资照发。2员工请假员工请假的相关规定如下表所示。公司员工请假规定一览表假期类别说明工资待遇事假1事假须填写“请假单”，请相关领导按权责核准签章后方能生效，并报人力资源部存档2必须事前请准事假，不得事后补请，如因特别事情请事假须申述充足理由，特到特准者方可补请3事假不满1日者以实际缺勤时间计算不计发薪资病假需持医院出具的相关证明1年累计病假超过半年的，其工龄满年的员工按计发工资2工龄满年（含年）的员工按计发工资3工龄不满年的员工按计发工资工伤根据工伤情况安排休假按劳保规定办理，薪资照发婚假符合法定适婚年龄的员工可享受婚假3天；符合法定晚婚年龄的员工可增加至10天薪资照发产假符合国家计划生育政策规定的女员工，正常分娩者给予产假90天，难产者增加15天，多胞胎生育者每多育一个婴儿，增加产假15天享受产假待遇丧假员工的配偶、父母、子女、岳父母或公婆去世，可请丧假薪资照发第6章工作纪律第24条员工须按时上、下班，不得迟到、早退。第25条员工上班要佩戴胸卡，着装整洁，不得在办公场所化妆。第26条坚守工作岗位不得串岗。第27条上班时间不要看报纸、玩游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。第28条不要因私事长时间占用电话。第29条不要在公司电脑上发送私人邮件或上网聊天。第30条未经允许，不得使用其他部门的电脑。第31条注意保持办公室的安静状态。第32条接待来访和业务洽谈应在会议室进行。第33条吸烟到卫生间。如在办公场所吸烟，一经发现，罚款元/次。第34条不私自从事与公司业务有关的经营活动或兼任公司以外的职务。第35条服从上级指挥，如有不同意见，应婉转相告或以书面的形式陈述，一经上级主管决定，应立即遵照执行。第五章安全管理第一节安全管理岗位职责一、行政主管岗位职责安全主管全面负责公司的治安、消防、员工出入、信息保密和信息系统安全等工作。职责1拟订公司治安、消防等安全管理制度，报上级领导审批后组织实施贯彻执行安全管理工作的法律法规，并监督和检查各项安全管理制度的落实情况负责公司治安、消防设施、设备的定期检查、保养和维护工作负责对公司全体员工进行安全、消防知识的普及和指导工作负责员工的出入管理，保障员工的人身财产安全合理安排员工值班，保证公司的财产、物资安全和良好的治安秩序处理各类治安、消防等安全事故，并根据事故的严重程度及时向有关领导汇报职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责1负责各类人员及外来车辆进出公司大门的询问、登记、传达和检查等工作对员工的车辆存放进行管理，确保员工车辆的安全对公司治安、消防等设备设施例行日常检查工作负责公司大院、生产车间内外的治安巡逻，并做好巡逻记录妥善保管安保器械，不得丢失和擅自使用定期或不定期进行消防检查，保证公司的消防安全负责处理治安管理中的突发事件，并及时上报职责2职责3职责4职责5职责6职责7第二节安全管理制度二、员工出入管理制度以下是某公司员工出入管理制度，供读者参考。编号制度名称员工出入管理制度执行部门第1章总则第1条目的为维护公司财产安全，保证生产业务有序进行，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于所有出入本公司的人员、车辆和物品。第2章本公司人员出入第3条本公司员工出入厂区均应着工作服，佩戴胸章。第4条因公事需要经常出入本公司的员工，经理为其颁发特制胸章，作为自由出入厂区的凭证。第5条值班人员临时因公事需要出入公司时，应持“本公司员工出入证”出入。1“本公司员工出入证”一式三联，且经主管领导签字。2第一联存放于其所属部门，第二、三联交保安处签注出厂时间，第二联由员工本人携带，第三联暂存保安处。3员工返厂时，将第二联交由保安处对照检查，连同第三联一起暂存于保安处。员工于次日10时前将第三联转送部门主管核查，将第二联转送考勤部门核对考勤记录。第6条非值班人员临时因公事需要出入公司时，应于保安处填写“本公司员工出入证”。1“本公司员工出入证”一式三联，经保安核对，签注出入厂时间。2第一联留存保安处，第二、三联由本人携带出入公司。3员工返厂时，将第二、三联交部门主管核对签注，交保安处检查对照，并连同第一联核对签注出公司时间。第7条本公司员工请假于工作时间离开公司时，应按规定办理请假手续，打卡出公司。第3章工程承包人及其雇用人员出入第8条工程承包人及其雇用人员如因施工进入厂区，先由工程承包人填具出入厂申请书，作为向保安主管部门换发“工程承包人出入凭证”的依据。1出入厂申请书一式两份，经工程主办部门负责人及保安处核对签注后，一份送相关业务部门审核，另一份送保安主管部门存查。2在本公司施工的时间在一日以内者，可免送相关业务部门审核。第9条入厂1施工人员将有效身份证件及“工程承包人出入凭证”交保安核对，确认无误后换发“工程承包人入厂证”并佩戴入厂。2因工程进度或原有工作人员未到而临时增加或更换人员，不能事先办理手续时，临时上岗人员持被更换者的出入证由保安核对，保安在收取相关身份证明文件后，发给其“工程承包人出入证”，但工程承包人应于当日内补办所需一切手续。第10条出厂施工人员完成当日工作出厂时，应交还“工程承包人出入证”，换回有效身份证件及“工程承包人出入凭证”。午间出厂及工作中出入公司时亦同。第4章外来公务及参观人员出入第11条厂商、客户前来洽谈业务时，保安或服务人员应先将其安排在会客室，并以电话通知接待部门，接待部