外贸跟单员的岗位职责

外贸跟单员的岗位职责篇一外贸跟单员工作岗位职责外贸跟单员工作说明书第一部分岗位规格说明一、基本资料岗位名称外贸跟单员定员标准2人直接上级外贸部经理分析日期201X1021二、岗位职责（一）概述负责国外合同的执行，主要包括（但不限于）备货，租船订舱，报检，报关，制单结汇，收汇核销，退税等。（二）工作职责1、进行有效的客户沟通，对客户来电、来函、传真做详细记录，并及时反馈；耐心解答客户的有关询问，随时了解客户的变化，以保证及时满足客户要求，从而保持客户的忠诚度。2、接受客户口头、电话订单、签订产品销售合同。3、迅速而准确地录入定的那，为合同的运行提供及时和可靠的数据基础。4、跟踪和监督合同的执行，及时反映相关情况。5、拟写送货单，通知成品仓库按时发货。6、保守企业商业秘密。7、上级交办的其他工作。三、应负责任1、对本职工作的差错、失误及效率负责。2、对订单数据保管的及时性、完整性及正确性负责。四、劳动条件和环境工作场所办公室。环境状况基本舒适。危险性基本无危险,无职业病危险。第二部分员工规格要求五、资历1、工作经验从事相关外贸工作1年以上。2、学历要求大专以上文化程度六、身体条件及心理品质身体健康，为人处事正直、坦诚、普通话标准，有良好的沟通能力。七、工作技能1、优秀的英语听、说、读、写能力。2、熟悉外贸出口流程，熟练掌握产品的主要特性和用途，了解产品的工作原理。3、组织纪律性强，有一定的组织协调能力与管理工作能力。4、熟练操作办公软件，熟悉市场营销工作，熟悉合同管理。5、坚持原则，热爱本职工作，有良好的团队合作精神。篇二外贸跟单员岗位职责外贸跟单员岗位职责（1）在公司业务流程运作过程中以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的情况，（2）严格把握“报价单”，精确地报出产品国际销售价格。如发现报价单上有疑问时，应及时上报。（3）负责外贸定单在企业内部计划、生产、包装、运输等过程的跟踪；（4）生产过程应跟踪、验货，做到质量保证。（5）能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，做好租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库（6）及时通知客户和货代有关货物装运的情况（7）在接到客户需求后及时安排好生产打样工作。要按照客户的要求，并以书面的形式详细列出打样明细单。打样单上应严格注明打样的货号、原料、包装要求、彩印要求、颜色搭配、产品图片、唛头等以及工艺做法。（8）如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部申请购买，如涉及到新模具或其他需要开模的样单，需要总经理签字同意方能答应客户。（总经理不在时，由总经理指定人员签字）。（9）样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须先拍照存入电脑档案。做好产品留样工作。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，都需要按照公司规定特殊情况需由总经理决定。（10）积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应及时查询客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即和客户联系，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。（11）对客户在销售和使用过程中提出或出现的问题,应做好记录，接收客户的投诉信息。帮助或联系有关部门妥善解决，以保证客户满意。（12）催收应收回的款项。（13）退税核销要及时，将所需全套资料送给财务办理（14）掌握、了解市场信息，开发新的客源，做好售后服务。篇三外贸跟单员岗位职责说明书2外贸跟单员岗位职责职位名称所属部门基本情况设置目标1、及时为国际业务部门提供后台支持保障。2、及时完成国际业务销售的跟单工作。直接上级外贸跟单员国际业务部国际部经理姓名部门直接下属敬阳国际业务部无1、负责出口业务报关报检资料的整理及后续跟进工作；职责描述2、负责收汇美金货款，与出口代理公司中建投及工厂出纳衔接对账；3、负责工厂收款情况与深圳财务的核对；4、负责销售信息的整理，定期向上级做汇报；5、负责用友T1系统的使用维护、商品信息管理及用户权限设置；事项2、根据业务员提供的付款水单与中建投、工厂出纳对账执行依据中建材201X年月份货款清单3、根据中建投提供的外汇收支表新康尔整理好资料给冷总查阅例行工作5、每月月初根据实际经营情况整理本月出口业务表单发给工厂、深圳财务人员对账6、每月月底将国际销售跟踪表发给工厂会计，要求其每月月初整理好发票信息后回传4、根据工厂提供的来货款明细表核对本月账单是否有误出口代理外汇收支表截至201X201X年月份中建投佛山嘉益来货款明细出口业务表单7月国际销售跟踪表每月月底每月月初每月月初每周六频率有外汇收款时1、本岗位事务的执行权。2、用友系统各岗位使用权限的授权权。职权3、用友系统产品等基础资料的变更、新增权。4、对国际业务工作流程的改善建议权。工作条件电脑、电话、办工桌、用友系统考核指标关键业绩指标（KPI）本职工作完成率团队合作能力日常行为规范工作态度及服从意识60201010指标权重内部工汇报督定期向直接上级工作计划与工作总结定期向直接上级递交美金货款收汇明细表定期向直接上级递交销售汇总表及时督导跟进外贸销售单的运转情况工作关系作关系导协调与出口代理公司中建投保持密切工作联系不定期与赣州了解外贸业务转账情况不定期人力市场行情，薪酬行情，结合公司情况进行分析大专及以上不限年龄22至30岁专业性格国际贸易理相关专业做事细心负责，服务意识强，善于合作与出口代理公司、工厂出纳、深圳公司会计衔接美金外汇出款情况外部工作关系学历性别工作经验1年以外贸跟单工作经验，外企工作经验优先掌握报关、商检基本常识。熟悉外贸电子商务平台。熟悉公司外贸基本运作流程。较强的沟通、协调和管理能力科目名称行业及产品知识岗位技能培训要求外贸运作流程公司架构及部门职责其他2H2H2H2H课时数具有报表统计和分析能力能有效把握外贸销售各个环节熟练使用FFICE软件和INTERNET较强的沟通、协调和管理能力任职资格岗位所需知识岗位技能要求职前培训职业发展工作禁忌1、2、3、1、新员工入职培训可晋升的职位国际业务员可转换的职位商务跟单无责任感。工作有情绪。不及时和各部门沟通交流情况。工作不细心。修订内容版本建立修订者审核者审批者修订时间修订履历201X11篇四工作职责外贸跟单员篇五跟单员岗位职责岗位描述岗位名称跟单员岗位编号直接上级省区经理越级领导营销总监直接下级无岗位权限与责任工作职能1、负责接受客户订单信息的记录跟踪和回复。确定所下订单数量、颜色、型号系列、规格、尺寸、货款等；2、负责对每日销售清单的汇总和录入；3、负责对每天的客户投诉进行汇总和记录交客服部门，以便及时解决售后问题；4、做好接单工作和销售技能的提升，熟练掌握产品的系列、型号、尺寸、颜色、包数、卖点等专业知识；5、负责协调好各业务经理，做好各个客户的沟通和顾客订单信息和回复工作；6、跟客户沟通下达订单必须用传真等书面形式；7、收到客户传真后，应先与所属业务人员沟通相关事宜，然后必须再给客户打个电话，确认传真上面的订货内容，确定订货内容准确无误后，再打单核定打款总金额；8、打单完毕后，回复客户打款总金额，通知客户打订货订金；9、去财务确定客户货款订金到账后，下达生产订单到生产计划处；10、跟踪订单生产整个过程，对订单处于哪个环节做到心中有数，并参照合同日期规划出货日期。11、订单生产完毕后，需提前通知客户打余款，财务确认全款到账后，安排出货；12、与业务人员沟通协调货运相关事宜；13、接洽财务、出纳、仓库备货、验货、装车、出厂事宜；14、负责客户投诉的信息接口传递工作；15、及时向省区经理沟通专卖店的发货情况，以便于省区经理对客户及时的维护和开发；16、跟单文员必须和客户、客服、财务、业务人员等部门做好沟通协调工作；17、对每天的销售情况进行汇总，做好日报表，交于省区经理；18、负责销售台帐的建立以及应收帐款的回收跟进；19、严格执行公司的各项规章制度，积极完成销售部下达的各项工作要求和目标；20、根据客户要求，按公司的有关流程，进行及时准确的发货。21、完成领导交给的其他任务工作权限1、下达订单生产指令、调货指令、发货计划指令；2、对各生产部门的“按时、按质、按量”交货原则进行监督；3、督促应收账款回收的权力。工作关系1、公司内部销售、财务、生产、技术2、公司外部客户篇六外贸跟单员的职责外贸跟单员的基本常识一跟单员职责1跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。2同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。3接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。4掌握、了解市场信息，开发新的客源。5做好售后服务。二跟单员在收到订单后要做的工作首先谈接单的方法1客户到厂下单有电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如颜色、数量等。2订单的审查每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺，甚至设备也不一样。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。要分清此单是加工单还是P单。3开生产单、流程卡每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。4生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。5小样打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。6修改定单一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、流程卡）。7大货生产出来后，还要按排出货。三售后服务客户投诉或是退货时对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。很严重的就重新生产，补单生产再送货。还有采用相互让步的折扣法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。四如何沟通好使跟单工作做得更好同本厂内的各部门沟通面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。同客户的沟通这只能代表我本人的体会，先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，面价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上会理解你的，不会令你难做的。我们能尽可能的替对方多想一点，当客户有钱赚时，结果就会是客户赚钱、老板有钱赚，你自己也能有升职加薪的机会。我们何乐而不为了篇七销售跟单员的工作职责参考销售跟单工作职责一、跟单员基本工作及要求（1）销售订单处理客户到厂下单有电传下单、邮寄下单、电话口头下单等，每张订单的下法不同，跟单员都应将它们转成书面订单并录入订单跟踪表，以便进行跟踪。并在确认交期后回复订单，订单处理与回复不得超过24小时。下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如颜色、数量、交期的沟通等。客户的订单原件按照订单完成状态分类整理成待处理订单、已完成订单以便分类检索。书面或口头回复每张订单并记录，跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。（2）销售送货安排料等情况安排销售发货。为提高发货效率，销售跟单员务必在当天上午下班前做好下午的发货订单并打印出来，当天下午下班前与仓库及生产和外协跟单沟通安排好次日的发货计划并做好初步的发货单以及至少一张可以确定的发货单（即确保次日一上班就可以装车的发货单）。如因销售发货安排有误，造成发货推迟或延误的，跟单人员承担相应责任。涉及回款或其它不确定事项的，必要时跟单员安排发货需要与销售主管和财务做相应的沟通。产品短缺时先分配给主要客户。（3）生产库存跟踪将客户订单结合库存情况转化成定额发料单交付生产或外协一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。并且，不同客户下达的相同的产品订单在前部生产订单未完成时要尽快合并生产，以便提高生产效率。交付生产之后务必跟踪生产进度，并得到生产明确的排场回复，据此回复客户的交货期，原则上交货期误差控制在12天。生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，最终找到解决的办法。小样打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。修改定单一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产或者取消生产订单。（4）销售回款跟踪填写销售对账单并与财务对账确认后汇总，给销售人员提供准确及时的收款信息。客户未及时回款的要向销售主管提醒并报知财务注意。到期应收款的，提前一天与财务核对好并整理好收款单据交付业务员去收款。每月度结束后，销售跟单必须与3天内将销售汇总表做好并提交财务审核归档。（5）客户档案的管理新客户及时登记客户登记表务必将客户的准确的名称，地址、联系人、电话、传真、结算方式等数据完整无误输入登记表，以便销售开单时自动查询相关数据；客户产品价格信息及时填写或者更新进客户登记表，以便保持数据的准确性，减少对账送货工作的复杂性。客户资料有变更的必须及时变更。（6）计算报价单客户产品有变动或特殊要求而致使价格有变动或者是新客户，需要填写报价单报财务和总经理审核之后给客户确认，并按双方确认报价执行。客户产品是使用新材料的，接到客户订单时必须请示总经理客户报价是否需要做变更，如需变更则填写报价单获批，否则按原报价执行。（7）客户服务客户来访接待客户来访应该做到热情周到，如果因故不能接待的，务必请其它员工代为接待，并跟踪记录客户来访情况。样品的寄送与登记客户需要样品时与客户沟通清楚后送样给客户，并跟踪回访样品情况。客户投诉或是退货时对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。很严重的就重新生产，补单生产再送货。还有采用相互让步的折扣法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。（8）与各部门的沟通及完成主管交办事项的处理跟单最重要的个人素质是什么沟通跟单的本质是就是一个内外沟通的过程同本厂内的各部门沟通面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通协调，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。同客户的沟通先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上会理解你的，不会令你难做。配合销售主管并完成其交付的其它工作。二、销售跟单的特点1责任大跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。2沟通，协调跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。3做好客户的参谋跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。4工作节奏多变，快速面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。5工作是综合性的跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉生产运作流程。三、跟单员的素质要求跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求1分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。2预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。3表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。4专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。5与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。6人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。7法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。8谈判能力。有口才，有技巧。9物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。篇八生产跟单员岗位职责生产跟单员岗位职责1接收客户订单,确认其要求交货期,品质特殊要求等2第一时间评估生产及品质情况回复客户3排单给生产安排部门PMC要求按单交货4跟踪生产情况,若无法按时交货尽快与客户沟通5接收客户抱怨,反馈给相关部门处理6全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样），确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部，以便及时确认。7跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户（或客户公司跟单员）有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。8预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。9订单跟单员与订单负责人（操作员）要保持密切的联系，订单跟单员要将客户的交货期与品质特殊要求反馈给订单负责人（操作员）10设定目标主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。11传播信息将企业产品的信息传播出去。12推销产品主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。13提供服务产品的售后服务，及对客户的服务。14收集信息收集市场信息，进行市场考察。15分配产品产品短缺时先分配给主要客户。16计算报价单17验签订单18填对帐表19目录，样品的寄送与登记20客户档案的管理21客户来访接待22主管交办事项的处理23与相关部门的业务联系篇九外贸跟单员的工作职责及工作流程外贸跟单员的工作职责及工作流程跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。外贸跟单员的职责跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。一名合格的跟单员需要掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。外贸业务员的工作内容和职责1、及时安排好打样。要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素货号、原料、颜色搭配和做法。打样单的格式应严格参照大货订单格式，即货号颜色数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。打样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经理指定的人签字。如涉及XX模、五金模具是否要开，应请示外贸部经理。如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买。如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报外贸部经理，由外贸部经理决定如何处理。样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。总的原则是如果是少量样品，样品免费，运费到付。如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。2、严格把握“核价单”，精确地报出美金销售价格。一般情况下，核价单只要掌握两种就可，一种是“一般贸易核价单”，一种是“进料加工核价单”。核价单原则上是由计划部提供的。业务员在向计划部索取核价单时，应拿到EXCEL的电子格式，而不是纸张打印件。拿到计划部提供的核价单后，业务员应逐字逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。特别要有能力看出明显的错误，如发现一个XX皮康纸的金额为5元，一个XX里布的用量为1米，应立即通知计划部，要求计划部立即改正错误。当遇到计划部未能及时提供核价单，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收集相应的核价单数据，自己制作出准确的核价单。业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确。利润美金卖价X汇率X096成本销售利润率利润（美金卖价X汇率）X100美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。3、积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。4、业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。客户下订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。客户下订单后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“货号原料颜色搭配做法”四个要素，与打样时的最后确认样核对（必要时要再次与打样间沟通），如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后，立即打印出中文订单并下发。从收到客户原始订单到中文订单下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用1小时解决，能1小时解决的，坚决不能用2小时解决，以此类推。整个过程，最长不能超过48个小时。如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复；第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建议的，立即按经理的要求去做。中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。显示发放范围的标准格式是“发沈阿瑟（1）、张三（6）、李四（3）、王五（6）、钱六（5）、赵七（1）、李八（1），共23份。”中文订单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。在中文订单的右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的差错，也表明业务员已对此订