文件与资料管理程序和记录管理程序

1、xx公司企 业 标 准文件与资料管理程序q/xxxx.4020xx编制：xx部审核：xx版本：2起草人：xx、xx批准：xx 修改码：0实施日期：20xx.11.1第 1 页共 2 页1、hse管理体系文件和资料的控制范围1）适用公司生产经营活动范围内hse管理体系的法律、法规、规范、标准及其他文件的要求；2）hse管理体系文件；3）hse管理制度和管理规定；4）年度hse管理工作计划；5）hse管理体系内部审核资料和管理评审资料；6）重要的hse管理活动的工作文件；7）各种hse专题会议纪要8）各种检查监督活动形成的检查、监测报告和整改通知；9）hse责任制；10）风险评价报告、调查评估报告

2、；11）重大灾害事故（着火、爆炸、中毒、洪涝、地震、污染、流行性疾病等）的应急处理预案；12）施工重点部位的hse检查报告；13）事故的调查处理报告；14）各类作业许可证；15）特种设备（锅炉、压力容器、压力管道、起重机械等）及其附件的安全技术监察检测资料；16）重大工程项目和特殊危险作业的hse实施程序；17）各类安全操作规程；18）化学危险品安全技术说明书、储存、使用防护指南；19）承包商的评价材料。2、文件和资料的分类2.1 hse管理体系文件按层次划分：1）第一层文件为hse管理手册：阐明本公司对hse的承诺、方针、目标及适用中国石油化工集团公司安全、环境与健康（hse）管理体系标准的

3、hse管理体系的描述。2）第二层文件为hse程序文件：说明体系各要素hse活动的方法和途径。3）第三层文件分为施工作业控制文件或作业指导书和其它各类hse文件：指详细的规章制度和作业指导书、表格、报告等。xx公司企业标准文件与资料管理程序q/xxxx.4020xx编制：xx部审核：xx版本：2起草人：xx、xx批准：xx 修改码：0实施日期：20xx.11.1第 2 页共 2 页2.2 hse管理体系文件按种类划分：1）管理性文件：hse管理体系文件有关的各类文件。主要指程序文件、岗位职责、规章制度、管理细则、管理办法及相关记录表格等；2）技术性文件：与hse有关的文件。主要指各类施工技术标准

4、、试验方法、技术操作规程、设备检维修规程及相关记录表格等；3）其他文件：包括上级文件、外来产品标准、顾客提供的资料等。2.3 文件和资料的形式有：书面、电子媒体、磁带、光盘等。q/xx106.31文件和资料控制程序的适用范围已覆盖hse文件和资料的管理，在此不另外编写管理程序，请遵照执行。xx公司企 业 标 准记录管理程序q/xxxx.4120xx编制：xx部审核：xx版本：2起草人：xx、xx批准：xx 修改码：0实施日期：20xx.11.1第 1 页共 2 页1、目的通过记录的管理，为证明hse管理体系有效运行提供客观的证据及为hse体系的持续改进提供信息。2、范围适用于hse管理体系中产

5、生的记录。3、职责3.1 xx部负责hse管理体系运行中产生的记录和控制的归口管理，并按要求填写记录。3.2 各职能部门负责其专业管理涉及的记录表样的审批、记录控制情况的监督、检查和管理，并按要求填写相关记录。3.3 各分公司（项目部）负责本单位按要求填写记录，并对记录进行标识、收集、编目、检索、归档、贮存、保管和处置。4、程序4.1 记录表格使用与表样制订4.1.1 应规范使用hse管理体系文件中的表式，如未能满足hse管理实际记录需要，需增加记录表样，可由各使用单位根据实际要求制订，但必须将增加的表样报主管职能部门审批，按集团公司规定编号后，再行印刷使用。并确定记录的保存期限。4.1.2

6、记录表样中的项目名称要统一规范，采用法定的计量单位。4.2 记录的填写要求4.2.1 必须按规定内容及时、准确填写，保证记录的真实性。4.2.2 字迹要清楚、工整，项目齐全，不留空格。4.2.3 记录一般不准更改，确属填写者笔误需修改时，应在错误的位置打双横线，并在上方填写正确内容，并加更改章。4.3 记录的收集、归档、储存xx公司企 业 标 准记录管理程序q/xxxx.4120xx编制：xx部审核：xx版本：2起草人：xx、xx批准：xx 修改码：0实施日期：20xx.11.1第 2 页共 2 页4.3.1 产生记录的各部门和单位必须确定专（兼）职人员收集、归档、管理记录，编制本单位hse记

7、录清单（见表1）及汇总表样，并将hse记录清单报hse主管部门备案。4.3.2 记录的收集要及时、齐全、完整。收集人要检查记录是否符合规定要求。4.3.3 记录要定期收集，各单位根据其hse主管部门的要求，在每年年初收集上一年的记录并及时归档。4.3.4 磁带、磁盘等电子媒体的记录或胶片、照片记录也应有专（兼）职人员或其他相关人员负责保管存档。4.3.5 各单位对收集上来的记录进行整理，对记录按性质、编号进行分类装订成册，编写目录，目录由产生记录的“单位”、“名称”、“记录编号”、“保管期限”组成、目录要清晰，易于识别和检索。4.3.6 记录应在适宜的环境储存，以防损坏或丢失。4.4 记录的借

8、阅和复制按q/xx101.xx科学技术档案管理办法的有关要求执行。4.5 过期记录的处理记录的保存期满后（保存期限详见hse记录清单），按q/xx101.xx科学技术档案管理办法有关要求执行。4.6 记录表样的更改4.6.1 由记录使用单位提出记录格式的更改申请，并附更改设计样品，在申请中陈述更改记录格式的理由或依据，由主管领导或部门批准、备案。4.6.2 启用新记录表样时，要同时停止旧记录表样的使用，防止新旧记录表样在工作现场被交替使用。4.7 记录管理程序流程见附录1。5、相关文件5.1 q/xx101.xx科学技术档案管理办法5.2 q/xx101.07综合档案编目办法6、记录6.1 q/xxxx.41表1“hse记录清单”说明：记录主要是反映检查监督管理的过程，便于发现hse体系运行过程中不符合项，以不断改进。每一记录（台帐）不必单独一册，应尽可能地方便hse基础管理工作。q/xxxx.4120xx附录1记录管理程