物业行政工作制度电话管理制度（完整版）

1、精品文档物业行政工作制度：电话管理制度物业行政工作制度：电话管理制度提要：行政人员要做 好电话费用的核准报销工作，并协助管理处主任监督电话的 正常合理使用。对电话费用有疑问的物业行政工作制度：电话管理制度19 电话管理制度为规范公司及所辖各管理处电话的使用和管理，特制定本制度。公司及各管理处的电话，主要是作为公司员工进行内外公务沟通、以及开展办公业务之用，在非紧急情况下，不得 使用办公电话作私人用途。任何情况下，严禁使用拨号上网聊天、浏览、玩游戏等。一旦发现，将给予书面警告处分。任何情况下，严禁接驳信息台，一旦出现信息费，将由 使用人自行负担此项费用。员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以节约话

2、费成本。各管理处的分机号码统一使用8开头的三位数，各部门分机号码按如下规定执行。管理处主任：801 ;客户服务部：802-805，客户服务部前台 800；人事行政部：806 ;财 务部：807-808 ;保安部：809-810 ;工程部：811 -812。不 设分机或分机号码不能使用三位数的管理处，由公司根据实际情况另行审核批示。总机人工录音服务内容统一为 您好，XX客户服务中心， 请拨分机号码，查号请拨 0。、您拨的分机正忙，请改拨 其他分机号码。，或拨0由总机为您服务。、您拨的分机 无人接听，请改拨其他分机号码。总机人工录音的音色、音调、音质各管理处全部统一。总机接外线电话至分机时，一般电

3、话铃声响五次无人接听，即挂线。前台文员接听外线电话的标准用语为”您好，xxzz管理处，当对方告知分机电话时，说请稍候！如分机占线，说电话占线，请稍后再拨。谢谢！接听内线电话的用语为您好，前台！其他内容视情况回答，要求规范、简洁、礼 貌。由各管理处主任根据实际情况编制每年度办公电话费 用预算报公司审核，并负责对办公电话的费用支出做出有效 控制和监督。行政人员要做好电话费用的核准报销工作，并协助管理 处主任监督电话的正常合理使用。对电话费用有疑问的，应 主动联系电信部门查明原因，为费用结算提供合理的数据资 料。对电话费用定额管理的执行情况做好跟踪协调，适时向 物管公司提出检讨方案。各管理处的每月电

4、话费用应不超过费用预算的10%若 超出该范围，管理处主任须提交充分合理的理由，书面报告 予物管公司审核，否则超出费用由该管理处相关责任人自行 负担。管理处的电话小总机应有可打印分机电话清单及计费 的功能，若目前使用的未有该项功能，应结合实际情况提出 整改意见，并向公司报批加装。消防监控、工程报障及客户热线等直线电话一般只为方 便外电打入和紧急情况而设，业务拨打电话应尽可能采用总 机线路。管理处电话一律取消长话功能。各管理处可根据话费预 算，统一购买IP电话卡，由行政人员保管，员工因公需要 拨打长途的，必须在长话登记册上注明对方号码、拨打 原因，由部门主管或管理处主任签字确认，行政助理才予以 协助拨打，并记录每次时长及消费额。若负责人不在，又确 因业务需要挂长途电话的，必须通过电话请示批准后，方可 进行拨打，并在三日以内补办审批手续，逾期不补办者视为 私人电话，电话费由其本人全额支付。行政助理未按上述的规定执行，手续不全即帮他人拨打 长途电话者，除当次电话费由其全额支付外，每发现一次罚 款50元。员工未经同意私自拨打国内长途电话，或以公事为由挂 国内长途电话者，经查明属实后，除全额支付当次电话费用 外，每次罚款 50元；私自拨打