公司展会管理办法含附件

1、xxxxx有限公司 展会管理办法目 录 TOC o 1-5 h z 一、总则1二、适用范围1三、参展类型1四、公司参加展会1五、公司人员参观展会8六、协助其他单位参展8七、说明9、总则为规范xxxx有限公司参展标准和操作流程，掌握国内外 的大型专业展会的行情，持续改进和完善公司展会的组织、 开展和管理工作，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管 理。公司市场部为展会统一管理部门。三、参展类型公司参加展会为了展示公司产品和技术、拓展渠道、促进销售，而与 展会主办方签订合同来进行对外宣传。公司人员观展由公司统一组织人员观看、学习与公司业务相关的展 会。协助其他单位

2、参展上级或其他兄弟单位筹备的参展项目，需我司安排人力 或物力进行协助。四、公司参加展会（一）展会操作流程提出串清解释说明表序号节点内容执行者1收集信息在每年12月31日之前对下一年度展会的信 息进行收集搜集展会的人员2提出申请整理为展会信息汇总表发给公司总经理 或执行董事研究决定3参展审评由公司总经理或执行董事、经营管理层审评管理层4签订合同通过审评后，与主办方签订合同搜集展会人员负责向综 合管理部申请合同章5布展展台布置基本原则：远观效果醒目，有冲击 力，近观效果舒适、明快，整条效果协调市场部主导，参展人员 配合6组织参展根据展会规模，应配备相应的参展人员，并 做明确的职责分配和展前培训。参

3、展人员7撤展展会现场的展品，本着不浪费、循环使用的 原则，由展品提供部门撤回，存库房后期做 样品、或展品使用。市场部主导，参展人员 配合8总结展会结束后应该对参展的效果进行总结和评 价。展会项目经理（二）展会管理实施细则年度展会计划根据公司战略目标，确立全年计划，市场部在每年12月 31日之前对下一年度展会的信息进行收集，并整理为展会 信息汇总表详见附件2,发给公司高层研究决定。1）市场部应对目标展会做详尽的信息调查，包括：主 办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信 息、展会影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围 等。如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化习 俗、交

4、通和食宿信息等。2）参展财务预算相关部门在提交参展计划提案时应做好财务预算，包 括：参展费用、特装展示布置费用、展品运输保管费用、广 告费用、宣传赠品费用、人员差旅费等其他可预见费用。参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、对 区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。参展原则1）参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略 的原则，避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为；2）参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册， 并做好真实性调查等风险防范工作；3）参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、展台的布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等；4）除布展工作外，应强调参展人员的

5、作用，做好明确 的职责分工和展前培训展示公司团结、专业的良好形象，把 握商机；5）展会应与市场拓展紧密结合，国外展会是我公司拓 展市场区域接触客户的主要途径之一，展会后应及时、积极 跟进，做好后续宣传和客户开发工作。6）展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参 展活动经验。（三）参展筹备工作订立合同决定参展后应主动与主办方或组展单位订立合同；展会策划市场部针对每一展会制定详细的参展方案。（1）展位选择：根据需要选用标准展位、双展位、特 装展位，以适合品牌形象策略。（2）展台布置和展品陈列1）展台布置基本原则：远观效果醒目，有冲击力， 近观效果舒适、明快，整条效果协调；2）展位结构和图片序列

6、应考虑人流密度和流向；3）展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角；（3）广告信息的发布1）根据需要考虑在会刊发布广告，可以封面和页内文章形式发表；2）可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告；3）在参加展会前三个月，可以考虑在有影响力的网站、刊物上发布报道，以扩大知晓度。（4）目标客户邀请参加前应邀请潜在客户、原有客户、目标客户前来参 加。（5）展品及模型的运输和保管各种资料、展品、模型应在展前两个月列出明细单并 制定运输方案。参展人员根据展会规模，应配备相应的参展人员，并做明确的 职责分配和展前培训。人员主要包括：展会项目经理、业务 人员等。（1）展会项目经理：了解市场和广告需求；监督展位的

7、制作和设计方案；保 证布展时模型和文件及时到场；保证展期提供充足的材料和 宣传品，确保公司形象反应在展会上；负责资料和宣传品的 分发管理并解答提问；负责展品的清点和汇总；负责信息的 收集、汇总和整理；负责参展人员的管理；撰写展会总结报 告。（2）参加展会的工作人员：1）必须有经验丰富的业务员，对所售产品及生产 细节非常了解，在参观客户的要求下进行详细的解 答；撰写信息收集和产品销售反馈报告。2）人员规范和培训全体参展人员要求统一着装；态度亲切主动，举止 合乎礼仪；谈吐规范，富有热情；对参展的必要事 项、信息和规范应该做事前培训。3）参展人员培训内容参展意义、目的和理念，展览必要常识；行为、规

8、范和礼仪；职责分配和合作沟通；活动时间表；产 品知识及常规问题的统一回答；信息的收集。（四）展会总结展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价。效果分析包括参观流量、有效客户数量、展览对销售的促进效 果、客户对该次展览的印象等等。信息收集信息收集应作为展会活动的一项重要内容。信息内容 包括：行业信息、产品发展动态、新技术、竞争对手信息、 客户信息、客户质询和建议、展示设计趋势和改进等等。总结报告展会总结报告应在展会后5个工作日内由参展业务人员提交公司领导，内容涵盖信息收集概要、效果分析、展会 评价、改进建议等。资料存档所有参展人员于展会结束后5个工作日内，递交展会总 结，同时将所有整理的客户名单

9、，所有影像资料汇总装订成册，经部门领导人审批后存档及统一分发使用。五、公司人员参观展会（一）观展流程市场部通过网络、报刊等信息搜集与公司产品相关 的展会；将信息发布到公司信息发布平台里，各部门自行选 择参展事项。（二）费用报销公司统一组织带队的观展，所产生的费用，由市场 部统一报销；各部门自行观展，所产生的费用，由各部门自行报 销。六、协助其他单位参展（一）协助单位或接到协助信息者向市场部提交协助 参展信息。（二）向公司总经理或执行董事确认是否进行协助。（三）明确协助目的，设计协助方案。（四）协助参展类型公司只提供人员协助如存在差旅费，协助发起者确认该费用由公司承担还是由协助发起单位承担公司只

10、提供产品协助协助单位在借用前需说明需要借用的产品类型、数量以及归还时间。公司既提供人员又提供产品按照实际情况，拟出参展方案，与协助单位沟通确认方案，向公司决策者审批通过后按该方案执行。七、说明本规定从发布之日起生效，修订需通过管理层办公会批 准后执行。附件1：展会参展审批表附件2：展会信息汇总表模板附件3：关于XXX的参会方案模板附件1展会参展审批单展会名称展会时间展会地点展会类型国际 国家 口地区标准费用展会性质口专业性综合性展馆数量参展人员与主要事项参展目的联系人参展情况分管领导批示签名：年月日总经理批示签名：年月日NO：年 月 日附件2展会信息表序号展会名称展会 日期展会 地点类型参加建议展会介绍主办方规模Al tCf 费用12345附件3关于XXX的参展方案一、主题、时间、地点主题：xxx时间：x年x月x日，星期X, 上午/下午XX：XX-XX：XX地点：XXX二、参展内容XXXX、三、参会部门分工XX部：XX部：、四、准备完成工作时间部门事项责任X月X日XX部XX