医药公司采购部流程纲要图

1、广东沣泽医药有限企业采买部工作流程目录一、首营资料收集流程二、产品采买操作流程三、发票核销和结算流程四、产品破坏办理流程五、采买退货办理流程首营资料收集流程首营企业资料：营业执照、药品生产（经营）同意证（采买器械：医疗器械同意证）、GSP证或GMP证、质保协议，法人委托书，销售员的身份证和上岗证、销售合同首营品种资料：药品注册证、药质量量标准、药品检验报告书、物价证明文件、药品最小包装样盒、药品说明书原样注：以上资料全部需加盖企业原印章,合同可用复印件。委托书应有法人代表印章，并明确授权范围和委托限时。电脑录入客户资料：在采买系统的基础资料界面增加供应商资料录入、产品资料录入。、注：保证输入以

2、上资料的全部内容。制作并提交首营企业首营品种审批表：1、在质量系统增加并提交首营企业审批表和首营品种审批表2、首营品种提交后，还需在Word做一张首营品种审批表格，录入相关内容后连同全部资料一齐交质量部经理审批纸质资料和电脑系统内容。首营企业审批审察：首营企业审批表需：采买部经理、质量部经理、质量负责人首营品种审批审察：首营品种审批表需：采买部经理、财务部经理、质量部经理、质量负责人注：以上须部门经理审批后方可发生业务来往。采买合同的管理：供应商采买合同需独立归档并建立目录，目录每季度交部门经理汇总注：需在合同目录上填写合同有效期或品种、数量等内容备注：1、正常业务情况下，按电脑系统提示每个月

3、对全部客户资料进行检查，可否出现部分资料过期，如过期应及时更新，不能够准时更新的客户以文字方式向质量部申请暂停使用，待资料更新后方可重新进行业务。、全部的客户资料必定在有效期内发生业务来往，每年必定对客户资料进行审察更新，保证全部资料的完满性。2产品采买操作流程依照部门经理每日下达的平台依照每个月部门经理下达的采买计划，每个月15日前按采买计划计划，结合购销存情况，做采购订单。日期将月计划全部做上系统。生成采买订单：在采买系统的”采买决策平台”,将所需要采买的品名输入界面能看到该品种的全部信息,包括:最后供应商.采买单价,该商品在途数量,在这个,库存数量依照这些信息在要采买的品名前打勾尔后选择

4、生成采买订单注：1、执行订单前先打电话给客户落实该品种有没有货，价格有没变动2、确定客户的证照和合同都合格、齐全。采买订单审察：订单认真核对供应商、品种、规格、厂家、数量、单价、税率等内容，提交部门经理审察要赶写预计到货日期注：保证全部相关记录完满性。先付款后提货的有款期的交财务付款：每周按审察通知发货：传真或电话通知供应商好的订单生成付款单交部门经发货理审察后再交财务付款注：付款单打印后检查备注及收款人帐号金额可否正确到货追踪：依照发货周期做好到货发货跟进：汇款单上列明采买追踪。明细，传真给供应商，并短信或电话确认对方可否收到传真并安排发货3发票核销和结算流程采买后及时向供应商催要发票，收到

5、发票，在结算系统选择未结算应付款，选择相应品种生成发票，登记并交财务审察。注：相同品种按“先发生的先输入发票”原则，生成后输入发票号码和发票上边的开出日期已经预付货款的，在发票系统10号根有帐期的，在每个月找到该笔发票后，点结算，据结算条件做好结算计划生成一张预付款核销单。上报部门经理审批。依照结算计划，在发票系统，选择该品种未结算的发票，点结算生成付款单交部门经理审察注：在用采买系一致些废的付款单做时，打开该张废单，选择导出该供应商未结算的发票清单，切记不能够选应付款，选中要结算的发票点确定生成发票备注栏注明付款的发票号，品名简称和数量经财务审察企业领导审批后出特别原因不能够按款期付款的纳付款，获取底单后将付款单传要及时与客户沟通并获取谅真给对方，并短信也许电话通知解。对方付款内容。4收货破坏办理流程库房接收货物检查来货与采买计划是不切合否切合切合不可可接接受受通知查收员查收的的不合格合格拒收并联系供应商作通知相相应办理：换关供应货或销售；落商，追踪向供应商催要发票到货和实后通知库房退回供应商收货并追踪再发货情况办理好帐务。5采买退货办理流程已经开票入帐的落实对方开红待退货未开发票的字发票，也许下批货开票时少开该笔数量金额填写退（换）货通知单，经采买部、销售部、质量部三个部门经理和企业质量负责人审察完成后送库房主管办理退货注：需以