2023年自考公文写作与处理复习资料第十二章

第十二章公文立卷工作第一节归档文献整理工作概述一、什么是归档文献整理工作《办法》第三十八条规定：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。”这一规定同以前的《办法》相比，是将立卷二字加上了括号,这就是说,对我国沿用数年的公文整理方法“立卷”将进行改革。2023年12月6日，国家档案局颁布了《归档文献整理规则》(中华人民共和国行业标准DA/Ｔ22-202３)(以下简称《规则》)《规则》指出,归档文献整理是指“将归档文献以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。”《规则》还规定了归档文献整理的原则规定和方法环节，它的合用范围是各级机关、团队和其他社会组织。《规则》是国家档案局颁布实行的新时期档案工作标准化文献,是对传统档案工作的一项重要改革,同时，也对文书解决部门和承办部门的公文整理（立卷)和归档工作提出了新的规定。各级机关、团队和其他社会组织的文书解决部门和承办部门都应当在《规则》的指导下,按照新的文献整理方法,对其在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文献材料进行整理(立卷)和归档。从上世纪五十年代开始,我国各级机关、社会组织的文书部门整理与保存文献的重要方法是“立卷”。它是将已经办理完毕的，具有一定查考运用价值的文献材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。将“案卷”作为文书档案的基本保管单位,这已经形成了我国传统的文书档案的整理方法。而《规则》则以“简化整理、深化检索”为宗旨，对传统的立卷方法进行了重大改革，取消“案卷”,推行“文献级”整理,免去了繁琐、复杂的组卷过程,大幅度简化了整理工作中的手工操作,为归档文献整理手段的创新发明了良好的条件。二、归档文献整理工作的意义机关相应归档的文献按照《规则》提出的“遵循文献的形成规律，保持文献之间的有机联系，区分不同价值,便于保管和运用”的原则，进行整理,这对于机关公文解决工作和档案工作都具有重要意义,重要有以下几个方面：1。归档文献整理可以保持文献之间的有机联系，便于文献的查找运用。在机关的平常工作中，文献总是一份一份地形成的。应当说,每一份文献既是独立的,有它特定的使命和作用，这是文献的个性方面；同时，我们也要看到,在进行同一项工作,或者解决同一个问题的过程中所形成的许多份文献,它们之间必然具有一定的内在联系,这就是文献的共性方面。比如,建设一项工程、解决一次事故或召开一次会议，都要形成一系列的有密切联系的文献材料。将这些文献以“件”为单位进行装订，分类、排列(按事由结合时间、重要限度等排列）编号、编目与装盒,使之有序化。也就是将具有查考运用价值的所有文献材料按照它们之间的互相联系齐全、完整地加以整理和保存,这样才便于对文献的查找运用。文献材料假如不通过整理，那必然是一种杂乱无章、乱堆乱放,无规律可循的无序状态,查找起来就非常困难。经常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了请示,又不见批复；找到了问函,又不见复函;找到了一份会议文献,会议的其他重要文献不知在哪里，等等。这样,就得多花一些研究考证的工夫，有时甚至考证不清。其结果就必然会影响工作的顺利进行,更谈不上提高机关工作效率了。2。归档文献整理可以维护文献的完整与安全，也便于文献的保管。《规则》规定归档文献整理以“件”为单位，这同传统的立卷方法将文献材料按其形成规律和保存价值组成“案卷”相比，其整理过程是大为简化了。但是以“件”为单位，并不是说任其零散堆放的自然状态,而是以“件”为单位进行整理,其整理原则和质量规定同过去立卷同样,是非常严格的。如在质量方面规定归档文献齐全完整,已破损的文献应予修整，笔迹模糊或易褪变的应予复制。以“件”为单位进行装订，规定正本与定稿为一件,来文与复文可为一件，这就保持了文献之间的有机联系,然后进行分类、排列、编号、编目、装盒，使每一份文献材料都有一个固定的位置,防止了文献材料的散失。同时,以“件”为单位查阅运用，可以有效地控制文献,防止文献失密。因此，对归档文献进行整理是维护文献的完整与安全和保管文献的重要措施。3。归档文献整理为档案工作奠定了基础。机关文书解决部门将已经办理完毕的文献进行整理(立卷）才干最后完毕公文解决工作，整理好的文献向机关档案室移交以后,文献就从发挥现行效用转入到备作查考作用。也就是说,从现行的公文运转解决阶段转入到档案管理阶段。文献的整理（立卷）,是机关的公文解决工作与档案工作的交接环节，它既是公文解决工作的最后一道程序，又是档案工作的起点。所以人们把它称之为文书工作与档案工作的“结合部”。文献材料以归档为界，归档之前是文献,归档以后是档案。通过对文献进行整理(立卷)，机关各部门每年都要形成相称数量的归档文献,这些归档文献就是机关档案室档案的来源，其中那些属于永久保存的归档文献,通过若干年为本机关查考运用后，还需要向有关档案馆移交，为社会提供运用。由此可见,归档文献整理（立卷)的质量如何,对档案工作具有极大的影响,或者说,直接影响到档案室、档案馆的工作质量，如归档的文献是否齐全完整，按“件”装订和分类,排列等是否符合规定,保管期限的划分是否恰当。所以说,文书解决部门做好归档文献的整理(立卷)工作，就是为档案工作打下了良好的基础。第二节归档文献整理(立卷)工作的组织归档文献整理(立卷)工作是一项业务性、技术性较强同时又比较细致的工作，尽管《规则》取消了“案卷”的概念,简化了复杂的立卷过程，也不需要拟写案卷标题和编制案卷目录了,但由于机关的归档文献整理(立卷)工作涉及到机关的各个部门,为了做好这项工作,应当按照《规则》的规定,很好地进行组织。归档文献整理工作的组织重要有建立和健全文书部门整理(立卷)制度，对的选择立卷环节和明确公文整理(立卷）的范围等方面。分述于下：一、建立和健全文书部门整理(立卷)制度文书部门立卷制度,是指由机关的承办和解决公文的部门负责进行立卷的制度。具体地说，是指由机关的文书部门或者业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责进行文献材料的整理(立卷)工作。实行文书部门立卷制度，是与机关档案室整理(立卷)相对而言的。如前所述,公文的整理（立卷)是机关公文解决工作与档案工作的结合部，这项工作介于公文解决工作与档案工作之间,到底由谁来做更为合理呢？实践证明,由机关的文书部门负责整理(立卷),是公文解决工作与档案工作实行科学分工、互相协作的重要标志，也是一项切实可行、行之有效的合理制度。1。文书部门立卷制度的确立与推行。新中国成立以来,确立和推行文书部门立卷制度,是经历了一段曲折发展过程的。建国初期,这项工作在大多数机关,还是由承办人将单份文献随办完随归档,然后由档案室负责立卷。由于档案工作人员不熟悉机关各个部门、单位的业务,以及收文解决过程的具体情况，很难掌握文献之间的来龙去脉与互相之间的联系。因此，立卷的质量很难保证。同时,由于整个机关各个部门、单位的文献,都集中在档案室立卷，文献数量很多,而档案室人手有限，往往导致积压，加上往来借阅频繁，使机关公文解决部门和档案室都感到工作很不方便。从１９53年开始,中央机关逐步开始试行由文书部门负责立卷的制度。1954年１2月，中共中央办公厅召开了党的第一次全国档案工作会议，讨论通过了《中国共产党中央和省(市)级机关文书解决工作和档案工作暂行条例》。《暂行条例》第十七条规定:“机关内各单位办理（或领导人亲办)完毕的文书材料，均应汇交本单位文书解决工作部门或文书解决工作人员立卷保存。”这就明确指出了公文立卷工作是机关文书部门的一项任务。党中央于195５年１月１7日批准了这一《暂行条例》，刘少奇同志在主持讨论时说，这是第一次改革,此后还要继续改革。中央批示,这个条例原则上也合用于军队和政府机关。从此,由文书部门负责立卷就从制度上拟定下来。1９5５年开始,在党的机关和政府系统的中央一级机关试行。但就当时全国大多数机关来看，仍然是采用单份文献“随办随归”。或者是办完之后堆积起来到一定期间将成堆的文献移送档案室清理立卷。于是导致许多机关积存了大量的零散文献，使档案室的工作陷于被动。这种状况,与我国50年代大规模经济建设开始以后，各项工作对档案工作的规定不相适应。有鉴于此,１956年4月16日国务院作出《关于加强国家档案工作的决定》,《决定》指出，应“全面推行文书解决部门立卷,以建立统一的归档制度。”19５7年,《档案工作》杂志曾专门就立卷问题组织过讨论。通过实践检查,大多数同志都认为文书部门立卷是科学的。国家档案局对这次讨论作了总结。随着文书部门立卷制度的全面推行，通过实际工作的体会,结识基本得到统一，逐步形成了一个统一的、固定的工作制度。从此,这项制度在党的机关和政府机关全面实行,促进了文书工作与档案工作的密切协作与健康发展。但是，这样一项好的工作制度,以及由于实行这一制度而出现的文书工作和档案工作的正常秩序，被林彪、“四人帮”制造的十年动乱所破坏。许多机关比较普遍地重新形成大量的积存零散文献,甚至已经整理立卷的档案也遭到了严重破坏,使许多档案文献损坏散失，给档案工作导致了一场空前的劫难。粉碎“四人帮”以后,各地大力进行整顿、恢复与健全文书部门立卷制度。在１979年8月召开的全国档案工作会议上以及同年12月召开的中央机关文书立卷归档工作和档案室工作经验交流会上，中央办公厅主管档案工作的负责人和国家档案局的负责同志,在发言中都强调要坚决把文书部门立卷归档制度尽快恢复和健全起来，规定尚未恢复这一制度的单位，在198０年尽也许恢复起来。１981年2月2７日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文解决暂行办法》规定：“公文办理完毕后,承办人员应当根据公文立卷的规定把公文原稿和有关材料整理好，送交文书部门或者主管人员清理立卷。”１993年11月11日国务院办公厅修订发布的《国家行政机关公文解决办法》又明确规定:“公文办完后，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文献一起立卷。”同时指出：“案卷应当拟定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交，个人不得保存应归档的公文。”2023年8月２4日国务院发布的《办法》又重申了这一规定,指出：“公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档”。以上,从文书部门立卷制度的形成和发展过程,以及党和国家的有关规定,都说明公文立卷归档工作是文书部门或业务部门的任务，它对满足机关工作查考的需要，对改善档案工作的条件,提高档案工作的水平，更好地为机关工作服务都具有重要的作用,也符合公文解决工作和档案工作的客观规律。因此，我们要加强对文书部门立卷意义的结识，在实际工作中，坚持、巩固并不断完善文书部门立卷的工作制度。2。实行文书部门整理(立卷)制度的优越性。实践证明，文书部门整理(立卷)制度的优越性重要表现在以下方面:(1)由文书部门整理（立卷),可以充足发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书解决过程的长处,便于提高归档文献整理的质量和整理(立卷）工作的效率。(2)由文书部门整理（立卷),可以有效地避免和防止文献的散失，有助于归档文献的齐全完整,以及保守党和国家的秘密。(3)由文书部门整理(立卷),文书部门就可以暂时保存当年的文献材料，有关承办人员平时查阅文献就比较方便,也便于平时文献的收集与整理。(4)由文书部门整理(立卷),按年度集中归档，并且保证文献归档的质量,可以促进机关档案工作,提高机关档案管理水平，更好地为机关工作服务。二、公文整理（立卷)环节的选择公文整理(立卷)环节的选择，亦即选择立卷地点，是指机关的公文整理(立卷）工作究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位,由谁来负责整理(立卷）的问题。实行文书部门整理(立卷)，并不是说机关内每一个承办文书的部门、单位或者承办人都必须参与整理（立卷)的工作。机关大小不同，机关内部文书部门的设立也不同样。如何对的选择立卷环节，必须认真进行调查研究,根据各机关的不同情况来拟定，总的原则是把整理（立卷)的环节设在最能掌握文献形成和解决情况的地方,以便于平时文献的整理，提高整理工作质量和机关工作效率。1。选择机关公文整理(立卷)环节应考虑的相关因素是：(１)被拟定为整理(立卷)环节的文书部门要直接经手文献的解决。比如,文献的收发、分办、催办、承办等。这样才干保证对公文形成过程的了解，才干掌握文献之间的历史联系，整理（立卷）的质量才有保证。(2)对整理（立卷)环节所经手解决文献的数量有一定的规定。公文数量过大，势必影响对公文形成情况的了解,就可以考虑向下把立卷环节分开,由下一级文书部门去分头立卷。文献数量过少,这就要考虑向上集中。(3)拟定整理(立卷）环节时,还要考虑机关办公地点的分布情况。机关各部门集中办公的，立卷的环节可以适当集中。办公地点分散的,立卷的环节也要适当分散。(4)还要考虑文书工作人员的数量和配备情况以及他们对业务的熟悉限度等因素。2。各类机关单位对公文立卷环节的选择一般应与机关文书解决工作的组织形式相适应。可采集中式、分散式或集中与分散相结合的形式。（1)对一些比较小的机关或基层单位来说，由于它们内部的组织机构比较简朴，工作人员也不多,并且办公地点也比较集中，每年形成的文献数量也不多。在这种情况下，可以考虑采用集中式，即由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行整理（立卷)的工作。(2)对一些中档机关或者大机关来说，他们一般都有两层以上的组织机构，可以根据机关驻地的远近、业务分工、文献数量和文书工作组织等方面的情况，可采用分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具体地说，假如驻地比较分散,文献数量又比较多，并且业务分工又比较明确,就可以考虑各自拟定立卷环节;假如机关中有一部分机构驻地比较集中，文献数量也不算很多,就可以考虑集中在秘书部门进行整理（立卷）。(3)对财会、人事、信访、保卫等业务性质具有特殊性的组织机构来说,就可以考虑由他们自己来单独进行整理(立卷),以方便这些单位工作的进行。(4)要恰本地选择和拟定立卷人员。在一个组织机构里,具体负责整理(立卷)的人员,最佳是考虑选择担任内收发、运转、催办等工作的文书工作人员为好。由于这些人员熟悉公文的来龙去脉，了解文献之间的历史联系，掌握公文在机关内部的运转解决过程。由他们负责管理(立卷),就可以充足发挥这些长处，提高归档文献整理的效率与质量。三、明确公文整理(立卷)的范围明确公文整理(立卷）的范围，就是要弄清楚机关工作活动中形成并解决完毕的文献材料，哪些应当整理(立卷)，哪些不需要整理(立卷)。只有这样，才干保证在公文整理(立卷)工作中将那些具有一定查考运用价值的文献材料,齐全完整地保存下来,便于以后的查找运用。公文整理(立卷)范围的拟定，应以国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》和《机关文献材料归档和不归档的范围》等文献的基本思想为指导，即按照辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法,从本机关形成档案的实际情况出发，实事求是地研究解决归档文献材料的质量问题，并减少档案中庞杂臃肿的现象，科学地进行档案鉴定工作,使保存的档案既精练又完整,以维护党和国家历史的真实面貌，便于本机关和国家各项工作的运用。1。应当整理(立卷)的文献材料的范围。文书立卷的范围，也就是文献材料归档的范围。是指凡是本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的,具有一定查考运用价值的收发文献、电报、会议文献、内部文献、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿,以及图表、簿册、声像材料等文献材料,都必须进行整理归档,都属于公文整理（立卷）与归档的范围之内。掌握公文整理(立卷）的范围要抓住反映本机关工作活动和具有查考运用价值这两个重要条件。按照《机关文献材料归档和不归档的范围》的规定，应当整理归档的文献材料的范围,一般说来,可以归纳为以下方面:(1)上级机关的文献材料：①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的重要文献材料;②上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文献材料,如决议、决定、指示、命令、重要告知、通报、条例、规定等;③上级机关领导视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、题词、照片以及有保存价值的声像材料等；④上级机关转发本机关的文献以及本机关代上级机关草拟并被采用的文献的最后草稿和印制本;(2)本机关的文献材料;①本机关召开重要会议(涉及代表会议、工作会议、专业会议)的文献材料，如参与会议的名单、会议告知、报告、决议，领导人发言、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要、录音带、照片等；②本机关对外发出的各种正式文献的签发稿、印制稿及重要文献的修改稿;③本机关重要的往来公文,如请示与批复,来函与复函等;④本机关及其内部职能部门活动形成的重要文献材料，如工作计划、总结、报告、财务报表、会计凭证、审计报告以及本机关汇总的记录报表、记录分析资料(涉及计算机盘片）等;⑤本机关解决群众来信来访的原件，记录及解决结果等;⑥本机关及下属机关成立、合并、撤消、更改名称、启用印信等文献材料以及本机关历史沿革、大事记和反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等；⑦本机关干部任免、调配、培训、专业技术职务评估、聘任、职工奖惩、纪律检查、治安保卫以及职工劳动工资、福利等方面的文献材料；⑧本机关财产、物资、档案等的交接凭证以及与有关机关签订的协议、协议书等文献材料；⑨本机关党、团、工会和内部组织机构在工作活动中形成的文献材料；⑩本机关外事活动和外事往来方面的文献材料。（3)同级机关和非从属机关的文献材料①同级机关和非从属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的规范性文献，如条例，规定、告知等；②有关业务机关对本机关工作检查形成的文献。(４)下级机关的文献材料①下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、记录报表、财务预算等文献材料;②下级机关报送的法规性备案文献以及重要的科技文献材料等。此外，机关工作活动中形成的电报，应根据其保存价值与文献统一立卷，实行“文电合一”制度。2。不需要立卷归档的文献材料的范围。(1）重份文献；(2)未成文的草稿和一般性文献的历次修改稿；(3)一些事务性的、临时性的没有查考运用价值的文献材料;(4)与本机关、本部门主管业务无关的文献及非从属机关送来的参考性文献;(５)无特殊保存价值的信封；(6)本机关负责人兼任外机关职务形成的文献材料。各机关单位应根据《机关文献材料归档和不归档的范围》的精神,结合本机关单位的实际情况来制定本机关、本单位、本系统文献材料归档和不归档的具体范围。3。公文整理（立卷)的分工公文整理(立卷）的分工,是指哪一级的文献由哪个机关或部门整理(立卷)，其作用重要是为了避免各党政机关或部门之间在整理（立卷）时发生不必要的反复或漏掉。一般说来，那些应当整理(立卷)的文献材料,应以本机关、本部门为主。因此,整理(立卷）有个分工，归档范围有个界线。原则上以什么名义发的文献就放在哪里整理（立卷），是哪个部门承办或主办的文献,就放在哪里整理(立卷)。例如:(１)上级党政领导机关的来文。综合性、全面性的，由机关办公秘书部门整理归档。如中共中央文献,由省、自治区、直辖市、地(市、州)、县(市)委秘书部门整理归档；国务院文献，由省、自治区、直辖市、地区行署（市)、自治州、县(市）、人民政府秘书部门整理归档；专业性、业务性的由业务部门整理归档;上级业务主管部门的来文,由业务对口部门整理归档。(2)本机关的文献。由机关秘书部门起草或承办的，由机关秘书部门整理归档;有关业务部门起草或承办的，由有关业务部门整理归档;两个以上机关联合发文,正本和定稿由主办机关整理归档，其他机关只保存印制件。其他机关针对本机关的文献,可视同本机关文献，如上级机关的批复、下级机关的请示等。(３)下级机关的来文。哪个部门办理的，由哪个部门整理归档。(4)会议文献。以机关名义召开的会议所形成的文献材料,由机关秘书部门整理归档;由业务主管部门召开的专业性会议所形成的文献材料,应由召开会议的业务主管部门整理归档。此外,本机关领导人兼任两个以上机关的职务时所形成的文献，应按其不同身份和业务内容分别在有关机关整理归档;本机关各职能部门互发的文献,由形成文献的部门整理归档;同级机关之间互发的文献,凡经本机关制发、办理的,应由本机关整理归档,有关政策性规定，虽未经本机关承办,如本机关需要日后查找运用,也可存留一份；本机关临时机构形成的文献，由临时机构整理归档，临时机构撤消时，应将所有档案移交机关档案室，或经协商直接移交档案馆保存。第三节归档文献整理的原则与规定一、归档文献整理的几个基本概念《规则》对归档文献整理的基本概念(归档文献、归档文献管理、件)作出如下定义。1。归档文献归档文献是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文献材料。这一含义可从以下方面来理解:（1)指出了归档文献的来源和范围。归档文献是立档单位在其职能活动中形成的。立档单位是档案专业术语，它是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也就是说,这些机构、组织或个人在其职能活动中，除了本机关形成的文献材料外，上级机关、下级机关、同级机关和不相从属机关发来的与其职能活动有关的文献材料,都属于归档文献。(２)应予归档的文献必须是办理完毕的文献,正在办理的文献还不能归档。这里说的“办理完毕”并不是说文献内所说的事情已经办理完毕，而是指在公文解决程序上已经办理完毕。机关公文解决部门在拟定各类不同文献的整理(立卷)时间上，应掌握以下几点:①领导指导性文献，是从普遍意义上阐述问题的。因此，不规定某一方面的机关立即回答。如规范性文献以及重要的决议、决定,尚有如年度计划、长期规划等。从发文机关来说,在这些文献发出之后就可以将定稿和存本及时整理（立卷)；从收文机关来说,则须经有关领导人或部门阅知,向下传达或采用了措施之后,才算告一段落,然后再将来文整理(立卷)。②不必办复的收文，如上级领导机关发来的任免令、告知、通报等，经机关领导人阅知以及有关部门传阅，也就算办理完毕了,即可将来文整理(立卷）。③问复性公文，一来一往公文，如请示与批复，问函与复函,在复文机关发出或对方机关收到后,就可以各自整理(立卷）。④重大问题，也许要解决较长一段时间才干结束,但大问题是由许多小问题构成的，只要其中某项具体问题已经解决，有关这项具体问题的文献,在公文办理程序上就算办理完毕了,因此,也可以整理(立卷),不必等整个工作结束再整理(立卷)。总之，正在办理的,仍然处在公文运转办理过程中的文献,还不能立即整理（立卷)，只有等到它们办理完毕,也就是完毕了公文办理程序的文献,才可以整理(立卷)。（３)应予归档的文献，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文献材料。这里就明确了三点：一是能作为文书档案保存的必需是有保存价值或者说是有查考运用价值的文献；二是只合用于文书档案,至于科技、会计、声像及其他专门档案则按国家有关规定执行。由于《规则》的颁布实行，实质上是对文书档案整理方法的改革,核心是简化文书立卷程序，所以它只合用于实体整理的文书档案；三是只合用于各种纸质文献材料。非纸质载体材料的文献(如电子文献等)无法按《规则》规定的规定和方法进行整理。2。归档文献整理归档文献整理是指将归档文献以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。这一含义可以从以下两个方面来理解:(１)归档文献的整理单位是“件”。以“件”为单位进行文献整理，是文书工作和档案工作的一项重大改革，是对传统文献整理(立卷）工作的否认。比之于传统的立卷方法,新的立卷方法不需要考虑文献材料的“六个特性”，不必进行组卷、拟写案卷标题。编制案卷目录及案卷装订等项工作，也无须顾及案卷的厚薄,节省了诸如对归档文献的具体内容进行综合、分析的技术劳动,适应了计算机管理的需要。由于“案卷”概念的消失,简化了归档文献整理工作的程序。大大提高了工作效率,符合经济、高效的原则。(2）将归档文献的整理分六个环节来进行。这六个环节比起传统的文书立卷的工作环节是大为简化了,具体如何进行将在本章第四节的整理方法中具体介绍。3。件:“件”，是指归档文献的整理单位。一般以每份文献为一件，文献正本与定稿为一件，正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为—件。以上对“件”的概念进行界定，说得明白具体，使人一看就懂，也便于掌握。把“件”作为归挡文献整理的基本单位，是从检索的实际需要及减轻立卷工作量出发的。只有理解和掌握了“件”的概念,在实际进行文献整理时,就可以将文献按“件”装订,然后再进行后续程序的工作。二、归档文献的整理的基本原则归档文献的整理的基本原则是：遵循文献的形成规律，保持文献之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和运用。《规则》对归档文献整理原则的这一表述，同１984年《档案工作》杂志发表的《关于立卷问题讨论的综述》中指出的公文立卷的原则“保持文献之间的历史联系,区分保存价值，便于保管和运用”是一致的。也就是说，归档文献整理的这一重要原则,是我国文书档案工作者通过长期的工作实践探索总结出来的,是比较准确、完整、科学的。它是我国公文立卷以及现在提的归档文献整理工作所必须遵循的基本原则。这一原则的基本点是：1。遵循文献形成的规律,保持文献之间的有机联系。文献在形成过程中总有其自身的规律，每一个机关,在工作活动中形成的文献材料，记述和反映了这个机关的所有活动和所有历史。同时任何一个机关的工作活动都不也许是孤立地进行的，必须同自己的领导机关、下级机关以及其他有关机关发生上下左右、四周八方、多种多样、错综复杂的联系。在一个机关内部的各个部门之间，各项工作之间,以及每项工作各个发展阶段之间,也都有着密切的联系。机关工作活动的客观规律,决定了文献材料的形成规律，文献材料是反映机关工作活动的历史记录。机关工作活动的互相联系，也赋予了这些文献材料之间的密切联系。这种联系是客观地、历史地、自然地形成的,是必然的历史联系。例如：进行某项工作，一般要有工作计划、工作计划决定下来之后还要上报、下达,在了解工作进展情况过程中碰到的问题需要研究解决,或向上级请示，或提出解决意见,直到工作的最后完毕。这些工作的进行直至完毕要形成一系列的文献材料,如工作计划、报告、告知、请示、批复、工作总结等;召开一次会议,要有会议告知、日程安排、名单、报告、总结、会议简报、会议记录、会议纪要或决议等;它们如实地记述和反映了开展一项工作，召开—次会议的全过程,在进行文献整理时,不能将它们打乱。必须遵循文献的形成规律,保持文献之间的有机联系,按照《规则》的有关规定将文献按“件”进行装订。装订时应注意其排列顺序的科学性(如正本与定稿,正本在前,定稿在后;来文与复文,复文在前、来文在后)。在进行分类时,应遵循文献的形成规律，将归档文献按不同年度、不同保管期限、不同机构(或问题)分开。在进行排列时，应根据“事由原则”结合时间、重要限度进行,即将同一事由形成的文献排列在一起。会议文献、记录报表等成套性文献则集中排列,使文献材料之间的有机联系得以充足体现。为了更好地保持文献之间的历史联系,进行归档文献整理的人员要熟悉本机关的工作性质、职能、组织机构、文献来源以及解决情况。在整理时,要认真分析文献之间的内在的、有机的联系，只有这样,才干使归档的文献对的地反映机关工作活动的基本面貌，反映各项方针、政策在本机关的贯彻执行情况和各项工作的发展过程,才干使归档文献成为本机关本系统的历史记录。2。区分文献的不同保存价值。文献的保存价值是由文献自身固有的内在的各种因素决定的，文献内容的重要限度不同,所起的作用不同,保存价值也就不同。一般说来，凡是反映社会历史发展和记录机关重要职能活动、反映机关基本历史面貌的重要文献,例如，本机关发出的指导性文献，会议通过的决议性文献，重要的请示或报告文献,上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文献,下级机关报送的有关方针政策性和重要问题的请示、报告等，所起的作用和保存价值就必然要大一些;而机关工作活动中所形成的一般性文献，告知、便函、机关之间一般往来公文等，所起的作用和保存价值相对而言要小一些,有的主线就没有保存的价值。此外,文献制发机关（即法定的作者)的地位、作用不同,反映其工作活动和表达的思想、意图的文献保存价值也不同;文献的正本、副本、定稿、草稿等反映了文献的形成过程和不同作用，标志着不同的可靠限度,其保存价值往往也不同。以上这些不同保存价值的文献材料在整理(立卷）时必须严格加以区分。区分文献的保存价值,应依照《机关档案归档与不归档的范围》和《文书档案保管期限表》等有关规定进行。在进行归档文献整理时，将不同保存价值的文献材料区别整理,可以合理使用人力、物力、财力和时间，对不同保存价值的文献进行整理后按其保存价值相对集中，使其玉石分明，也为日后档案馆的整理工作打下了基础。3。便于保管和运用。便于保管和运用,是归档文献整理的主线目的,也是衡量归档文献整理质量的重要标准。归档的文献是否便于保管和运用,不仅关系到机关各项工作的开展,并且关系到机关档案室、各级档案馆工作有无可靠的基础和保证。《规则》推行文献级管理,正是从便于保管和运用这一原则出发的。过去,在手工模式下实现档案管理和查找作用,“立卷”也是一种很好的方式，它按照一定的逻辑关系，将归档文献组合成一个个案卷，并通过层层目录来提供检索途径，从而限定了检索范围，增强了手工检索的效率。但立卷过程比较复杂,组合案卷和拟定案卷标题等环节立卷人员很难掌握。而《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，取消“案卷”,推行文献级管理,大幅度简化了整理中的手工操作，同时也为档案的保管和运用提供了有利条件。归档文献以“件”为单位进行整理、分类、排列和编目,在计算机的参与和操纵下,加快了检索速度,方便了运用者,大大提高了档案运用率,运用的深度、广度、查全、查准以及运用效果也将得到极大提高。三、归档文献整理的质量规定归档文献整理的质量规定是：１。归档的文献应当齐全完整,已破损的文献应予修整，笔迹模糊或易褪变的文献应予复制。(1)归档的文献应当齐全完整,这是归档文献的基本规定。假如归档的文献有复文没有来文，有正本没有定稿，有附件的文献而附件又不知去向，这就使归档文献的质量得不到保证,也给此后档案的查找运用带来困难。因此,凡是本机关在职能活动中形成的，办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文献材料都应当按照《规则》的规定收集完整，进行整理归档。这就规定，承担归档文献整理工作的部门和人员,在平时应当随时掌握文献的收发运转情况,做好文献的平时积累工作，及时收集、严格登记、严格检查、随办随归、妥善管理。在次年上半年进行归档文献整理时，应充足发挥其熟悉文献形成、运转的来龙去脉的长处,将应归档的文献材料齐全完整地收集起来进行整理归档。（2)对破损的文献进行修复,以延长文献的寿命。重要是针对一些有孔洞,残缺或折叠处已被磨损的文献，应按照档案保护的规定加以修补和托裱。(3)复制笔迹模糊或易褪变的文献。比如传真件,笔迹耐久性差，有些用纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔等笔迹材料制成的文献材料极易褪变，须复制后才干归档。目前一般采用复印的方式进行复制，复印时，墨粉浓度不宜过大,颜色不宜太深,并且最佳采用单面复印2。整理归档文献所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护规定。（1)书写材料，指的是笔和墨水的使用,即应使用钢笔、毛笔、碳素墨水、蓝黑墨水及墨汁，不能使用铅笔、圆珠笔,不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。(2)纸张，是指应选用国际标准Ａ4型６0—80克的胶版印刷纸或复印纸。档案盒和归档文献封套应使用无酸纸制作。（3)装订材料,是指以“件”为单位装订时使用的装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等,应选用优质材料制成，以防断线、年久生锈及断裂等情况发生。第四节归档文献整理方法与归档一、归档文献整理方法的改革归档文献整理以“件”为单位进行,这是《规则》提出新的公文整理（立卷）方法，是我国文书档案工作的一项重大改革，也是对传统的文书档案整理方法的否认，以“件”为单位的整理方法同传统的整理方法“立卷”比较，重要有以下不同:1。取消案卷,实现文献级管理，免去了繁锁、复杂的组卷过程;2。界定“件”的概念,从检索的实际需要及减轻工作量出发,规定“正本与定稿为一件,来文与复文可为一件”;３。分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题),并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次；4。装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定,只要符合档案保护规定即可；5。文献排列方法强调按事由(即问题）排列，时间、重要限度作为参考因素,可根据实际情况选用；６。归档章的位置不限于首页右角上,首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保存检索必备项目；７。取消案卷卷内文献两级目录，只编以“件”为单位的归档文献目录；8。无需编页号，目录改设“页数”项；9。归档文献直接装盒保管;1０。无需撰写案卷名和填写案卷封面,只需填写盒脊；11。档案盒的项目设立有了较大变化。封面只设“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量,全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；盒脊取消了“目录号、案卷号”项，保存“全宗号、年度”项目，增设“保管期限、机构(问题）、起止件号、盒号”。从以上改革的具体内容可以看出。新的归档文献整理方法,同传统的“立卷”比较,简化了文书档案整理的环节，减轻了文献归档人员及档案整理的工作量，同时又提高了档案行政管理部门进行业务指导和培养的工作效率，是一项应予积极推行的好方法。二、归档文献整理方法的推行推行以“件”为单位的归档文献整理方法，应当做好以下几个方面的工作:1。更新观念,增强改革意识。２。提高人员素质。3。加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。4。注意新旧整理方法的衔接。以“件”为单位对归档文献进行整理,要做好与原有的立卷方法的衔接,要注意以下两点:(1）《规则》是国家档案局于2023年12月6日发布，从20２３年1月1日正式实行的。由于《规则》属于行业推荐标准，只能调整、规范20２３年以后的文献整理行为,对20２3年以前的文献整理行为不具有约束力。因此,对２023年以前整理好的案卷,只要整理方法及规则符合当时的标准，有规可循，有目可查，就应保持原有的整理体系,不必拆卷重新整理。假如对已经整理好的案卷容易地推倒重来,既不利于档案保护，又浪费了人力、物力资源,违反了经济、高效的管理原则。这种做法，在实际工作中是应当尽力避免的。(2)归档文献的整理方法由卷改为件,不只是整理形式上的变化，它需要一系列的业务标准、规范、制度、措施与之相配合，如文献材料归档制度的修订与更新、计算机软硬件设施的配备，全宗内分类方案的调整以及编号方法的变革等。各机关单位在实行新的整理方法时应事先做好以上工作。此外,还要注意加强与本地档案主管部门以及档案馆的联系，争取多给予业务上的指导。少走弯路,并随时研究工作中出现的新情况、新问题,使各项制度与措施逐步完善起来。三、归档文献整理的工作环节按照《规则》的规定,归档文献整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个环节进行。分述如下：1。装订。装订是归档文献整理的第一环节，通过这一环节可以从实体上将归档文献的基本单位——“件”确立下来。以“件”为单位进行装订时应做好以下工作:(1）一方面应对“件”内文献进行排列。“件”内文献的排列方法是：正本在前，定稿在后;正文在前、附件在后；原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;回复性文献在前,报请性文献在后；结论性材料在前,依据性材料在后;不同文字的文献,无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后;中文文本在前,外文文本在后。(２)对用纸规格大于A4型的报表、图样等文字材料，按照Ａ4型纸的尺寸加以折叠。但应注意尽量减少折叠层次,折痕应处在文献、图表笔迹之外，取齐右边和下沿。应折叠的文献页数较多时,宜单张折叠,以方便归档后的查阅运用。(３)装订前,应对不符合规定的文献材料进行必要的修整。其重要工作内容涉及:对破损文献进行修复;对笔迹模糊或易褪变的文献进行复制;去掉原装订文献用的易锈蚀的金属物。(4)装订前,应将“件”内的各项按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。不要随意裁切文献,尽量保持文献的原貌。(5)装订用品必须符合档案保护规定。装订的方式视文献页数多少及保存期限长短可采用以下几种方式:①对页数较多的文献可用细线装订;②使用变形材料如钢夹、塑料夹等，使用这种装订方法简朴,但对材料必须有较高规定。钢夹必须采用优质不锈钢制品，并且必须同时考虑所在地区气候条件以及库房保管条件,谨慎使用；塑料制品则必须有足够的强度,以免年久断裂。③对页数不多的单份文献可使用缝纫机扎边进行装订，但针脚不能过密。④对那些永久或长期保存的归档文献,可使用无酸纸封套。即使用60—80克的无酸纸制成的右上侧开口的封套,将归档文献以“件”为单位夹装其中。封套上可以印制归档章，以方便整理和检索。无酸纸,是指PH值呈中性的纸，由化学解决的木纸浆制成的纸通常为中性，可以在良好条件下长时间保存。因此，使用这种无酸纸制成的文献封套可以起到保护档案的作用。２。分类归档文献的分类，是指全宗内归档文献的实体分类，即将归档文献按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，提成若干层次和类别，构成有体系的过程，分类是归档文献整理的重要环节，归档文献通过科学合理的分类，不仅可以揭示出文献之间的内在联系，使档案成为一个有序化的整体,并且便于排列上架,编目等后续工作的顺利开展。《规则》指出，归档文献可以采用年度——机构(问题)——保管期限或保管期限—一年度——机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。归档文献的分类,可按以下的方法及环节进行:(１)按年度分类。年度分类法就是根据形成和解决文献的年度对归档文献进行分类。它是目前运用得最广泛的一种分类方法。在具体操作时,应注意解决好以下几种情况：①一份文献往往有多个时间特性,如成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时,一般说来应以文献签发日期(或成文日期）为准，据以鉴定文献所属年度。计划、规则、总结、预算、记录报表以及法规性文献等内容涉及不同年度的文献,应统一按签发日期(或成文日期)鉴定文献所属年度。②跨年度的会议和案件等形成的文献材料,分类时,会议文献材料归入闭幕年，案件等文献材料归入结案年。几份文献作为一“件”时，鉴定“件”的日期，以排列在前面的文献日期为准，如跨年度的请示与批复,按批复在前。请示在后的装订顺序，以批复的所在年度为准。③没有标明落款日期的文献材料,应对文献内容及特性进行考证，以推断文献材料的形成日期并据以划分年度。④专门年度中形成的文献材料,应按照专门年度进行分类。(２）按保管期限分类。保管期限分类法就是根据对归档文献规定的不同保管期限进行分类,即将同—年度的归档文献按永久(50年以上)、长期(15—50年)、短期(202３以下）三种保管期限分类,这种分类方法可以将不同价值的归档文献从实体上区分开来，使档案部门可以有针对性地采用整理和保护措施,同时,为库房排架管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。对归档文献按保管期限分类，应按照国家档案局颁发的《文书档案保管期表》的规定执行。(3)按机构(问题)分类。机构(问题）分类法是指将文献按其形成或承办机构(问题)进行分类。这种分类法的实质就是根据本单位内部机构的职能性质或文献内容所说明的问题来设立类别。又可分为机构分类法和问题分类法两种。①机构分类法。机构分类法是按文献形成和解决的承办单位进行分类。原则上是一个机构设立一个类,机构名称就是类名。各类的顺序可按照立档单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是将领导机构、综合性机构排在前，再依次排列各业务部门。归档文献采用机构分类法进行分类可以体现出全宗内文献在来源方面的客观联系，从而反映出立档单位的历史面貌;同时由于每个机构都有其特定的职能与任务，按机构将归档文献分类可在一定限度上集中反映某一方面的工作内容，便于档案的查找和运用。采用机构分类法时不能同时采用问题分类法。②问题分类法。问题分类法是按文献内容所说明的问题将归档文献分类。按问题分类规定各类特点明确，不能互相包容。问题分类法的类别与类名,原则上设立为“党群工作”、“行政工作”、“业务工作”等类。归档文献采用问题分类法,可以避免或减少同类问题文献分散的现象,便于按专题查找和运用档案。但问题分类法在实际操作时,受人为因素的影响较大,不便划分。因此,一般基层单位较少采用。采用问题分类法时,不能同时采用机构分类法。(４）几种分类方法的结合运用。在实际工作中,当归档文献较多时,分类工作需要分层进行。单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，一般是将几种方法结合起来使用。《规则》提供的年度、保管期限、机构（问题)三种分类方法,不同类型、不同层次的单位可按实际需要组合成多种复式分类法。采用复式分类法时，其中的年度、保管期限是必选项,机构(问题）一般为选择项。具体地说,那些内部机构较多,职能分工明确、形成文献数量较多的单位可采用“年度——组织机构——保管期限”或“机构——年度——保管期限”三重分类法；那些内部机构设立简朴,归档文献数量较少的单位则采用“年度——保管期限”二重分类法就可以了。分类方案是进行归档文献分类的依据,分类方案拟定之后，同一全宗应保持分类方案的稳定。３。排列。归档文献的排列，是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法拟定归档文献先后顺序的过程。《规则》指出:“归档文献应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要限度等排列,会议文献、记录报表等成套性文献可集中排列”。这里说的“最低一级类目”是指分类时所拟定的类目体系中设在最低层次的一级类目。例如按照“年度——机构——保管期限”分类的，“保管期限”就是最低一级类目。这里说的“事由”是指一件具体的事,或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、—次活动、一次会议,均可分别视为一个事由。一份请示，当针对该请示的批复收到后,即可视为事由办理完毕。对归档文献按事由进行排列，遵循了文献形成的客观规律,可以保持文献之间的有机联系,使归档文献进一步系统化,充足体现了文献的价值，便于检索和运用。归档文献按事由结合时间,重要限度排列的具体方法有：（１）对同一事由的归档文献，即一个作者，一个问题的文献，可按文献形成时间的先后排列或