蓝凌数字化办公OA平台解决方案EKP使用指南

蓝凌数字化办公OA平台解决方案（EKP）使用指南第一章简介蓝凌数字化办公OA平台解决方案（EKP）是信息存储、交流、协同办公的平台。通过邮件系统、信息发布，实现了信息的通讯交流与发布共享；通过公文管理、事务审批的系统工作区，建设了事务之间的流转和协同办公；通过知识中心库和项目合同的管理，实现了高层业务相结合的管理。系统中各层次综合应用，使得部门、员工之间的沟通顺畅、协调高效，并进行了有效的经验知识沉淀和信息管理，提高效率。第二章引言蓝凌数字化办公OA平台解决方案（EKP）中每个应用模块都有相同操作的地方，归纳到此通用操作手册中，方便查阅。第三章使用说明3.1普通用户1.1登录场景说明3.1.1.1登录打开IE，在地址栏中输入已经配置完整的登录系统路径，点击【Enter】键，进入登录界面，如下图所示。（通用操作图1：登录页面）【登录】输入用户名和密码，点击“登录”按钮即可登录系统门户，如下图所示。（通用操作图2：系统门户）3.1.1.2修改密码【概述】在EKP系统安装完毕时，系统管理员将分配每个用户的初始密码。【修改密码】用户修改密码有三种方式，如下：第一种：登录时修改密码假如在系统配置（）的系统安全里设置了登录密码策略，则用户在登录时，会根据所设置的策略跳转到修改密码页面。详细设置请参考下面的“管理人员—>组织权限中心—>基础设置—>密码安全配置”的配置说明。以下举个例子说明一下：例如：管理人员—>运维监控中心—>安全管控—>账户安全配置里配置如下：（通用操作图3：系统安全设置）开启密码验证：在登录时，如果用户登录时，输入错误密码3次后，登录框出现验证码，需要输入正确的密码和验证码后才能登录，如下图所示：（通用操作图4：输入验证码登录页面）用户密码最小长度：设置用户登录密码最小长度为4，表示用户登录密码必须是最少4位或者以上。这里的例子是设置了用户密码长度、用户密码强度要求和开启强制要求修改密码项，所以用户在登录时，输入了原来的初始密码1后，会自动跳转到修改密码页面，如下图所示。（通用操作图5：强制修改密码页面）输入原来的密码，和新密码。新密码包括在系统安全里设置的最少4位数和4种类型组成（字母、数字、大写字母、符号，四种元素），当输入的密码位数和强度不够时，系统会给出提示，如下图所示：（通用操作图6：输入密码位数不够时的提示）（通用操作图7：输入密码强度不够时的提示）第二种：在登录系统后，在“我的工作－－个人设置”中修改。（通用操作图8：修改登录密码）第三种：在组织架构—>所有架构—>人员视图页面,选择需修改密码的人员,打开人员资料页面,如下图所示：（通用操作图9：员工资料页面）点击【个人密码】，打开修改密码页面，如下图所示：（通用操作图10：员工修改密码页面）密码的位数和强度都与在系统安全里设置的要求一致。3.1.1.3退出【概述】退出系统。【退出】（通用操作图11：退出系统）3.1.2我的待办【概述】门户窗口上我的待办显示的是需要我处理的事宜。包括我需要审批的流程，要我关注的事情等。【我的未处理待办】（通用操作图12：我的待办）处理类待办（显示为红色图标）：必须处理的待办，点击后待办信息并不会自动消失，当执行完该待办操作后，待办信息才消失并显示在“已处理”列表里。例如：在审批流程中，节点处理人执行通过、驳回、废弃等操作后，该处理人的待办信息才消失。通知类待办（显示为绿色图标）：通知用户要需要关注的待办，点击后即消失。例如：流程中抄送给相关人员的文档。如果待办太多，窗口显示不全，可点击窗口标题“待办事宜”进入待办库查看更多的待办。【置为已办】对于处理类的待办，用户不想进行处理又不想在窗口中显示时，可进入待办库将该待办置为已办。（通用操作图13：置为已办）【查看已办事宜】如果要查找自己处理过的事宜，可进入待办库的已办事宜进行查找。（通用操作图14：已办事宜）1.3如何进入应用【概述】即怎样进入应用模块（如：知识中心）主界面。3.1.3.1由导航树进入【概述】从导航树进入应用模块。【操作】如果是右边窗口显示，则如下图所示。（通用操作图15：从导航树进入应用――右边窗口显示）新窗口打开应用模块主页面如下图所示。（通用操作图16：从导航树进入应用――新窗口显示）导航树的链接方式是根据系统管理员在设置时选择的打开方式不同而不同。在导航树中打开模块的链接方式分为三种：“当前窗口”、“新窗口”、“右边窗口”。如果配置为“当前窗口”，打开链接时把当前的页面转化为模块页面：配置为“新窗口”，系统在新窗口中打开模块页面；如果配置为“右边窗口”，在导航树右边的窗口中打开。3.1.3.2由窗口标题进入【概述】门户管理员设置了门户窗口的标题链接后，用户可点击窗口的标题链接进入应用模块。【操作】

（通用操作图17：从窗口标题链接进入应用）如上图，门户管理员配置了信息发布窗口的标题链接为信息发布模块，则用户点击该标题链接后，可进入信息发布页面如下图所示。（通用操作图18：信息发布主页面）进入应用模块后可查看更多的文档，执行创建文档等操作。1.4业务模块应用3.1.4.1目录树与视图【概述】在应用模块左边显示的树结构即为目录树，功能是将此模块的文档分为各个目录显示，从不同的目录进入可以按照不同的条件查询文档。右边显示则是目录树相对应的文档视图。【模块页面说明】（通用操作图19：模块页面说明）目录树：目录树一般含有按我的文档、按我审批的文档、按文档类别、按文档创建人所在部门、按文档状态等多种查询方式。单击，可以展开此目录的子目录，点击，可以隐藏展开的子目。最后一级（再没有子目录）的目录显示为。文档视图：每个目录对应一个文档视图，如“按状态－发布”目录对应的视图为发布的文档。翻页操作：文档较多，会分为多页显示，可点击首页、前页、后页或末页查看文档。跳转页面：页面默认显示15条文档，可自由设置需要显示的条数和需要跳转的页面，点击即可实现跳转。功能按钮：可执行新建、删除文档等功能操作。3.1.4.2文档新建录入基本操作3.1.4.2.1新建每个应用模块文档的新建操作请参考分模块的使用手册。3.1.4.2.2地址本输入【概述】文档中需要输入机构、部门、人员姓名或岗位等信息时，一般都是通过地址本的方式选择输入，从地址本中可选择到公司的组织架构信息。【打开地址本】以新建知识文档举例，打开地址本操作如下图所示。（通用操作图20：打开地址本）3.1.4.2.2.1地址本（最近） 【概述】“最近”导航区域可选择到最近选择过的机构、部门、人员和岗位。【地址本－最近】（通用操作图21：地址本－最近）地址本的顶部是部门（机构）导航树，默认展开显示为当前操作人最近所选择过的人员（机构）。关键字搜索：可通过输入相应的关键字查询到需要选择的部门、机构、人员或岗位。待选列表显示可选项，鼠标单击其中的人员（机构、部门或岗位），可直接选中。3.1.4.2.2.2地址本（常用群组） 【概述】用户在选择地址本时，为了能更快速和方便查找到要选择的人员，可以把一些常用选择的人员（机构、部门或岗位）设置到个人的常用群组。【设置个人常用群组】（通用操作图22：地址本中打开设置）打开我的常用地址本页面如下图。（通用操作图23：设置我的常用地址本）录入地址本分类及成员，可添加多个分类，设置完成提交即可。【选择常用地址本】（通用操作图24：选择常用地址本）常用地址本中可以按分类快速查找到自己设置的常用部门（机构、人员、岗位或常用群组）。系统配置中设置的公共常用群组也在常用地址本中选择。3.1.4.2.2.3地址本（组织架构） 【概述】“组织架构”和“地址本－最近”类似【组织架构】（通用操作图25：组织架构）3.1.4.2.2.4地址本（高级搜索） 【概述】在地址本中输入关键字搜索人员、部门、机构。【高级搜索】3.1.4.2.3日历输入【概述】文档中需要输入日期时，一般都是通过日历的方式选择输入。【打开日历】以新建个人日程输入日程日期举例，打开日历操作如下图所示。（通用操作图26：打开日历）日期的查找可通过上方的年份和月份切换按钮来操作。3.1.4.2.4时钟输入【概述】文档中需要输入时间时，一般都是通过时钟的方式选择输入。【打开时钟】以新建会议预约输入会议召开时间举例，打开时钟操作如下图所示。（通用操作图27：打开时钟）3.1.4.2.5文本框输入【概述】文档主要内容在文本编辑框中输入，可对输入内容进行排版，设置字体类型、插入表格、插入图片、插入链接等。：设置文字粗体、斜体、下划线或背景色。：设置文字粗体、斜体、下划线或背景色。（通用操作图28：文本编辑）【设置文字】文字设置，首先需要选中要操作的文字，再点击操作按钮进行设置。：设置文字的对齐方式。：设置文字的格式，字体和大小。：设置文字的对齐方式。：设置文字的格式，字体和大小。（通用操作图29：插入图片1）（通用操作图30：插入图片2）【插入链接】（通用操作图31：插入链接）【上传附件】在新建文档时候，我们都需要往文档中添加附件，如下图。【删除上载的附件】附件上传后，可根据需要调整删除。（通用操作图32：删除附件）3.1.4.2.5.1重命名附件 【附件重命名】附件上传后，可根据需要重新命名文件名。（通用操作图33：重命名附件）（通用操作图34：重命名附件）【附件上移下移】附件上传后，可根据需要调整附件的位置。（通用操作图35：附件上移下移）【阅读附件】打开已经提交的知识文档阅读附件如下图所示。（通用操作图36：阅读附件操作）【打印附件】打开已经提交的知识文档打印附件如下图所示。（通用操作图37：打印附件操作）【编辑附件】打开已经提交的知识文档编辑附件如下图所示。（通用操作图38：编辑附件操作）打开附件编辑页面如下图所示。（通用操作图39：编辑附件页面）对附件内容进行编辑输入，点击“提交”按钮即可保存修改。【下载附件】将附件下载到本地，打开已经提交的知识文档下载附件如下图所示。（通用操作图40：下载附件操作）3.1.4.2.6设置文档权限【概述】录入文档时，创建人可设置文档的阅读者（或编辑者）以及文档的附件权限。3.1.4.2.6.1设置阅读和编辑权限 【设置文档的可阅读者和可编辑者】以新建知识文档举例，打开新建页面的“权限”标签如下图所示。（通用操作图41：文档权限页面）可阅读者：指文档发布后可阅读文档的人员。如果设置可阅读者为空，则所有的人员都可以阅读到文档。可编辑者：指文档发布后可编辑文档的人员。如果设置可编辑者为空，则只有管理人员可以编辑。3.1.4.2.6.2设置附件权限 【设置文档的附件权限】（通用操作图42：文档权限页面）可拷贝者：拷贝附件，指的是在阅读文档时，打开附件进行阅读，是否可以使用鼠标右键拷贝附件内容；选择“在阅读状态下所有人不可以拷贝”，则一般人员阅读附件时都不可以拷贝附件。可下载者：指的是阅读文档时，可下载附件的人员；选择“在阅读状态下所有人不可以下载”，则一般人员在阅读文档时都不可以下载附件。可打印者：打印附件，指的是在阅读文档附件时，是否能看见右上角操作栏的打印按钮进行打印附件正文；选择“在阅读状态下所有人不可以打印”，则一般人员阅读附件时都不能打印附件正文内容。3.1.4.2.7设置关联文档【概述】设置所创建文档相关联的其它文档，便于阅读人员阅读此文档时能够关注到其它相关的文档。【关联设置】以新建知识文档举例，打开新建页面的“关联文档”标签如下图所示。（通用操作图43：关联文档页面）点击“增加”按钮，打开关联设置对话框如下图。（图44：关联设置对话框）全文检索：以全文检索的方式去检索“关联文档”（检索的字段包括关键字，创建者和创建时间等，模糊匹配规则）。需要输入文档的搜索关键字及搜索范围。精确搜索：针对某个模块（如知识中心）的文档做关联，关联条件为文档中的某些字段精确匹配。如设置了多个条件，则取所有条件的交集，即要满足所有条件的文档才展现出来。（图45：关联精确搜索设置对话框）选中自动：如果选择了关键字“自动”，则关联的文档是与本文档自身关键字字段的值相同的文档。选中模糊搜索：进行对输入值的模糊匹配，不选择模糊搜索则进行精确匹配。（举例，设置关键字为“通知”的精确匹配关联，则主文档的关键字为“通知”的才会进行关联，其他如关键字为“通知公告”、“集团通知”等都不会关联，如果选择了模糊搜索，则关键字为“通知公告”、“集团通知”等的文档也会被关联）。静态网页：点击新建按钮弹出输入框信息，输入文档标题、url，保存以后可以点击删除和编辑按钮对已保存的关联信息进行操作，也可以通过搜索，选择搜索出来的文档作为关联文档，如下图。（图46：静态网页关联搜索设置）文本信息：直接展现输入的文本信息，如下图。（图47：文本信息设置）人员关联：选择相关的人员，选择后会展现已选择的人员，点击可以直接进入对应的员工黄页查看该人员的相关信息，如下图。（图48：人员关联设置）3.1.4.2.8设置文档自动发布到新闻【概述】设置文档在本模块发布后，是否需要发布到新闻系统，以及发布到新闻的类别，重要度等。【设置文档自动发布到新闻】以新建知识文档举例，打开新建类别页面的“发布”标签如下图所示。（通用操作图49：发布设置页面）由系统自动发布到新闻：文档审批通过后由系统直接发布到新闻，在新闻系统中自动生成一篇新闻文档。需要经过新闻审批：是，则生成的新闻文档需要经过新闻设置的流程审批；否，则直接在新闻中发布，不用经过新闻流程审批。新闻发布类别：设置需要发布到的新闻类别。新闻发布重要度：设置发布到新闻的重要度。3.1.4.2.9设置文档可归档【概述】设置文档在本模块发布后，是否需要归档到档案管理模块。【设置文档归档】以新建合同文档举例，打开新建分类页面的“归档设置”标签如下图所示。（通用操作图50：归档设置页面）归档开关开，在合同管理后台新建分类，在归档设置-设置文档存放路径，如图所示：（通用操作图51：归档设置页面）在文档维护下找到对应的分类，新建，待文档流程结束，点击右上角的归档，如图所示：（通用操作图52：归档操作）确定之后，在合同档案分类可看到该档案，处于待审状态（以该档案分类在后台设置的流程为主），如图所示：（通用操作图53：档案库列表页面）3.1.4.2.10设置文档可沉淀【概述】设置文档在本模块发布后，是否需要沉淀到知识仓库模块。【设置文档沉淀】以新建流程文档举例，打开流程模板设置，在流程模板沉淀页签设置（数据来源于知识仓库下的分类）（通用操作图54：知识沉淀设置页面）在该模板下新建的文档，流程结束后，可进行沉淀文档。如下图：（通用操作图55：流程文档查看页面）（通用操作图56：沉淀操作页面）沉淀之后，可在流程文档的【沉淀记录】里面查看沉淀的文档，如下图：（通用操作图57：沉淀记录页面）3.1.4.3点评文档 【概述】文档阅读人员可对文档发表自己的看法，点评文档。【点评文档】查看知识文档，录入点评页面如下。（通用操作图58：点评录入页面）我来点评：可评文档星级，根据星级对文档打分，如4星80分，3星60分，以此类推。通知选项：选中通知文档创建者，则给文档创建人发送通知，告知有人点评了文档；不选则不发通知。输入评论，点击“提交”按钮完成点评。【查看点评】（通用操作图59：点评信息）3.1.4.4推荐文档 【概述】对于精华的文档，可采取推荐方式让更多的人员了解关注，可推荐到精华区或推荐给其他人。精华区的文档也可通过取消推荐，移出精华区。【推荐】以知识文档的推荐为例，查看文档。（通用操作图60：推荐操作）打开推荐操作页面如下图所示。（通用操作图61：推荐操作页面）推荐对象：可推荐到模块的精华栏，新闻中心和推荐给个人；推荐到精华栏，则在模块的精华栏可查看到该文档；推荐到新闻中心，则可在新闻中查看；推荐给个人时需要选择相关人员，被推荐人员会收到推荐通知。推荐级别：可设置强力推荐、重点推荐或值得一看。点击“提交”按钮，提交推荐操作，在文档“推荐”标签下记录推荐信息。（通用操作图62：推荐记录）3.1.4.5传阅文档 【概述】将文档传阅给其他人阅读，公文和流程管理系统都有传阅功能。【传阅】打开文档阅读页面如下图所示。（通用操作图63：传阅操作）点击文档的【传阅】按钮打开传阅操作页面如下图所示。（通用操作图64：传阅操作）选择要传阅的对象和通知方式，提交传阅。传阅后，被传阅人收到传阅通知可打开文档阅读。3.1.4.6发布文档【概述】与自动发布新闻不同，这里是手动发布文档到新闻系统，经常情况下是要控制发布时间时采用手动发布。【发布】以知识中心为例，打开知识文档阅读页面如下图所示。（通用操作图65：发布文档）点击文档“发布”按钮打开对话框，选择新闻发布类别和重要度，提交即可。3.1.4.7收藏文档系统为每个用户提供个人收藏夹，用于收藏对自己有价值的文档。3.1.4.7.1设置个人收藏夹【概述】收藏文档前，要整理自己的收藏夹。【设置】主页“我的收藏”可进入个人收藏夹整理。（通用操作图66：设置个人收藏夹）3.1.4.7.2收藏文档【概述】员工查阅文档时，认为对自己有价值的文档可添加至个人收藏夹，方便以后的查阅。【收藏】查阅文档时，可对文档进行收藏。（通用操作图67：收藏文档）收藏后，可到我的收藏夹中查阅被收藏的文档。（通用操作图68：我的收藏夹）3.1.4.8搜索文档 【概述】搜索包括全系统搜索和精确搜索，方便用户在大量的文档中快速搜索出所需的文档。3.1.4.8.1全系统搜索【概述】全系统搜索是指输入搜索关键字，系统进行模糊匹配文档信息（包括文档标题、文档内容，文档附件等），存在与搜索关键字匹配的文档即被搜索出来。【全系统搜索】通过主页进入，在主页的右上角通过输入关键字进行搜索，如下图所示：（通用操作图69：主页搜索栏）在主页搜索栏中输入搜索的关键字，在点击 按钮或直接点击回车键，则可在系统中搜索出符合搜索关键字匹配的文档。（如果管理员没开启全系统搜索模块，则页面上‘范围’提示“未配置全系统搜索范围，请联系管理员！”。）3.1.4.8.2筛选查询【概述】在各个模块的主页，可根据文档的某个字段进行查询，系统匹配文档的该字段信息是否与输入值匹配，存在匹配的文档即被搜索出来。【筛选查询】以知识文档的筛选查询为例。（通用操作图70：筛选查询）可根据文档标题，作者等查询自己需要的文档。3.2管理人员以下内容非管理人员可不需要了解。3.2.1系统安全（登录密码策略）以下选项仅在使用本系统身份验证时生效。其中包括组织架构中的员工密码更改及登录页面的密码修改。功能描述：是否开启登录码验证：开启了密码验证后，在用户登录时，当用户名密码输入错误3次之后会要求输入验证码才能登录。注意：开启这个功能的旧版升级客户有定制登录页面的需要修改登录界面。用户密码最小长度：设置登录密码的长度，最小位数为1。用户密码强度要求：密码可以由:字母、数字、大写字母、符号，四种元素组成。选择一种类型后，在登录时修改密码时，密码的位数和类型必须与密码的4种元素匹配。强制要求修改密码：如果选择开启，当用户登录时会检测密码强度，如果不符合要求会跳转到密码修改界面去。3.2.2系统安全（安全策略）以下选项仅在本系统生效。功能描述：是否开启会话安全保护：开启了密码验证后，开启会话安全保护后，同一会话若IP来源变更时将会强制注销会话，从而保证当前用户会话的安全。但若用户切换网络后（比如从wifi切换到4g）也会被强制注销。信任站点检查：开启信任站点检查的功能后，用户成功登录系统后将不允许跳转到不被信任的站点，同时也禁止了不被信任的站点引用本系统链接地址，可以有效地防止CSRF攻击。错误堆栈信息输出：禁止在用户界面中输出错误堆栈3.2.3类别设置【概述】设置应用模块的文档类别，方便文档查阅和管理。【新建】以知识文档为例，新建知识文档类别。（通用操作图71：新建类别操作）打开类别新建页面如下图所示。（通用操作图72：类别新建页面）按照页面信息输入各项内容。可维护者：可维护者能够编辑删除当前类别、增加删除修改子类别、维护该类别下的模板和主文档。可使用者：可以在该类别下创建模板。【保存】点击“保存”按钮保存设置文档，点击“保存并新建”按钮保存文档并打开另一个文档新建界面。【编辑】在分类页面选择某个分类，点击操作栏“编辑”按钮可对分类进行编辑。【删除】在分类页面选择某个分类，点击操作栏“删除”按钮可对分类进行删除。【复制】在分类页面选择某个分类，点击操作栏“复制”按钮可对分类进行复制新建，复制新建可大大减少分类信息输入的工作量。【替换处理人】在分类页面选择某个分类，点击操作栏“替换处理人”按钮可对分类流程处理人进行替换。【批量修改特权人】在分类页面选择某个分类，点击操作栏“批量修改特权人”按钮可对分类进行类别以及类别下的文档的特权人进行修改。【权限变更】在分类页面选择某个分类，点击操作栏“权限变更”按钮可对分类的权限进行变更。【刷新】在分类页面，点击操作栏“刷新”按钮可对整个分类列表进行刷新。3.2.4文档维护3.2.4.1文档维护目录说明【说明】类别设置中设置了类别的可维护着，类别的可维护者可对自己维护的类别下的文档进行转移、删除或编辑等维护操作。文档维护目录就是给类别维护者维护文档使用的。在文档维护目录，只有类别维护者才有权限进