电子档案管理及数字化技术方案

10XXXX技术方案XXXX年XX目 录\l“_TOC_250001“一、工程背景 3\l“_TOC_250000“二、目标应用 5三、技术要求 5档案整理及档案扫描前处理 5OCR技术在文书类档案数字化的应用 5条形码技术的应用 5确定扫描范围 6扫描方式 6扫描格式 7颜色模式 7扫描区分率 7图像修正 8文件命名 8图像存储 9数据对接 9数据抽检校对 10档案复原 10四、功能介绍 10档案室治理 11档案治理 11用户权限治理 11数据查询统计 12电子水印章治理 12档案借阅登记 12数字化加工 12数据导出 13双层PDF转化 13档案审批 14利用中心 14系统维护 14档案统计 15历史数据导入 15批量修改 15档案销毁 15档案借阅 16五、数据建库及数据备份 16六、档案著录数据录入要求 16七、工作要求 17一、工程背景在信息时代的今日，随着计算机网络技术的成熟和广泛运用，人们的工作、治理方式发生根本转变，越来越多的单位留意资料、信息治理，以往单一、简洁化的治理模式已不能满足现代经济进展的需求，同时具有数据量浩大、数据种孤立资料信息归档成有序、易查的信息交换系统，实现土地档案信息统一治理，建立一个安全、相通、分级授权的档案信息资源治理共享系统，提高工作效率，是亟待解决的重要问题。档案是指在土地资源治理活动中直接形成的以文字、图表、声像等形式反映土地变化过程、具有保存价值的历史记录。其包括综合类、打算财务类、地籍治理类、土地利用规地质矿产类等九大类档案，如地籍档案举例，是为土地全部权人、土地使用权人供给土地产权资料，每一个城市的规划建设区域把握范围都由很多的宗地构成，在每宗土地的权属登记过程中，都会形成相应的地籍档案，可见地籍档案数量繁多，治理工作任务繁重;其二，传统的档案资料保存，是承受纸质介质保存方式，在日常运行过程中，不难觉察图纸被反复翻看，造成了局部图纸的破损、起皱，字迹模糊，经屡次使用、品质不断下降。纸张保存是最原始的保存方式，具有治理手段落后，占用大量库房面积，治理本钱高，保管时易损坏，纸张易黄、易粘、易脆，调阅速度低下，不能多人同时调阅，档案资料治理工作繁重等缺点。因此要实现档案治理信息化，首先必需对这些档案进展数字化加工处理，转换成计算机能够存储和识别的图像文件。二、目标应用对原纸质档案整理及数字化扫描建库是进展数字档案A4、A3、AO是资源治理的根本，具有极其重要的价值，对这些档案进展整理、扫描、建库、归档，不仅工作量大，投资也比较大。本次招标需完成我局档案室库藏资料的数字化工作。需充分挖掘历史档案资料中蕴涵的巨大价值，用信息化的手段呈现其价值。三、技术要求档案整理及档案扫描前处理对原纸质档案进展整理、打印和粘贴条码，包括填写立卷信息、敲页码、填写并打印封面、卷内名目、备考表、打孔和装订等;对库房中已经装订成卷的档案在扫描前进展相应的处理工作，登记原有档案的相关信息。OCR技术在文书类档案数字化的应用供给OCR图像自动识别方式制作双层PDF文件。条形码技术的应用在档案进展数字化扫描加工前，将档案全宗号-分类号-名目号-卷号信息生成条码，并打印出来，将生成后的条码统中能通过条码直接调取档案数据信息。确定扫描范围对原有纸质档案进展数字化并不是简洁将纸质档案扫描，需要对纸质档案进展认真清理，针对不同类型的档案，确定不同的数字化内容。扫描方式(1〕依据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进展扫描、A3及以下页面承受A3快速平板扫描仪。(2〕纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，承受平板扫描或无边距平板扫描仪方式;选择相应的扫描设备时必需保证档案不受损。〔〕扫描超A0图件〔包括超长图件扫描时，可分屡次扫描，各扫描局部应保证有重合局部，以便拼接或使用，且重合局部应选择信息相对简洁的部位。对同一张纸质资料分页扫描形成的多幅图像，一般应拼接，合并为一个完整的图像。分页印制的图、表按要求不进行拼接时，应保证其上图名、图例或表〔栏〕头的完整性，不全的局部应补全。拼接后的电子文件不能缺失有用信息和产生多余信息。扫描格式在数字化之后文件存储上我们将在充分比较其他存储PDFPDF这样，既可以100%保存原始版面效果〔包括公章、签名又可以通过下层的文字信息支持选择、复制、全文检索等功能。因此，双层PDF同时兼顾视觉效果和检索便利性，极大地便利了电子文件的治理。颜色模式(1〕扫描后的影像文件以扫描后的图像清楚、完整，档案内容信息与档案原件全都为准。(2〕为了满足档案局的登记备份要求，扫描全部承受彩色扫描。扫描区分率(1〕扫描区分率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清楚、完整、不影响图像的利用效果为准。(2〕300dpi30ODPI;针对于照片、图像等信息进展数字化时候，照片扫描区分率不低于60ODPI，照片底片扫描不低于120ODPI;对文书档案承受300dpi,并做到双层PDF扫描，进展OCR(31:1。图像修正图像画幅数要与扫描交接单上保持全都，准确无误。(2)每个画幅的前后挨次要与原纸质档案挨次保持全都，不全都时应准时进展调整。要保证画幅上的图像、文字完整，清楚可读，由于操作不当引起的扫描后图像文件不完整或无法清楚识别时应重扫描。对不同纸质档案设置能到达最好效果的参数，尽可能使图像能清楚识别。2度。对横向排放的页面进展左右旋转90或270度处理，以符合阅读习惯。对于除文字内容外，纸张边界内有个别较大的黑点、黑线条、黑框、黑边时进展去黑处理。文件命名库藏纸质档案的每一文件都有一个与之相对应的唯一档号，该档号也是每份文件图像的文件名，应按《文书档案名目数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2023)中有关档号构造标准，建立每份文件的名目数据和文件名。命名标准其组成格式简洁表述为:全宗号(3位);名目号(3位);案卷号(4位);文件起始页号(3位)。档号组成内容为:全宗号-名目号-案卷号每份档案文件名目数据与其图像文件名必需建立一一对应关系，实现档案名目数据与图像文件的对接。每一卷PDF文件的档案索引内容与纸质档案卷内名目一致。图像存储对不同数字化模式下的文件分别选择适合的存储格式，存储时压缩率的选择应以在保证扫描图像清楚可读的前提下，尽量削减存储容量为准则。CEB、PDF其他格式。数据对接依据文件的档号将名目数据与图像文件进展对接，对接过程中应通过参看原文内容，看文件内容是否与数据所著录的内容全都，图像文件与名目数据对接要做到准确无误。目录数据著录内容与原件有偏差时，应以原件内容为准。数据抽检校对以抽检的方式检查已经完成数字化转换的全部数据，包括名目数据库、图像文件以及数据挂接的总体质量。一个全10%，数字化转换质量抽检的合格率到达99%(≥99%〕予以验收通过，合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数*100%。档案复原档案扫描工程完毕后，需要将拆开的档案重装钉，在重装订档案的时候要留意保护好档案的实体不受损害，同时还必需留意案卷内文件的数量及排列保持原貌，做到安全且无遗漏。四、功能介绍升级档案治理系统，以满足科学的治理水平。要求开发的档案治理系统能够与业务、办公有效的关联，无缝连接业务与办公的数据。档案治理系统权限把握方面，要求不同科室查看档案权限不同，可依据档案类型定义用户权限。功能包括档案室治理、用户权限治理、数据查询、数据统计、电子水印章治理、档案借阅登记、数字化加工、数据PDF涉及档案类型有：地籍治理类、建设用地类、土地监察类、地质矿产类、土地利用规划类、综合类〔文书〕、各基层所档案，档案室治理实现对档案室的治理。包括档案室编号，存储的档案内容、存储的数量、隐秘级别、出入库治理。实现档案接收入库流程化治理，实体接收入库后核对数字档案接收状况，实现档案入库登记，同时关联该批次的数字档案数据。档案入库：实体上架后通过档案入库操作，自动登记记录并生成电子凭证，供给打印输出功能。档案出库：档案出库流程完毕后，系统供给出库批次对应数据打包导出。档案治理对接收到的档案数字资源进展治理。包括档案录入、档案分类治理、打印治理、档案纠错。系统对电子档案打印输出，应用PDF技术打印电子档案并添加水印。系统对查阅过程中的觉察的档案名目和全文错误信息提交纠错库，由治理员进展纠错处理或退回临时库整改。用户权限治理按收件分级设置查询权限，用户权能查阅其有权限的信息；对外查询时，可以设定默认可查询收件，也可以通过工作人员指定其查阅内容。数据查询统计供给档案查询、统计功能，可以按档案各种属性信息在业务内网进展查询或统计。支持模糊查询和准确查询。电子水印章治理保存到系统中的电子档案会添加水印和印章。可在系统中设置水印内容和添加电子签章。档案借阅登记对纸质档案案卷原件借阅时，必需经过系统，记录借阅人、借阅时间、借阅缘由、还档时间等信息，使档案治理更安全。数字化加工纸质档案通过扫描等方式加工，存储到系统。依据档案的纸张状况、幅面大小选择适宜的扫描设备和扫描方式〔平板或高速〕对档案进展扫描。300dpi、图件一般承受400dpi。如电子文件清楚度较差，应依据实际状况提高区分率。扫描超A0图件〔包括超长图件，一次不能完整扫描时，可分屡次扫描，各扫描局部应保证有重合局部，以便拼接或使用，且重合局部应选择信息相对简洁的部位。DA/T31-2023，对该数字化档案电子文件命名。命名原则为纸质档案名目数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档案号为这份文件扫描后的图像文件命名，多页文件可承受该档号建立相应文件夹，按页码挨次对图像文件命名。通过档号的全都性和唯一性，建立起一一对应的关系，为实现档案名目数据库与图像文件的批量挂接供给条件。数据导出系统中的电子档案可导出。导出格式为压缩包，翻开压缩包查看档案的内容。PDF转化双层PDF是将标准资料通过扫描仪快速录入后，经过去污、纠偏和OCR识别，然后可以直接生成可以检索的PDF文件，这个PDF文件是双层的，上层是原始图像，下层是识别结果。档案审批系统中查档利用提交领导审批，可以对数字档案和实体档案进展借阅治理，对全部的审批信息都保存完整记录。利用中心利用中心主要业务人员供给档案利用效劳。通过对档案数字资源的在线检索、借阅、复制，从而大大提高档案利用工作效率，提升档案利用效劳水平。系统维护全宗信息治理：记录每个全宗单位的根本状况信息。当全宗发生变更〔如撤销、合并、分别等〕时，应能即时记录的全宗状况。角色治理：对系统中角色增、删、改、查的治理功能。用户治理：对系统中用户进展增、删、改、查的治理功能。权限治理：严格区分机构用户权限，市区县的用户可以对本市区县的档案进展治理，对下级区县的档案仅可以进展查询统计，不能查看上级区县或者平级区县的档案。系统管理员可以治理各区县间的查看权限。日志治理：系统供给操作日志、登陆日志、数据导入导出日志、安全日志的记录、审计、导出功能。档案统计系统供给对电子档案分类、年份等分类统计，形成各种数据统计数据，支持统计结果图形化显示。历史数据导入将保存的历史档案数据经过分析处理，一次性导入当前系统数据库中。可以将历史数据进展整理，通过分析处理后形成数据包excel、dbf、access定制数据迁移接口形式一次性进展数据迁移，包括数字化成果〔扫描件〕等，无需重批量挂接。批量修改可以对多个档案条目进展批量修改，供给多种方式的修改方式。档案销毁档案销毁后的数据不直接删除，保存到销毁数据库，提供查询功能。对无价值的档案进展销毁，需要供给销毁流程，由负责人签字后进展档案销毁。档案借阅提交档案借阅时，需要申请审批，审批时可以查看具体借阅人的信息及具体借阅记录，审批流程供给自定义功能。五、数据建库及数据备份档案扫描工程经检查验收合格后，应准时建立数字档案库，并准时进展备份，可通过数据库备份、异地存贮存份和刻录光盘等方式实现。12、备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可承受在线、离线相结合的方式实现多套备份。刻录光盘时应留意图像信息的完整，刻录完成后要进展质量检查。质量检查的内容有图像文件能否翻开，文件数是否准确，防止刻录失败。合格的光盘用只读光盘复制两份，异地保存。3、备份数据检验：备份数据也应进展检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否翻开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。4、备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签〔标签内容包括序号、起止档案号、条数、数据格式、备份日期、备份制作单位等，以便查找和治理。六、档案著录数据录入要求1、由于原始老档案系统中条目信息存在繁体草书、内容不全、错误、遗漏等不标准的状况，要求对原始档案系统中的著录信息进展重核对、修正。如业务案卷中的主要案情项，需依据文件内容依据时间、地点、人物、事由、结果等主要状况进展提炼、总结编写，符合现行标准后，再进展条著录入的工作。2、著录录入要求准确、完整、符合标准。3、依据《档案著录规章》(DA/T18)等的要求，标准档案中的著录内容。包括确定档案名目的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不标准的信息如页数挨次等，应进展修正，并对原著录进展同步修改。要严格执行档案著录和分类治理标准。七、工作要求市自然资源和规划局的保密规定及相关规章制度。本工程全部工作必需在指定的场所