现代档案管理工作的几点思考讲义

中山大学资讯管理学院

李海涛现代档案管理工作的几点思考思考1－几个根本概念

思考2—电子文件长期保存挑战及对策

思考3—集团式企业档案管理的标准思考1—几个根本概念1档案〔几种学说，文件生命周期理论〕2电子文件及电子档案〔文件连续体理论〕3业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统电子文件保存什么内容？这些内容又可分为哪些层次？如何应对电子文件长期存取面临的威胁？

思考2—电子文件长期存取电子文件长期存取面临的威胁有哪些？面临的威胁－信息技术的进步存储载体更新〔英寸软盘、u盘、光盘〕信息读取设备更新〔录音机、MP3〕DOS系统、windows系统、Unix系统当前电子文件保存层次划分：保存纯粹的数据：维护原始位流的完整及可读取性，不考虑数字对象的外观、感知及功能位流保存数据内容保存完整知识保存效劳保存保存数字对象最根本内容，如采用文本及图像光栅方式保存除保存内容外，还保存与内容存储和使用相关的元数据复原原始的系统的效劳数据备份〔多重备份、异地备份〕保存数字对象外观、语义〔DAITSS工程〕析取效劳支撑运行环境〔加利福尼亚图书馆效劳保存研究〕数据风干〔加利福尼亚图书馆数据风干策略研究〕电子文件保存层次电子文件长期保存技术策略层次其中保存内容、保存功能、保存技术是该框架下的3个关键因素技术应对：如何保证电子文件长期保存迁移仿真底层抽象格式风干从复杂数字对象格式中提取有价值的,保存简单且低技术含量、易于复原及理解的数字对象格式的过程。优势：摆脱对于技术的过分依赖及附加保存数据的抽象模型，该模型包含数据的所有关键属性按需迁移保持迁移工具更新而不对数据内容变动。缺点：无法提供可信的复原机制以软件模拟电子文件原始的操作环境UVC仿真平台按需迁移〔当新的格式出现时，增加新的输入模块解读，并可返回原格式〕非技术应对：以跨媒体开放文件格式来保证电子文件长期保存主要应用于拒绝被修改和编辑的档案管理领域和文件公开发布领域用于图书馆、档案部门PDF/A

ODF是办公文档开放格式，可对原始文件更新、排序、绘图、索引用于办公室等开放领域传统的RTFTXTHTMLXML格式易丧失文件的格式、版面、逻辑甚至内容，长期保存的版式电子文件格式要求必须格式开放透明，有公开发表的相应标准和技术标准，有与产品无关的技术专家组和标准化组支持该格式，可以免费获得阅读工具等。电子文件长期存取推荐格式－PDF/A

PDF/A是一种ISO标准的PDF文件格式版本，用于电子文档的数字信息保存。它基于

Adobe公司的PDF格式参考版本

1.4.ISO19005-1:2005中被定义为：DocumentManagementElectronicdocumentfileformatforlongtermpreservation-Part1:UseofPDF1.4(PDF/A-1)

PDF/A实际上是专门针对电子文档长期保存而开发的PDF的一个子集。开放标准：2007年12月，PDF被国际标准组织〔ISO〕批准为ISO32000国际标准。ISO32000开放标准可确保保存的PDF文件的完整性和寿命。可信PDF已经成为众多政府和行业协会规定的标准，包括联合国教科文组织和美国、德国、英国、巴西等国政府在内的2400多个政府机构已将PDF作为电子文件交流的标准格式。多平台兼容Windows\MacOS和包括Android™、iPhone和iPad的iOS系统等跨平台使用。PDF格式与平台、字体的无关性，减少了文件数据丧失的风险，也利于文件的长期保存、读取和便于资源共享。丰富的文件完整性PDF/A保存所有源文件信息，即使将文本、绘图、视频、音频、3D地图、彩色图形、照片和业务逻辑合并在单个文件或PDF/A包中。可搜索可使用光学字符识别(OCR)技术搜索文本和元数据〔包括已转换的扫描文本〕。广泛采用：全球有数千家供给商提供基于PDF/A的解决方案、增效工具和其他工具，以及专门针对PDF/A的培训和咨询。平安可靠：PDF／A支持数字签名和验签。通过对PDF文档进行数字签名以及加盖时间戳，可以保证文档的真实性、完整性和有效性。思考3-集团式企业档案管理1集团式企业档案管理中常见问题2企业档案管理模式3集团式企业档案管理个性化方案企业档案意识薄弱管理层：无视档案在躲避风险、科学决策、开拓市场作用部门与工程责任人：轻视归档，无法做到文件归档过程覆盖，档案信息平安受到威胁〔如海俊合同档案归档工作〕企业档案人：兼职人员担任，过期文件保存仓库〔如广州市供电局〕企业档案管理缺乏标准三个层次标准：〔强制性〕行政法规：国家档案局、计委、经贸委2002下发的?企业档案管理规定?〔推荐性〕标准：2021年国家档案局?企业档案工作标准?〔动态性〕文件：以文件、通知等形式下发，解决新问题集团式企业档案管理中存在的主要问题企业档案平安保障问题〔信息及实体平安〕企业知识产权档案是企业知识产权的载体；其齐全完整依照世贸组织的知识产权范围执行；其收集、管理、利用方法需要专门研究企业档案收集与归档范围优化问题文件种类增多〔电子商务、检验检疫、知识产权、法律事务、信用档案〕；企业重组、兼并、破产形成的档案，需要进一步优化。企业档案信息化与电子档案管理问题企业档案信息系统建设问题〔业务系统与电子文件电子文件管理系统融合-数据、格式、数据库〕电子文件归档信息采集范围〔内容、背景、结构信息〕及其真实、完整性长期保存管理模式—管理的方式与体系从集团层面明确档案组织体系与运作方式，加大集团公司对各企业档案工作统一领导、管理、协调、指导和监督。协调处理集团公司与成员公司，成员公司之间的管理接口。集团式企业档案管理模式常见的企业档案实体管理模式集中式以集团式企业档案馆〔室〕为中心对档案集中统一管理优点：维护档案完整平安，形成统一信息中心最大限度序化并控制档案。缺点：分部门对于档案实体利用不便适用：大中型企业，如雨润集团、苏宁电器、比亚迪等分级式以多个法人组成集团公司，以法人为根底分级管理；一个法人大型公司，受地域限制，档案为各子公司分级保管。优点：管理方式灵活，职责明确，方便日常使用缺点：不利于公司档案资源的组织、整合开发利用。应用举例：浙江广厦集团浙江广厦集团档案分级管理举措集团简介浙江广厦集团具有7个区域直属集团，成员企业100多家，行业涉及建筑、房产、旅游、酒店等领域，总资产达183亿，总部设在杭州。实体档案分级管理方法制度性控制：制定统一的保管期限表、归档范围、库房管理标准；统一人员培训和指导：总部档案馆对下属公司档案人员业务培训和工作监督指导；目录控制：要求下属公司移交档案目录分散式管理总部无档案管理机构，档案分散于企业各部门的管理方式。弊大于利：无法有效控制、统一利用及开发公司档案资源如：有关销售客户档案分散企业销售部门人员手中，其离职后可能带走客户资源，技术档案分散于开发部门保管，可能导致开发人员白天为公司工作，晚上那么利用公司技术为其他本公司工作。〔转机加工企业失密案例〕集中-分散式企业档案由总部档案部门和业务部门各保管一局部的模式。优：管理方式灵活，方便业务部门利用档案。缺：总部对于档案弱控制，表达为：总部收集档案资料价值不大，有价值的为业务部门控制总部作为档案资源交流平台功能弱化；条件、技术差异，导致档案实体保管及平安受到挑战适用于：档案工作处于分散向集中管理过渡阶段的企业。委托式企业档案委托国家档案馆、中介机构、档案效劳公司管理的模式。〔佛山企业文件存储中心设想〕优点：减轻企业负担、发挥委托机构专业优势。适用于：查阅利用不多，但需要保存维系风险和控制需要的企业，或开展规模小，尚无力设置专门档案管理机构和人员的民营企业。委托式企业档案管理案例中国档案存放网〔武汉〕提供档案实体存放，并通过数字档案网存取平台提供存放企业远程数字档案利用效劳深圳市档案存放中心、深圳市档案资料效劳中心依托深圳市档案馆提供企业档案委托存放效劳。浙江绍兴档案馆开展面向企业的档案存放效劳其他管理模式苏州式〔工投模式-苏州工业投资开展〕对转制、撤销、关闭、破产企业的档案，由当地档案行政管理部门设立专门管理机构进行企业档案管理的新模式。规定了转制企业档案处置原那么、处置方法、档案流向。为转制企业档案管理提供了可操作性意见。优：保护国有档案资产不因企业转制而流失。常见企业电子档案管理模式集中统一管理模式(三个统一)制定推行统一管理制度，建立统一管理系统，统一管理开发电子档案。优点：保证电子档案完整平安、有效利用、有利于协调文件管理与企业业务流程。应用：苏宁电器档案管理模式苏宁电器档案管理模式—集中统一管理档案实体:国内所有零售公司档案在当地业务部门整理好后，邮寄南京总部档案室实体集中保存。电子档案：档案目录通过?北京量子伟业档案综合业务管理系统?〔PDE〕进行管理。各公司网上完成档案自动收集及档案数据录入。信息集中管理模式统一执行企业档案管理制度前提下，某些专业性强、利用率高的档案，因地域或条件限制，在一定时期内由业务部门保管，但须向总部档案管理部门报送档案目录。应用案例：浙江宁波港集团基于?北京量子伟业档案综合业务管理系统?开展了相关模式档案管理。浙江宁波港集团具体做法在档案管理系统中对每个独立归档分公司分配全宗号，独立全宗管理分公司进行纸质档案的收集、整理、归档、保管、利用对于需要集中管理档案，分公司定期将归档好的档案目录、原文、实体移交集团统一管理。分布式管理模式企业各子公司统一执行本企业档案管理制度，部署统一档案管理系统，独立进行档案管理，不用向上级单位进行档案移交。适用于：企业具备独立管理系统，对本部门产生的电子文件自始自终管理，需要归档时，转为纸质文件经签署后归档保存。如江苏省移动公司采用该模式管理电子档案。不同时管理模式下的电子文件真实完整性维护策略间接维护：双套制、三套制管理〔华南理工大学教授观点〕直接维护：技术措施保障归档电子文件及相关元数据、背景、结构信息及生成软硬件环境等。〔广东省交通厅实际做法〕集团式企业档案管理个性化方案国有集团式企业档案管理现状特征有一定档案管理根底，但管理水平不齐，有待提高〔国家电网vs珠海卡都投资〕档案管理机构的主动性、危机意识、效劳意识薄弱档案工作缺乏持续健康开展体制、制度保障如南方电网公司档案管理现状一建设企业档案良好开展的制度环境档案管理的专业制度及标准包括档案整理、鉴定、保管、利用等制度及档号编制标准、档案分类、档案编目、不同载体档案管理标准、档案数字化质量控制标准等既要参照国家标准，也要结合本企业实际，如韶钢集团将工程结算档案单独成类保管。档案管理的外部制度企业档案部门与其他部门专业沟通制度，如档案收集方法、工作奖惩制度等制度建设中技术细化、量化，程序明确如韶钢集团不仅设定归档制度，还设定了归档责任书、扫描归档清单等保障措施。国有集团式企业档案管理方案二理顺企业档案工作管理体制即理顺档案管理机构设置和权限划分制度。目前有行业主管、属地主管和两者相结合方式。行业主管由国企相关部门管理〔国资委、发改委等〕，属地主管那么由各级档案行政管理部门对所属地区国企档案指导管理。我国国企档案管理工作由国家综合管理部门主管，档案行政管理部门协助指导的结合方式管理。如企业档案信息化建设体制上就采用行业指导与管理，属地引导的原那么。三明确档案机构职责，提高档案工作效能明确工作职能定位〔当前工作重视保管，忽略效劳。服方式、内容、技术引进等成为工作短板〕四采用现代技术和管理理念，提高档案工作层次如韶钢数字档案馆建设提升档案效劳能力管理中积极融入“知识管理〞、“内容管理〞、“文档一体化管理〞、“风险管理〞理念。企业简介广东省韶关钢铁集团〔简称“韶钢〞〕是中国企业500强，广东企业50强之一，是广东省重要的钢铁生产基地。韶钢是中国500家最大工业企业和国家512家重点企业之一，是国家一级计量企业、中国工商银行特级信用企业，是广东省20家国有资产授权经营企业集团之一国有集团式企业档案管理案例—韶钢集团数字化管理韶钢集团2003年开展数字档案馆建设，分三个阶段：2001-2006，纸质档案数字化管理。构建档案管理系统，购置软硬件设备，整合分散管理的各单位档案；2006,3-2021,6,改革档案管理模式。实行档案人员、机构、实体集中，档案资源共享管理模式。2021,7到目前，搭建管理平台，实现公司所有档案资源集中归档管理。?在线归档管理根底平台工程??ERP系统、综合统计数据归档模块工程?韶钢档案管理模式及特点〔三化管理〕韶钢集团数字化档案管理的成果数字档案馆注册用户1695个，日均下载200人次，电子文件万个，单份数据240G.有20万份案卷，底图22万张，入库档案10多卷，数字化处理4万多卷，录入系统文件条目80多万条已经实现档案实体管理向信息化管理转变，创经济效益1000多万，被评为广东省管理现代化成果二等奖。集中化归档制度：参照?国有企业文件材料归档方法?编制本企业的归档范围。归档实施：1各部门负责人与公司档案管理部门签订归档责任书，承诺如数归档；2在线归档-通过系统实时在线归档；3扫描归档文件移交清册，有据可查。信息资源整合：全公司实体档案统一归公司档案馆管理；原有打破分类，根据实际，将工程结算档案从会计档案中抽离，单独成类管理。知识化管理公司档案馆先于公司信息部与技术研究中心提出知识管理设想，在整个公司知识资源管理中处于核心主导地位。在现有档案信息管理系统与档案信息网站根底上，引入知识管理理念，增加知识管理功能〔如知识库构建、知识效劳、档案利用〕。民营集团式企业个体工商户、私营企业、集体企业和国有改制后形成