项目文档管理（建设工程项目管理）

目的03确保项目顺利开展01规范项目部的文档管理工作02确保项目文档资料系统性、完整性和准确性03充分利用管理信息系统和工具0102管理职责信息及数据管理部负责技术类/业务类文档的统筹管理以及所有文档的收发工作。办公室负责行政类文档的统筹管理工作。项目部各业务部门负责本部门的文档管理工作。对于管理职责、权限不明确的文档管理工作，则由策划控制中心协调分配。视频监控及管理信息系统01视频监控管理02管理信息系统建设汇报：张三项目部信息及数据管理部指定视频监控管理责任人，配备设备，对施工进度影像、项目公共关系影像、工程定点整体照片进行拍摄及管理。01视频监控管理视频监控应建立视频监控系统，对项目重要部位进行全方位、全时段监控，对项目部重大活动、工程重大进展、施工工艺工法、安全生产、关键施工工序、关键节点、应急抢险、项目党工团建设与文化建设、上级领导检查指导、先进人物风采、职工生活等要对相应影像资料留档（其中包括关键施工工序的视频影像资料），并进行分类收集整理且配以文字说明，设立影音资料库。影像资料的管理及归档要求在项目施工过程中，影像资料主要由项目信息及数据管理部负责拍摄、整理、上报以及归档，并按季度报公司宣传部门，建立报送清单，并有报送记录，在项目结束时将资料全部上报。123为了保证项目部管理信息系统的顺利推广，项目部应设立以项目经理或总工为组长的信息化应用小组，同时应设立信息管理岗位，并指定专（兼）职的信息管理员。组织和人员岗位设立信息化应用小组负责项目部的信息化建设和管理信息系统推进的整体管理和资源调配，信息系统工程师负责各种信息系统的软硬件维护和信息传递。信息化应用小组和信息系统工程师职责项目部应建立信息安全管理制度和进行员工信息安全培训，加强日常的信息数据、计算机终端和网络的安全管理，确保管理信息系统的安全运行和信息数据
的安全传递。信息安全管理02管理信息系统建设456项目部与外界信息交换，一般信息通过互联网进行，项目部开工后必须尽快开通互联网的接入,重要涉密信息通过公司内部系统进行传递，公司内部账号由信息系统工程师向其公司申请办理。互联网和公司内部网络接入为了预防信息软件的版权风险，项目部使用的计算机必须安装正版的操作系统、办公和安全软件。软件正版化项目日常文档及办公应采用管理信息系统及线下操作同时进行日常办公、文件传输、信息交换等工作。管理信息系统办公02管理信息系统建设文档管理的一般要求文档管理的一般要求如下：项目部应根据公司的文档管理制度并结合管理信息系统，制定项目部文档管理办法。项目文档资料的管理应从项目申请立项到竣工验收的全过程，项目部各部门应在职责范围内对项目实施过程中所形成的文件、图纸、资料，随时进行积累整理、立档和保管，并采取必要措施，防止档案资料的损毁和遗失以及有关保密档案资料的泄密。
项目文档充分利用管理信息系统的优势，实现无纸化办公，但必要的单据、传真及合等文件仍需采用纸质文件，原版可进行存档，但扫描版可传至管理信息系统。
管理信息系统应能够实现信息有效检索、提取，全文检索功能会对变更及索赔等工作起
到事半功倍的效果。文档管理是指对作为信息载体的资料进行有序的收集、加工、分解、编码、传递、存储，并为项目各方提供专用的和常用的信息的过程。文档的类别2上级公司的文档业主/监理单位的文档项目部的文档项目外部的其他文档分包商/合作单位及其他单位的文档1.按级别和来源划分
按文件级别和来源分为∶543101项目信息文件项目信息文件指项目实施过程中传递的任何书面信息文件。如来往信件、传真、备忘录、会议纪要、文件传递单等。03项目技术文件项目技术文件指按照合同要求，项目技术人员完成的各种设计文件及图纸等。02项目管理文件项目管理文件指项目运行过程中必须编写的管理文件。如项目协调程序、项目进度与费用控制程序、项目质量保证手册、项目资源配置手册等04项目其他文件项目其他文件除上述几种文件外，项目实施过程中产生的其他文件，包括∶进度报表、绩效报告、工作总结报告、质量记录等。2.按文件内容划分：文档类别01040203各种信函、电报、传真、电话。会议纪要，指项目中的例会、专题会等会议的会议纪要。各种书面文件。电子文件，其载体和传输方式包括光盘、USB盘和计算机红外线对传、网络共享等。2.按文件形式划分：文档分类与编号信息及数据管理部负责在管理信息系统中建立根目录、二级目录及三级目录。项目部其他部门负责四级及四级以上目录（视需要自行建立），若部门需要对三级目录进行增减或修改，需向信息及数据管理部申请，经策划控制中心批准后方可执行项目文档管理人员应根据公司的文档管理办法并结合项目管理信息系统，确定文档分类和编号办法。项目业务/技术文件可按照根目录＋一级目录＋二级目录＋三级目录＋…＋日期＋流水号＋（版本号）进行建立。文档的接收和发送管理文档接收和发送的一般要求如下：（1）信息及数据管理部负责所有文件的接收和登记工作。（2）来文按处理类型主要分为"执行"、"传阅"两种。
（3）所有接收的项目文件和资料必须按项目有关规定进行登记、编号、标志、处理（扫描、上传至管理信息系统）和归档。
（4）所有接收的项目文件和资料，使用前应由有关的责任部门进行审查。如发现错误或疑问，应及时与提供方联系，协商解决，以确保输入文件的质量。
（5）文档管理人员在对接收到的文件进行处理和传递分发前，应视情况委托项目部有关职能部门对其有效性进行审查。如发现收到的文件和资料存在有效性问题，应立即与提供方联系。01项目部指定人员按规定签收来文，签署签收日期并盖收文印章。填写项目部文件传递单。将来文复印件附在文件传递单后面，交策划控制中心审阅。策划控制中心确定对来文的处理意见，指定需要处理、传阅的部门，同时确定需要│知悉的项目部主要领导。跟进来文的处理过程，督促相关部门按时限要求及时关闭来文的处理，填写项目部文件传递单登记表。0203040506来文原件分类归档。来文的处理程序内部设计及设计分包商来文由设计管理部负责处理。设备供应商来文由设备采购与管理部负责处理。施工分包方来文由施工监控部负责处理。05行政类来文直接交由办公室处理。
来文的分工设计原因的变更由设计管理部签署意见后，提交其分管领导审核确认；非设计原因的变更由施工监控部签署意见后，提交其分管领导审核确认，变更确认后报策划控制中心。（1）发文应内容应简洁、用词准确、措辞得当。
（2）发文经办人起草完成发文后，交部门负责人签字，并视情况报主管项目副经理或项目经理签字。必要时，在对外发文前，经办部门应填写项目部公文会签单，将发文由相关部门会签，与此同时，发文经办人需在管理信息系统上进行同等相应操作。

（3）完成发文签字手续后，文件交信息及数据管理部指定人员统一编号，并按规定盖章。（4）信息及数据管理部相关人员需填写项目部发文登记表。（5）发文原件交接收人，并请接收人在发文复印件上签收，应填写签收日期并签字。（6）将签收的发文复印件按照收文单位或部门、文件主题等进行分类归档。
发文的处理文档的修改与回收02由变更引起的项目文件和资料的修改，应按变更程序执行，对项目文件和资料的任何修改均应由原审批部门审批，同时在管理信息系统上进行同等相应操作。01项目文件和资料按程序进行更改版次的，应注明版次，新版文件发送的同时应注意对旧版文件进行标识、回收或销毁，同时在管理信息系统上进行同等相应操作。
04应确保项目文档资料的真实、有效和完整，不得对项目档案资料进行伪造、篡改。03作废文件和文件改版后的受控文件分别加盖"作废"和"受控"印章标识，工程项目文件资料应随项目进度及时收集、整理，并按项目的统一规定进行标识，同时在管理信息系统上进行同等相应操作。文件的归档文件归档的注意事项如下：项目部根据公司档案工作制度的要求与相关参考文件，制定本项目部档案管理制度、档案分类与保管期限表，并报公司备案。项目文件的归档应按类进行整理；为保证工程文档资料的原始性及真实性，从项目前期工作开始，需指定专人负责收集和整理。
归档文件必须完整、成套、系统；必须记述和反映项目的全过程；必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图像相符、技术数据可靠、签字手续完备。汇报：张三项目文件归档应遵循项目文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理，便于档案的保管和利用。立卷可采用的方法（1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。
（2）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。（3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。（4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。（5）竣工图可按单位工程、专业等组卷。（6）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。各部门负责人组织完成本业务范围内资料的收集、整理，定期移交信息及数据管理部进行分类、整理、立卷等工作，在项目竣工后，经项目经理审核签字后，移交公司档案室存档。
对于电子文件，文件的形成部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子