企业档案工作规范样本

公司档案工作规范DA／T42—(国家档案局11月2日发布，1月1日实行)1范畴

本原则确立了公司档案工作原则、组织和制度规定，给出了公司档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配备等方面办法与技术指南。

本原则合用于大中型工业公司，其她类型公司及事业单位可参照使用。

2规范性引用文献

下列文献中条款通过本原则引用而成为本原则条款。凡是注日期引用文献，其随后所有修改单(不涉及勘误内容)或修订版均不合用于本原则，然而，勉励依照本原则达到合同各方研究与否可使用这些文献最新版本。凡是不注日期引用文献，其最新版本合用于本原则。

GB／T9705文书档案案卷格式

GB／T11821照片档案管理规范

GB／T11822科学技术档案案卷构成普通规定

GB／T17678.1CAD电子文献光盘存储、归档与档案管理规定

GB／T18894电子文献归档与管理规范

DA／T1档案工作基本术语

DA／T12全宗卷规范

DA／T13档号编制规则

DA／T15磁性载体档案管理与保护规范

DA／T22归档文献整顿规则

DA/T28国家重大建设项目文献归档规定与档案整顿规范

DA/T31纸质档案数字化技术规范

DA/T32公务电子邮件归档与管理规则

DA/T43缩微胶片档案数字化技术规范

JGJ25档案馆建筑设计规范

ISO15489.1信息与文献一文献管理：通则

IS015489.2信息与文献一文献管理：指南3术语和定义

DA／T1—确立以及下列术语和定义合用于本原则。

3.1

公司档案businessrecords

公司在研发、生产、经营和管理活动中形成有保存价值各种形式文献。

3.2

公司档案工作businessrecordsmanagement

公司履行档案管理职责行为和活动。

3.3

电子档案electronicrecords

具备保存价值归档电子文献及相应元数据、背景信息和支持软件。3.4

档案信息化archivalinformationization

运用信息技术对归档文献、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供运用服务档案管理提高过程和工作方式。

4档案工作总则

4.1公司档案是公司知识资产和信息资源重要构成某些。公司档案工作是公司研发、生产、经营和管理活动基本性管理工作。

4.2公司档案工作应以公司资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一原则。

4.3公司档案工作应以满足公司各项活动在证据、责任和信息等方面需求为导向，运用当代技术与管理办法，通过资源整合和开发，为公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

4.4公司应维护档案完整、精确、系统与安全。

5档案工作组织

5.1组织系统建设

5.1.1档案工作领导

公司应拟定档案工作分管领导，拟定各职能或承办部门、各项目档案工作负责人，拟定档案部门负责人。

5.1.2档案机构设立

公司应依照规模和管理模式设立专门档案机构，或指定负责档案工作机构。大型公司应设立档案馆。

5.1.3档案人员配备

公司应配备与公司研发、生产、经营和管理相适应专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。公司应保持档案人员相对稳定。

5.1.4档案工作体系

公司应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基本公司档案工作体系。

5.2公司管理职责

5.2.1公司应贯彻国家关于档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入公司发展规划和工作筹划，为档案工作持续发展提供保障。

5.2.2公司应将文献形成、积累和归档规定纳入各部门、项目及专项工作职责和关于人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及关于人员职责履行状况进行考核。

5.2.3公司应采用必要办法，维护和保证档案完整、精确、系统和安全。

5.2.4公司资产与产权变动时应做好档案处置工作，国有公司应依照档发字[1998]6号文献规定进行，其她公司可参照。

5.2.5公司应对档案工作中做出成绩集体或个人予以表扬和奖励；对违背关于规定导致档案损失有关人员予以处分。

5.3公司部门职责

5.3.1公司各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文献完整和系统负责。

5.3.2公司各职能或承办部门及项目文献形成者应负责积累文献，并对归档文献齐全、精确和形成质量负责。

5.3.3专兼职档案人员应负责收集、整顿应归档文献，对归档文献整顿质量负责。

5.3.4公司各职能或承办部门及项目对文献管理责任，见ISO15489.1第七章、ISO15489.2和档发[]5号文献规定。

5.4档案部门职责

5.4.1统筹规划公司档案工作，制定公司文献归档和档案鉴定、整顿、保管、记录、运用、移送等关于规章制度。

5.4.2负责公司档案收集、整顿、保管、鉴定、记录和提供运用工作。

5.4.3指引公司各部门、项目及专项工作文献形成、积累、整顿及归档工作。

5.4.4监督、指引、检查公司所属单位(涉及派出机构和投资全资、控股公司)档案工作。

5.4.5依照关于规定向国家档案馆或关于单位移送档案。

5.5档案人员规定

5.5.1档案人员应遵纪守法、忠于职守、具备专业知识。

5.5.2档案部门负责人应具备中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。

5.5.3档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。

5.5.4档案人员应定期接受档案业务培训。

6档案工作制度

6.1工作规章

6.1.1明确公司文献形成、归档责任。公司在制定关于规章、原则和制度中应提出相应文献收集、整顿和归档责任规定。

6.1.2制定公司档案工作规定。公司档案工作规定是公司档案工作基本规定，其重要内容应涉及：档案工作原则及管理体制，文献形成、积累与归档职责规定，档案收集、鉴定、整顿、保管、记录、运用规定，资产与产权变动档案处置原则，解释权限等。

6.1.3建立档案工作责任追究制度。对有关岗位人员违背文献收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、导致档案损毁等行为，公司应提出责任追究和惩罚办法，并将关于规定纳入有关管理制度。

6.1.4制定档案管理应急预案。对也许发生突发事件和自然灾害，公司应制定档案急救应急办法，涉及组织构造、急救办法、急救程序、保障办法和转移地点等。对档案信息化管理软件、操作系统、数据维护、防灾和恢复，应制定应急预案。

6.2管理制度

6.2.1文献归档制度。应明确文献归档范畴及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量规定以及归档控制办法。

6.2.2档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案处置办法、档案进(出)库规定、库房管理规定和库房管理员职责。

6.2.3档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作组织、职责、原则、办法和时间等规定。

6.2.4档案记录制度。应明确记录内容、记录规定和记录数据分析规定。

6.2.5档案运用制度。应明确档案提供运用方式、办法，规定查(借)阅档案权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案规定。

6.2.6档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案运用者应承担保密责任。

6.2.7电子档案管理制度。应对公司各信息系统中形成电子文献提出归档、管理和运用规定。

6.2.8档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员职责、档案管理系统软件、硬件操作规定。

6.3业务规范

6.3.1文献、档案整顿规范。应明确文献立卷与档案整顿原则、整顿办法、档号编制规定和档案装具规定等。

6.3.2档案分类方案。应明确分类根据、类别标记、类目范畴。

6.3.3文献归档范畴和保管期限表。应明确各类文献归档范畴及其相相应保管期限。

6.3.4特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整顿规定和保管条件。

7档案业务工作

7.1公司档案工作与业务活动

7.1.1公司档案工作是公司各项业务和活动有机构成某些，应纳入公司领导工作议事日程，纳入公司规章制度及工作流程，纳入公司部门和关于人员经济责任制或岗位责任制。

7.1.2公司档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文献完整、系统。

7.1.3公司下达项目筹划任务应同步提出项目文献归档规定；检查项目筹划进度应同步检查项目文献积累状况；验收、鉴定项目成果应同步验收、鉴定项目文献归档状况；项目总结应同步做好项目文献归档交接。

7.2文献形成、积累

7.2.1文献形成时应使用耐久、可靠记录载体和记录方式。

7.2.2文献形成者应将办理完毕、有保存价值文献及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。

7.3文献整顿与归档

7.3.1文献整顿

文献立卷整顿应遵循文献形成规律，区别保管期限，保持文献间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文献整顿，应分别符合GB9705、DA／T22、GB／T11822、财会字[1998]32号、劳力字[1992]33号等原则及文献规定；音像、电子等载体形态文献整顿，应分别符合GB／T11821、DA／T15、GB／T18894、DA／T32等原则规定。

7.3.2文献归档范畴

7.3.2.1公司在筹办、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成具备保存价值各种载体形式文献都应纳入归档范畴。国有公司文献归档范畴应符合档发[]4号文献规定。

7.3.2.2归档文献重要来源有：

——本公司形成文献；

——本公司引进项目、外购设备等接受文献；

——所属单位及参股公司应向本公司提交文献；

——本公司参加合伙项目，合伙单位按规定应向本公司提交文献；

——本公司执行、办理外来文献。

7.3.2.3公司应依照经营管理范畴和业务活动类型制定文献归档范畴和保管期限表。拟定文献归档范畴和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文献应根据公司在项目建设中性质拟定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文献归档详细范畴参见DA／T28；服务类型公司各类文献归档范畴及公司中专业性较强业务活动文献归档范畴，应结合公司活动和专门业务编制。7.3.3文献归档时间

7.3.3.1经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成文献普通应在办理完毕后次年一季度归档。

7.3.3.2科研开发、项目建设文献应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。

7.3.3.3产权产籍、质量认证、资质信用、合同合同、知识产权等文献应随时归档；外购设备仪器或引进项目文献应在开箱验收或接受后即时登记归档。

7.3.3.4会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整顿归档，保管一年后向档案部门移送。

7.3.3.5电子文献逻辑归档宜定期进行，物理归档应与相应门类或内容其她载体归档时间一致。

7.3.3.6磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式文献应在工作结束后及时归档，或与相应内容纸质载体归档时间一致。

7.3.3.7更新、补充文献，公司内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退文献，公司资产与产权变动过程中形成文献，其她活动中形成文献等，应随时归档。

7.3.4文献归档规定

7.3.4.1公司应实行部门、项目及专项工作文献收集、整顿、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文献整顿后归档。

7.3.4.2归档文献应完整、精确、系统，其制成材料应有助于长期保存，图文笔迹应符合形成文献设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称质量规定。

7.3.4.3归档文献应为原件。因故无原件可将具备凭证作用复制件归档。

7.3.4.4非纸质文献应与其文字阐明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文，应一并归档，无译文要译出标题和目录后归档。

7.3.4.5归档文献普通一式一份。重要、运用频繁和有专门需要可恰当增长份数。

7.3.4.6两个以上单位合伙完毕项目，应以合同、合同等形式商定文献归档规定。主办单位普通应保存全套文献，协办单位保存与所承担任务有关正本文献。

7.3.4.7文献形成部门应就归档文献填写《档案交接登记表》(见附录B表B.1)。重要项目文献归档时应由项目管理部门编写归档阐明，并经项目负责人审核签字。

7.4档案收集工作

7.4.1文献归档交接

7.4.1.1文献形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整顿文献向档案部门移送。

7.4.1.2档案部门接受时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保存一份。

7.4.2档案与资料收集

7.4.2.1公司应接受所属单位因产权变动后属本公司所有档案。

7.4.2.2公司应依照资产管理权限接受无法人资格所属单位档案。

7.4.2.3公司可依照需要收集宣传报道本单位新闻资料。

7.4.2.4公司可依照研发和市场竞争需要收集与公司经营范畴有关资料。

7.4.2.5公司可依照需要向社会、离退休人员征集档案、资料。

7.5档案整顿工作

7.5.1档案部门应区别全宗进行档案分类、排列与编目。

7.5.2分类方案应根据公司管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类阐明。

7.5.3类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中一种或两种混合办法设定。

7.5.4全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。

7.5.5依照分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具备唯一性。档号编制办法见DA／T13。

7.5.6档号可采用“[全宗号—]分类号(或项目代号或目录号)—案卷号(或件号或盘、盒、张号)”([]表达可选)构造。

全宗号由公司依照对所属单位集中统一管理档案需要和公司产权变更状况自行设定。

7.5.7纸质档案应与相应非纸质载体档案设立互见号。

互见号是反映同一内容其她载体档案保管单位档号。

7.5.8按全宗、类别、保管期限编制档案目录。

7.5.9档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷重要内容和编制办法见DA／T12。

7.6档案保管工作

7.6.1档案存储应根据档案载体选取档案柜架。底图不适当折叠；磁性载体应选取防磁设施。重要档案应异地备份。

7.6.2档案入库前普通应去污、消毒。受损档案应及时修复或补救。对于易损制成材料和笔迹，应采用复制手段加以保护。

7.6.3库房管理

7.6.3.1库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能(见JGJ25)。

7.6.3.2库房温、湿度应符合JGJ25、GB／T18894和DA／T15对各类档案载体保管规定，并有温湿度登记(登记表参见附录B表B.2)。

7.6.3.3库房设备运转状况应定期检查，并及时排除隐患。

7.6.3.4库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。库藏档案数量发生变化时应记录阐明。

7.7档案鉴定工作

7.7.1公司应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员构成档案鉴定委员会(或小组)，负责拟定文献保管期限和到期档案鉴定。

7.7.2档案保管期限应依照文献对公司、国家和社会所具备现实和此后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值拟定。

7.7.3档案保管期限普通分为永久和定期两种。会计档案保管期限执行《会计档案管理办法》。

7.7.4永久保管档案。凡是反映本公司重要职能活动和历史面貌，对本公司、国家和社会有长远运用价值文献，列为永久保管。

7.7.5定期保管档案。凡是反映本公司普通工作活动，在一定期间对本公司各项工作有参照运用价值文献，列为定期保管。定期保管档案年限可依照其参照运用价值分为30年和。

7.7.6公司应定期对已到保管期限档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值档案应登记造册，填写销毁清册(参见附录B表B.3)，经公司法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。

7.8档案记录工作

7.8.1档案部门应及时、精确地填报本公司档案工作年报及关于记录报表。

7.8.2建立档案工作记录台账，重要内容涉及：档案馆(室)藏状况；年度入出库状况；档案运用状况；档案专兼职人员状况；档案设施、设备状况；档案销毁状况等。

7.8.3档案记录工作应保持持续性。

7.9档案运用工作

7.9.1档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效地提供档案运用服务。

7.9.2公司应依照保密规定和知识产权管理规定，设定运用者权限。超越权限运用需经关于领导审批。’

7.9.3运用档案应按规定进行登记(借阅登记表参见附录B表B.4)。运用效果突出宜进行登记(运用效果登记表参见附录B表B.5)。

7.9.4可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供运用原件、复制件、缩微件和电子档案。

7.9.5公司宜对档案信息进行分类汇总，形成专项汇编，如规章制度汇编、专项文献汇编等。

7.9.6公司宜对档案信息进行综合整顿，形成专项材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备更新换代、市场变化等。

7.9.7公司宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标记录分析、重大事故因素研究分析、公司史志等。

7.9.8公司可运用档案举办档案陈列或展览。

8档案信息化建设

8.1档案信息化目的与原则

8.1.1公司档案信息化应以增进、完善公司信息化和提高档案管理当代化水平为总目的。

8.1.2公司档案信息化应坚持技术与管理并重、与公司信息化协调和同步原则。

8.1.3公司各信息系统开发与实行应充分考虑档案管理规定。

8.2电子文献归档

8.2.1电子文献归档规定及功能应嵌入文献生成系统。公司各信息系统生成文本、图形、图像、数据等类型电子文献归档范畴应参照纸质文献归档范畴拟定。音频、视频、多媒体等类型电子文献及数据库归档范畴应依照有关规定和需要拟定。

8.2.2公司各信息系统所形成电子文献元数据、背景信息，以及生成非通用电子文献格式软件等应与电子文献一并归档。

8.2.3归档电子文献数据格式应易于识读、迁移。电子文献通用格式见GB／T18894第6章。

8.2.4电子文献应经鉴定、整顿、审核后归档。电子文献整顿、鉴定与归档规定参见GB／T17678.1和GB／T18894。

8.2.5加密电子文献归档时普通应解密，必要加密归档电子文献应与其解密软件和阐明文献一并归档。

8.2.6文献形成部门应负责保证归档电子文献具备真实性、可靠性、完整性和可用性。

8.3老式载体档案数字化

8.3.1公司可依照档案保管和运用实际需要，有选取地对老式载体档案实行数字化。

8.3.2纸质档案数字化应符合DA／T31规定，缩微胶片数字化应符合DA／T43规定。

8.3.3照片档案和声像档案数字化文献格式见DA／T32附录B。

数字化生成档案副本档号应与原档案相应。

8.4电子档案保管

8.4.1电子档案应参照纸质档案分类方案进行整顿。

8.4.2电子档案应存储到脱机载体上。其存储载体见DA／T32附录C，保管规定见GB／T188949.4。

8.4.3脱机存储电子档案载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容标签，电子档案载体应设立成禁止写操作状态。

8.4.4存储在脱机载体上电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供运用。

8.4.5超过保管期限电子档案鉴定和销毁，按照纸质档案关于规定执行，其删除和销毁应符合GB／T18894中9.8有关规定。对确认销毁电子档案应有销毁文献目录存档。

8.5档案网络化服务

8.5.1公司应建立馆(室)藏档案目录数据库，并逐渐实现档案全文检索。

8.5.2对数字化档案和各信息系统归档电子文献，档案部门应依照设定运用权限提供及时有效网络化服务。

8.5.3涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。

8.5.4档案管理系统应采用身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密办法。

8.5.5档案管理服务器应采用可靠备份、恢复办法。

8.5.6各信息系统应有生成电子文献自动归档功能模块或接口。

8.6档案管理系统软件

8.6.1档案管理系统软件配备应满足本公司实际工作需