殡葬礼仪服务档案管理方案

第一节档案管理人员及职责 1第二节档案管理工作流程 4第三节档案管理工作规范 6第四节殡葬服务业务档案管理办法 15第一节档案管理人员及职责一、人员配备主要人员配备表职务姓名持何种资格证件已承担项目情况证书名称级别共计人数二、岗位职责（一）工作人员分工分管领导：办公室主任：档案管理员：兼职档案员：（二）各成员职责1.分管档案工作领导（1）领导本项目的档案管理工作。（2）审定本项目档案管理各项制度，并监督贯彻执行。（3）解决档案工作中的实际问题。2.主管档案工作办公室主任（1）组织制定档案管理制度，并认真执行。（2）抓好本项目档案建设与管理工作。（3）定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策，不断提高档案管理人员的业务技能。3.档案管理员岗位（1）对各个办公室形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。（2）负责集中统一管理各种门类和载体的档案以及有关资料。（3）贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策，建立健全档案室的各项规章制度。（4）对档案实行科学管理，熟悉所藏档案情况，积极提供利用，为各项工作服务。（5）办理领导交办的其他档案业务工作。4.兼职档案员责任制（1）协助档案管理员做好本项目各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。（2）负责档案信息微机录入及信息化管理工作。（3）办理领导交办的其他档案业务工作。（三）档案室工作职责1.贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策，自觉遵守档案管理的各项规章制度，制定档案工作的相应制度，并组织实施。2.贯彻执行相关法律法规的规定，认真做好档案的安全、保密和保护工作。3.制定档案室工作计划，做好档案目标管理工作。4.按不同类别的归档范围，做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定工作，并按各自要求及时归档。5.对新接收的档案进行分类入库，积极做好档案信息资源的开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准确迅速地提供利用。6.准确及时地搞好各类档案的转递、销毁和统计工作。7.严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案的查阅、借阅工作，为有关部门提供档案的有关情况。8.负责档案室库房的日常管理工作，严格按照八防的要求，保证档案库房的安全和卫生。9.加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成领导交办的其他有关档案业务工作。第二节档案管理工作流程一、立卷归档档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。二、借阅1.本单位人员借阅档案由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。2.外单位人员查阅档案查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。三、收集、交接、整理、统计工作1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。7.档案室对案卷进行分类、整理。8.编制档号。9.编制案卷目录等各种检索工具。10.入库。11.做好档案的统计。12.开展档案的利用。13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工四、鉴定销毁档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。第三节档案管理工作规范一、目的加强文件档案管理，规范项目文件档案的收集、归档程序和方法，确保项目档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司项目部档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、职责1.综合管理部：（1）负责项目部档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；（2）建立健全项目部档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；（3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管项目部的档案和其他资料；（4）负责项目部档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保项目部档案的安全；（5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；（6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2.其他各部门相关人员：（1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合管理部；（2）向综合管理部移交合同或文件资料原件或复印件；（3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；（4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；3.各部门档案主管人员负责部门档案的管理。4.各部门负责人负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序1.档案资料的收集（1）项目部相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。（2）项目部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合管理部移交。1）归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。2）档案资料的标识项目对保管的档案资料编号，编号规则见后。3）档案资料的日常管理：电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。4）档案借阅借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；5）档案销毁对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。执行销毁任务时，必须由综合管理部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。2.档案管理细则（1）档案资料的归档范围1）项目人员资料。2）退役军人相关资料。3）培训课程相关资料。4）培训考核成绩相关资料。5）成本等项目财务资料。（2）档案资料的归档时间1）即时归档认为需要即时归档的资料。2）定期归档项目部应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交综合管理部；3）电子声像档案的归档重要电子声像档案应实时进行、随办随归。一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。（3）档案保管1）档案编号档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。档案分类及编号的增补、修订等由综合管理部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。文件（合同）管理记录目录序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收部门原/复接收人备注123456789101112移交目录记录编号：日期：年月日序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位收件人日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份档案移交清单表记录编号：日期：移交性质□离职□调岗□归档档案所属年度档案类别保管期限数量永久长期短期

合计

移交说明移交人：接收意见

接收人：移交人（部门）

经办人：移交日期：年月日接收人（部门）

经办人：接收日期：年月日见证人：日期：年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案借阅审批单记录编号：日期：年月日借阅部门借阅人借阅部门经理使用目的总经理主管副总行政部序号借阅内容复印借阅归还日期经办人1234备注第四节殡葬服务业务档案管理办法

1.为了加强殡葬服务单位业务档案的规范化管理，更好地为殡葬事务管理服务，维护公民、法人和其他组织的合法权益，依据《中华人民共和国档案法》、《殡葬管理条例》，制定本办法。

2.本办法所称殡葬服务单位业务档案（以下简称殡葬档案），是指殡仪馆、火葬场、公墓、骨灰堂等殡葬服务单位，在提供遗体火化、遗体安葬、骨灰安放（葬）等殡葬服务过程中形成的具有保存价值的各种载体和形式的历史记录。2.各级人民政府民政部门应当将殡葬档案工作纳入殡葬管理和民政档案工作中，加强指导、监督和检查。

3.殡葬档案工作接受档案行政管理部门的业务指导和监督。

4.殡葬服务单位应当履行下列档案工作职责：（1）贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全本单位殡葬档案管理的各项规章制度，保证殡葬档案工作的有序开展；

（2）明确负责殡葬档案工作的机构和人员，统一管理本单位的殡葬档案；

（3）采用科学的管理方法，确保殡葬档案的安全保管；（4）提供殡葬档案查阅服务，依据档案出具有关证明。5.遗体火化过程中形成的下列文件材料应当归档：

（1）死亡证明原件或者复印件；

（2）火化证明存根；（3）丧事承办人签名的遗体火化处理表、骨灰领取证明；

（4）丧事承办人的有效身份证件复印件；（5）其他应当归档的材料。

6.提供土葬服务的公墓在遗体安葬过程中形成的下列文件材料应当归档：

（1）死亡证明原件或者复印件；（2）遗体安葬合同；

（3）丧事承办人签名的遗体安葬处理表、业务流程单等；

（4）丧事承办人的有效身份证件复印件；（5）补充签订的合同或者协议；（6）其他应当归档的材料。

7.骨灰安放（葬）过程中形成的下列文件材料应当归档：（1）死亡证明或者火化证明的复印件；（2）骨灰安放（葬）合同；

（3）丧事承办人签名的骨灰安放（葬）处理表、业务流程单等；

（4）丧事承办人的有效身份证件复印件；（5）补充签订的合同或者协议；（6）其他应当归档的材料。

8.殡葬文件材料的归档应当符合以下要求：

（1）归档的文件材料应当齐全完整；

（2）归档的文件材料中有照片或者复印件的，应当图文清晰；

（3）殡葬文件材料应当在相关手续办理完毕后10个工作日内整理归档。

9.归档的殡葬文件材料按照类别——年度进行整理。殡葬档案的类别分为遗体火化、遗体安葬和骨灰安放（葬）三类。

遗体火化类的年度以遗体火化证明上所记载的时间为准；遗体安葬类和骨灰安放（葬）类的年度以初次签订安放（葬）合同的时间为准。

10.殡葬文件材料的整理应当符合以下原则与方法：（1）遗体火化文件材料以被火化的死者为单位整理，一个被火化的死者一卷；遗体安葬材料和骨灰安放（葬）材料以墓穴（格位）为单位整理，一个墓穴（格位）一卷。

（2）按照本办法第九条的规定对案卷进行分类，各类案卷按照形成时间顺序排列；卷内文件材料分别按照本办法第五、六、七条规定的顺序排列。

（3）卷内文件材料一律用阿拉伯数字逐页连续编写页号，页号编写在有文字页面的正面右上角；照片、图表等正面难以编写页号的，可以编在背面左上角。

（4）在每卷档案内首页上端的空白处（或者档案封套和档案袋的封面）加盖归档章，并填写有关内容（归档章式样见附件1）。

（5）为每一卷殡葬档案编制卷内文件目录，置于卷内首页之前（卷内文件目录式样见附件2）；填写卷内备考表，置于卷末（卷内备考表式样见附件3）。

（6）每卷档案及其卷内文件目录、卷内备考表应当以无酸纸封套或者档案袋等有利于保管和利用的方式加以固定。

（7）按照室编卷号的顺序将每卷档案依次装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊的项目（档案盒封面式样、档案盒盒脊式样分别见附件4、5）。

（8）按类别分别编制殡葬档案目录（遗体火化档案目录式样、遗体安葬档案目录式样、骨灰安放（葬）档案目录式样分别见附件6、7、8）。

（9）一个年度内的殡葬档案目录加封面后装订成册，一式三份，并编制目录号（殡葬档案目录封面式样见附件9）。11.遗体火化档案的保管期限为50年。保管期限自遗体火化后的次年1月1日起开始计算。

遗体安葬档案和骨灰安放（葬）档案的保管期限为自初次签订安放（葬）合同之日起，