电子政务工作电子档案管理工作的心得体会

电子政务工作电子档案管理工作心得 体会 电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行 政机关的组织界限，优化政府组织结构和工作流程， 形成新的政府管理形态，实现政府、非政府组织、 企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上 是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸，从内 部办公延伸到对外服务，它是面向社会的政府办公 自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、 签署、发布以及收文办理等，都是在电子政务的操 作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文， 是机关职能活动的历史记录，所以必须按照档案管 理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过 电子政务公文处理平台产生的，它的特点决定了其 归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档 和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子 政务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理 等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实 性、完整性、可读性和安全性。 传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独 立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制 定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实 体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件 生成与运行规律，采取统一、严密的手段，高效地 组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档 案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管 理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序 上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造 成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。 一、电子档案管理的原则 “前端控制”原则 考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点， 如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴 定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管 理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了， 电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部 分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能 已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些 在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要 进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必 须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文 件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端， 也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入 要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控 制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶 段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考 虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份 文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档 工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将 相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定 文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间 建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相 关信息一并移交或发送给档案部门。 “全程管理”原则 根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管 理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进 行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实 性、完整性和可读性。 电子文件全程管理原则具体应该体现在电子档 案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、 管理制度的内容和执行等方面。以电子档案管理系 统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系 统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电 子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监 控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登 记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进 行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的 改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录， 对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据 性都有着重要的作用。 二、电子公文的真实性保障 判断传统文件的真实性，主要考察两个方面： 一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性， 其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有 法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发 生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判 断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因 为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载 体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上 的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留 痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。 因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内 容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当 事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。 国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生 命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制 度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全 过程的安全“通道” ，以此来保证数字信息的真实 可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施 是： 在计算机系统中设置安全防护技术措施 一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问 权限的控制，防止非法侵入。 二是设置操作 日志 ，自动记录实施操作的人员、时间、内 容等。 三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使 用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章 的法律实施之前，对只有签章的电子文件，归档时 应附加有法律效力的非电子文件签章。 身份识别技术 身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终 端的个人身份。最常用的方法是给每个合法用户一 个“通行字” ，代表该用户的身份。通行字一般由 数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用 的计算机知道。当合法用户要求进入系统访问时， 首先输入自己的通行字，计算机会将这个通行字与 存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。如 果验明他为合法用户，就可接受他对系统进行访问； 如果验证不合法，计算机就会拒绝该用户对系统进 行访问。 防写技术 将数字信息文件设置为“只读状态” ，在这种 情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对 其作任何修改，可以有效地防止用户更改数字信息 内容，从而达到保护其真实性的目的。 三、电子公文的完整性保障 传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最 初形成的信息内容和载体是否被破坏过，是否保持 着作为证据所要求的各要素。而电子文件的显示， 却随着使用软件的不同，其外观可能不一样，再加 上电子文件的信息与其载体又是可以分离的，因而 使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文 件。 目前比较一致的看法是，电子文件的完整性一 是指电子文件和与之具有有机联系的其他相关文件 数量齐全；二是指每一份电子文件的内容、结构和 背景信息没有缺损。为此，要求电子文件归档时， 有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及 有关的元数据都应同时归档。在同一活动中，有时 除了形成电子文件之外，还可能形成一些纸质文件， 为保持这些文件之间的有机联系，确保同一活动中 形成的电子档案管理的信息完整性，应尽可能将这 些纸质文件作数字化处理，作为电子文件一并保存。 对于在不同应用系统中分散形成的、不同媒体的内 容相关的电子文件，如有关同一事件的电子文件一 部分在电子邮箱中，一部分在电子表格或相关数据 库中，则应收集齐全并保持有机联系。在电子政务 系统中按公文处理流程生成的公文，其构成要素包 括文件处理单、原文、附件、电子文件的纸质拷贝 件等，都应纳入归档的范围。 四、电子文件的可读性保障 电子档案来自各个方面，来自各立档单位，往 往是在不同的计算机系统上形成的。其内容格式及 数据结构不尽相同。这种差异必然导致在利用过程 输出时所使用的技术与方法的不同。又由于计算机 技术的飞速发展，电子公文形成时所依赖的计算机 软硬件技术不久就有可能过时，以致新的软硬件无 法读取原先存储的数据，所以为保证数字信息档案 长期可存取性，建议采取以下几种措施： 采用通用技术 目前，电子公文的形成方式多种多样、很不统 一，这将给今后利用工作带来许多的困难。所以在 电子文件归档时，应把属于特殊格式的电子文件转 换成通用的文件格式；或将电子文件建立在通用的 数据平台上，以消除由于技术不同或技术过时所带 来的影响。一般文字型电子文件以 ml 文档和 rtf、tt 为通用文件格式；图像电子文件以 jpeg、tiff 为通用格式；影像数据以 mpeg、avi 为通用文件格式；音频电子文件以 wav、mp3 为通 用文件格式；多媒体音像数据以 mpeg、avi 为通用 文件格式。 打包保存法 打包保存法就是在保存电子文件的同时，将与 电子文件相关的软件及其应用系统一并保存，并与 电子文件存储在一起。在使用该电子文件时，可运 用与该电子文件存储在一起的这些软件系统进行读 龋此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的 电子文件，如用音频设备获得并经过计算机处理的 动态影像文件，应注意收集其非通用格式的压缩算 法和相关软件。 拷贝法 拷贝是在原来的技术环境下，适时重写信息数 据，防止由于存储载体物化性能变化而引起的信息 丢失，这也是电子文件长期保存的一种基本方法， 此法目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信 息的长期保存上，但它不能解决电子文件由于计算 机软硬件过时所引起的长期保存问题。 再生性保存法 再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载 体或光盘上的电子档案管理，适时地转移到纸张上 或缩微品上的方法。这样利用时就不再使用计算机 软硬件技术读取，从而避免了计算机软硬件过时所 带来的麻烦，并能很好地保证电子文件长久的可读 性。其不足之处是失去数字化信息可远距离传输、 检索方便、使用灵活等特点。而且，有些电子档案 信息，如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒 体信息等也无法转移到纸上或缩微品上。 迁移法 迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到 另一种技术平台上的复制方法，它是计算机软硬件 变化适时改变数字信息格式的一种处理过程。这一 过程 使得数字信息在将来也可以被读龋迁移也意味 着数据信息从一个存储载体转移到另一个存储载体 上，以进行数字信息的长期保存与读龋采用迁移法， 通常是将对软件依赖性强的格式迁移到对软件依赖 性低的通用格式上。或者将数字信息从品种繁多的 格式迁移到易于管理的标准格式中。目前迁移技术 被认为是保护数字信息长期存取的必须和恰当的选 择。但迁移也不能“一劳永逸” ，随着电子计算机 技术的升级，还应适时再迁移，从而使数字信息随 技术更新而一代一代地向下流存。 以上介绍的几种方法，一般地说，对于使用频 率很高、软硬件技术未过时的、仅是存储载体理化 性能发生变化的，可采用拷贝法；对于使用频率较 高、软硬件技术已快过时的，可采用迁移法；对于 使用频率较低、软硬件技术已快过时的、并且确有 长期保存价值的数字信息可用再生保存法。 五、电子文件的安全性保障 建立健全科学、合理、严密的管理制度，从每 一个环节堵塞信息失真的隐患，这也是确保电子信 息档案真实可靠的重要措施。 建立安全管理制度 电子文件是由人制作的，其管理和利用都要按 人的意愿进行。因此对参加电子文件制作和参与管 理的人员必须加强管理，以防不测。必须制定一套 人人都应遵守的安全管理制度，以约束涉及电子文 件与电子档案人员的行为。实践证明，良好的安全 规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。 加强对电子文件制作和管理人员的管理和教育 在电子文件的安全管理过程中，仅靠制度是不 够的，还必须加强对涉及电子文件人员的管理和教 育。通过宣传教育或短期培训等途径，提高他们对 保证电子文件和档案真实、可靠重要性的认识，提 高他们科学管理电子档案的素质，增强他们工作的 责任感，并树立一丝不苟的工作作风。 建立全过程的管理制度 要实现电子政务环境下电子文件的科学管理， 就必须贯彻“前端控制”和“全程管理”的原则； 为保证电子公文的真实性、完整性、可读性与安全 性，就必须采取一系列相应的技术措施和手段，以 确保管理目标的实现。 电子文件从形成到电子档案管理的开发利用， 中间要经过很多环节，哪一个环节出了问题，都会 影响到电子文件的真实可靠性。因此，建立全过程 的管理制度，明确各环节的职责要求，就显得非常 重要。如电子文件形成之后，要及时收集积累，以 防分散状态下发生信息丢失；电子文件归档时，要 严格检查相关文件是否收集齐全，否则就会给将来 利用带来困难和麻烦；迁移时，要认真检查是否发 生信息丢失。任何环节的疏忽，都将对数字信息的 真实性与可靠性造成危害。/p 电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行 政机关的组织界限，优化政府组织结构和工作流程， 形成新的政府管理形态，实现政府、非政府组织、 企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上 是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸，从内 部办公延伸到对外服务，它是面向社会的政府办公 自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、 签署、发布以及收文办理等，都是在电子政务的操 作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文， 是机关职能活动的历史记录，所以必须按照档案管 理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过 电子政务公文处理平台产生的，它的特点决定了其 归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档 和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子 政务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理 等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实 性、完整性、可读性和安全性。 传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独 立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制 定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实 体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件 生成与运行规律，采取统一、严密的手段，高效地 组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档 案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管 理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序 上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造 成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。 一、电子档案管理的原则 “前端控制”原则 考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点， 如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴 定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管 理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了， 电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部 分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能 已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些 在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要 进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必 须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文 件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端， 也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入 要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控 制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶 段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考 虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份 文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档 工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将 相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定 文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间 建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相 关信息一并移交或发送给档案部门。 “全程管理”原则 根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管 理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进 行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实 性、完整性和可读性。 电子文件全程管理原则具体应该体现在电子档 案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、 管理制度的内容和执行等方面。以电子档案管理系 统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系 统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电 子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监 控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登 记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进 行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的 改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录， 对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据 性都有着重要的作用。 二、电子公文的真实性保障 判断传统文件的真实性，主要考察两个方面： 一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性， 其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有 法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发 生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判 断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因 为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载 体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上 的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留 痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。 因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内 容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当 事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。 国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生 命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制 度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全 过程的安全“通道” ，以此来保证数字信息的真实 可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施 是： 在计算机系统中设置安全防护技术措施 一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问 权限的控制，防止非法侵入。 二是设置操作 日志 ，自动记录实施操作的人员、时间、内 容等。 三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使 用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章 的法律实施之前，对只有签章的电子文件，归档时 应附加有法律效力的非电子文件签章。 身份识别技术 身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终 端的个人身份。最常用的方法是给每个合法用户一 个“通行字” ，代表该用户的身份。通行字一般由 数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用 的计算机知道。当合法用户要求进入系统访问时， 首先输入自己的通行字，计算机会将这个通行字与 存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。如 果验明他为合法用户，就可接受他对系统进行访问； 如果验证不合法，计算机就会拒绝该用户对系统进 行访问。 防写技术 将数字信息文件设置为“只读状态” ，在这种 情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对 其作任何修改，可以有效地防止用户更改数字信息 内容，从而达到保护其真实性的目的。 三、电子公文的完整性保障 传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最 初形成的信息内容和载体是否被破坏过，是否保持 着作为证据所要求的各要素。而电子文件的显示， 却随着使用软件的不同，其外观可能不一样，再加 上电子文件的信息与其载体又是可以分离的，因而 使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文 件。 目前比较一致的看法是，电子文件的完整性一 是指电子文件和与之具有有机联系的其他相关文件 数量齐全；二是指每一份电子文件的内容、结构和 背景信息没有缺损。为此，要求电子文件归档时， 有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及 有关的元数据都应同时归档。在同一活动中，有时 除了形成电子文件之外，还可能形成一些纸质文件， 为保持这些文件之间的有机联系，确保同一活动中 形成的电子档案管理的信息完整性，应尽可能将这 些纸质文件作数字化处理，作为电子文件一并保存。 对于在不同应用系统中分散形成的、不同媒体的内 容相关的电子文件，如有关同一事件的电子文件一 部分在电子邮箱中，一部分在电子表格或相关数据 库中，则应收集齐全并保持有机联系。在电子政务 系统中按公文处理流程生成的公文，其构成要素包 括文件处理单、原文、附件、电子文件的纸质拷贝 件等，都应纳入归档的范围。 四、电子文件的可读性保障 电子档案来自各个方面，来自各立档单位，往 往是在不同的计算机系统上形成的。其内容格式及 数据结构不尽相同。这种差异必然导致在利用过程 输出时所使用的技术与方法的不同。又由于计算机 技术的飞速发展，电子公文形成时所依赖的计算机 软硬件技术不久就有可能过时，以致新的软硬件无 法读取原先存储的数据，所以为保证数字信息档案 长期可存取性，建议采取以下几种措施： 采用通用技术 目前，电子公文的形成方式多种多样、很不统 一，这将给今后利用工作带来许多的困难。所以在 电子文件归档时，应把属于特殊格式的电子文件转 换成通用的文件格式；或将电子文件建立在通用的 数据平台上，以消除由于技术不同或技术过时所带 来的影响。一般文字型电子文件以 ml 文档和 rtf、tt 为通用文件格式；图像电子文件以 jpeg、tiff 为通用格式；影像数据以 mpeg、avi 为通用文件格式；音频电子文件以 wav、mp3 为通 用文件格式；多媒体音像数据以 mpeg、avi 为通用 文件格式。 打包保存法 打包保存法就是在保存电子文件的同时，将与 电子文件相关的软件及其应用系统一并保存，并与 电子文件存储在一起。在使用该电子文件时，可运 用与该电子文件存储在一起的这些软件系统进行读 龋此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的 电子文件，如用音频设备获得并经过计算机处理的 动态影像文件，应注意收集其非通用格式的压缩算 法和相关软件。 拷贝法 拷贝是在原来的技术环境下，适时重写信息数 据，防止由于存储载体物化性能变化而引起的信息 丢失，这也是电子文件长期保存的一种基本方法， 此法目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信 息的长期保存上，但它不能解决电子文件由于计算 机软硬件过时所引起的长期保存问题。 再生性保存法 再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载 体或光盘上的电子档案管理，适时地转移到纸张上 或缩微品上的方法。这样利用时就不再使用计算机 软硬件技术读取，从而避免了计算机软硬件过时所 带来的麻烦，并能很好地保证电子文件长久的可读 性。其不足之处是失去数字化信息可远距离传输、 检索方便、使用灵活等特点。而且，有些电子档案 信息，如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒 体信息等也无法转移到纸上或缩微品上。 迁移法 迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到 另一种技术平台上的复制方法，它是计算机软硬件 变化适时改变数字信息格式的一种处理过程。这一 过程 使得数字信息在将来也可以被读龋迁移也意味 着数据信息从一个存储载体转移到另一个存储载体 上，以进行数字信息的长期保存与读龋采用迁移法， 通常是将对软件依赖性强的格式迁移到对软件依赖 性低的通用格式上。或者将数字信息从品种繁多的 格式迁移到易于管理的标准格式中。目前迁移技术 被认为是保护数字信息长期存取的必须和恰当的选 择。但迁移也不能“一劳永逸” ，随着电子计算机 技术的升级，还应适时再迁移，从而使数字信息随 技术更新而一代一代地向下流存。 以上介绍的几种方法，一般地说，对于使用频 率很高、软硬件技术未过时的、仅是存储载体理化 性能发生变化的，可采用拷贝法；对于使用频率较 高、软硬件技术已快过时的，可采用迁移法；对于 使用频率较低、软硬件技术已快过时的、并且确有 长期保存价值的数字信息可用再生保存法。 五、电子文件的安全性保障 建立健全科学、合理、严密的管理制度，从每 一个环节堵塞信息失真的隐患，这也是确保电子信 息档案真实可靠的重要措施。 建立安全管理制度 电子文件是由人制作的，其管理和利用都要按 人的意愿进行。因此对参加电子文件制作和参与管 理的人员必须加强管理，以防不测。必须制定一套 人人都应遵守的安全管理制度，以约束涉及电子文 件与电子档案人员的行为。实践证明，良好的安全 规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。 加强对电子文件制作和管理人员的管理和教育 在电子文件的安全管理过程中，仅靠制度是不 够的，还必须加强对涉及电子文件人员的管理和教 育。通过宣传教育或短期培训等途径，提高他们对 保证电子文件和档案真实、可靠重要性的认识，提 高他们科学管理电子档案的素质，增强他们工作的 责任感，并树立一丝不苟的工作作风。 建立全过程的管理制度 要实现电子政务环境下电子文件的科学管理， 就必须贯彻“前端控制”和“全程管理”的原则； 为保证电子公文的真实性、完整性、可读性与安全 性，就必须采取一系列相应的技术措施和手段，以 确保管理目标的实现。 电子文件从形成到电子档案管理的开发利用， 中间要经过很多环节，哪一个环节出了问题，都会 影响到电子文件的真实可靠性。因此，建立全过程 的管理制度，明确各环节的职责要求，就显得非常 重要。如电子文件形成之后，要及时收集积累，以 防分散状态下发生信息丢失；电子文件归档时，要 严格检查相关文件是否收集齐全，否则就会给将来 利用带来困难和麻烦；迁移时，要认真检查是否发 生信息丢失。任何环节的疏忽，都将对数字信息的 真实性与可靠性造成危害。/p 电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行 政机关的组织界限，优化政府组织结构和工作流程， 形成新的政府管理形态，实现政府、非政府组织、 企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上 是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸，从内 部办公延伸到对外服务，它是面向社会的政府办公 自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、 签署、发布以及收文办理等，都是在电子政务的操 作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文， 是机关职能活动的历史记录，所以必须按照档案管 理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过 电子政务公文处理平台产生的，它的特点决定了其 归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档 和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子 政务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理 等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实 性、完整性、可读性和安全性。 传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独 立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制 定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实 体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件 生成与运行规律，采取统一、严密的手段，高效地 组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档 案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管 理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序 上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造 成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。 一、电子档案管理的原则 “前端控制”原则 考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点， 如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴 定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管 理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了， 电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部 分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能 已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些 在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要 进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必 须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文 件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端， 也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入 要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控 制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶 段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考 虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份 文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档 工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将 相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定 文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间 建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相 关信息一并移交或发送给档案部门。 “全程管理”原则 根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管 理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进 行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实 性、完整性和可读性。 电子文件全程管理原则具体应该体现在电子档 案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、 管理制度的内容和执行等方面。以电子档案管理系 统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系 统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电 子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监 控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登 记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进 行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的 改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录， 对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据 性都有着重要的作用。 二、电子公文的真实性保障 判断传统文件的真实性，主要考察两个方面： 一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性， 其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有 法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发 生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判 断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因 为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载 体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上 的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留 痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。 因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内 容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当 事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。 国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生 命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制 度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全 过程的安全“通道” ，以此来保证数字信息的真实 可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施 是： 在计算机系统中设置安全防护技术措施 一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问 权限的控制，防止非法侵入。 二是设置操作 日志 ，自动记录实施操作的人员、时间、内 容等。 三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使 用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章 的法律实施之前，对只有签章的电子文件，归档时 应附加有法律效力的非电子文件签章。 身份识别技术 身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终 端的个人身份。最常用的方法是给每个合法用户一 个“通行字” ，代表该用户的身份。通行字一般由 数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用 的计算机知道。当合法用户要求进入系统访问时， 首先输入自己的通行字，计算机会将这个通行字与 存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。如 果验明他为合法用户，就可接受他对系统进行访问； 如果验证不合法，计算机就会拒绝该用户对系统进 行访问。 防写技术 将数字信息文件设置为“只读状态” ，在这种 情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对 其作任何修改，可以有效地防止用户更改数字信息 内容，从而达到保护其真实性的目的。 三、电子公文的完整性保障 传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最 初形成的信息内容和载体是否被破坏过，是否保持 着作为证据所要求的各要素。而电子文件的显示， 却随着使用软件的不同，其外观可能不一样，再加 上电子文件的信息与其载体又是可以分离的，因而 使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文 件。 目前比较一致的看法是，电子文件的完整性一 是指电子文件和与之具有有机联系的其他相关文件 数量齐全；二是指每一份电子文件的内容、结构和 背景信息没有缺损。为此，要求电子文件归档时， 有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及 有关的元数据都应同时归档。在同一活动中，有时 除了形成电子文件之外，还可能形成一些纸质文件， 为保持这些文件之间的有机联系，确保同一活动中 形成的电子档案管理的信息完整性，应尽可能将这 些纸质文件作数字化处理，作为电子文件一并保存。 对于在不同应用系统中分散形成的、不同媒体的内 容相关的电子文件，如有关同一事件的电子文件一 部分在电子邮箱中，一部分在电子表格或相关数据 库中，则应收集齐全并保持有机联系。在电子政务 系统中按公文处理流程生成的公文，其构成要素包 括文件处理单、原文、附件、电子文件的纸质拷贝 件等，都应纳入归档的范围。 四、电子文件的可读性保障 电子档案来自各个方面，来自各立档单位，往 往是在不同的计算机系统上形成的。其内容格式及 数据结构不尽相同。这种差异必然导致在利用过程 输出时所使用的技术与方法的不同。又由于计算机 技术的飞速发展，电子公文形成时所依赖的计算机 软硬件技术不久就有可能过时，以致新的软硬件无 法读取原先存储的数据，所以为保证数字信息档案 长期可存取性，建议采取以下几种措施： 采用通用技术 目前，电子公文的形成方式多种多样、很不统 一，这将给今后利用工作带来许多的困难。所以在 电子文件归档时，应把属于特殊格式的电子文件转 换成通用的文件格式；或将电子文件建立在通用的 数据平台上，以消除由于技术不同或技术过时所带 来的影响。一般文字型电子文件以 ml 文档和 rtf、tt 为通用文件格式；图像电子文件以 jpeg、tiff 为通用格式；影像数据以 mpeg、avi 为通用文件格式；音频电子文件以 wav、mp3 为通 用文件格式；多媒体音像数据以 mpeg、avi 为通用 文件格式。 打包保存法 打包保存法就是在保存电子文件的同时，将与 电子文件相关的软件及其应用系统一并保存，并与 电子文件存储在一起。在使用该电子文件时，可运 用与该电子文件存储在一起的这些软件系统进行读 龋此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的 电子文件，如用音频设备获得并经过计算机处理的 动态影像文件，应注意收集其非通用格式的压缩算 法和相关软件。 拷贝法 拷贝是在原来的技术环境下，适时重写信息数 据，防止由于存储载体物化性能变化而引起的信息 丢失，这也是电子文件长期保存的一种基本方法， 此法目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信 息的长期保存上，但它不能解决电子文件由于计算 机软硬件过时所引起的长期保存问题。 再生性保存法 再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载 体或光盘上的电子档案管理，适时地转移到纸张上 或缩微品上的方法。这样利用时就不再使用计算机 软硬件技术读取，从而避免了计算机软硬件过时所 带来的麻烦，并能很好地保证电子文件长久的可读 性。其不足之处是失去数字化信息可远距离传输、 检索方便、使用灵活等特点。而且，有些电子档案 信息，如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒 体信息等也无法转移到纸上或缩微品上。 迁移法 迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到 另一种技术平台上的复制方法，它是计算机软硬件 变化适时改变数字信息格式的一种处理过程。这一 过程 使得数字信息在将来也可以被读龋迁移也意味 着数据信息从一个存储载体转移到另一个存储载体 上，以进行数字信息的长期保存与读龋采用迁移法， 通常是将对软件依赖性强的格式迁移到对软件依赖 性低的通用格式上。或者将数字信息从品种繁多的 格式迁移到易于管理的标准格式中。目前迁移技术 被认为是保护数字信息长期存取的必须和恰当的选 择。但迁移也不能“一劳永逸” ，随着电子计算机 技术的升级，还应适时再迁移，从而使数字信息随 技术更新而一代一代地向下流存。 以上介绍的几种方法，一般地说，对于使用频 率很高、软硬件技术未过时的、仅是存储载体理化 性能发生变化的，可采用拷贝法；对于使用频率较 高、软硬件技术已快过时的，可采用迁移法；对于 使用频率较低、软硬件技术已快过时的、并且确有 长期保存价值的数字信息可用再生保存法。 五、电子文件的安全性保障 建立健全科学、合理、严密的管理制度，从每 一个环节堵塞信息失真的隐患，这也是确保电子信 息档案真实可靠的重要措施。 建立安全管理制度 电子文件是由人制作的，其管理和利用都要按 人的意愿进行。因此对参加电子文件制作和参与管 理的人员必须加强管理，以防不测。必须制定一套 人人都应遵守的安全管理制度，以约束涉及电子文 件与电子档案人员的行为。实践证明，良好的安全 规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。 加强对电子文件制作和管理人员的管理和教育 在电子文件的安全管理过程中，仅靠制度是不 够的，还必须加强对涉及电子文件人员的管理和教 育。通过宣传教育或短期培训等途径，提高他们对 保证电子文件和档案真实、可靠重要性的认识，提 高他们科学管理电子档案的素质，增强他们工作的 责任感，并树立一丝不苟的工作作风。 建立全过程的管理制度 要实现电子政务环境下电子文件的科学管理， 就必须贯彻“前端控制”和“全程管理”的原则； 为保证电子公文的真实性、完整性、可读性与安全 性，就必须采取一系列相应的技术措施和手段，以 确保管理目标的实现。 电子文件从形成到电子档案管理的开发利用， 中间要经过很多环节，哪一个环节出了问题，都会 影响到电子文件的真实可靠性。因此，建立全过程 的管理制度，明确各环节的职责要求，就显得非常 重要。如电子文件形成之后，要及时收集积累，以 防分散状态下发生信息丢失；电子文件归档时，要 严格检查相关文件是否收集齐全，否则就会给将来 利用带来困难和麻烦；迁移时，要认真检查是否发 生信息丢失。任何环节的疏忽，都将对数字信息的 真实性与可靠性造成危害。/p