【培训工具】hr办公常用excel大全

Excel培训手册 2 使用公式 Ø 公式中的运算符 Ø 公式中的运算顺序 Ø 引用单元格 创建公式 Ø 创建公式的方法 Ø 创建简单公式 Ø 创建包含引用或名称的公式 Ø 创建包含函数的公式 使用函数 Ø 常用函数 Ø 财务函数 Ø 日期和时间函数 Ø 数学与三角函数 Ø 统计函数 函数的输入 手工输入 利用函数向导输入 求和计算 扩充的自动求和 条件求和 建立数据清单 Ø 建立数据清单的准则 Ø 使用记录单 数据排序 Ø 对数据清单进行排序 Ø 创建自定义排序 数据筛选 Ø 自动筛选 Ø 高级筛选 分类汇总 Ø 分类汇总的计算方法 Ø 汇总报表和图表 Ø 插入和删除分类汇总 插入图表表示数据 复杂的数据链接 使用数据透视表 Ø 创建数据透视表 Ø 编辑数据透视表 controll toolbox usage (控件工具箱 ) 课程大纲 3 使用公式 公式中的运算符 1. 算术运算符 算术运算符号 运算符含义 示 例 +(加号 ) 加 2+3=5 -(减号 ) 减 3-1=2 *(星号 乘 3*2=6 /(斜杠 ) 除 6/2=3 %(百分号 ) 百分号 50% (脱字号 ) 乘方 43=43=64 4 使用公式 公式中的运算符 2. 文本运算符 “&”号 ,可以将文本连接起来 . 3. 比较运算符 比较运算符 运算符含义 示 例 =(等号 ) 相等 B1=C1,若 B1中单元格内的值确实与 C1中的值相 等 ,则产生逻辑真值 TRUE,若不相等 ,则产生逻辑 假值 FALSE (大于号 ) 大于 B1C1,若 B1中数值为 6,C1中数值为 4,则条件成 立产生逻辑真值 TRUE,否则产生逻辑假值 FALSE =(大于等于号 ) 大于等于 B1=C1 C1 ,如果选择 As object in 单选框 ,可将： 50 图（ 1-18） 图表插入到当前打开的工作表中 ,接着再单击完成按钮 ,便可得到如图所 示的图表。 51 图表的编辑 一、插入数据标志及增加图表标题 加入数据标志的过程如下： 1.激活要添加数据标志的图表 2.单击 chart菜单中的 chart options命令 ,弹出如图 (1-19) 图表标题 分类 X轴 数值 Y轴 52 图（ 1-20） 单击 data labels,出现如图 ,择所需选项即可。 53 数据标志的解说 数据标志 说明 category name 显示指定到数据点的分类 value 显示数据点的值 percentage 对于饼图、圆环图显示出对整体的百分比 bubble size 对于离散图、气泡图显示出气泡的百分比 54 图表的编辑 二、改变图表的文字、颜色和图案 若要对标题进行编辑 ,可将鼠标移至标题 的左下角处双击 ,即 会出现右图所示对话 框 ,用该对话框可以 对标题的字体、字体 的背景色等进行修改 。 55 图 (1-23) 若要对图表区域进 行修改 ,可将鼠标移 至图表的空白区域 双击鼠标 ,则出现图 （ 1-23）对话框 ,在 此对话框中可选定 要修改的内容。 56 图 (1-24) 若要对图例进 行修改 ,可将 鼠标移至图例 区双击鼠标 , 则出现如图（ 1-24）对话框 。在此对话框 中可对图例进 行编辑 ,如图 案、字体及位 置。 57 附加内容 -控件工具箱 Control Box 复选框 可通过选中或清除来打开或关闭的选项。您可以在一个工作表中同时选中多 个复选框。 文本框 可以向其中键入文字的框。 命令按钮 单击可启动某项操作的按钮。 选项按钮 用于从一组选项中选择某一选项的按钮。 列表框 包含项目列表的框。 组合框 含有下拉列表框的文本框。您可以从列表中选择 ,或在框中键入所需内容。 切换按钮 单击后保持按下状态 ,再单击时又弹起的按钮。 微调按钮 可附加在单元格上或文本框上的按钮。若要增加数值 ,请单击向上箭头； 若要减小数值 ,请单击向下箭头。 滚动条 可通过单击滚动箭头或拖动滚动块来滚动数据区域的一种控件。单击滚动 箭头与滚动块之间的区域时 ,可以滚动整页数据。 标签 添加到工作表或窗体中 ,用以提供有关控件、工作表或窗体信息的文本。 图像 将图片嵌入到窗体中的控件。 其他控件 其他 ActiveX 控件的列表。 58 附加内容 宏的录制与运用 关于宏 如果经常在 Microsoft Excel 中重复某项任务 ,那么可以用宏自动执 行该任务。宏是一系列命令和 函数 ,存储于 Visual Basic 模块 中 ,并 且在需要执行该项任务时可随时运行。 例如 ,如果经常在单元格中输入长文本字符串 ,则可以创建一个宏来 将单元格格式设置为文本可自动换行。 录制宏 在录制宏时 ,Excel 在您执行一系列命令时存储该过程的每 一步信息。然后即可运行宏来重复所录制的过程或 “回放 ”这些命令 。如果在录制宏时出错 ,所做的修改也会被录制下来。 Visual Basic 在附属于某工作薄的新模块中存储每个宏。 59 附加内容 宏的录制与运用 使宏易于运行 可以在 “宏 ”对话框的列表中选择所需的宏并运行宏 。如果希望通过单击特定按钮或按下特定组合键来运行宏 ,可将宏指 定给某个工具栏按钮、 键盘快捷键 或工作表中的图形对象。 管理宏 宏录制完后 ,可用 Visual Basic 编辑器 查看宏代码以进行 改错或更改宏的功能。例如 ,如果希望用于文本换行的宏还可以将文 本变为粗体 ,则可以再录制另一个将单元格文本变为粗体的宏 ,然后 将其中的指令复制到用于文本换行的宏中。 “Visual Basic 编辑器 ”是一个为初学者设计的编写和编辑宏代码的程 序 ,而且提供了很多联机帮助。不必学习如何编程或如何用 Visual Basic 语言来对宏进行简单的修改。利用 “Visual Basic 编辑器 ”,您可 以编辑宏、在模块间复制宏、在不同工作簿之间复制宏、重命名存 储宏的模块或重命名宏。 60 附加内容 宏的录制与运用 宏安全性 Excel 对可通过宏传播的 病毒 提供安全保护。如果您与 其他人共享宏 ,则可使用 数字签名 来验证其他用户 ,这样就可保证其 他用户为可靠来源。无论何时打开包含宏的工作簿 ,都可以先验证宏 的来源再启用宏。 61 附加内容 宏的录制与运用 创建宏 录制宏 将安全级设置为 “中 ”或 “低 ”。 操作方法 在 “工具 ”菜单上 ,单击 “选项 ”。 单击 “安全性 ”选项卡。 在 “宏安全性 ”之下 ,单击 “宏安全性 ”。 单击 “安全级 ”选项卡 ,再选择所要 使用的安全级。 在 “工具 ”菜单上 ,指向 “宏 ”,再单击 “录制新宏 ”。 在 “ 宏名 ”框中 ,输入 宏 的名称。 注意 宏名的首字符必须是字母 ,其他字符可以是字母、数字或下划线。宏名 中不允许有空格；可用下划线作为分词符。 宏名不允许与单元格引用重名 ,否则会出现错误信息显示宏名无效。 如果要通过按键盘上的来运行宏 , 请在 “快捷键 ”框中 ,输入一个字母。可用 Ctrl+字母（小写字母）或 Ctrl+Shift+字母（大写字母） ,其中字母可以 是键盘上的任意字母键。快捷键字母不允许是数字或特殊字符（如 或 #）。 注释 当包含宏的工作簿打开时 ,宏快捷键优先于任何相当的 Microsoft Excel 的默认快捷键。 62 附加内容 宏的录制与运用 在 “保存在 ”框中 ,单击要存放宏的地址。 如果要使宏在使用 Excel 的任何时候都可用 ,请选中 “个人宏工作簿 ”。 如果要添加有关宏的说明 ,请在 “说明 ”框中键入该说明。 单击 “确定 ”。 如果要使宏相对于活动单元格位置运行 ,请用相对单元格引用来录制该宏。 在 “停止录制 ”工具栏上 ,单击 “相对引用 ” 以将其选中。 Excel 将继续用 “ 相对引用 ”录制宏 ,直至退出 Excel 或再次单击 “相对引用 ” 以将其取消。 执行需要录制的操作。 在 “停止录制 ”工具栏上 ,单击 “停止录制 ” 。 用 Microsoft Visual Basic 创建宏 在 Microsoft Excel 的 “工具 ”菜单上 ,指向 “宏 ”,再单击 “Visual Basic 编辑器 ” 。 在 “插入 ”菜单上 ,单击 “模块 ”。 将代码键入或复制到模块的代码窗口中。 如果要在模块窗口中运行 宏 请按 F5。 编写完宏后 ,请单击 “文件 ”菜单上的 “关闭并返回到 Microsoft Excel”。 63 附加内容 宏的录制与运用 创建启动宏 自动例如： Auto_Activate）是在启动 Excel 时自动运行的。有关自动宏的 详细信息 ,请参阅 Visual Basic“帮助 ” 复制宏的一部分以创建另一个宏 将安全级设置为 “中 ”或 “低 ”。 请打开要复制的 宏 所在的工作簿。 在 “工具 ”菜单上 ,指向 “宏 ”,再单击 “宏 ”。 在 “宏名 ”框中 ,输入要复制的宏的名称。 单击 “编辑 ”。 在宏中选取要复制的程序行。 若要复制整个宏 ,请确认在选定区域中包括了 “Sub”和 “End Sub”行。 在 “常用 ”工具栏 上 ,单击 “复制 ” 。 切换到要放置代码的模块。 单击 “粘贴 ” 。 提示 您可在任何时候通过在 Visual Basic 编辑器 (Alt+F11) 中打开个人宏工作 簿文件 (Personal.xls) 来对其进行查看。由于 Personal.xls 是一个总是 打开着的隐藏工作簿 ,所以如果要复制其中的某个宏 ,必须先显示该工作 簿。 64 编辑宏 在编辑 宏 之前 ,必须先熟悉 “Visual Basic 编辑器 ”。 “Visual Basic 编辑器 ”能够 用于编写和编辑附属于 Microsoft Excel 工作簿的宏。 将安全级设置为 “中 ”或 “低 ”。 操作方法 在 “工具 ”菜单上 ,单击 “选项 ”。 单击 “安全性 ”选项卡。 在 “宏安全性 ”之下 ,单击 “宏安全性 ”。 单击 “安全级 ”选项卡 ,再选择所要使用的安全级。 在 “工具 ”菜单上 ,指向 “宏 ”,再单击 “宏 ”。 在 “宏名 ”框中 ,输入宏的名称。 单击 “编辑 ”。 如果需要 “Visual Basic 编辑器 ”的 “帮助 ”,请在 “帮助 ”菜单上 ,单击 “Microsoft Visual Basic 帮助 ”。 附加内容 宏的录制与运用 65 删除宏 打开含有要删除的 宏 的工作簿。 在 “工具 ”菜单上 ,指向 “宏 ”,再单击 “宏 ”。 在 “位置 ”列表中 ,单击 “当前工作簿 ”。 在 “宏名 ”框中 ,单击要删除的宏的名称。 单击 “删除 ”。 附加内容 宏的录制与运用 66 附加内容 宏的录制与运用 停止运行宏 请执行下列操作之一： 如果要停止当前正在运行的 宏 ,请按 Esc,在 “Microsoft Visual Basic”对 话框中单击 “结束 ”。 如果要防止在启动 Microsoft Excel 时自动运行某个宏 ,请在启动时 ,按住 Shift。