想写好公文的人必须要看的好文章

花点时间，看看下面内容，相信会有帮助! 公 文 写 作 概 述(一) 何华民 一 公文的概念与特点 （一）概念 公文，是公务文书的简称。它是一个国家的统治阶级在管理国家，处理各种公务中使用的 书面文字工具。在我国，公文是社会政治集团，即党和国家机关在领导党的事业和治理国 家施政方面，表达意志，传递政策、法令的工具和手段。中共中央办公厅 1996 年发布的 中国共产党机关公文处理条例规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理 公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达党的路线、方针、政策，指导、布置和商 洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。 ”国务院 2000 年发布的国家行政机 关公文处理办法规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法 定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具” 。这就充分说明公文是 统治阶级政治意志的集中表现，是治国安邦的施政工具，具有一定的权威性。同时也告诉 我们，公文承担着日常公务的联系、沟通和办理的任务。 （二）特点 前面我们讲了，公文是直接为解决现实中的具体问题而写的。与其它文章，尤其 是与文学作品比较，虽然都是为解决某种问题而写的，但是，文艺作品，它是通过对生活 的一种理想的叙述和描写，使人们产生一种对理想事物的追求，也就是对“真、善、美” 的强烈向往，它主要是以情动人。比如我国四大古典名著之一的西游记 ，作者吴承恩就 是通过塑造孙悟空这个人物形象，使人们想象着、向往着：如果世上真有一个象孙悟空这 样的人物的话就好了。可见，文艺作品解决问题的方式一般不是直接的、明显的。而公文 解决问题的方式往往有它自身的独到的特点。我们现在学习的公文写作，则是直接地、明 确地提出解决现实问题的意见和办法。那么，公文的特点究竟有哪些呢？我们可以从以下 几个方面来认识： 1、具有高度的政策性。中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例规定，起 草公文要“符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准 确地体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。 ”国务院发布的国家行政机关公文处 理办法也明确规定，草拟公文要“符合国家的法律、法规及其它有关规定。如提出新的 政策、规定等，要切实可行并加以说明” 。这就进一步阐明了公文应具有高度的政策性。这 是因为我们所写的公文，都是执行党和国家的方针、政策、法律、法规及有关规定的产物， 都是法律、法规和政策的具体体现。所以说，党和国家的方针、政策、法律、法规和规定， 就是公文的灵魂，也是形成公文的基本依据。 2、具有很强的针对性。这个特点可以从两方面来看，一是从内容方面：大凡公文，都具有 特定的、实实在在的内容和范围。写公文不能浮想联翩谈古论今什么都写。而只能针对所 要解决的问题来写。比如，中共××省委办公厅、××省人民政府办公厅关于核定县辖 乡镇党政机关人员编制的通知这篇公文，第一段的“缘由”部分写道：“根据中共中 央办公厅、国务院办公厅关于全国区、乡镇党政机关人员编制的有关规定 （中办发 198628 号）结合我省实际情况，现对全省县辖乡镇党政机关人员编制的核定问题作如 下通知” 。这一段文字，就明确了发这个通知的目的，就是为了“解决乡镇机关编制的核定 问题” 。这是为做好核定乡镇机关人员编制工作而写的。致于其它问题，如乡镇机关人员的 住房问题、工资待遇问题等一概不写，就仅写根据中央、国务院文件要求，核定好全省乡 镇机关人员编制。也不能借题发挥，写过去乡镇机关为什么没有定编，由于没定编，给乡 镇工作带来什么后果等等，同时也不能浮想联翩，写这次定编后，乡镇编制还可能随着形 势的发展和需要，将会扩大或缩小。这些问题都是与这次核定好全省乡镇机关人员编制这 个特定的内容和范围没有关系的，千万不能写。我们看，省委、省政府的这个文件就没有 写，只写了“现对全省乡镇党政机关人员编制的核定问题作如下通知：” 。这就突出体现了 机关公文的很强的针对性。 我们再从阅读对象来看，公文一般都有明确的阅读对象。有许多公文，谁能看，谁不能看， 范围很明确，有些还要求看后做出反映，比如请示、报告、通知、函等公文就是如此。再 如刚才举的××省委、省政府关于核定乡镇机关编制的文件，不仅明确了阅读对象及范围： “各市地县委，各市县人民政府，地区行政公署，省直各单位” 。而且还要求“这项工作请 于一九八八年八月底完成，并将落实情况报告省编委。 ”不光这些文体，就连广告、启事等 文体，它们也有比较明确的阅读对象，不过范围大一些罢了。 从以上我们可以看出，公文的针对性确实是比较强的。它不象一些文艺作品、新闻稿件那 样，一般没有特定的读者，几乎人人都可以看，也可以都不看。比如红楼梦 ，可以说是 千古名著了。当初曹先生写这部书的时候，并没有提出要求：“人人都必须读我这部书， 读了还要认真讨论，深刻领会。 ”很显然，这也是不可能的。据说毛主席在世时曾与中央高 级干部谈话时，要求全国的党员干部，尤其是高级干部认真阅读红楼梦 ，要读三遍五遍。 看来老人家为红楼梦定了一个阅读范围和对象。显然他是把红楼梦这部文学作品 作为政治教科书了。这里有一点提请大家注意，凡是收到的公文中规定的阅读对象，一般 都要认真阅读、学习，至少也要领会一下文件精神，以便在工作中进行贯彻落实。 3、真实、具体性。 “真实” ，只有真实，所写的文章才能说明实际问题，才能解决实际问题， 也才能具有指导意义。公文所用的材料，必须是无可争辩的客观事实，不能虚构；所下的 判断，必须合乎分寸，不能夸大，也不能缩小。比如写一份工作情况报告，目的是为了向 上级报告工作情况，找出经验和教训，以便上级机关掌握真实情况，作出正确决策，加强 对全局工作的指导。同时也有利于改进本部门今后的工作。因此，在工作情况报告中所用 材料就必须有一说一，有二说二，成绩有多大就写多大，问题有多少就写多少，不能随意 夸大或缩小，更不能随意编造。这样的报告才有价值，对工作也才有指导意义。 “具体” ，是指所写的内容、细节很明确，人们看后就会明白应当怎样去做和不应当怎样去 做。还以前面举的“核定乡镇机关编制的通知”为例，这个通知的第五条写道：“今后， 财政部门要按照编制核拨工资总额和行政经费，组织、人事部门要按照编制调配干部，要 防止借核编之机擅自增加人员，也不得以借调或其它名义变相扩大乡镇编制，已经借调的 人员，在核编前应予退回” 。这一条较为具体地写明了加强乡镇机关编制管理的问题，要求 与加强编制管理相关的财政、组织、人事等部门，各司其职，严格按编制办事，从而保障 乡镇机关编制的认真落实。如果这一条只笼统地写“各级要加强乡镇机关编制管理，各部 门要密切配合”等一些抽象的话，各有关部门就不会明白究竟应当怎么具体地去做。 4、较强的条理性。我们知道，一切文章都要求有条理性，而公文在这方面的要求更为严格 一些。大概这与公文有比较固定的格式有关。我们可以回顾一下，在我们所看到的篇幅较 长的各类文章中，一般都借助“一、二、三、四”等序数，做到条理分明。象文学作品中 的章回小说，也有第几章，第几回之分，它也需要有条理性，不过没有机关公文要求得严 格。象一份内容较多、篇幅较长的机关公文，它必须是严谨地使用序数，分条列项来写。 否则，所写的公文就有可能出现由于缺乏条理性而说不清、道不明，给受文单位执行文件 带来不便，甚至会误事。按照有关规定，在公文结构层次中，序数的使用顺序是：第一层 为“一” ，第二层为“（一） ”，第三层为“1” ，第四层为“（1） ”。 5、较强的时间性。公文是为了解决当前的实际问题，或防止将要出现的问题而写的。因此， 它具有较强的时间性。这可以从两方面来说： 一是从时间要求来说，公文要写得及时，且发得及时。问题发生了，或者将要发生什么问 题，该向上级报告的，要及时写报告；该请示的，要及时请示；该定制度的，要及时订制 度。否则，就会延误时机，造成损失。 二是从材料运用来说，写作公文，一般要运用当前的材料，因为当前的材料最能说明当前 的问题，最具有现实的指导意义。当然，也可以根据需要，适当地运用一些历史材料做依 据或对比，但是，切记不能让历史材料占太大比重。总之，公文具有较强的时间性的特点， 主要表现在从当前的实际情况出发，及时地解决当前的实际问题。 6、有比较固定的格式。一般来说，公文都有比较固定的格式。这是人们在长期的使用过程 中，根据需要而逐渐形成的，也是公文的特性决定的。比如国家行政机关公文的格式，一 般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机 关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印 发日期等部分组成；党的机关公文格式，一般由版头、份号、秘等、紧急程度、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、 主题词、抄送机关、印制版记组成。至于公文正文的写法，一般也有它的格式特点，一般 包括叙事、说理、目的等。 当然，格式是为内容服务的。它是人们在长期实践中总结出来的，有相对的稳定性。我们 写公文应当遵循这种格式，不要随便另搞一套。同时，社会在发展，事物也在不断变化， 公文的格式也不可能一成不变。我们写作时，可以创新，但创新要以便于传递信息和处理 事务为原则。从目前来看，我们还是首先掌握、运用好现行的国家质量技术监督局发布实 施的国家行政机关公文格式 。党的机关公文格式要按照中国共产党机关公文处理条例 的规定执行。 7、公文有特定的作者。一般文章都有撰稿人，而公文则不然。它一般都是指发文的机关、 团体、单位。如“×××市人民政府文件”的作者，不是指起草文件的某个人，而是指 “×××市人民政府”这个行政机关。至于一些以个人名义发布的公文，作者既不是起草 人，也不是领导人以私人身份出现，而是作为法定机关、法定领导人出现。比如“中华人 民共和国主席令” ，这个“主席令” ，既不是文件起草人，也不是国家主席本人以个人身份 发令，而是代表国家的最高权利机关。从以上我们可以看出，公文一般都有特定的作者。 公文写作概述(二) 二 公文的重要作用 首先，我想给出大家讲一个故事，可能有的同志听说过，或看过书。 三国时期。有一天，曹操由于操劳过度，又犯了头疼病，躺在床上翻来复去，十分痛苦。 忽然，他想起他的要臣陈琳草拟的一份公文急需批阅，就命手下拿来，勉强撑着在床上阅 读起来。读着读着，他竞被陈琳所写公文简明犀利的语言，雄壮刚键的文笔所吸引，不知 不觉减轻了痛苦。他越读越觉得痛快淋漓，等把公文读完时，顿觉头痛全无，脑清神健， 浑身舒服极了。曹操欢喜万分，高兴得一下子翻身下床，举着手中的公文连声叫道：“是 它治好了我的头痛病，是它治好了我的头痛病！”我们知道，曹操的头痛病连当时的神医 华佗都没有治好，而一份公文竟使他在病痛中翻身下床，头痛全无，简直是出现了奇迹。 难道一篇好公文真的具有医疗作用？ 下面主要从以下几个方面谈谈公文在管理国家政务，处理国家事务中的重要作用。 （一）法规作用。恐怕公文的这个作用是人所共知的。因为国家的法律、法规、条例、规 则等，大都是以公文的形式制定和发布的。这些法规性文件是人们行为的准则，对人们起 着规范和准绳作用。一经发布，在一定的时间和范围内，人人都必须贯彻执行，严格遵守， 不得违反。 此外，国家机关依法发布或传达的命令、令、决定、决议、通告、通知等等，也都是以文 件形式发布的，同样都具有法规作用，也是必须认真贯彻执行的。 （二）领导和指导作用。党和国家的一系列方针、政策，通常是通过公文形式直接迅速传 达下去的，下级机关要认真贯彻，人人要照此行事，这样就实现了上级对下级的有效的领 导和指导。例如，中共中央、国务院关于制止机构编制和干部队伍膨胀的通知 ，针对当 时许多地区和部门出现的增设机构、扩大编制和机构升格、滥提职级、乱招干部的现象， 规定了五条纠正和防止的办法，并要求各级党委和政府坚决贯彻落实。中央文件下达后， 省、市（地） 、县各级也都为此下达文件，布署贯彻落实中央文件的具体要求。由此我们可 以看到，中央就是通过“通知”这个公文体裁对机构、编制和干部队伍管理工作起到了领 导和指导作用。 （三）宣传教育作用。通过公文传达党和国家的方针、政策，发布法规，本身就是对广大 人民群众进行宣传教育，统一人们思想和行动。有的公文，则直接是为宣传教育而发的。 比如，中共中央在对的批复这份文件中，在 肯定了张海迪身残志不残，自学成材的精神的同时，号召全国人民，特别是青少年，深入 向张海迪学习，为祖国作贡献。尽管这个批复的篇幅较短，但其宣传教育的目的是非常明 确的。 （四）联系商洽的作用。各级各类机关、单位在日常工作和活动中，经常利用相 关的公文形式与上下左右机关、单位进行联系。比如，通知有关事项，通报有关情况，报 送工作计划，咨询业务问题，商洽具体工作等等。 以上所说的公文的作用，是从总体上、从现行效用上进行分析的。这并不是说，每一份文 件都具有以上几个方面的作用。实际上，文件的作用是由内容来决定的，有的文件只有某 一方面的作用，而有的文件则往往具有几方面的作用。 公文写作概述(三) 三 公文的种类 公文的种类，粗略地可以分为正式公文和非正式公文。正式公文是指中共中央办公厅发布 的中国共产党机关公文处理条例和国务院发布的国家行政机关公文处理办法中明 确规定的公文，下面还要作祥细介绍。非正式公文是指中共中央办公厅发布的中国共产 党机关公文处理条例和国务院发布的国家行政机关公文处理办法中未明确规定的公 文。人们也习惯叫这些公文为“准公文” 、 “机关应用文”或“机关事务文书”等，如总结、 计划、调查报告、讲话等。 通常，人们对公文的分类，是以文件的来源、性质、作用、使用范围等方面来进行的。 （一）从公文的来源，可分为收来文件、对外文件和内部文件。 收来文件。是由其它机关发来的文件。如本机关收到的上级机关、平行机关、下 级机关，或不相隶属的机关发送的文件。 对外文件。是由本机关制成的文件，作为报告本机关的工作情况和意见，传达上级指示精 神和本机关的意见，发送给相关的机关。比如，对上级机关的“报告” 、 “请示” ；对下级机 关的“批复” 、 “通知”等，对平行机关的“函” 、 “通知”等。 内部文件。是由本机关制成的，在本机关内部使用的文件。用作安排与组织管理本机关的 工作。如机关内部的“工作计划” 、 “总结” 、 “规章制度” 、 “会议记录”等。 当然，这种分类形式并不是绝对的。由于文件的情况比较复杂，有时会发生交错或互相转 化。例如有的内部文件，在本机关发送的同时，也需要对外发送。象工作总结、计划等， 有时需要呈报上级机关、转发下级机关。这样，它就成了既是内部文件，又是对外文件了。 （二）按行文关系或行文方向，公文可分为上行文、平行文和下行文。 上行文。指的是下级机关向上一级机关发送的文件，如“报告” 、 “请示” 、上行的“意见” 、 请求的“函”等。 平行文。指的是同级机关或不隶属机关之间来往的文件。比如同级的局与局之间，在互相 协商或联系工作时发的“函” 、 “意见” 、 “通知”等。 下行文。指的是领导机关对所属下级机关的发文。如“决定” 、 “通知” 、 “通报” 、 “批复” 、 下行的“意见” 、答复的“函”等。 以上讲的上行文、平行文、下行文，是从发文机关和收文机关之间的工作关系区分的。对 一个具体的机关来说，包括它的收发文件在内，不是仅指发文来说的。如，本机关发给上 级机关的文件是上行文；上级机关发给本机关的是下行文；本机关发给下级机关的也是下 行文；下级机关发给本机关的则是上行文；本机关与平级机关、不相隶属机关之间的来往 文件都是平行文。当然，这都是指一般的具有上下级行文关系的机关，我国最高的党政机 关，象中共中央、国务院，它的发文就没有上行文；最基层的机关，象乡镇的一些单位， 它的发文也就没有下行文了。 （三）从文件的制发机关及其性质，公文可分为法规文件、行政文件、党的文件等。 法规文件。是指由国家权力机关，如各级人民代表大会和行政机关。象各级人民政府制定 和颁布的各种法规、规章、决定、决议等文件。 行政文件。是指国家行政机关处理日常工作事务使用的文件。例如，为行政指挥、领导、 指导工作，或公务联系所发的“命令” 、 “通知” 、 “通报” 、 “报告” 、 “请示” 、 “函”等。 党的文件。是指党的机关制发的文件。如“决定” 、 “决议” 、 “条例”等反映党的领导活动 和党的组织建设、思想建设的文件。 此外，还有各民主党派的文件、人民团体的文件、企业单位的文件和事业单位的文件等。 （四）从文件的阅读范围和机密程度，公文分为公布的文件、机密文件和内部文件三种。 公布的文件。是指向人民群众或向国内外公开发布的文件。例如， “公告” 、 “公 报” ，以及党和国家的某些重要方针政策性文件、领导人讲话等。这些文件可以利用广播、 电视、报刊公开发表，有的可以张贴或口头传达。 机密文件。是指内容涉及党和国家机密的文件，需要在一定日期内限定阅读范围，以保障 机密文件的安全。这类文件通常由指定的专门人员负责、递送和保管。 内部文件。是指在机关内部阅读和使用的文件，一般不对外公布。 （五）从公文名称的使用范围，可以分为通用文件和专用文件两大类。 通用文件。指党政机关和事业、企业单位以及人民团体等普遍使用的文种，例如：“指示” 、 “通知” 、 “通报” 、 “请示” 、 “报告” 、 “函”等等。 专用文件。是指在一定工作部门或业务部门的工作活动中，根据特殊需要使用的文种。如 外交文件、司法文件等。 以上给大家介绍了公文分类的几种形式。当然，这些分类形式并不一定是很科学 很严谨的。下面重点给大家介绍一下中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条 例和国务院发布的国家行政机关公文处理办法中规定的公文文种。 1、公报（党的机关使用） 用于公开发布重要决定或者重大事件。如：中国共产党第十六届中央委员会第一次全体 会议公报 2、决议（党的机关使用） 用于经会议讨论通过的重要决策事项。如：中国共产党中央委员会关于建国以来的若干 历史问题的决议 3、条例（党的机关使用） 用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。如：党政领导 干部选拔任用工作暂行条例 4、规定（党的机关使用） 用于对特定范围内的工作和事务制订带有约束力的行为规范。如：关于对违反党政领 导干部选拔任用工作暂行条例行为的处理规定 5、命令（令） （行政机关使用） 适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关 人员；撤销下级机关不适当的决定。如：国务院关于在我国统一法定计量单位的命令 6、议案（行政机关使用） 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审 议事项。如关于进一步重视教育工作的议案 。 7、决定（党政机关使用） 适用于对重要事项或重大行动做出安排。全国人大关于设置香港特别行政区的决定 8、指示（党的机关使用） 用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。如中共中央关于关心人民群众 文化生活的指示 9、公告（行政机关使用） 适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。如国务院关于坚决制止冲出铁路， 确保铁路运输安全畅通的公告 10、通告（行政机关使用） 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。如：×××地区工商行政管理局关 于对工商企业进行年度检验的通告 11、通知（党政机关使用） 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求 下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；发布党内法规、任免干部。如： 国务院关于发布的通知 12、通报（党政机关使用） 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、沟通重要情况。如关于今年 1-3 月份全省 物价情况的通报 13、报告（党政机关使用） 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。如关于全 区公路建设情况的报告 14、请示（党政机关使用） 适用于向上级机关请示指示、批准。如：关于建立职工培训中心的请示 15、批复（党政机关使用） 适用于答复下级机关请示事项。如：关于同意扩建职工培训中上的批复 16、函（党政机关使用） 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向无隶属关系的主管部门请求 批准等。如：国务院办公厅关于县以上地方各级人民政府悬挂国徽和挂机关名称牌子问 题给湖北省人民政府办公厅的复函 17、会议纪要（党政机关使用） 适用于记载、传达会议情况和议定事项。如：×××地区行署专员办公会议纪要 公文写作概述(四) 四 公文的格式 关于公文的格式，国务院发布的国家行政机关公文处理办法 ，和中央办公厅发布的 中国共产党机关公文处理条例中都有明确规定。 国务院发布的国家行政机关公文处理办法第三章第十条规定“公文一般由秘密等级和 保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件 说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组 成。 ” 中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例第三章第八条规定“党的机关公文由 版头、份号、秘等、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文 机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。 ” 除此之外，国家技术监督局根据国家行政机关公文处理办法的有关规定，于 1999 年修订、发布了新的国家行政机关公文格式的国家标准。从机关公文通用的纸张 尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分、字体字号等都进行了具 体规定。按照这个国家标准，公文格式的组成要素分为眉首、主体和版记三个部分。下面 我们分别予以介绍。 （一）眉首。置于公文首页红色反线以上的各要素称为眉首。 1、公文份数序号。是将同一文稿印制若干份时，每份公文的顺序编号。如果需要标识公文 份数序号，就用阿拉伯数字顶格标在眉首左上角第一行。 2、秘密等级和保密期限。秘密等级分为秘密、机密和绝密，如果需要标识，就顶格标在眉 首右上角第一行；如果需要同时标识保密期限，就与秘密等级并列，并用“”隔开。如 “绝秘一年” 。 3、紧急程度。公文的紧急程度一般分为特急和急件。如果需要标识，就顶格标 在眉首右上角第一行；如果同时标示秘密等级和保密期限，就标在眉首右上角第二行。 3、发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，如“中共××市委文件” 、 “×××市人民政府文件” ；对一些特定的公文，可只标识发文机关全称或规范化简称， 如：“中共××市××局党组” 、 “××市人民政府” ；联合行文时，应使主办机关名称在前， “文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，如： ××市委组织部 文件 × × 市 人 事 局 5、发文字号。由发文机关代字、发文年份、发文序号组成。它的作用主要是便于 对已发出的文件进行管理，便于日后查考利用。因此，必须重视机关发文字号的编制。在 我们的机关公文中，时常见到发文字号不规范的现象。例如：“×编字(94)第 0×号” 。在 这个发文字号里。 “×编字”是发文机关代字，指某机构编制委员会，这个“字”字，完全 是多余的。因为， “×编”就已经是发文机关的代字了，没有必要多写这个“字”字。 “(94)” 是发文年号，即公元 1994 年。但是非常遗憾，这个公文年号竟然少了整整 1900 年！这样 倒回到公元 94 年，真是不可思议！“第 0×号”是发文顺序号。在这个发文顺序号里， “第”字是多余的。因为顺序号一般都是从小到大的自然数，没必要写“第”字。 “0×号” ， 也有的编成“00×号” ，还有的把“0×号” 、 “00×号”和“×号”交替使用，显得十分混 乱。众所周知， “0”本身一般表示什么都没有，可能这里把它作为发文号的位数，比如 “0×号”表示这个机关的文件在本年度内最多发到两位数，而两位数的最大数是“99” 。 那么，如果文件发到 100 份以上，成了三位数怎么办?以上所编的“0×号”不是失去意义 了吗?因此，编制公文的“顺序号” ，还是顺其自然的次序好，不要用“0”来限制(或表示) 发文号的序数。 规范的发文字号应当是：“×编1994×号” 。有些机关发文数量较大，为了便于公文的上 下对口处理和使用，在发文字号里加注承办部门代字。例如：××市人事局工资科承办的 公文，发文字号编为“×人薪×××× ×号” ；干部科承办的公文，发文字号为 “×人干 ×××××号” 。 联合行文时，只标明主办机关的发文字号，不必把所有机关的发文字号都写上。 6、签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一 个字，签发人姓名居右空一个字。 （二）主体。置于红色反线以下至主题词之间的各要素称为主体。 1、公文标题。如果有人问：“红楼梦是一本说梦的书吗?”稍有文化修养 的人都会认为这是一个无知甚至荒唐的问题。 红楼梦不是说梦，就象钢铁是怎样炼成 的不是讲炼钢， 雷雨 、 日出不是说天气形势一样，它们都是文学作品。我们知道， 每一本书都有一个书名，每一篇文章都有一个标题。不论是书名也好，或是标题也罢，对 书籍或文章来说都起着画龙点睛的作用。不过，一些文学作品的书名或标题，不看正文， 一般不好揣磨它的内容。象红楼梦 ，名似说梦，实际讲的是大观园贾府兴衰盛败的故事； 钢铁是怎样炼成的 ，名为炼钢，实际写的是原苏联伤残战士保尔·柯察金在逆境中以钢 铁般的意志锻炼成长的故事。这些都体现了文学作品的标题既要画龙点睛，又要含而不露 的特点。 机关公文的标题则不同。它要求准确简要地概括公文的主要内容，一般还要标明发文机关 和公文种类。也就是说，机关公文标题要具备三个要素：一是公文的内容(主题或事由) ， 二是公文的发文机关，三是公文的种类。例如：国务院关于进一步加强机构编制管理的 通知这条公文标题中，公文的内容是：“进一步加强机构编制管理” ；公文的发文机关是 “国务院” ；公文的种类是“通知” 。三个要素在标题中体现得一清二楚。只所以要求公文 标题必须具备三要素，正是由于机关公文具有一副严肃面孔，尽管它也要求画龙点睛(点出 公文的主要内容)，但是，它却不允许含糊、幽默，这是与文学作品标题的显著区别。当然， 文艺作品的标题也不能反过来搞成象公文标题那样。譬如，把红楼梦改成曹雪芹关 于大观园贾府兴哀盛败的章回小说 ，把钢铁是怎样炼成的改成尼奥斯特洛夫斯基 关于保尔柯察金怎样成长为钢铁战士的长篇小说 ，这样的标题，一定会令人啼笑皆非的。 以上我们所说的公文标题包含的三要素，是就常规来说的。事实上，有些公文在标题上常 常不写发文机关。例如关于设立县环境保护局的通知 ，这条标题虽然没有发文机关，但 也还算是符合公文标题制作要求的。因为我们知道，公文大都是印制在有套红的文件头纸 上的，标题虽然没有注明发文机关，阅读者通过文件头便可清楚地知道这个文件的发文机 关。这里虽然省略了“发文机关”也不会引起误解。 也有少数公文标题省略“公文内容”这一要素的。如：北京市西城区人民政府致中央、 市属有关单位的函 ，其标题中仅写了“致中央、市属有关单位” ，而没有明确公文内容， 这是由于这篇函件的主要内容是建议中央、市属有关单位在西城区新建、扩建职工宿舍时 要把生活供应、学生上学、幼儿入托、居民就医等问题规划进去。如果把这些事项用精炼 的话都概括进标题里，标题将会嫌得很长，因此，在标题里就省略了公文内容。当然，这 是十分特殊的情况。 另外，也有一些公开张贴、登报、广播电视的公告、通告、布告等，标题也可以不写“公 文的内容” 。譬如中华人民共和国全国人民代表大会公告 、 ××市中级人民法院布告 等，标题里都没有写公文内容。还有一些仅以文种为标题的公文，如：通告 、 通知 、 公告等。 公文标题可分一行或多行居中排布，出现回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 例如： ××省人民政府 关于加快住宅建设搞活房地产市场和 促进住房消费的若干意见 2、主送机关。主送机关既可以是上级机关，又可以是下级机关、平行机关，还可以是不 相隶属的机关。他们是负责对所收公文的处理、答复或贯彻执行的机关。主送机关的名称， 应当放在公文标题之后，正文之前，顶格写出。下行文的“批复”和上行文的“请示”等， 主送机关只能是一个，如果有必要送其它机关，应用抄送形式。有些公文，象“通知” ，主 送的机关、单位较多时，凡机关名称一样的，可采用统称的办法，如“各县、区委组织部” ； 机关名称不一样的，要按照行文惯例排列，回行时应顶格。 3、正文。一般由开头、主体和结尾组成。因公文文种较多，写作方法和要求也各不相同， 下面还要专题讨论，此不赘述。 4、附件。附件对正文内容起着补充或印正、参考的作用。若有附件，决不可忘记标注。附 件一律写在正文下空一行，左空二字标识。必须把附件的名称写得具体、明白，不能只写 “附件如文”或“附件×件”等。两个以上附件，还要用阿拉伯数字标注顺序号。我们常 见一些“印发、转发型”公文，如印发某领导同志的讲话，转发某文件等，把所转发的材 料、文件作为附件，又标注出来，这是不对的。比如：关于印发×××同志在××会议 上的讲话的通知 ，这里某同志的讲话已经与这件公文融为一体了，就没有必要再在“通知” 的正文之后标注“附件：×××同志在××会议上的讲话” 。 5、成文日期和印章。成文日期一般填写领导签发日期。两个以上领导汇签时，应填写最后 一个领导的签发日期。会议通过的文件（如“决议” 、 “决定”等） ，应在标题之下，正文之 前注明会议名称和通过日期。 印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证。正确使用印章是保持公文严肃性、可靠性和 合法性的重要方面。单一机关制发的公文，在落款处不署名，只写成文时间，印章居中下 压成文时间；联合行文需加盖两个以上印章时，应将成文时间拉开，印章既不相交又不相 切地、整齐地排列在成文时间上，主办机关印章在前。 另外，当公文排版后，所剩空白处不能容下印章位置时，应当采取调整行间距、 字间距的办法解决，一定要使印章与公文正文同处一面，不能象过去那样采取“此页无正 文”的方法解决。 （三）版记。置于主题词以下的各要素称为版记。 1、主题词。主题词是代表公文特征，说明公文归属类别和文种的最关键性的词语，它在公 文中的主要作用是为主题检索法的运用提供检索标志，为用计算机管理公文奠定基础。主 题词位于文件的抄送栏之上，顶格排列，词与词之间空一个字，不用标点符号。 主题词由类别词和类属词组成，类属词包括反映公文内容的词和反映公文形式的词。主题 词一般由上一级领导机关制定主题词表。其标引方法是：先标类别词，类别词是对主题的 具体分类；再标类属词，类属词是反映文件内容和形式的词。在标类属词时，先标反映文 件内容的词，后标反映文件形式的词。如给××省人民政府关于认真做好生产救灾工作 的通知标引主题词：先标类别词“民政” ，再标反映公文内容的类属词“救灾” ，最后标 反映公文形式的类属词“通知” 。排列成：“主题词 民政 救灾 通知” 。 一份公文如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内 容进行标引，依次类推。如关于听取全国财政工作会议和全国打击走私工作会议准备情 况汇报的会议纪要 ，先标反映第一个主题内容的类别词“财政” ，再标类属词“税务” ，然 后标反映第二个主题内容的类别词“公安”再标类属词“缉私” ，最后标“会议纪要” 。排 列成：“主题词 财政 税务 公安 会议纪要” 。 当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可只选择类别词标引。一份文件最多 不超过 5 个主题词。 2、抄送机关。是指主送机关以外的，需要执行或知晓的其他机关，应当使用全称或规范化 的简称、统称。抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄 送机关后标句号。 （三）印发机关和印发时间。印发机关是指具体承办缮印、封发公文的部门；印发时间是 指公文付印的日期。用阿拉伯数字标识。 下面是机关公文格式的式样图： 0000001 机密 特急 ×××××××文件 ×发××××××号 ××省人民政府关于××××工作的通知 各省辖市人民政府： ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××。 ××××年×月×日 主题词：×× ×× ×× ×× 抄送：××× ××××× ××× ××× ××××××××_ ×××市人民政府办公室 ××××年×月×日印发 0000001 机密一年 特急 ××市人民政府文件 ×发××××××号 签发人：××× ××市人民政府关于××××工作的请示 省人民政府： ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××。 。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××。 。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××××××××××××。 附件：×××××××× ××××年×月×日 （联系人：××× 电话：×××××××××××） 附件： ×××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××××××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××。 主题词：×× ×× ×× × 抄送：××× ××××× ××× ××× ××××××××。 _ ×××市人民政府办公室 ××××年×月×日 公文写作概述(五) 五 写好公文要有良好的修养 什么是修养?现代汉语词典有两条解释：第一条解释是：指理论、知识、艺术、思想等 方面的一定水平。 ”第二条解释是：“指养成的正确待人处事的态度。 ”做为一名有修养的 党政机关工作人员，在公文写作方面更要有良好的修养。这里主要是指，要有一定的马列 主义水平；有较强的政策；法制观念；有熟练的业务能力和优良的工作作风。 （一）较高的马列主义水平 毛泽东同志在他著名的反对党八股一文中指出：“任何机关做决定、发指示，任何同 志写文章，做演讲，一概要靠马克思列宁主义的真理，要靠有用。 ”我们写机关公文，也要 靠马列主义基础理论来做指导，因为离开了马列主义基础理论，有些问题就不容易，甚至 无法从根本上弄清楚。尤其在当前，随着我国加入世界贸易组织，各项改革不断深入，对 外开放不断扩大，免不了要受一些消极、腐朽东西的影响。在这种情况下，我们只有提高 马列主义水平，运用马列主义的立场、观点和方法，研究和解决现实社会出现的新情况、 新问题，才能辨别前进方向，才能在鉴别和选择中吸取有益的外来的东西。只有这样，写 出的公文才能符合党的指导思想和基本路线，才能符合“三个代表”重要思想。才能解决 实际问题。 （二）加强政策、法制观念 机关公文是国家进行管理的工具，负有传达党和国家方针、政策，处理机关行政公务的重 要职责，具有鲜明的政策性。因此，在写作公文过程中，在政治上、思想上把党和国家的 基本国策、现行政策，作为观察、思考问题、写作公文的出发点和落脚点。这就要求我们， 必须熟悉党和国家的基本国策，不断增强政策观念，使写出的公文能准确地体现党和国家 的方针、政策的精神实质。 大家知道，我们的社会是法制社会，我们的国家是法制国家。党的路线、方针、政策是我 们制定宪法、法律、法规的根本依据，而宪法、法律、法规又是党的路线、方针、政策的 具体化、条文化。因此，我们写公文，一定要有法制观念，所写的公文不能与宪法、法律、 法规等相抵触。不能以党的政策取代法律。使写出的公文切实做到，既要体现政策水平， 又要体现法制观念。 （三）熟悉业务 东晋大书法家王羲之，有一次见到路边有一个买烙饼的姑娘，手法娴熟，效率很高，不禁 惋惜地说：“此人如学书法，定可成为一代宗师，可惜竞错专此小技也。 ”不料，这话被旁 边一个老太婆听到了，她不以为然，很不客气地反驳道：“先生，天下之大，千品万类， 各有所长，岂能千人一技?学问如此，共专一类，其它必有偏废，天下畸形矣!”王羲之听 了这番话，顿有所悟，点头称是。要说也是，天下之大，如果人们都去当书法家，没有人 做烙饼，天下真的会变成畸形的天下了。 这个老太婆反驳王羲之的话，说明了一个道理：凡事就要干一行，爱一行，专一行。做什 么，就要学习什么，学好什么。作家，只有熟悉生活，才能在作品中准确、生动地再现生 活。我们写机关公文，就必须首先学习自己所在单位的专业知识，提高业务能力，深入实 际，熟悉多方面的情况，这样才能在所起草的文字材料中确切地反映实际情况和问题，提 出切实可行的意见和办法。可以说，不熟悉本单位的业务和情况，就不可能得心应手地写 出各种符合客观实际和领导要求的文件、材料或讲话来，甚至会造成瞎指挥的危害。对刚 到一个新单位工作的人员来说，熟悉业务的方法有三：一是学习相关的专业论著，熟悉所 干专业的基础知识；二是翻阅单位的有关文件、简报、材料等，熟悉本单位的业务开展情 况；三是虚心向老同志请教，向有专长的同志学习。 （四）优良的作风 一要善于调查研究。用枪射出的子弹击穿玻璃，和小孩扔石块打碎玻璃，过程和原理是相 同的。这，大概是我们的一致认识。但是，科学家们用高速摄影机拍摄了步枪子弹击碎玻 璃的全过程，然后用慢速度放映出来，结果发现，在子弹还没有碰到玻璃时，玻璃就已经 先碎了。什么道理呢?原来子弹在快速行进时，前面形成一股强大的气流，成了一种带有破 坏性的冲击力。子弹虽然还没有碰到玻璃，这股冲击力却已先把玻璃击碎了。子弹与石块 击碎玻璃的机制是不一样的。 用高速摄影机进行拍摄，是科学家对枪弹击碎玻璃的过程所进行的一种调查研究方法。其 它工作也是这样，要正确地认识客观事物，就必须对客观事物进行深入细致地调查研究。 当然，各行各业所采用的调查研究的手段和方法是不一样的。 实践证明，熟练掌握调查研究的方法，作好深入细致的调查研究，是写好机关公文的基础 和前提。为了写好机关公文，我们要经常深入实际，调查研究有关的情况和问题；分析了 解党和国家的政策、上级机关的指示精神；及时发现和总结工作、生产或生活中出现的新 情况、新经验和新问题；了解群众的情绪、呼声和要求，通过对上下左右的情况作系统、 周密地调查，然后把得来的这些材料，经过自己认真地思索和与同志们共同研究，化为系 统的、条理化的、能解决实际问题的意见，形成机关公文初稿。可以说，只有运用经过这 样的调查研究而得来的材料，所写的机关公文，才能准确地贯彻执行上级的方针政策，才 能解决实际问题。因此，我们要写好公文，就要养成调查研究的良好作风。 二要坚持原则。写作公文是为了更好地贯彻执行党和国家的方针、政策，是为了解决实际 问题，促进经济发展的。因此写作公文时，要敢于坚持原则，凡是不符合党和国家方针、 政策的、不利于经济发展的意见，决不写进公文中去。决不能人云亦云，丧失原则，更不 能欺骗领导，出歪点子、锼主意，搞不正之风，破坏党和政府的形象和威信。 三要雷厉风行。机关公文要写得及时，发得及时，不能拖拖拉拉。日常工作中，我们遇到 过个别同志，对领导安排的材料，尤其是会议材料，不是雷厉风行地抓紧完成，而是不慌 不忙地拖延时间，直到领导过问了，督促了，才紧紧张张地应付了事；还有个别同志，对 领导安排的材料，抓得很紧，完成初稿后，自己不认真进行修改，也不交文字把关的同志 修改，更不交领导修改，而是故意压在自己抽斗里，直到领导要求的时间快到了，才拿出 来，由于所剩时间不允许对稿子作更多地修改，只得“低标准”地使用了。这些都不是雷 厉风行的作风，我们每一个同志都应当引以为戒。对所写的公文要分别轻重缓急，对那些 重大的而且需要马上办的，要先办，以免贻误时机，造成损失。 四要认真细致。不养成认真细致的作风，写出的公文，往往出错，甚至会造成不可估量的 损失。1930 年，蒋介石、冯玉祥、闫锡山混战中原。冯玉祥预定在河南省沁阳县聚歼在豫 蒋军。冯的一个作战参谋在拟制作战命令时，误将沁阳写为泌阳，结果造成了一个致命的 错误。沁阳县在河南省的西北部，邻近山西，而泌阳县在河南省南部的驻马店地区，两地 相距数百里。一笔之误，使应去豫北的冯军去了豫南，从而使战争失利。这种错误，如果 不是有意的，在写作时，只要认真细致地检查一下，是完全可以避免的。因此，我们在写 作机关公文时，一定要做到认真、细致、周密。公文中引用的材料、数据，反映的情况、 问题，都要进行认真核实，保证真实可靠，不能出现任何的遗漏和差错。 四要谦逊谨慎。在动笔写公文之前，要请有关领导指出基本指导思想，包括主要的观点、 意见、办法等，这就要认真领会领导意图。写出初稿后，除自己进行认算修改外，还要在 一定范围内征求有关同志的意见，征求意见就要有“只要你说得对，我们就改正，你说的 办法对人民有好处，我们就照你的办”的态度。千万不能以为自己在写作上有两下子，听 到别人提出点修改意见就不舒服，这样是写不出好公文的。与有关单位共同起草的公文， 也要很好地与人合作，不要自以为是。 公文写作概述(七) 七 公文的修改 古时候，有一则制鼓的歌诀，全文是这样的：“紧紧蒙张皮，密密钉上钉，天晴和落雨， 打起一个音。 ”二十个字。后来 在传诵中被人改为“紧紧蒙，密密钉，晴和雨，一个音。 ”十二个字。再后来，有个秀才在 记载这则歌诀时，又修改成“紧蒙密钉，晴雨同音。 ”只剩八个字了。但是这八个字并没有 失去原来的意思，可谓“言简意赅” 。 古人把修改文章叫做“炼字” ，一个字一个字地“炼” ，力争使每一字都经得起推敲，真正 做到“语不惊人死不休” 。我们的毛主席，也是“炼字”的楷模，他写的论联合政府 ， 修改过二十多次；在延安文艺座谈会上的讲话是会后专门搜集意见，反复修改，一年 后才发表的。鲁迅先生在答北斗杂志社问一文中写到：“写完至少要看两遍，竭力将 可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。 ”毛主席在引用他这句话时指出：我看重要的文章 不妨看它十遍，认真地加以删改，然后发表。老人家还说，在这里粗心大意，就是不懂得 做文章的起码知识。 我们撰写的公文是党政机关发布和传达方针、政策，检查、指导工作的重要工具。为了保 证公文的质量，必须十分重视公文的修改。那么，究竟怎样修改呢?我体会，写好文稿后， 自己先回头认真读一遍。这一读，一些不顺口、不达意的字、词、句就会暴露出来。然后， 主要从下面几个方面进行修改： （一）从主题、观点方面修改。 主题、观点是公文的灵魂。修改文稿首先要对观点进行修改。观点改好了，其他方面的修 改才会有所依据。修改主题、观点要从三个方面着手，一是看公文的主题、观点是否符合 党和国家的方针、政策；二是看它是否有针对性，是否符合客观实际；三是看它反映的事 物是否深刻，是否符合客观规律。一定要把错误的改成正确的；把片面的改成恰当的；把 肤浅的改深刻；把模糊的改鲜明；把不突出的改突出；把不符合实际的改得符合实际。 （二）从材料方面修改 材料是说明主题和观点的。对公文所用材料的修改，重点是看所用的材料是否典型、真实 和充足。一是检查所用材料是否抽象，是否缺乏具体的事例。如果所用材料很抽象，不具 体，就要坚决删除，并补充新的材料，使材料能够充分说明观点。二是检查所用材料是否 真实，是否具有典型意义，是否能反映事物的本质。如果材料不真实、不典型、不能反映 事物的本质，就应当毫不犹豫地换掉。二是检查所用材料是否既充实，又简要。对该说的 没说到，或者说得不全面、不完整的材料，该增加的要增加，该补充的要补充。当然，材 料充实不是堆砌，也不是繁琐。如果材料繁琐，势必造成公文臃肿，以致淡化主题。因此， 凡是与主题无关或是关系不大的材料，要坚决全部删除。 （三）从结构方面修改 结构是为内容服务的。结构安排不得当，就会影响公文主题的表达，必须作适当调整。一 是检查文稿是否层次分明。如果在层次安排上发现有纲目不分，不合逻辑，次序颠倒，前 后重复，轻重倒置等毛病，就要进行调整，甚至重新组织。二是检查段落的衔接、过渡是 否自然，前后是否相呼应。三是检查文体是否正确，是否符合通用的格式要求。比如一份 公文，要检查它的标题是否鲜明，抄送单位是否合适，附件是否齐全，各种附加标记是否 有遗漏。凡是有不符合规定和要求的地