帖]实行招标采购存在的主要问题分析

三、实行招标采购存在的主要问题分析根据对各子公司相关部门的调查及对XXXX与XXXX招标采购试行情况的了解，我们认为，推行招标采购管理将面临的主要问题有以下几点1、公司现行制度环境中存在的主要问题（1）、有关招标采购中各职能部门职责未明确。子公司各职能部门的职责划分不明确，招标采购需要取得技术、质检等部门的共同参与，分工协作，目前公司暂无相关规定。（2）、公司绩效考核办法与招标采购制度存在冲突。集团公司对子公司供应部门的绩效考核办法与招标采购办法存在冲突，如绩效考核办法将供应部业务员业绩与每月新开发供应商数量挂钩，并不断给出成本降低指标，而招标采购办法提倡与供应商形成较稳定的合作关系，在成本未发生较大变化时，应与供应商稳定招标价格及保持长期的供应量，实行招标采购，势必影响业务员绩效评定，降低业务员的积极性。（3）、单个子公司分散招标，难以协调多方关系。部分供应商同时向集团两家以上子公司供货，如子公司间招标管理不统一，将导致先实行招标采购的子公司难以协调与供应商及其他子公司的关系。（4）、各子公司采购范围有重叠。目前存在XXXXX厂区XXX公司与XXXX厂区XXXX公司二个采购中心，在部分生产物料采购上（如钢材等）有重叠之处。2、招标采购推行过程中需要解决的主要问题（1）、部分零部件或包装物用量较小不适应招标采购方式。（2）、招标采购将签订与供应商的长期合作协议，如供应商物料成本发生下降或上涨时，标书将难以执行。（3）、如新开发客户参与投标时，可能以最低价中标，但其综合资信情况无法保证。（4）、如果某项原材料可选供应商较少、器件技术标准要求较高或物料需求较为紧急时，招标可能较难操作。（5）、供应商可能联合串标，恶意抬高价格。（6）、当中标供应商供应能力不能满足我司全部物料需求时，跟标单位及跟标价格不好确定。四、相应建议1、针对公司现行制度环境方面存在的问题，我们建议（1）、出台相关制度。以制度的形式明确各部门在招标采购中的职责，由采购管理部组织，针对具体采购计划，成立由供应部、质检部及技术部等部门人员共同参与的招标小组。（2）、改进绩效考核办法。改革供应系统绩效考核办法，使之与新的招标采购制度相适应。（3）、搭建集团统一采购平台。集团公司统一推行招标采购，统一管理，避免出现子公司各自为政的情况，并将各子公司大宗物料的采购权限集中到集团公司，由采购管理部组织实施统一采购，分别物控，以实现规模效应。2、针对招标采购推行过程中需要解决的问题，我们建议（1）、制定招标采购的实施标准。对招标采购的适用情况制定标准，如规定一定金额以下的物料及零星采购经批准可不参与招标采购等。（2）、注意合同条款的灵活性。可与供应商协商，当供应商原料发生涨价或降价达到一定幅度，如达到3以上时，适当调整标书的执行价格，如在3以内时，则保持原协议条款不变。（3）、综合评定供应商资质。中标方的确定，不应仅仅考虑价格，还应由招标小组组织供应、技术、质检等部门人员对每家供应商的供货质量、供应能力、资信水平等情况进行综合评估确定。（4）、加强采购工作的计划性。要求物料需求部门在合理期限前做好采购计划，以便于供应部门提前确定可选供应商并通知准备样板，除确实紧急且经公司程序批准情况外，均按集团统一招标程序操作,（5）、注意招标方式，控制招标过程。在方式上，建议采用暗标的方式，在招标过程中注意控制供应商间的信息传递，防止供应商串标的情况。（6）、对需要跟标的情况制定相应规范。可考虑对接近标底的未中标供应商公布标底，要求其按标底供货。五、调研结论为实现集约化、规范化、效益化管理，调研认为集团公司应从完善制度与管理控制两个方面入手，改进现有制度，加强管理控制，以确保招标采购制度的全面顺利推行。（有关招标采购的参考流程及内控要点表见附件招标采购参考流程及内控要点表）XXXXXXXXXXXX2006年3月11日附件招标采购参考流程及内控要点表物料需求单位供应部门采购管理部招标小组流程说明内部控制关键点1物料需求部门提出采购计划,报本单位领导批准后交采购管理部审批固定资产需经立项审批2采购管理部确定采购方式和组织成立招标小组3招标小组制定招标预算送公司领导审批后制作招标文件,送法务部审核，公示招标或发邀请函4招标小组对提出投标供应商进行评审，必要时赴供应商处调查，确定合格候选供应商后接受投标。5组织技术评价及投标方案评审，复验投标方案，对方案所载明材料用量、价格、人工、费用、税金的合理性进行验算，经采购管理部审核是否超预算后最终确定中标方。6采购管理部与中标方签订技术协议及合同，合同需经法务部审核。7根据回货计划向供应商发订货单。8通知仓库验货，并由质检及技术部门对到货进行检验。9财务根据采购计划申请、到货验收单、发票、付款通知单办理付款，（固定资产需附运行报告）1采购计划是否由物料需求部门申请,是否经授权批准2采购方式是否合理,招标小组是否由物料需求单位供应、财务、技术及质检等部门人员共同参与3招标是否制定预算，是否经领导批准，标书是否由法务部审核。4是否评审供应商信誉、技术、质量及财务等各方面综合资质，参与招标供应商是否有5家以上。5是否验算供方报价合理性，是否超预算，超预算后是否重新与供货方协商方案调整或重新申请预算审批。6是否经法务部审核，条款是否符合我司结算政策。7回货计划是否由物料需求部门据采购计划作出，是否经采购管理部审批。8仓库是否根据回货计划验收，是否经技术及质检部门严格按技术协议及合同检验。不合格物资是否退回并按合同索赔。9到货是否经采购计划申请，是否经验收及检验，是否有发票，付款通知单是否经审批。11物料需求部门提出采购计划报领导审批12审批各单位采购计划,报公司领导核准后汇总2确