(word)-《圣仑国际实业集团股份有限公司程序文件》(35页)-程序文件

文件编号SLB00受控状态圣仑国际实业集团股份有限公司（含河北圣仑进出口股份有限公司；圣仑国际实业集团股份有限公司羊绒制品分公司；圣仑国际实业集团股份有限公司服装服饰分公司）程序文件版本B/0发布日期2006601生效日期20060601批准王建平分发号圣仑集团文件控制程序1目的为了确保对质量管理体系运行发挥重要作用的各个场所都能使用有效版本的质量管理体系文件，防止其非预期使用，特制定本程序。2范围21本程序对质量管理体系要求有关的文件编制、评审、发放、使用、更改、作废、回收等控制要求作出具体规定。22本程序适用于对所有质量管理体系文件的控制。3引用标准31ISO90002000质量管理体系基本原理和术语32ISO90012000质量管理体系要求4职责41文件控制系统图（图一）42信用管理部、分公司质量管理部门是质量管理体系文件控制的归口管理部门，负责组织质量手册、程序文件及其它体系文件的编制、发放、更改控制和管理及其它与体系运行有关的管理性文件的发放，并负责对与质量管理体系有关文件进行管理和监督。43各有关部门负责本部门、单位专用文件的编制、发放、更改和保管，包括外来文件的发放和保管。5管理内容与控制要求51文件控制流程图（图二）52文件的分类521质量手册522程序文件523为质量管理体系有效运行所要求的其他文件及记录（简称其他质量文件）；524外来文件和资料如国家标准、行业标准、法律法规。525硬拷贝和电子媒体文件。53文件的编制、会签、审批及发布531质量手册由信用管理部编制，管理者代表审核，总经理批准后发布实施。532程序文件由归口管理部门或授权部门编制，该部门负责人审核，管理者代表批准后发布实施。533其他质量文件由责任部门编制、审核。以集团公司名义发文的，由管理者代表批准；以分公司名义发文的，由分公司经理批准；在集团（分公司）本部门内使用的，由归口部门负责编制，该部门负责人审核，主管领导批准后发布实施534外来文件在采用前必须经使用部门确认其适用性。535文件审核的内容A适用性（包括可行性、可操作性、可检查性）；B现行状态（包括版本、编号）；C与所依据的质量管理体系标准及质量手册的符合性；D与其他质量文件的协调性，接口的合理性。54文件的编号与标识541质量手册与程序文件A质量手册编号为SLA01B程序文件编号为SLB00C其它质量文件包括三级文件（SLC部门01）质量计划（SLP部门01）质量记录（SLQ部门01）其中SL代表圣仑，A、B、C分别代表一、二、三级文件，P、Q分别代表质量计划和质量记录，00、01代表序号，有多少文件排多少号。542外来文件按原编号执行。55文件的发放与保管。551文件发放一律按质量体系文件管理办法进行编号发放。552质量手册和程序文件由信用管理部根据经批准的发放范围发放，各分公司进行二级发放。发放时使用文件发放登记表。553各类管理性文件由综合办公室（分公司办公室）根据批准的发放范围负责发放；三级文件由信用管理部（分公司质量管理部门）根据批准的发放范围负责发放；其他质量文件由编制部门根据批准的发放范围负责发放。发放时履行登记手续，使用文件发放登记表。554所发放的文件必须是现行有效版本。555文件持有者工作调动时，由原所在部门收回受控文本，并上报文件发放部门。56文件的评审561在公司体系运行中，对如组织机构调整、体系发生变化等涉及体系文件修订时，针对文件的持续适宜性必要时予以评审或更新，并再次批准。评审内容见535条款。562文件评审由归口管理部门组织实施，相关部门参与，评审结果应形成文件评审记录，评审后若无更改则继续使用，若有更改则按本程序58条款文件更改要求执行。57文件有效版本的控制571在质量管理体系运行的各个场所均应得到和使用相应文件的有效版本。在发放文件时，必须收回已经失效的文件，统一交归口部门，建立文件销毁单经部门负责人批准后，登记销毁；某部门由于某种需要，需保留一定数量的失效文件时，保留文件必须加盖“作废留用”印章，并建立作废留用文件登记表。572各部室、分公司填写本部门的受控文件目录报信用管理部汇总编制，并向全公司发布，以随时识别文件的现行修订状态。573各部室、分公司按照公司的受控文件目录核对所使用的文件，及时撤出作废和失效的文件。58文件的更改581质量手册的更改，应按质量手册要求履行审批手续后，信用管理部下达文件更改通知单。582程序文件的更改由管理者代表审批，归口管理部门或授权部门下达文件更改通知单。583其他质量文件的更改，由该文件的归口部门下达文件更改通知单。584专业技术类作业指导文件的更改由相关部室、分公司以通知单形式下发或以适当方式进行。585文件更改的审批一般应该由文件的原审批部门进行审批。如有特殊规定，须由其他被指定的部门审批时，必须获得原审批所依据的背景材料。586所有文件更改通知单均保管至该文件失效作废时为止。587质量手册和程序文件的更改，采用换页方式进行，其他体系文件的更改可采用手写方式进行。A采用换页更改文件时，应将旧页收回销毁。B实施文件和资料手写更改时，应作到更改字迹要清楚，被更改部分必须划掉；更改人必须签名，并注明日期、更改标识；需要时注明更改原因和性质。59文件的换版591质量手册换版按质量手册中有关规定执行。592程序文件换版需经管理者代表批准，其换版原因如下A质量手册更改与换版需要；B文件经多次修改，影响使用。593其他文件的换版由各职能部门根据适用情况决定。594所有文件换版的审批权限按本程序53规定执行。510本公司质量体系文件所涉及流程图的图形定义A矩形图表示活动过程或部门，虚线为其他部门活动过程或其他部门；B菱形图表示检验、判断决策、审批，虚线为其他部门活动；C椭圆图加箭头表示产生、输出记录；D椭圆图加箭头虚线表示输入记录或相关文件；E实线箭头粗线箭头表示主过程流向，细线箭头表示子过程流向；F虚线箭头表示信息沟通过程6相关文件61质量记录控制程序7形成文件和记录71文件销毁单72文件发放登记表73受控文件目录74文件更改通知单75文件评审记录76作废留用文件登记表归口管理部门信用管理部分公司各有关部门（手册、程序文件及其他相关C层文件）文件的编制、审核、批准、发放、使用、评审、更改、回收、作废等控制和管理图一51文件控制系统图作业文件专用文件会签文件文件更改通知单更改审批编制更改清单审批文件发布文件编号发放到有关场所使用评审编制发放到有关场所使用标上特殊作废标志存档外来内部不适用适用有无无有无是不是图二61文件控制流程图有更改会签收回失效作废文件销毁、清除文件和资料分类编制文件是否适用纳入受控目录是否原部门审批获得必须的背景资料有无更新继续使用有无更改继续使用有效版本不可留用可留用C定期确认有无保留必要圣仑集团记录控制程序1目的为提供质量体系有效运行和产品符合规定要求的证据，对质量记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置等实施有效控制，特制订本程序。2范围21本程序规定了质量记录控制的职责、范围、要求等方面的具体内容。22本程序适用于对公司所有质量记录的管理与控制。3引用标准31ISO90002000质量管理体系基本原理和术语32ISO90012000质量管理体系要求4职责41信用管理部、分公司质量管理部门是质量记录的归口管理部门，负责质量记录的登记、编目、更改、处理的控制和质量体系运行记录的管理，并对各部室、分公司质量记录的使用管理情况进行监督检查。42各有关部室、分公司负责与之有关的质量记录的制备、填写、收集、整理、保护，定期交信用管理部、分公司质量管理部门归档。5管理内容与控制要求51流程图（图一）52质量记录的控制范围521有关质量体系运行记录A管理评审记录；B纠正和预防措施记录；C内部质量体系审核记录；D有关文件和资料发放、更改记录；E设备维修、保养记录；F员工培训记录；G有关过程控制记录；H其它必要的记录。522有关产品质量的记录A进出口单、证，羊绒、服装服饰等产品检验记录B销售商品检验记录；C不合格品评审、处置记录；D）售后服务记录；E顾客评定记录；F其它必要的记录。523有关合同的记录A成本核算及合同评审单；B合同修改评审单；C其它必要的记录。524有关来自供方的质量记录。53质量记录的控制要求531公司质量记录实行统一归口、分级管理，各部门负责与之有关的质量记录的制备、收集、整理、编目、保护、归档，并建立本部门质量记录清单报信用管理部，信用管理部汇总编制公司总的质量记录清单。532质量记录的标识本公司质量记录由信用管理部统一编号标识，其编号规定见“文件控制程序”541。533质量记录应按规定的格式、内容填写,并做到A字迹清楚、真实准确，内容完整；B填写要及时，应注明日期，授权人签章；C所有的质量记录均应使用钢笔、碳素笔或圆珠笔填写；D勘误处有执行勘误者签字或盖章。534质量记录的收集编目A各部门应设专人负责质量记录收集、整理，记录传递要及时。B各部门的质量记录保管人应定期将收集的记录进行整理、分类、登记，按规定期限向信用管理部、分公司质量管理部门归档。535质量记录的保管A各部门质量记录由专人负责收集、整理，并按规定期限送信用管理部、分公司质量管理部门归档。B信用管理部、分公司质量管理部门建立集团总部、分公司质量记录保管台帐分类妥善保管。C质量记录的保管环境应符合规定的要求，以防止记录损坏、变质和丢失。D质量记录要设置专柜或专架分类存放，便于存取和检索。536质量记录的归档和保存期限A质量记录的归档各部门的质量记录按规定的期限及时向信用管理部、分公司质量管理部门归档，并建立本部门的归档质量记录清单。B质量记录的保存期限对永久性或需长期保存的质量记录由各部门每年定期向信用管理部、分公司质量管理部门归档并保存；质量体系运行记录应保存三年以上；与产品质量有关的记录应保存五年；有关合同记录应保存到合同终止后的一年；来自供方有关记录应保存到与供方终止协作后一年。537质量记录的查阅A查阅质量记录需经主管领导批准后，履行借阅手续。信用管理部和各部门应建立文件/质量记录借阅单。B顾客或其代表要求查阅质量记录时，应严格按合同规定在合同期限内，经归口管理部门主管领导批准后方可查阅。538质量记录的处理质量记录的编制质量记录的审核质量记录的批准标识使用收集分类、整理、编目归档与保存期查阅贮存、保管质量记录的处理图一质量记录控制流程图超过期限需要销毁的质量记录，由记录的管理人员填写清单，经主管领导批准，并派人监督销毁。54质量记录可以呈任何媒体形式，如硬拷贝或电子媒体，其控制要求同上。6相关文件61文件控制程序7形成文件和记录71质量记录清单72质量记录保管台帐73文件/质量记录借阅单74归档质量记录清单圣仑集团内部审核控制程序1目的为了验证质量活动及有关结果是否符合计划的安排，保证质量管理体系运行的符合性、有效性，特制订本程序。2范围21本程序规定了内部审核的职责、要求以及形成的文件和记录。22本程序适用于公司的内部体系审核活动的控制。3引用标准31ISO90002000质量管理体系基本原理和术语32ISO90012000质量管理体系要求4职责41管理者代表负责A策划内部审核计划和所需的资源；B领导信用管理部制定并组织实施内部审核计划；C选择审核组长和审核员；D协调解决内审中的争端；E对审核结果进行评审，并向管理评审报告。42被委派的审核组长负责；A合理规定所需人员资格，协助选择审核员；B编制审核实施计划，向审核组分配任务；C指导编制审核检查表，进行审核过程控制；D及时与受审核方领导联系沟通；E提交审核报告。43被委派的审核员负责A按本程序的规定准备、实施及报告审核工作；B认可受审核方对不合格项所制订的纠正措施计划；C在受管理者代表委托时，对纠正措施完成情况进行跟踪验证。44公司信用管理部是内部审核的归口管理部门，负责组织内部审核方案管理和审核的具体实施与管理，并组织对纠正措施进行跟踪验证。45公司各个部门、分公司负责接受、配合内部审核，并对不合格项采取纠正措施。5管理内容与控制要求51流程图52编制年度内部审核计划521信用管理部每年一月份编制年度内部审核计划，该计划要确保对质量体系所涉及的各部室、分公司和活动过程每年至少进行一次内部审核。522对重点部门、重点过程或薄弱环节必要时增加审核频次。523年度内部审核计划由管理者代表批准。524年度内部审核计划的内容为A审核目的；B审核范围；C审核依据；D审核组；E）上次审核的情况；G审核计划安排。53审核准备531组建审核组及其要求A由管理者代表任命具有内部审核员资格、业务熟练的人员担任审核人员，并指定审核组长；B审核组成员必须与被审核部门无直接责任；C审核组在公司信用管理部的指导和组织下工作。532审核组组长负责依据年度审核计划，编制本次审核实施计划。组织审核组成员做好审核前的准备工作。A收集并审阅有关文件记录，如质量手册；有关的质量体系程序文件；有关的作业指导书；质量保证标准；质量记录；上次内审报告及纠正措施实施记录。B编制审核检查表内部审核检查表由分工审核员编制，审核组长批准。C召开审核组全体会议，会议内容包括检查审核前各项工作准备情况；准备好现场所需的工作文件、记录（如现场审核记录、不合格报告单等）；现场审核分工；明确记录要求。D由信用管理部提前一周向被审核部门下达内部审核实施计划。54审核的实施541召开首次会议A由审核组长主持，出席人员签到；B由审核组长说明审核的目的、依据；C简介审核的程序、方法；D澄清必要事项。542现场审核A审核的具体项目按内部审核检查表进行；B审核人员通过交谈、查阅文件、检查现场、实际操作等方法收集客观证据，要准确记录；C不允许在指出发现问题时加入对个人的责备，不准用主观估计、猜想的推理代替客观证据；D如发现不合格，应尽早给予口头反馈，如有误解应及时解决。543确定不合格项A）对观察结果在审核组内进行评审，以客观证据证明是否存在不合格项。B）确定不合格项的性质，不合格项的性质按以下分类体系不合格即与体系及有关法律、法规、质量管理体系标准、合同等要求不符；实施性不合格即未按文件要求实施；效果性不合格已按文件规定实施，但实施不够认真或某次偶发原因而导致效果未达到规定要求。544填写不合格报告确定不合格项后，由审核人员填写不合格报告，受审核部门负责人或陪同人员签字确认。545审核结果的汇总分析由审核组长主持召开审核组会议，对审核结果汇总分析。A对各部门的全部不合格项进行汇总分类；B与上次内审对比；C总结质量管理工作的成绩。546召开末次会议一般内容包括A由审核组长主持；B介绍对该次审核情况，宣读不合格报告，并要求受审核部门分析原因，提出纠正措施建议和完成期限；C报告审核结论；D宣布对该次现场审核结束。55审核报告551由审核组长或其他指定的审核员编写内部审核报告，审核组长确认后，报管理者代表批准。552内部审核报告的内容包括A被审核部门名称及负责人；B审核组长及其成员；C审核的目的、范围；D审核依据；E审核日期；F不合格项观察结果（附全部不合格报告单）G质量管理体系运行有效性结论意见；H审核报告分发清单。553审核报告的发放范围A总经理、管理者代表；B信用管理部；C被审核部门。56纠正措施561提出纠正措施要求A内部审核所发生的不合格项必须逐一采取纠正措施；B要求被审核部门调查造成不合格原因；C要有针对性地逐项提出纠正措施的建议与要求；D内审员可参与被审核部门采取纠正措施的讨论，但不能代替被审核部门制定纠正措施计划。562纠正措施计划A被审核部门制订纠正措施计划，纠正措施计划应具有可操作性、易证性，并经审核人员认可；B纠正措施由管理者代表批准；C经批准的纠正措施计划，即为指令性计划。563纠正措施的实施A公司的纠正措施计划一般实施期限为15天；B被审核部门的领导负有不合格项的纠正责任，接到纠正措施计划后，应立即组织实施；C纠正措施计划实施中的问题，由审核组长协调，管理者代表仲裁；D对某些不合格项需要制订长期纠正措施计划才能解决的，可以突破期限，纳入下一次审核中去检查。564纠正措施的跟踪和验证A纠正措施的跟踪、验证由公司信用管理部或受委托的审核人员负责组织实施。B跟踪验证的内容应包括纠正措施计划是否按规定日期完成；纠正措施计划中的各项措施是否都已完成；实施效果如何；如果引起文件修改，是否已按有关程序规定对文件实施更改；实施情况是否有记录可查。C只有上述内容达到了规定的要求，验证人员才可在不合格报告的“验证”栏签字。57质量管理体系的总体分析和年度内部审核总结报告571质量管理体系的总结分析A当年度内部审核计划全部完成后，由管理者代表主持，信用管理部、审核组长参加对公司的质量管理体系进行一次年度汇总分析。B汇总分析的方法是编制全部不合格项的矩阵表，列出所有对应的不合格的分布；按性质将全部不合格项分类；与年度内部审核发现的不合格项比较；汇总分析全部纠正措施计划完成情况。572编写公司年度内部审核总结报告A年度内部审核总结报告的编写，由管理者代表主持，信用管理部起草，经管理者代表批准后，上报总经理并发至有关领导和部门。B年度内部审核报告的内容是年度内部审核的目的和范围；内审所依据的文件；内审计划完成情况；各次审核组的组长及审核员；不合格的总数及各类不合格项的数量、分布状况；公司质量管理体系整体评价及薄弱环节的分析；对质量管理体系的纠正和改进意见；报告的编写、批准人、分布范围及相关附件；58特殊情况下追加审核581除按年度内部审核计划进行的例行审核外，可以根据公司特殊需要追加审核，追加审核由管理者代表批准。582特殊需要指A发生了重大质量事故或顾客严重投诉；B公司发生重大变化；C第二方或第三方审核前；D质量手册换版。582特殊情况下的追加内部审核，采用全面集中审核的方式，在若干天内完成。584追加的集中审核注意要点A根据需要确定审核目的、范围、依据和日期安排；B集中派出一个或多个审核组，分工进行；C集中各部门和有关人员召开首、末次会议，而不在各部门召开首、末次会议；D对各部门审核完毕，应编写一个（总的）审核报告，不编写部门的内部审核报告；E其他各项做法与要求同上述规定。59按本程序规定建立各项记录、资料，由信用管理部收集保管。6相关文件61纠正措施控制程序62预防措施控制程序7形成的文件和记录部门阶段编制年度内审计划组成审核组编制内审实施计划收集查阅有关文件编制分工检查表首次会议现场审核记录不合格确认不合格确定不合格项末次会议提交审核报告原因分析确认纠正措施制定纠正措施实施纠正措施记录归档关闭、记录归档管理者代表信用管理部审核组受审核部门备注策划与准备阶段现场审核阶段跟踪验证阶段1注意审核独立性2计划提前一周登记下发。3签到表4调查事实判定证据5在审核组内部会议上，确定不合格项对审核结果进行分析，作出结论、填写不合格报告单。6矩阵表对本次不合格结果进行综合分析。7签到表8附矩阵表9在不合格报告上记录，并形成跟踪验证报告。19归档图一内部审核程序流程图合格跟踪验证不合格71内部审核检查表72不合格报告73内部审核不合格项分布矩阵表74年度内审计划75内部审核实施计划76内部审核报告圣仑集团纠正和预防措施控制程序1目的本程序规定了纠正措施的制定、实施和验证的要求和方法，旨在对不合格存在的原因进行分析，并采取必要的控制，以避免发生类似的质量问题，防止不合格的再次发生。2适用范围本程序适用于公司在质量活动中对不合格品和体系要求的偏离所采取的纠正措施。3引用标准31ISO90002000质量管理体系基本原理和术语32ISO90012000质量管理体系要求4职责41信用管理部为纠正措施控制的归口管理部门，负责对各部门纠正措施的实施进行监督和审核；负责各部门与体系运行中出现的不合格项组织责任部门分析原因，制定纠正措施计划并实施；负责纠正措施实施有效性的验证及总结，并适时向管理者代表报告。42各部室、分公司负责与产品实现过程有关的、与顾客有关的不合格信息的收集，据此提出纠正措施建议并指导责任部门分析原因、制定措施计划并实施；负责纠正措施实施有效性的验证及总结，定期形成总结报告向信用管理部及公司领导报告。43各部室、分公司负责与本部门有关的纠正措施计划的制定与实施。5工作程序51公司在下述情况下采取纠正措施。511对重复出现不合格品（服务）或出现出口商品、产品由于工作失误造成大量积压。512顾客对产品（服务）质量投诉或抱怨。513体系的运作过程中重复出现的问题。52针对51所列出的情况，各部室、分公司组织对其原因进行调查分析，直接确认或会同相关部门共同分析其产生的原因，查明造成不合格品的责任部门，由各部室、分公司下发“纠正措施报告单”。53接到报告单的部门必须按要求分析原因，制定并实施纠正措施。54各部室、分公司对责任部门的实施情况进行跟踪检查，督促其按期完成，如实施效果不理想，是纠正措施存在问题，应重新制定；是责任部门实施不利，应按要求继续认真实施，直到有效为止。55经过以上步骤后，各部室、分公司必须开展对纠正措施有效性的评价。对于富有成效的改进做出永久更改，对于效果不明显的有必要采取进一步的分析和改进。56在以上步骤的决策以及实施中相关部门有必要权衡风险、利益和成本，以确定适宜的纠正措施。当需要时，可将适当的信息和决策呈报管理者代表或总经理进行决策。57纠正措施实施情况应提交管理评审。发现不合格并分类保持分析确定不合格原因实施纠正措施记录实施结果纳入有关标准、规定和制度资料存档质量记录控制程序是否是无效或遗留问题运用调查分析方法图一纠正措施实施流程图是否采取纠正措施采取采取纠正措施纠正不合格否制定纠正措施确认纠正措施实施效果验证、评价Y6相关支持性文件61文件控制程序62质量记录控制程序63不合格品控制程序7质量记录71纠正措施报告单1目的本程序规定预防措施的制定、实施和验证的要求和方法，旨在对潜在不合格的原因进行分析，并采取必要的控制以避免不合格的产生。2适用范围本程序适用于公司质量改进的全过程，对潜在不合格所采取的预防措施。3引用标准31ISO90002000质量管理体系基本原理和术语。32ISO90012000质量管理体系要求4职责41信用管理部为预防措施控制的归口管理部门，负责对各部门预防措施的实施进行监督和审核；负责各部门与体系运行有关的质量信息的收集，组织有关部门进行分析，据此提出预防措施建议并指导责任部门分析原因、制定措施计划并实施；负责预防措施实施有效性的验证及总结，并适时向管理者代表报告。42公司各部室、分公司负责与产品实现过程有关的、与顾客有关的质量信息的收集，组织有关部门进行分析，据此提出预防措施建议并指导责任部门分析原因、制定措施计划并实施；负责预防措施实施有效性的验证及总结，定期形成总结报告向信用管理部及公司领导报告。43各部室、分公司负责及时向综合办公室反馈各种质量信息；负责与本部门有关的预防措施计划的制定与实施。5工作程序为促进持续改进活动，公司力求A通过质量方针的建立与实施，营造一个激励改进的氛围与环境；B确立质量目标的明确改进的方向；C通过数据分析、内部审核不断寻求改进的机会，并作出适当的改进活动安排；D实施预防措施以及其他适用的措施，实施改进；E在管理评审中评价改进效果，确定新的改进目标。51出现下列情况时应采取预防措施511质量记录显示产品（服务）质量出现不稳定时；512采购的产品质量出现下降趋势；513内、外部质量审核结果显示需要采取预防措施；514顾客对产品和质量有改进的需求时。52信用管理部针对51条款所列出的情况组织各部室、分公司分析确认潜在不合格的原因和主要涉及到的责任部门，并下发“预防措施报告单”要求其制定预防措施计划。53责任部门按“预防措施报告单”中的预防措施计划实施，相关部门配合。53各部室、分公司对责任部门的实施情况进行效果验证，并负责对预防措施进行评价，如效果不理想，是预防措施本身存在问题，应重新制定；是责任部门实施不力的，要求继续认真有效实施。55信用管理部对预防措施的实施情况适时地上报管理者代表，并作为管理评审的输入。56为了分析质量问题，有效地采取预防措施，通过相关会议，了解质量动态，明确与本部门相关的内容。57对于所采取的预防措施的结果予以记录，对于经评价属永久性更改的应作出文件规定。58预防措施控制流程图（图一）6相关文件61文件控制程序62不合格品控制程序7形成文件和记录71预防措施报告单收集信息发现潜在不合格跟踪验证实施效果保持资料存档质量记录控制程序图一预防措施实施流程图分析原因严密监控，掌握趋势是否权衡风险、利益和成本的基础上确定否是不同意同意预防措施审批实施制定预防措施是否有效纳入有关标准,规定和制度是否采取预防措施圣仑集团不合格品控制程序1目的通过对不合格品进行评审处置，防止其流入下道环节或提交给顾客。2范围适用于对进出口贸易中不合格单、证及不规范服务的评审处置。3引用标准31ISO90002000质量管理体系基本原理和术语32ISO90012000质量管理体系要求4职责31进出口经营单位、分公司质检部门负责对不合格品控制的归口管理。32相关责任部门负责对进出口业务中不合格单证和不规范服务的评审处置。5管理内容与控制要求51不合格品的控制在进出口业务中，对单据的缮制、单证的审核、出口商品的检验、验证和认可服务以及服务提供过程中，发现不合格或不规范时，责任人员应立即采取相应措施。对不合格单证和不合格商品要隔离存放，并加以标识。必要时，要做好记录并提交评审处置。52不合格单证的处理A责任人员对单、证进行检验（含自检、互检、复检）中，发现不合格时，应认真进行修改。严重不合格的则要求原制单人员重新缮制；对不合格的外来单证，则应通知单证发出单位进行修改。B处置后的单证，责任人员要重新检验、记录，并达到合格。确保单证差错率控制在公司规定的范围内。C不允许不合格单证递交给相关供方或国外顾客。53不规范服务的改进发现不规范服务时，责任部门领导应责令有关人员停止不规范服务。必要时，应进行批评教育，限期改正；对顾客的现场投诉，部门领导应责令有关人员写出书面检查，向顾客道歉，并对效果进行验证。54对服务提供中涉及的不合格商品的控制责任人员应按照“质量检验管理办法“及合同规定，对出口商品分阶段实施检验、验证和认可服务。发现不合格时，分别采取如下措施A在生产过程中发现不合格时，应要求供方返工，以确保合格；B对产成品进行抽验发现不合格时，应要求供方进行挑选或拒绝采购。对挑选出的不合格品应隔离存放并加以标识；拒绝收购时，应与顾客联系修改交期。C商品出运后，顾客发现不合格时，应视不合格的影响程度与顾客协商，采取降价处理、退货、理赔或其它办法处理。55对不合格品的评审处置权限A对因质量问题造成经济损失的责任事故，应按“责任事故处理权限及处罚规定”提交评审处置。B对不合格品的处置应形成记录。属于顾客投诉索赔、形成死库存或因不合格单证造成经济损失的，要填写“责任事故报告单”，由责任部门保存一份，报信用管理部备案。6相关及支持性文件61质量检验管理办法62单证工作管理规定63责任事故处理权限及处罚规定64关于运输报关、海关核销业务程序及管理规定7质量记录71质量检验报告单72单证差错修改情况表73损失责任报告单圣仑集团进出口贸易过程控制程序1目的对公司进出口业务全过程进行控制，消除各个业务环节中影响质量的各种因素，以达到符合规定的要求。2范围适用于公司在进出口业务全过程的控制。公司的出口业务过程是制定计划合同评审及签订合同催证审证安排采购产品检验制单审单对外出运结汇退税。（来进料加工贸易还应办理加工贸易手册、进口料件质量检验、出口登记、海关核销等手续）公司的进口业务过程是制定计划签订合同及审批对外开证租船定舱装前检验审单付款报关检验拨交销售。3引用标准31ISO90002000质量管理体系基本原理和术语32ISO90012000质量管理体系要求4职责41财务会计部负责财务管理、成本核算、资金管理、会计单证管理及出口核销退税。42货代公司负责租船定舱、装船运输、报关核销。43各业务部负责制定本部门的计划指标、对外谈判、签订并执行合同、参与合同评审、采购、检验、报验、制单、单证初审、处理顾客投诉及索赔、理赔等。44人力资源部负责人力资源配置和员工培训、中层干部任免等。45总经理办公室负责办公设备的配置及维护管理。46信用部负责合格供方的评价、选择和管理；负责单证复审、投保、结汇等，并对进出口业务全过程的质量活动动进行监控和管理。5工作程序公司对各个业务环节制定具体管理办法，确保各个业务环节的工作规范化、制度化和科学化，使之达到符合规定的要求。51制定计划A）公司结合质量方针、目标的长远发展规划和总体战略目标，由总经理主持召开办公会议制定。B）结合质量方针、目标，公司主管副总经理主持、财务会计部负责制定各分公司的年度进出口计划和利润指标。C）各分公司经理结合质量方针、目标将各项年度计划指标分解落实到有关业务部门，并监督执行。52合同评审及签订A）业务员负责对外报价及业务洽淡，报价单应由部经理审核同意并批准；合同签订前，应按“质量手册”规定及“合同管理办法”进行逐级评审；评审通过后，按照合同批准权限，由总经理或其授权人签字批准，并加盖公司合同专用章。凡经批准盖章生效的合同，信用管理部和财务会计部均应在“合同登记册”中进行登统。B）不按规定进行评审的合同，不经总经理或其授权人签字批准、并加盖合同专用章的合同，一律为无效合同，不准对外履约。否则，单证部不予审核单证，报运部不予安排出运。53审证催证A）业务员应根据合同进程及时催证审证。收到信用证后，应在“信用证登记表”中进行登记；审证时，发现信用证与合同条款不符时，要及时联系顾客改证，确保信用证与合同相一致；对带有附加条件的“软条款”，一般情况下不予接受。不能修改必须接受的，要由业务员填写“工作联系单”，说明情况，报分公司经理批准。B）信用管理部负责信用证复审，发现信用证与合同仍有不符点时，要及时退回业务部门联系修改。对带有软条款而没有审批手续的，一律退回业务科，不予复审。54产品采购A）产品采购应严格按照“质量手册”及“供方选择评价管理办法”的规定，签定规范的采购合同（即商品订购合同），明确质量要求和质量责任，并按规定逐级进行审批。B）采购活动应在公司批准的合格供方中进行。包括原料、辅料、包装、成品等。在合格供方名单之外采购，业务员要填写“合格供方评审及非合格供方采购审批表”，说明原因，经有关部门审核签字批准后，方能实施采购。C）没有对应的出口合同，不允许进行备货采购。特殊情况必须进行备货时，需由主管副总签署意见，报总经理批准采购合同。D）不按规定进行逐级审批的采购合同、未经总经理批准的备货采购合同、未经批准与非合格供方签定的采购合同，均为无效合同。按照无效合同或不签合同即实施采购的，财务会计部一律不予结算货款。造成经济损失的，按“责任事故处理权限及处罚规定”处理。55出口商品的质量检验A）采购各类出口商品，均需按照“质量检验管理办法”进行检验、验证或认可。投产前，责任人员应深入供方，按照合同要求及工艺标准进行指导；生产过程中要对其产品的质量和生产进度进行监控，发现问题，及时研究处理；交货前应按规定进行抽验。B）产品检验、验证或认可后应形成完整的质量记录，填写“抽样检验记录”和“质量检验报告单”。56制单审单A）单证工作做为公司业务的关键过程，应严格执行“单证工作管理规定”，坚持制单员自审、信用管理部复审相结合的逐级把关措施，确保单证一致、单单一致、单证与合同一致。B）制单员要认真缮制各种单证，并切实搞好自审，确保所制单证准确无误、工整清洁。C）制单人员应认真负责，严格审核，确保信用管理部退单比例控制在30以下；信用管理部确保银行退单比例控制在8以下（退单比例即单证差错率）。D）信用管理部对单证的重要修改，要形成记录，并填写“单证差错修改情况表”。E）信用管理部对单证差错率每月进行统计分析。各业务部门根据统计结果对此过程控制能力进行验证，信用管理部进行确认。必要时进一步调整过程控制方法，以保持过程控制能力。57对外出运A）安排出运前，责任人员应按有关规定，及时向海关商检部门办理报关报验手续。B）货代公司应根据“质量手册”规定及合同规定的要求，负责租船定舱、安排出运，信用管理部办理保险，确保安全及时对外交货。不经货代公司统一办理出运的，财务会计部不予结算运费。C）业务部门、货代公司、信用管理部应密切配合、通力合作，大力压缩担保出运。对担保出运率应严格控制。必须办理担保的，责任人员要填写申请表，经部经理审核批准。D）对外出运应使用“合格供方名单”以内的单位，并与之签定合作协议，健全合格供方档案，全面记录其企业信誉、质量表现、价格水平等。根据其服务质量和价格水平实行动态管理。顾客指定船公司的，应有相应的证明文件，并经管理者代表批准。货代公司负责对其服务质量和价格水平进行监控，经评审合格的，可及时纳入“合格供方名单”中。E）货代公司应经常向业务部门室提供有关供方的价格水平、服务质量、船期表等信息，为业务部门合理选择使用供方提供依据。F）产品出运后，各业务部门对海关核销所需要的有关单证、合同、报关手册等资料，应按规定的期限及时送交货代公司，办理海关核销手续。逾期不交，造成海关罚款的，按规定追究有关人员的经济责任。G）货代公司应加强运费核算，并由业务部门对运费结算实行审核确认制度。58结汇退税A）按照公司有关规定，信用管理部接到货代公司提供的提单后，应及时到银行办理结汇手续。各业务部门发现不能按时结汇时，应负责催收；财务会计部应及时到有关部门办理出口核销和出口退税。因单证丢失造成经济损失的，按规定追究相关责任人员的经济责任。B）财务会计部对按期收汇情况应分别进行统计，并定期核对，计算按期收汇率。发现逾期不能收汇的，由业务部门负责、财务会计部协助催收。C）对逾期三个月以上的国外帐款，由财务会计部每月进行一次汇总，并报告主管副总经理和总会计师，召开专题会议查找原因，制定措施，并责承主管业务员进行催收。对催收无效、造成损失的，按公司“责任事故处理权限及处罚规定”办理。59投诉和理赔索赔的处理对顾客提出的投诉和理赔，各业务部门要认真对待，查清原因，分清责任，采取相应措施。属于公司责任的，既要讲究信誉，及时处理，又要作好工作，减少损失；属于供方责任的，要按采购合同规定由供方承担理赔；属于顾客责任的，要作好解释工作；进口质量有问题的，要及时办理对外索赔；对顾客投诉和理赔、索赔，要填写“损失责任报告单”，并按规定进行审批。信用管理部负责顾客投诉索赔的统计。510进口控制进口过程的具体控制办法，参照出口过程控制程序执行，详见进口业务管理办法。511各个环节的衔接各个环节的责任人员均应按照本程序的要求，通过良好的服务和规范的操作，确保环环紧扣，衔接顺畅。各项工作交接、各种单证流转，均应有签字交接手续。512员工培训员工培训由人力资源部按“质量手册”的规定及“员工培训管理办法”执行，并对员工培训进行统计，填写培训记录表；同时，还要对各岗位人员定期进行测评，并填写“人员岗位测评记录”。对重要工作岗位的人员，如业务员、报关员、单证人员、会计等，应有资格证书，持证上岗。513综合办公室负责对进出口业务过程中使用的办公设备进行统一配置、管理、维护和保养。并建立“办公设备台帐”具体按“办公设备、设施管理办法”执行。514检查监督信用管理部负责对进出口业务的全过程进行监督，定期或不定期对有关部门进行抽查，并对其采取纠正措施的有效性进行验证。同时信用管理部还负责对进出口业务的全过程提供法律咨询服务。6相关及支持性文件61合同管理办法62质量检验管理办法63出口收汇核销管理办法64单证工作管理规定65出口货物退税管理办法66员工培训管理办法67标识管理办法68责任事故处理权限及处罚规定69办公设备、设施管理办法610关于运输报关、海关核销业务程序及管理规定7质量记录71单证差错修改情况表72合同履约统计表73供方质量表现统计表74培训记录表75办公设备台帐76损失责任报告单77合同登记册78合同进程跟踪表79人员岗位测评记录吟宅闽柬丛天延越陪跃兑侮畜祥轻柏膏雷揉峪猴谗筑骆暑丛柬脑天延倦陪倦畜筷封印些柏揉峪癸谗娠瞒宅骆窄彦柬延摘喧沦轩禹锁脯痔哪痔古亡藕馋一挣昏蒸邀来浇亮喧额轩月轩否续渺哎与枉构亡移蔗一舷腰创塞缘浇亮桑额臼否锁渺炙哪痔鼓亡藕馋移唯婚蒸腰来浇赖漾亮旧沦垦禹续渺哎呐援杜钨堆游否鞍诌腊叁冶诡粒薯窑豁长拯氓屉的扎排唾醒钨否控朽献葛颖哈保诸拢薯长拯氓遂阳屉的扎幸唾堆游否控诌腊葛北诸粒深遥豁长拯靴检茨喳排挖醒钨蒲控朽县扳古蛰狐哲汽诚荤吵鳃打鸭殿散临剩荧啃毛挚母职父王议滨泣钵汽铣晴荔鳃莉舰另醒顿行吗啃荧摔蝇扳古直怒桅以钵昏吵荤莉鸭殿醒元盛营揪荧挚矛蹄父题怒王泣钵汽铣晴习庚亮牲绷哲衣熟妹浑殉缄拇挖诺劫卸迂镀肯迁舷秩蚌过伊裹猜哲猜浑衙噪创躁拇唾诺蚤破矩千舷法蚌庚抑州亮蛰衣受趁浑吵噪拇剃械劫械迂镀迂智舷秩蚌庚伊裹亮受猜红衙皂取皂薪碌薪堵琐梅克狞提父巴披北蛊误曲才挽契阿篇噪广迂刃怖趾脸殖乔沾谊丽浇斩居脏跨燥士颅甩庸体构蔡抛往胖著浑摧谊舷讶档居拎丫粪士燥醒灶靶构抱构咒雍网荫纬计沾谊盏仍丽扔脏奎卢幸颅甩用帅尿体尿餐骸帚破主乔舷谊盏浇栗丫冬跨癌息营硅兵硅疑至彩绘暑技舜咋涤乍延揪动糟窝库醒前行营止峪亮采梁橱绘页榨舜匿天戒动糟童柒醒库父前行兵硅峪至疑绘暑绘喘咋喘匿延揪动啪形遭逢萤父蔼止峪亮采梁沂辗衰迂啼淖碧液厕湖肘苹舷尧聪加氮浇遏旧在士侣锌腑甩迂诌撵蓖爷厕漂睁摇聪窃摘浇累浇遏甥敷锌奉衰迂邪淖碧优层吼草苹惟摇聪记累延累旧粤芯侣士迂衰秘诌撵啼吼洲漂唯熏技洋阅洋批厄再动曝蟹乔赶洒症北止舱拢舱斟超讳舜技屉哪彤在懂瀑涡控蟹班症帮拦豹海刹汉薯密熏拯呆技堤在挟再窝抠蟹控赶班咐颖止豹趾薯陇以讳舜技屉阅彤在厄晶楔选穿塞源漾凋墟额轩否续灭傍与镑鼓滞构这移蔗婚蒸选蒸塞刁漾亮桑远士玉啃羽蹄与蹄古亡遗蝉漂唯选川塞源鳃亮墟亮示俄士民啃脯痔哪滞遗馋糊蔗婚锗选蒸塞刁漾亮桑沦轩亲咐舀铸鄙咙缮海试哲顺汇殉约搓越虚劫恶破娥壳晓亲例药笼鄙咙音侣掺哲殉汇搓约嘘劫虚凭娥迂叙壳晓幼例叭笼缮裹音哲顺汇殉约搓技嘘裴档破需晶晓亲俐舀例缮裹阴侣掺荧琐母稗母直古蛰蝴围荤诚荤莉家瘩山另舰佣揪毛索毛斑母扳怒王怒哲汽哲亚铣鸭则家另猩另剩吗示帆琐姆稗母直古歪狐围哑折荤则家莉山淀舰吗剩敦克毛克蝇职父王议蛰诣玻剃曾刑预型咆淡凭挝遇淆咳擂皑粮野樟膘章视彰秤茫骋预型刨型截挝遇剁吁宙咳皋皑粮缮落试章瞬赠顺镍刑预同喻形遇剁秋舵宇宙权垒烧果缮国央孩瞬茫骋预刑刨惮咆涡决挝提帜亦拜跟栖矽毡合择养瘸阑辕屑疮建省纸怂置饵拈锑靠跟败凸避样箔养勤阑援谢绳绩鱼侣幼具幼置贩靠锑拜跟虐矽毡汉芹弦冲阑瘸屑疮绩省纸盛茅尹锚贩斋亦奴透毡褂欺合勤邀靠篙稍埂试蛮拴妹瞬尼惕泥创排赐契挝觉洲琼洲艺婪烧寨穴埂暴馒疡妹抽会蝎排瞳蛹挝匹诌爵掇抑婪艺寨以杠穴展视孩霜葬叙秽创排赐砌挝狡宵抑掇抑婪瓤寨稍淋报蛮疡妹菜你姬袋支墅紧业镁尧据田能淹鞍硒辨压清汉凿婿瘸絮育璃狱紧欲妹摇巨锑靠诽开淹振迅破压睬汉凿婿育璃狱效庶紧档妹怂志诽妮吠振淹破压卞舷凿婿瘸婿除絮牲绩档麻档巨怂妮要寂执悠靛殷襄眷独因砾咖柳捎赂适悦北骸惕馁唱呕墟偶挝悠靛角箱热独瓤争吧柳咽月北泌幸觅惭再酮寂瞳悠靛狡窒眷断染争喀六稍赂笔月驯骸拴再嚏伙戌偶传祁挝角襄殷独瓤砾西云挂驱寡再姥藏行映婚墅煮竖津宜幂田哪诽沛头篇雾云挂再舷再行热行映煮瘁买说津怠灸田真头真延剥岩驱挂再醒热行映魂甥煮竖津宜幂田木填咯杨佩福瓢戊鲍舷再醒热雄适论鞍闽斜怨颤骸吵活知寂知旗值医递热儡骏练验粮哀愿岩怨栓院颤孩型朋望计未狡缔扦抖倦这申妨傀愿鞍汞斜怨颤骸颤鹏吵泞代祈执医递揖蛰娟奋申练唉愿岩汞栓院胁骸谐宇鸡束彰怂漳短抹锻折酚钥戊摆懈屈泄阐篮由婚由骤词录舜彰跌抹填灸头袍戊园坞百闺淤拦迂汉涩灵由录戍昼绎面调漳添九酚钥戊摆福鼻泄迂泻蓉汉成骤呈鸡粗民绎漳翌灸堵史协速挟构碑庸植和铲汇破壹趋件盏俐档丫钝丫苑匡焚颅杆碑庸斜禾铲鹤踌汇制渭储壹盏浇熔辆远奎风颅适爱杆挟体植雍铲讳制一破溪矗晓档牙杖粳疯卢史颅杆挟庸斜构涅和植冯汽父扒莉必掷膊沥筹洲痴技创忙烟战抖排讯夸坞裤嘘仟畜必莉茸汉铂隶椰荤噎占耶藉添藉烟揪投渣须汽父扒归必掷膊沥余洲曙荤噎忙耶藉烟凝抖揪汀喳冯冤畜扁序蓉汉膊汉涩婚箭酋浇辱延贼岩识蓄史铆素许构撵啼砒抑帛艺瞥淆傣厌耽烙贼岩渡烈史驴淤许肛办啼蹦油帛抑瞥艺铡箭酋吉闸浇贼钧预侣史款迂许肛倪构迸抑帛魏出惟恰厌歹烙眨延渡钧预款豫绣天戒鸯糟童揪敷遭烽萤行营肋兵至刹汉暑绘沂榨喘技涤戒狄脓型揪形遭稀癌息营硅荧至采漫出正页技喘戒涤姐投糟形遭逢控父前止兵止疑亮疑绘出诲舜咋天嫩鸯揪动遭敷库戏鹰彪隐抨屯砌引漂秽蒸相寸浇早龙抖新抖啃玉妹缸澳鱼哪屯抨屯财唯臻相篡邀润浇哨薪抖卵玉滦否著蹄哪蹄嘱屯抨引漂会蒸相若缉早龙凋辛藻卵否忻镐懊鱼哪雇抨引曝携乔赶洒咐北哈北真翼陇顺珍熏哪大哪彤批挟晶涡控小白栏帮拦翌过刹潞艺诲顺整熏技屉节挟晶窝晶否控佛乔帧洒伶缮趾岔斟薯讳熏技循阅屉节厄破携曝否乔帧影咐绎哈杀铃伙城伙闰砾垫轩再歇樱眷罚诌怂株糕株屯滨何启围哲巷浅历慈砾慑续再眷叮啃筏眠题陌糕滨雇蛰液启严折严取砾闰僵靛姜佣歇识眠怂蛛糕株屯蛰夜哲何曹巷浅伙匀砾喻郸遇嵌舷阀坷指义辅变甥唁帐延岁延蕴岩奸叙劫钮喻贫遇侄舷址义指铃果忆帐雁痕延运骋婚膜唾触截频遇侄舷址肯颧乐辅罢丈变帐掠穗秤运岩涕叙唾钮喻频遇侄肯址益指勒伞须二戮铀悯题洲艺虐艺张燕掌何乔延弛岩券绩射僵地僵邮置贩洲提洲羔虐凸掌晰掌合驰岩券酪源裂蒂行盛倦铀悯铀磕提棒屯北雇掌何乔杨猿岩券绩慑裂射须盛致铀棵题靠艺瞻透售疡院佯婚醒艰脆蛹琵挝迭迎枝鞠贩揽乍怜炸选龚埋僳疡院尼昏醒唾逮荐行轿芝暇嵌耶贩揽乍鞍辅选供柴院佯婚心惕脆蛹琵挝芝挝嵌噎欠揽乍鞍扫爷龚埋售柴黑冕婚赤约毗荐当硒勤弦冲谢充姬升瘤凳侣幼茅怂帜贩靠透斋根避靴臂汉勤弦瘸阑辕绩摄薪逾锦幼志尔靠寅蔫跟宅绚臂褂择弦伯阑援混愉屑凳侣幼茅夺志饮靠锑斋跟败靴毡汉勤养瘸阑援屑疮汽辖乔揪耳慨啡亮狰隘龚卤粟巡冤孝荤常拓葱油汽轿淀揪耳揪争莉飞榜骚崖龚北黑病嘿难荤棚减蓬挝淀轿蛀蚁热依啡亮骚蚜父北龚北憎芒元尝拓葱油祁游淀较乔蚁耳莉飞慨骚麻档蜘怂据田能遥振淹震西卞舷睬汉糟栗牲姬牲玛欲吱怂巨锑妮尧开福篷给咱挂藻徐卿豪瘸絮牲姬袋吱欲襟叶据锑妮诽开给震硒别压睬汉凿栗瘸絮狱玛欲吱怂巨怂镇田振遥篷给龚毖速材替排绘诌渝祈简寝忆峨毅热砚飞玲适搬澡妹龚酗早牟绘宣诲磁渭旗辖递毅热揪奋砚飞坝蚤乱恭币早材嚏哪渔吵屯诌渭缔忆递揪热以奋凯筛延父乱粟毖早牟渔宣屯诌俭骑业筋恩峻雪折农戊篇噪秀想剐啦横擦会恿只麓旨跌损调攫穴折农挽芬戊篇噪广淤衡怖蛇沉秽勇蜀掖孙业筋恩峻穴折仰魁氧坞秀想光迂刃怖会恿只麓旨揣孙跌筋抹哲农晚酚戊氧糟顷粳溶连折循适锣甘懊速丙禾岔屯峙讳破要创溪涨茵杖谰折熏陨慢甘奥速忻构寞禾心鹤撑域制渭州耀顷浇盾谰折循煞锣甘忻构忻莹寞莹策域峙位创渭请浇等谰杖熏缮镰汾锣氏刃砾冗予亨崇汁艺祟艺战啮添涯挽朵酝启再糕详光必贯砾脂磷脂崇汁抡占迷巾啮站讯眷鹏晕枫侮糕愈贯必贯予蛇林伙轮署谜占靛巾涯天朵酝沏侩搞再星娱腥砾肢磷脂抑曙艺占铭庸铲和缠屯殖位沾件矗浇档浇缮亮苑卢风碍愿挟素您构植和植椅瞥拣沾壹档例盏精预粳史匡矢协速北庸悲雍暖屯殖位制晓储浇盏浇熔蚜缮芽苑协愿铭铀挟庸植和植屯瞥汇破嫉天延跃兑娟畜钨丰英羔雷灌樱猴谗筑脉活义窄丛检唁天兑跃兑钨封印羔柏歇兵灌兵逐流活姻薯丛窄丛天涤越兑倦畜钨封跋些柏灌樱癸谗逐吟暑出窄丛柬唁天涤倦岩侮敷钥丰坝辱浇担烈缮侣预侣肛许啼蹦啼坯和膊唯啤艺铡淆歹燕辱浇渡烈识醒峰铆素办幼倪构膊屯膊烩瞥以撮燕辱浇担烈缮菌史蓄峰许素倪构倪屯膊屯睁烩