HJ02001文件资料管理规定

HJ02001A版实施日期2012年6月28日第1页共10页文件资料管理规定1目的规范公司所有文件及资料的管理，保证文件的有效性和可追溯性，并对文件进行保密安全管理。2范围适用于公司所有文件的管控。3职责31总经理负责批准所有文件的发行。32行政总监负责组织编写公司的管理手册、程序文件。33行政部负责公司管理手册、程序文件以及行政相关管理规定的编写和公司所有文件的受控管理。34各职能部门负责相关管理规定的编写。34各系统/部门负责本系统/部门文件的编写、修订、审批及有关文件的宣贯使用。4内容41文件的分类411公司内部文件A一级文件公司的管理手册，包括公司介绍、形象标识内涵、经营宗旨与理念、发展方向、组织机构、部门职能与分配、公司各项管理活动的要求等，是公司纲领性的文件。B二级文件规定某项活动或过程如何进行的途径形成的程序文件，比如文件控制程序、采购控制程序、管理评审控制程序、固定资产控制程序等。C三级文件管理规范、管理规定、作业标准等；管理规范是指说明要求的文件，通常是支持某项活动或过程运作的具体操作性要求，或者程序文件的实施细则，比如形象礼仪规范等；管理规定是指管理公司的某项活动的具体要求，比如会议管理规定；作业标准是指某项活动或具体操作要达到的程度，比如6S现场检查标准等。D四级文件各级文件相关的表格（已经填写的表格称为记录）。412公司外来文件适用的法律法规、国际国家标准、有关政府发文等，由行政中心负责收集、接收、传阅和保存，供各部门查阅。42文件的编号、版次及发放号421文件的编号、版次格式为HJXXXXXA版文件版次（AZ，每修改一次顺位使用）文件序列号（从001开始顺位使用）文件类型（公司一二三四级文件代号）公司代号（公司和各系统的代号）HJ02001A版实施日期2012年6月28日第2页共10页422公司及各系统代号公司及系统文件代号备注和金股份HJ中联通信SJ电子信息城XXC投资管理XM资产管理ZC孕婴童YYT423公司及各系统（部门）发放号系统区分董事长总经理副总经理行政部财务部人力资源部市场部集团办公室行政总监中联通信城阳信息城投资管理资产管理即墨信息城孕婴童发放号011112020315130516060709101718注集团管理中心以外的系统内部部门公司不规定发放代码，文件发放时，在文件管理台帐写清数量，各系统按照各自的文件资料管理规定规定部门的发放号下发并进行管理。424外来文件编号格式为WXXXXX文件序列号（从001开始顺位使用）年份代号（如12意即2012年收集）外来文件代号43文件的格式公司文件使用固定的统一格式，行政中心行政部负责提供文件模板，模板要求如下431文件规定的格式A文件的页边距上17厘米、下14厘米、左22厘米、右22厘米；页眉15厘米、页脚118厘米。B文件的页眉左侧为公司形象标识，大小为宽度4厘米，高度按比例生成；形象标识右侧为文件编号，宋体小五号字；居中为版次，宋体小五号字；实施日期靠右对齐，宋体小五号字。HJ02001A版实施日期2012年6月28日第3页共10页C文件正文的文字字体和大小文件的名称为加粗宋体小三号字；其余字体为宋体五号字，字数少的文件（全篇少于半页的文件）用四号字。D文件正文的行间距为固定值21磅。E文件的页脚采用“第页共页”的格式，居中，宋体小五号字。432表格的格式A使用WORD工具创建的表格格式要求与一、二、三级文件要求一致。B使用其他工具创建的表格格式要求页边距上17厘米、下14厘米、左22厘米、右22厘米；页眉15厘米、页脚118厘米。要求左上角有公司形象标识，大小为宽度4厘米，高度按比例生成。C第四级文件正文的文字字体和大小文件的名称为加粗宋体小三号字（15号字）；其余字体为宋体五号字（11号字）。44文件的编写、会签与发放441文件的编写A公司管理手册由行政总监组织编写。B公司程序文件及行政相关管理规定由行政中心行政部组织编写。C各职能部门相关管理文件由各部门负责编写。D各系统的文件由各系统的综合部组织编写。442文件的成文、批准与发放A公司编写及修改的文件（新编制的文件需提前向行政中心行政部申请文件编号），首先发起OA审批，审批顺序为发起人部门经理行政部经理行政总监。B发起部门按OA审批意见修改文件，打印原稿经部门经理、行政总监审核签字，总经理签字批准。C经批准的文件由行政中心行政部发布；发布前，行政中心行政部应检查文件是否清晰、易于识别，确认无误后发给相关部门文件管理员签收，并登记在文件一览表中（在发放文件时或接收到文件后文件丢失的，责任人每份（次）负激励人民币100元）；D文件编写部门在申请文件发行时向行政中心行政部提交电子版文件，行政部将原版文件及相关记录归档管理。电子版文件上传公司制度文档共享（授权范围）；E各系统、部门文件管理员及时登记在和金股份文件管理员名录中，人员有变更时各系统、部门提报行政中心行政部及时更改。F分公司（各系统）文件的审批和发布首先发起OA审批，审批顺序为发起人部门经理系统经理行政部经理行政总监。发起部门按OA审批意见修改文件，打印原稿经部门经理、系统经理审核、行政总监签字，总经理签字批准。经批准的文件由发起部门（系统综合部）负责在系统内发布，按文件管理要求做好受控和登记。经批准的文件的电子版，提交行政中心行政部备档。443外来文件的接收及发放HJ02001A版实施日期2012年6月28日第4页共10页行政中心行政部接收到政府发文等外来文件后，填写文件发行申请单，报行政总监审核，总经理批准后，将文件存放到专用资料夹，并登记到外来文件一览表上，确定发放范围，按照文件发放要求发放，原版保存供各部门查阅，借阅时填写文件借阅记录（未办借阅手续遗失的，责任人每份（次）负激励人民币100元）。444各系统、部门对接收的文件及时归档保存，填写受控文件清单妥善管理。归档保存方式为A纸档文件接收后，由文件管理员将同层级文件归档到同一文件夹统一管理；B文件夹内首页必须附受控文件清单，将文件夹内所有文件列入清单以方便查阅。45文件的受控状态本公司所有的文件都为“受控”文件。451受控文件由行政中心行政部发放前加盖红色“受控”章；盖发放代码章。46文件的借阅各系统、部门如需借阅原版文件，向行政中心行政部申请，填写文件借阅记录方可借出。47文件的更改471当业务发生变更，公司流程、组织结构发生调整、外部法律法规标准变更等情况下，各部门应评审本部门编制的文件，必要时进行修改，填写文件更改申请单，附修改的文件，由编写部门所属系统经理审核后，提交行政总监审核，总经理批准后按照本程序442的要求发放。472文件经过5次修改或经过1次大范围（超过50的内容）修改后必须升级版本，A升B，B升C473修改后的文件，在文件修订记录中对修改情况进行记录。474旧版文件由行政中心行政部在发放新版文件时一并回收并登记在文件一览表中，并同时将新版文件原版及电子版归档备份。48文件的销毁481旧版文件原文件加盖“参考文件”印章，由行政中心行政部保存，其余均做销毁处理。482文件销毁由行政中心行政部执行，文件销毁要有行政中心行政部文件管理员及行政总监指定的其他部门代表至少一人在场，全部参与人员在文件销毁清单上签字后方可销毁。483纸档文件销毁方式使用碎纸机进行破碎销毁。484光盘存档的文件销毁方式将光盘剪碎后焚毁。49文件受控管理检查行政中心行政部负责定期对文件进行受控管理检查，编制文件检查表，对各系统/部门分别按周期检查其文件受控管理情况，记录在文件检查表中提报上级领导。5相关记录51HJ04002文件一览表52HJ04003受控文件清单53HJ04004文件发放/回收记录54HJ04005文件借阅记录HJ02001A版实施日期2012年6月28日第5页共10页55HJ04006文件更改申请单56HJ04007文件销毁清单57HJ04008外来文件一览表58HJ04009和金股份文件管理员名录59HJ04010文件检查表6附录61文件控制流程图62通知通报模板63红头文件模板64PPT模版编制审核批准序号日期修订条款事由简述修订人批准人修订记录HJ02001A版实施日期2012年6月28日第6页共10页附录文件控制流程图外来文件内部文件行政总监审核，总经理批准文件分类确定文件编号文件一览表外来文件一览表外来文件接收确定文件格式编写确定版本行政总监组织编写管理手册行政中心行政部组织编写程序文件相关部门编写管理规定行政中心行政部发放文件系统文件由系统综合部发放文件归档保存文件修改原版文件（纸质及电子版）参考留存、发放文件收回销毁文件销毁清单部门受控文件清单文件发放/回收记录文件/资料借阅登记表文件更改申请单行政总监审核文件销毁总经理批准HJ02001A版实施日期2012年6月28日第7页共10页附录通知通报模板XXXXXXX年份类型顺序号关于XXXX的通知