最新公司行政管理制度-员工日常行为规范

行政管理制度员工日常行为规范1 目的和适用范围1.1 规范员工行为，提升员工精神面貌，树立公司良好的对外形象。1.2 本规范适用于公司全体员工。2 管理与组织2.1 本规范由行政部负责检查和监督执行。2.2 各部门经理有对本部门员工行为是否规范进行监督和管理的职能。3 基本规定3.3 接打电话3.3.1 接打电话是我们与用户交往的重要途径；个人的形象就是公司的形象。员工在日常的接打电话中要给对方以良好的形象，更好地表现公司员工的文化修养及素质，也使外界对公司的办事效率，管理水平等方面留下良好印象。3.3.2 基本要求3.3.2.1 在电话铃响三声之内接起电话；3.3.2.2 接打电话，先说声“您好” ， 并主动报出部门、姓名。3.3.2.3 通话言简意赅，时间不宜过长。3.3.2.4 邻座没人时，请代接电话，有事请写留言条，并及时转告。3.3.2.5 尽量减少私人电话，严禁拨打信息台电话。3.4 言语行为3.4.1 言语、行为、举止文明、礼貌。 3.4.2 严禁在公司内打架斗殴，互相吵骂。3.4.3 公司内与同事相遇应点头表示致意，同事以姓名或职务称呼；客户以先生、小姐称呼，并使用普通话。3.4.4 站姿要挺拔，坐姿要端正，走路要平稳不得拖拉散漫。3.4.5 公司内职员与领导或客户相遇，应主动让行，以示礼貌。3.4.6 公司领导进入办公室应主动起立相迎。3.4.7 握手时应主动热情，不卑不亢。3.4.8 进入办公室应轻轻敲门，听到应答后再进，进门后回手关门不能大力粗暴。3.4.9 同事之间或部门内部如有业务问题进行讨论时，应避免影响他人工作。3.4.10 请不要在办公区走廊或通道内奔跑、大声叫喊、高谈阔论。3.4.11 在办公区走廊或通道内请靠右行走，互相礼让，不要抢行。3.4.12 未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。3.4.13 办公时间内不得在电脑上玩游戏、看影碟、做与工作无关的事。3.4.14 请爱护公司的办公用品、设备及其它财物，不得公私不分。3.4.15 厉行节约，减少浪费。3.4.16 严禁在公司内用餐、吃零食。3.5 个人环境3.5.1 请保持个人办公位整洁，办公桌椅、计算机表面不能有灰尘，物品要摆放整齐，办公区请不要随便张贴。3.5.2 请不要在办公区堆放资料、纸箱等物品。3.5.3 有事离开或下班离开办公位时，请将座椅推入办公桌下。3.5.4 下班离开办公室前，请关闭机器电源（包括电脑） ，收好所有资料和文件，最后离开者请关闭电灯、门、窗、空调等。3.6 公共环境3.6.1 除指定地点外（行政部确定并明示） ，在公司任何地方（包括卫生间）都禁止吸烟。3.6.2 无特殊事由请不要带家人、亲属、朋友到公司办公场所。 （特殊情况需运营总监批准，并报行政部备案） 。3.6.3 员工外衣请统一悬挂指定地方（如衣架等） ，不要随意摆放。3.6.4 请不要在办公家具上和公共设施上任意写字、刻画、张贴。3.6.5 请把废纸、废物放入指篓，杯中剩水请倒入指定地点，请不要用饮用水冲洗杯子。3.6.6 请不要在办公区大声喧哗，有来客请带至会客室或洽谈区。3.6.7 请不要让客人在没有任何员工的陪同下在办公区内走动。3.6.8 车辆请停至指定区域，不要随意停放。3.6.9 爱护公共财物，使用办公设备要严格遵照使用说明操作。3.6.10 下班前关好本办公区域内的门窗、空调、电脑及其他设备，随手关灯。3.6.11 一切有碍观瞻，有损形象的行为。如：随地吐痰，乱扔杂务。4 奖惩措施4.1 行政部将不定期对本规范进行检查，并对检查结果进行公布；员工遵守此规范的程度将作为受聘的依据。4.2 对检查出的不符合规范的行为，要求予以纠正或整改。4.3 对违反规定的人员，根据情节轻重分别给予当事人和部门负责人警告、公司通报批评、经济处罚、降薪、辞退直至开除的处罚。4.3.1 在公司内打架斗殴对当事人予以辞退。4.3.2 在公司内互相恶语吵骂，将对当事人每次罚款 200 元，情节严重者还将给予行政处分直至辞退的处理。4.3.3 在禁止吸烟的地方吸烟，发现一次罚款 200 元。三次（含）以上对责任人予以辞退。4.3.4 工作时间内在电脑上玩游戏或做与工作无关的事情，发现一次罚款 200 元。4.3.5 其他违规情况第一次违反予以口头警告；第二次违反除警告外，填写过失单，予以经济处罚 20 元；第三次违反，予以经济处罚 100 元，并在公司内通报批评，同时对主管领导予以经济处罚 50 元。4.3.6 对三次以上违反规范的、屡教不改者，可根据情节予以降薪、辞退直至开除的处罚。4.4 罚款以现金的形式当场缴纳。4.5 所有罚款将作为员工活动经费，经运营总监审批后使用。总 则 为进一步适应公司质量、环境体系双认证的实施，规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。 第一章 办公用品管理制度 为进一步开源节流，规范办公用品管理，特做如下规定： 一、职责及范围 （一）本制度所指办公用品是指日常办公用品及一些低值易消耗品，本制度规定了办公用品计划、采购、发放、使用、保管等方面的职责和管理要求。 （二）办公用品的采购、保管及发放归口行政部管理。各部门办公用品计划、领取、使用、保管等由各部门负责人或指定专人负责 （三）办公用品分类：一般办公用品包括：剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、壁纸刀、签字笔、铅笔、信封、打印纸、复印机、复写纸、印刷品、印泥、订书针、大头针、夹子、图钉、名片、账册、卷宗、档案袋或盒、标签、纸杯、计算器、电池等。（四）员工应对办公用品本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起，必须实行以旧换新。二办公用品采购计划（一）各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，于每月 25 日前填报：行政部表格一办公用品申领单 ，该申领单经部门负责人审批签字后报行政部进行统计核算。（二）行政部负责人核对办公用品领用申请表与办公用品台账库存后，填报：行政部表格二办公用品申请购置计划表 ，该表经行政部负责人、运营总监审批签字后，交由行政部负责人进行采购。三办公用品购置及保管（一）行政部负责人根据审批签字后的办公用品申请购置计划表实施购买，并与月底 30 日前完成。（二）行政部须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最有性价比和质量。（三）行政部办公用品负责人应认真、仔细、负责的做好办公用品入库出库台账，做到每一批办公用品进出有章可循、有据可查。认真填写：行政部表格办公用品入库登记表 。四办公用品的发放及领用（一）个人办公用品的发放1、新员工入职按标准配备签字笔一支、笔记本一本、文件夹一个等。2、个人领用办公用品应据实填写：行政部表格个人办公用品申领单 ，经部门负责人审核签字后，交由行政部审批同意后负责发放登记。3、行政部根据个人办公用品领取情况作出详实登记，负责建立个人用品领取档案，根据申请单对应详实填写：行政部表格个人物品领取登记表 。（二）部门办公用品的发放1、刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器（订） 、涂改液、壁纸刀按区域分配，每办公区去分配一套（至少两人一套） 。2、计算器除必备部门（像预算部）区域分配。3、行政部根据各部门已填报签批的办公用品申领单建立档案，填写行政部表格部门办公用品领取登记表 ，据表单如是发放所列物品，部门负责人领取后须签字确认（三）会议期间办公用品管理规定1、公司会议期间会务组按需填写：行政部表格会务组用品申领单 ，由会务组负责人审核签字后交由行政部审核同意后进行领用。2、行政部应认真核实申领单后方可发放会议用品，同时做好会议期间物品领用登记表，注明会议主题、时间、各会务组名称、负责人、所领物品名称等，以备核查。同时认真填写行政部表格会议期间物品领取登记表 。（四）电话、计算器、订书器、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、壁纸刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘灯耐用办公用品，已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭毁损原物以旧换新，杜绝虚报冒领。如人为损坏或损失由个人负责赔偿。五行政部办公用品负责人职责1、办公用品负责人须建立和登记办公用品台账，定期核查所领取物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。2、办公用品负责人须定期或不定期盘点。查对台账与实物，保证账实相符。3、办公用品负责人须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功能和性能。4、办公用品负责人须根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。六办公用品的交接于回收员工离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接货收回时，应严格遵守交接回收程序。1、移交人需逐项列出物品清单，接受人在监交人的监督人的监督下，仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面表明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人的责任，另行处理。2、办公用品负责人需根据清单核实后填写：行政部表格办公用品交接登记表 ，存档备案。若接收人为管理员本人时，管理员须仔细点验，并且做好登记入库工作。第二章、固定资产管理制度为加强对企业固定资产的管理与核算，保证固定资产安全与合理使用，防止损坏丢失，充分发挥其使用效能，特制定本制度。一、固定资产的标准与分类1、固定资产是指使用期限较长，单位价值较高，并且在使用过程中保持原有实物形态的资产。2、本企业固定资产根据其经济用途和使用情况分为两大类：生产经营用固定资产和非生产经营用固定资产。2.1 生产经营用固定资产，是指直接服务于企业生产、经营过程的各种固定资产。如生产设备、房屋、建筑物、机电设备、电气设备、各类计量设备、运输车辆、器具、工具等。2.2 非生产经营用固定资产，是指不直接服务于生产、经营过程中的各种固定资产。如办公楼、门卫室、职工食堂、车库房等房屋建筑物；办公用电子设备、办公用高档家具、车辆和其他固定资产。3、标准界定：3.1 生产经营用固定资产：为企业生产产品、提供劳务、出租或经营管理而持有的、使用时间超过 12 个月的非货币性资产，包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。3.2 非生产经营用固定资产：使用期限超过 1 年，不在此标准的列入低值易耗品管理。二、固定资产的管理1、本企业固定资产实行分级归口管理。公司财务部为本企业固定资产管理一级部门，行政部为二级资产归口管理部门。2、行政部负责归口管理公司的所有固定资产中的办公设备及家具类设备、安保设施；3、各使用部门负责对资产进行日常管理和维护。4、财务部设总分类帐统驭科目，并设品种、数量、金额明细帐进行一级管理；具体财产由行政部建立品种、数量明细帐，并安排使用和管理；具体使用部门建立相应的资产品种卡片，落实到部门、个人，明确责任，加强管理。7、固定资产使用部门应随时注意保养并善尽保管之责，需改良或大修的固定资产，由使用部门填写“固定资产维修（改良）申请单”，按程序呈核经总经理批准后实施。三、固定资产的购置1、固定资产的请购由使用部门填写请购单，送行政部查核无法调配时，报请总经理批准后，实施采购。2、请购单上应详细填明资产名称、规格、型号、性能、产地、质量要求等资料以备采购及验收的依据。3、各部门除年度经营计划编列扩充预算外，因特殊情况需要的添购，应说明其添购的效益和原因。4、自制或自建应与承建部门议定价格，按上述程序呈核后建造。请购的固定资产到厂或自制完工，由使用单位验收并填“固定资产验收单”一式三联送交财务部编号完毕，第一联使用部门留存，第二联连同发票或审核后的结算书送财务部入帐存查，第三联行政部门备档存查。四、固定资产的调拨1、各部门间固定资产的调拨，应填写“固定资产调拨单” ，按程序呈核批准后，方可调拨。2、非经分管副总以上级别批准，固定资产不得调拨。3、该单据一式三联，调入、调出部门、财务部各一联。五、固定资产清查1、行政部每年 2 次不定期会同资产管理部门对全公司固定资产进行全面清查盘点，做到资产管理部门帐卡一致，管理部门与使用部门帐卡一致，帐实相符。2、固定资产盘点采用实地盘点方法并填制“固定资产清查表” ，如有帐实不符，查明原因及责任，呈报总经理据情处理。3、行政部经管资产人员调动时，必须进行清查盘点，并填制“固定资产清查表” ，办理交接手续，交接不清不准离职。六、固定资产的处置1、固定资产属于正常报废，由资产使用部门填写“固定资产处置单”，会同行政部门及技术人员进行实物鉴定，拟具处理意见送财务部，经公司总经理批准，核准后予以处置。2、属于保管、使用、维修不当，责任事故造成的固定资产提早报废，根据情节由责任人赔偿部分或全部损失。3、出售后的资产，固定资产管理人应将该项固定资产帐卡、验收单，送财务部存查。4、报废的资产无法出售时，应将其移交行政部，由财务部依法说明原因，向税务机关报备。七、附则1、各部门主管人员离职或变动，应会同财务部办理固定资产移交手续，否则不准离职。2、该制度由公司财务部负责解释。3、本办法呈报总经理批准后自下发之日起实施。第三章、印鉴管理制度单位印章是权威性的凭据，代表组织对事务起证明作用。文书盖印后，标志着文书生效和印章单位对文书负责。为加强对印章的管理，根据国家有关规定，特制定本公司印章管理制度；一、行政部印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被盗用或滥用，以免公司造成不应有的损失；要建立严密的管理制度，防止印章被盗；印章保管人员不得委托他人代取代用。二、公司印章包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印鉴章及分公司章等。三、财务专用章和法定代表人印鉴章由财务部会计和出纳分开保管用，下班或离开岗位时，要及时将所保管的昌印章锁入保险柜，严禁将印章转借或交于他人使用。财务部经理负责进行监督检查。四、公司公章、合同专用章等由行政部专人保管，分公司印章要设专人负责保管。五、印章保管人员须建立专门的用印登记簿，对所用印作详