会议策划方案

1 会议策划方案 一、会议背景 贵州省写作学会是个具有写作强势的团队，是热心文化服务的集体，是培养写作人才的学校，是温馨、和谐的大家庭，是连年被评为先进的学会。 以各高校写作课教师为基本队伍的贵州省写作学会成立于 1983年，拥有 800 多名会员，集中了众多专家、教授、作家、编辑、记者以及写作爱好者，有贵州省作协会员、中国作协会员 60 多人，编辑、记者 60 多人。学会本着 “ 研究写作理论，普及写作知识，培养写作人才，为宣传多彩贵州办实事 ” 的宗旨，与广西、重庆、河北、广东、江苏等省区市写作学会联合，开展 学术交流活动；举行省内学生作文竞赛；举办学术讲座和写作讲习班，培养青 年作者 等等，取得丰硕成果。 2002 年， 学会 启动 “ 520 工程 ” ，赴县市采访，为宣传、推介贵州丰富多彩的旅游资源撰写散文，正式出版散文集，已采写 30 个县市，出版散文集 28 册，采编工作将继续进行，直至圆满成功。 长期以 来，贵州省写作学会得到了贵州省委、省政府领导的关心、支持和鼓励 。今年 学会将 于 2011 年 12 月 11 日至 15 日期间，赴道真县举办活动会，促进成员间的交流及相互促进，争取 再接再厉，共铸新的辉煌。 同时 学会 还 将 对 道真县 当地风土人情 进行考察，对旅游资源的开发利用作出科学分析，提出发展构想与建议，宣扬多彩贵州。 二、会议概况 （一）会议名称 2 贵州省写作学会 2011 年学术年会暨道真县 采风活动会 （二）会议目的 根据作品水平等各方因素进行讨论研究，提出新一年的发展规划和建设构想 ； 2 在道真县 开展采风活动， 深入了解当地独特的旅游文化及风土人情，为当地旅游资源的开发利用建言献策，把其纳入多彩贵州文化发展格局中来； 间的 学术交流与良好 联系， 计划下一年增加交流研讨，取长补短，共促发展。 （三）会议 时间 2011 年 12 月 11 日 2011 年 12 月 15 日 （ 注： 11 日为报道 日 ， 12 14 日 这三日 为开会采风时间， 15日 为 返程 日。 ） （四）会议 地点 贵州省遵义市道真县 （五）大会议题 ：贵州省写作学会 2011 年学术年会 总结 ： 分组评议本年度 优秀论文 表彰本年所取得的成绩，部署下一年度工作安排 真 县 采风活动 心得体验 交流会 （六）活动 组织 主办单位：贵州省写作学会 道真县县委政府 3 承办单位：道真县县委宣传部 道真县文体广电旅游局 道 真县文学艺术界联合会 三、会议相关事宜的安排 （ 一 ） 会场安排 (1) 席签：根据与会单位的回执单，制作好与会人员的席签。 (2) 灯光音响：保证 会场相关 设备的正常使用，音响和话筒 要逐一调试得当，核实会场准备工作的完成情况 。 (3)物品摆放： 会议桌上摆放好 席签、 茶水、会议资料；主席 台需 摆好 装饰用花 。 (4) 指示牌：洗手间 指示牌 、安全出口指示牌 需布置在显眼处 。 (5) 会场 装饰： 需盆栽、鲜花、丝带、气球等装点会场。 务 (1)会务组 安排人员担任礼仪工作，负责会前迎宾接待、引导入座等，并安排人员 做会议的 同步 记 录。 (2)礼仪并负责会议中的茶水添加 。 (1)确认关闭 音响设备并及时回收 清点 各种电子设备 ， 防止遗漏。（电工 需 指导工作人员正确撤掉所有电子设备，防止发生故障造成 人员伤亡和 财产 损失 。） 4 (2)会议签到 表整理 归档。 (3)回收 桌面物品，包括茶水、鲜花、 纸 笔、 席 签等。 回收 会议资料和 废弃文书， 分类归档整理或进行清除 。 (4)撤掉指示牌 及 装饰用品。 (5)把移动过的桌椅归原位 。 (6)清理打扫会场 。 (7)确认关闭灯光设备 。 （二）与会人员的确定 综合考虑会场 大小、活动经费、活动效果等， 130 人为最合适人数，其中省写作学会代表 110 人，四川、重庆、广西写作协会代表 1 2 人，道真县县委宣传部、写作协会、文联总计 12 人。 根据地区写作协会成员的多少、以及高校集中地写作课教师的多少，与会代表人员分配名额如下 ： 写作学会代表（ 30 人） 贵州大学（ 6 人） 遵义市（ 10 人） 贵州师范大学（ 6 人） 六盘水市（ 8 人） 贵州财经学院（ 6 人） 安顺市（ 4 人） 贵州民族学院（ 3 人） 铜仁地区（ 6 人） 贵州师范学院（ 3 人） 黔东南州（ 4 人） 遵义医学院（ 2 人） 黔南州（ 3 人 ） 贵阳医学院（ 2 人） 毕节地区（ 3 人） 贵阳中医学院（ 2 人） 贵阳学院（ 2 人） 贵州职业技术学院（ 2 人） 贵州警官职业技术学院（ 2 人） 贵州高等商业专科学校（ 2 人） 贵州电视台（ 2 人） 贵州都市报（ 2 人） 四川、重庆、广西代表（各 2 名） 道真县县委宣传部、道真县写作协会、文学艺术联合会（各 4 人） （三）会议通知 详见附录 1 5 （四）会议分组 按照与会人员的所属地区以及人数划分为 8 组，每组 13 人不等，每组设置 1 名正组长， 1 名副组长，记录员 1 人。 （五）会议组织 会议组织 分组 成员 职责 负责人 联系方式 领导组 写作学会会长、道真县县委书记、写作学会科研部部长、道真县县委宣传部长等共计 4 人 全面指导部署本次会议 ， 安排人员分工、监督协调下属各工作组的工作 道真县县委书记写作学会会长 * * 会务组 写作学会相关部门负责人及部门人员 策划 案及 开会通知的撰写、 与会人员的确定、 会议 材料的准备、会场布置、 礼仪工作、会议笔录、 论文 收发、小组 划分 、人员分配 等 写作学会相关部门负责人 * 宣传组 写作学会宣传部部长、道真县宣传部 部长及下属人员 会议 宣传、 联系媒体报道采访 、简报 和新闻稿的撰写 、联欢会策划等 写作学会宣传部部长 、道真县宣传部 部长 * * 后勤组 写作学会后勤部 部长 、道真县后勤部 部长 及下属成员 负责安排与会人员的食住行 的安排 写作 学会后勤部部长 、道真县后勤部 部长 * * 科研组 学会副会长、特邀嘉 宾、文联相关人员等 会议的主持、发言人员及 发言先后顺序 的确定 、论文的评选、颁奖证书的颁发等 学会副会长 * （六）大会预算 收入：与会人员 110 人，每人收取 100 元会务费，总计 11000 元 。 6 省写作学会 提供部分 资金，活动 大部分 资金来源于道真县县委政府。 支出：如下表 序 号 消费项目 单价 数量 合计 1 住宿 （ 川泸大酒店 ） 双人间 100 元/晚 4 65 间 26000 元 2 采风 大 巴车 400 元 /辆 11 辆 4400 元 3 餐费 80 元 /每人 130 人 10400 元 4 宣传品 横幅、 X 展架、宣传 单 等 不定 2000 元 5 印刷品（传单、会议资料、获奖证书等） 不定 130 份 500 元 6 联欢 晚会筹备 茶水 瓜果、演员化妆 品、 服装租用、 道具 等 不定 2000 元 7 矿泉水 20 元 /箱 30 箱 6000 元 8 其他支出 9000 元 9 收支合计 60300 元 注： 行负责来回交通花 费。 期间的 食住行由 道真县政府 全权 负责。 会会员每人需缴纳 100 元 会务费。 （ 七 ）会议议程大体安排 时间 12 月 11 日 12 月 12 日 12 月 13 日 12 月 14 日 12 月 15 日 上午 全天报到 地点： 川泸大酒店 门口 召开学术年会（ 9： 0000） 地点： 道真县县委会议室 年会报告 （ 9： 0000） 地点： 道真县县委会议室 分组 采风 （ 8： 0000） 采风讨论会 （ 10： 0030） 下午 分组讨论 （ 14： 0000） 地点： 道真县县委会议室 分小组采风 （ 14： 0000） 地点： 道真县 各景点 招待午餐 （ 12： 3000） 地点： 川泸大酒店三楼大厅 15:00 安排 返程 晚上 联欢 晚 会 （ 19： 3000） 地点： 道真县县委大礼堂 招待晚宴 招待晚宴 地点： 川泸大酒店三楼大厅 四、会议具体日程安排 （一） 12 月 11 日接引工作 7 全天 候负责与会人员的接待签到。 道真县客车站 和 川泸大酒店门口均安排 有 接待人员 。 （ 二 ） 12 月 12 日日程安排 时间 具体事项 7： 30 由 酒店 前台 工作人员负责 叫早 服务 8： 0030 早餐 （川泸大酒店） 9： 0000 召开年会 （地点：道真县县委会议室） （ 1） 主持人 致 开场白， 简单 介绍与会领导和嘉宾。 （ 2） 道真县县委领导 致辞 ， 欢迎各位来宾，并介绍本县情况 。 （ 3） 写作学会会长对 本年学会情况总结陈词。 （ 4）会议 代表 依次 发言（每人 10 分钟左右） （ 5）全体人员 合影 留念 12： 00 午 餐 （川泸大酒店） 13： 0050 午休 14： 0000 分组讨论 （地点：道真县县委会议室） 分组对论文进行讨论 ，最后各组 派代表总结发言 ，然后交流心得体会等。 18： 3020 晚餐 （川泸大酒店） 19： 3000 联欢 晚 会 （ 地点：道真县大礼堂 ） 21： 00 休息 （ 三 ） 12 月 13 日日程安排 时间 具体事项 7： 30 由 酒店前台工作人员负责 叫早 服务 8： 0030 早餐 （川泸大酒店） 8 9： 0000 召开年会 （地点：道真县县委会议室） （ 1） 主持人 致开场白。 （ 2）公布评选结果， 表彰 2011 年获 奖论文 并颁发获奖证书 。 （ 3） 写作学会会长 部署 2012 年的工作安排 及目标 。 （ 4） 道真县宣传部 部长 介绍采风活动的具 体安排。 （ 5） 由写作学会副会长致闭幕词 。 12： 00 午 餐 （川泸大酒店） 13： 0050 午休 14： 0000 采风 活动 各组 分别乘坐大巴车 赴道真县各地进行采风活动 （ 四 ） 12 月 14 日日程安排 各组采风活动继续进行，晚上 10 点前返回酒店。 （ 五 ） 12 月 15 日日程安排 时间 具体事项 7： 30 由 酒店前台工作人员负责 叫早 服务 8： 0030 早餐 （川泸大酒店） 10： 0030 召开采风 心得交流会 （地点：道真县县委会议室） 各组 畅所欲言交流采风活动的心得体会，并对本县旅游的发展提出合理建议 12： 00 午 餐 （川泸大酒店） 15： 00 安排返程 五、 会议注意事项 （一） 年会 会议纪律 员需 服从会议组织者的统一安排。 非特殊情况 不得迟到早退。 提前 向相关负责人告假 。 守会场秩序，保持安静，禁止吸烟和喧哗 。 随意接听拨打 电话；如 有 必要 ， 请移步休息室 。 得泄密，并请 妥善保管会议材料。 9 言要遵守时限， 尽可能不要超出预留时间 。 替参会 。 友等）参会。 （二） 采风注意事项 请先做好准备，对调查对象有初步的认知和了解 。 随身修带雨具。 间 请务必 注意保持手机 通讯 畅通，严禁 脱离组织 单独活动， 以免发生意外，危及人身安全 。 如有擅自离队行为，请自行承担后果。 管好个人 财物 ，注意人身 和财产 安全。 讲文明懂礼貌，态度需真诚友善，同时注意遵守当地风俗情况，以免造成不必要的误会和冲突 。 生，最好不要接受陌生人提供的食物和水 。 行通知 。由组长负责，小组成员从旁协作 。 （三） 特殊情况预案 人员，恕不免费招待，一切费用自 理 。 由承办方安排人员 特别照顾，保证 其 人身安全。 有 与会者出现身体不舒服情况， 应 速派 医生诊治 ，情况危险 者应作紧急处理后立即送往 附近医院。 员 启用紧急照明设备 提供照明， 同时 主持人 应迅速安抚与会人员情绪。 后勤应急小组人员 力求 15 分钟内解决 突发的电力 问题， 无法解决则由主持人和现场工作人员安排 与会 者 有序离场 。 场 时 可 通过游戏环节调动现场气氛。 媒体设备出现故障 时请参考以下解决办法： （ 1） 电脑 或系统崩溃 ：立即更换 备用的 手提电脑。 （ 2）程序故障 ：启用 备份文件 。 （ 3） 多媒体 设备 ： 由 后勤应急小组 立派 技术人员处理 。 六、附件 1. 贵州省写作学会关于举办 2011 年学术年会暨道真采风活动的通知 请函 10 附件一：会议通知 贵州省写作学会关于举办 2011 年学术年会暨道真县采风活动会的通知 黔写作 学 会发 201109 号 亲爱的 _会员 ： 您好！ 为 促进成员间和学会间的交流，使各位能 博采众长 ，从而提升自身写作水平 ， 获得更好的发展 ， 省写作学会 计划 于 2011 年 12 月 11 日至 12 月 15日在 道真县 召开贵州省 2011 年学术年会暨采风活动会， 欢迎广大会员踊跃报名参加，与我们进行学术方面的交流探讨。 现将有关事项通知如下： （ 1） 会议主题 ： 总结 2011 年成果， 评选 优秀论文；同时，开展采风活动 ，并举行心得交流会。 （ 2） 会 议形式 ： 代表发言 、分组 讨论 、 采风活动 、座谈会 。 （ 3） 会议内容： 对 2011 年 所取得成绩 进行总结，同时评出 本年度优秀 论文 ， 并对道真县 旅游资源进行考察 ， 提出旅游规划和构想 。 （ 4） 参加人员： 贵州省写作学会代表 110 人，四川、重庆、广西写作学会代表各 2 人。 道真县县委宣传部、写作协会、文联总计 12 人。 参会代表届时请携带我学会下发的通知。 （ 5） 稿件要求 ： 参会论文 内容 应 基本符合会议主题。论文格式： 打印版， ， 标题用三号黑体字并居中 设置 ； 另起一行 写 作者 名 ， 用五号黑体 并 居中设置 ； 换行写 单位 名， 用五号宋体 并 居中 设置； 标题 、 作者 、单位之间 行距为 单倍行距 ； 正文用 小四号 宋体 ， 行距 ； 参考文献 汉字 用 小四 号 宋体 ， 英文用12 号 体 ，每部参考文献间请记得分行并设置两端对齐 。 （ 6） 报到时间地点： 请 于 2011 年 12 月 11 日晚 17： 00 前 在川泸大酒店门口签到处 报到。 （ 7） 参会纪律： 请务必 遵守相关纪律和安排， 不迟到 早退。凡属贵州省写作学会会员 ，每人 请 缴纳会务费 人民币一百元整 。 会议期间 食住行 费用 由道真县政府负责。 11 （ 8）回执： 请各单位负责人收到通知后 于 10 月 30 日之前尽快 确定 参会 人员名单， 并 通过 电邮形式 （ 请发送至： 及时反馈基本信息给 活动主办方 ，以便于统计 。 （ 9） 其他事宜： 贵州省写作学会部长级会员请带领该部会员于 11 月 11 日前至 道真县宣传部做好报道和 准备工作。 （ 10） 未尽事宜 ： 请及时与活动组织的负责人联系。 联 系 人 ： 游来林副会长 联系电话 ： * * 特此通知 。 贵州省写作学会 211 年 10 月 15 日 关键词 ： 通知 学术年会 采风 论文 主送单位：与会人员单位 抄送单位：道真县县委 道真县县委宣传部 附件 二 ：会议 邀请函 邀请函 （ 1） 黔写作会发 201110 号 尊敬的 _先生 /女士： 贵州省写作学会谨定于 兹定于 2011年 12月 11 15日在贵州省 遵义市 道真县召开 2011 年学术年会暨 采风活动会。 素闻您在写作方面造诣甚深，望重学林，兹敬邀请您莅临本会，为 本 会提出宝贵的意见为谢！ 诚挚地欢迎 您 的光临！期盼与您相聚在 本次会议 ！ 贵州省写作学会 2011 年 10 月 15 日 12 邀请函 （ 2） 黔写作会发 201110 号 _写作学会 ： 为 进一步加强 与 贵 会的联系与交流， 促进今后的友好合作， 我省写作学会 兹定于 2011 年 12 月 11 日至 12 月 15 日在 贵州省遵义市 道真县 召开贵州省 2011年学术年会暨采风活动会，特邀贵 会 光临！ （ 1） 会议主题 ： 总结 2011 年成果， 评选优秀论文；同时，开展采风活动，并举行心得交流会 。 （ 2） 会 议形式 ： 代表发言 、分组 讨论 、 采风活动、座谈会。 （ 3） 会议内容： 对 2011 年所取得成绩进行总结，同时评出本年度优秀论文 ， 并对道真县旅游资源进行考察 ， 提出旅游规划和构想。 （ 4） 参加人员： 贵州省写作学会代表 110 人，四川、重庆、广西写作学会代表各 2 人。 道真县县委宣传部、写作协会、文联总计 12 人。 参会代表届时请携带我学会下发的通知。 （ 5） 报到时间地点： 请于 2011 年 12 月 11 日晚 17： 00 前在川泸大酒店门口签到处报到。 （在道真县县客车站出口有专人接待）。 （ 6） 参会纪律： 请务必 遵守相关纪律和安排， 不迟到早退。 会议期间 食住行 费用 由道真县政府负责。 （ 7） 回执： 请各单位负责人收到通知后于 10 月 30 日之前尽快确定参会人员名单，并通过电邮形式（ 请发送至： 时反馈基本信息给活动主办方，以便于统计。 （ 8） 未尽事宜 ： 请及时与活动组织的负责人联系。 联 系 人 ： 游来林副会长 联系地址 ： * 联系电话 ： * 传 真： * * 妥否，请函复。 贵州省写作学会 2011 年 10 月 15 日 13 关键词： 函 学术年会 采风 论文 主送单位：与会人员单位 抄送单位：道真县县委 道真县县委宣传部 附件 三 ：会议组织的具体安排 各组主要任务如下： 职责 责任 组 主要工作 地点 完成 时间 接站 会务 组 道真县客车站出站口有专人接引 川泸大酒店门口 12 月 11 日 引导 会务 组 负责会议活 期间指引 工作 及 问询服务工作 道真县县委会议室 住宿 后勤组 负责安排与会人员的 食、住、行 川泸大酒店 会场布置 会务 组 会场 布置 。包括 桌椅、横幅、海报、宣传 板、展架等的摆放，会场设备的调节准备 、 会议 资料、指示牌、鲜花、 茶水、席签的摆放 。 道真县县委会议室 12 月 12 日 报到 后勤 组 （ 1）查验证件 （ 2）分发会议文件 道真县县委会议室 12 月 12 日 现场维护 会务组 带领鼓掌，维护会场秩序。 道真县县委会议室 12 月 12 日 礼仪 会务组 负责会议前的引导及会议中 的 茶水添加。 道真县县委会议室 12 月 12 日 签到 会务组 准备 2 3 个签到表， 采取分头签到 道真县县委会议室 12 月 12 日 14 附件四 ： 贵州省写作学会 2011 年学术年会暨采风活动会 签到表 会 议 签 到 表 会议主题： 学术年会暨采风活动会 会议时间： 2011 年 12 月 12 日 12 月 13 日 地点： 道真县 序号 单 位 姓 名 联系电话 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 15 17 18 19 20 附件五 ： 与会代表证 贵州省写作学会 2011 年学术年会暨 道真 采风活