xx公司商务年会方案

XX 家私2013 年经销商商务年会总体方案为了更好的做好 XX 品牌的推广、在产品营销订货、招商加盟等方面的工作，以更好地达成企业的年度经营目标。经公司研究决定，公司拟于 2013 年 3 月 2 日- 3 月 5 日（待定）在 XX 家私龙桥制造基地召开 2013 年经销商商务年会。现就本次经销商商务年会期间各项工作事宜进行如下安排，请各部门及相关负责人按通知要求保质保量完成会议各项准备和支持工作。一、会议主题：改变.从“新”开始二、会议时间：2013 年 3 月 2 日3 月 5 日三、会议地点：XX 家私龙桥工厂、海龙山庄四、会务组成员：总指挥长： 执行组长： 会务顾问：会务组成员：会务秘书处：主持人：五、参会人员：共计约：600 人。六、广告词：待定七、经销商商务年会主要目的1、品牌推广；2、经销商招商加盟； 3、产品订货。八、会议筹备设经销商商务年会指挥部，对经销商商务年会进行协调统筹。组委会机构设置及职责：会务项目组 负责人小组成员/协助人员职 责 完成期 限 工作要求总指挥长负责商务年会整体工作的指挥；负责对相关展会期间的招商支持优惠政策的审定；负责相关部门人员调动授权等 12 月5 日执行组长各相关部门人员 对涉及部门的协调与安排工作全面负责12 月20 日相关人员能够按照会务级工作安排执行执行组长营销中心各经理负责整个会议的控制和指导工作，组织会前工作筹备和会后总结会，落实展会期间的招商支持优惠政策。1 月 15日前对会议所有项目进行全面检查验收,保证所有工作全面完成。执行组长各分区总监 商务年会前重要经销商会议，为商务年会备场1 月 15日前 达到预热效果会务秘书会务组人员负责整个会议的现场控制和指导协调工作；对此次经销商商务年会进行全面跟踪、对各项工作进行合理安排。1 月 20日财务部 财务部相 关人员 负责经销商商务年会的财务支持，以及经销商的加盟收款等 会务期 间执行组长相关部门人员 落实 XX 形象展厅装修计划12 月18 日保障 XX 展厅的装修并完成摆场。会务秘书 相关人员 落实 XX 相关形象用品如手提袋、产品折页等的设计1 月 5日采购部 相关部门 人员 相关物料的采购、XX 接待车辆的落实会务筹备及进行期间确保相关物料的到位等，车辆到位执行组长市场部/外协商务年会的现场布置，各类广告标识设计与审定等，场景布置检查等。会务期间各类物料准备、印刷品等到位网络营销 负责本次招商信息的网络发布，负责网络邀请函的邮发等 1 月 1日 从现在开始，全力保证网络的暴光度市场部 邀请函的设计与制作 12 月25 日 指定日期前完成各营销经理 邀请函的发放1 月 20日各营销经理按要求邀请到相关客户数量主持人 主持流程的确定 1 月 28日执行组长相关合作部门人员参会人员的培训工作（含说辞统一） ；会务物资准备，会议流程控制等事项。对会议各环节落实到位。负责会议方案实施及执行，监督落实展厅和以及酒店的布置、商务年会流程控制、各种物资设计制作。2 月 25日参会人员的培训工作在 2 月 25 日进行，1月 20 日完成所有场地布置计划,所有物资全部到位,所有细案全部完成。会务秘书处 相关人员负责人员的接待、食宿、散客、会议资料及其它安排事项。会议通知、参会商家人数最后确定、统计所有参会人员往来行程时间安排、车次统计等相关人员 负责已经邀请经销商的电话联络，对客户进行确认 1 月 28日 所有客户的最终确定制表。前期准备工作中涉及市场、广宣以及形象内容的检视 1 月 28日后勤组 拍照、安装调试培训器材等。2 月283月 1 日市场部支持人员 展厅装修、摆场、饰品等展厅组 各营销服务经理 产品展厅展场清洁、接待区、招商讲解区域的布置1 月 28日信息组 招商信息速递，网络信息发布 需要配置相应照片车辆调度XX 家私接待车队负责接送商家车辆的调度，负责车身的“XX 家私商务年会专用车”标志按要求完成客户的接送站工作负责接送客户的车辆落实，由向大庆在 2 月 25 日前落实外协厂车辆到位情况将所有小车、中巴车全部准备到位，并编号，财务组 负责整个商务年会各项目小组费用审核支付以及经销商商务年会现场意向加盟定金的收取。 与项目 同步相关人员 负责酒店及会场的现场布置，负责所有现场氛围的营造工作3 月 1日全部到位所有布置到位行政采购 负责手提袋、产品折页的制作（相关设计由市场部支持）所有物资全部采购到位各会务项目组成员各会务项目小组成员由项目小组组长自行落实工作职责其他直接责任人各办事处经理、各片区客户经理负责所在办事处经销商和商场老板的全程跟踪接待工作九、会议详细进度安排2 月 213 月 1 日序 时间 工作内容 负责人 需要人员支持1 早 8：30 所有 XX 经销商商务年会参会人员培训 2 各参会人员具体工作安排及分组 3 相关区域的布置及检查3 月 1 日1 8:00所有接待人员在公司集合，检查着装是否为公司规定制服？领带/领结是否整齐？接待证是否佩带？袁俊对当日工作进行简单安排后，所有人员各就各位，在次强调会议流程及会议注意事项。2 部份先到客户的接待工作 各营销经理 3 月 1 日3 月 5 日1 3 月 1 日 完成会场布置。会议器材等准备到位。2 3 月 1 日下午16:30 各营销经理最后一次工作准备会 各分区总监3 3 月 2 日接待期间酒店接待区签到（签到薄准备，两签到人员确定），客户签到完毕客户经理负责引导客户到酒店。整个报到流程为：客户到达成都接到酒店签到接待人员发资料（手提袋、培训讲义、笔、便签纸等）礼仪人员（签到员兼）区域经理安排入住（前台办理入住手续）。4 3 月 2 日接待机场、火车站北站、东站、市内各长途枢纽站点接站人员和司机到达工作现场。分组及接站人员待定，接站牌准备，所有接待车辆全部编号（XX 家私商务年会 VIP 客户接待车 001-050），贴车身贴。商务年会日程安排（3 月 2 日3 月 5 日）3 月 2 日（经销商及准经销商接待及 2013 年商务年会开幕式）1 17：30 前 各片区经理与到会客户的交流与沟通 各片区 经理 各片区经理2 17：30 经销商进入宴会厅（会场入场音乐） 各片区 经理 各片区经理3 17：3017：58 宴会厅自由交流时段、经销商逐步入场并分区入座、现场轻音乐、XX宣传片等 各营销 经理 4 17：5818：00 开幕式开场炫 （激情的音乐节奏及现场灯光及舞台设计，XXLOG 闪耀，代替开场水鼓），同步，主持人登台开场词 主持人5 18：00 欢迎晚宴开始、专职董事致开幕辞6 18：02 公司总经理致欢迎辞7 18：05 公司营销团队整体亮相：四大分区总监按照 X 总介绍依次军体步各自带领团队登台（口号及服务宣示）8 18：12 团队展示结束，营销团队合唱XX 之歌让品牌飞扬9 18：17 欢迎宴会幸运经销商抽奖（3000 元现金大奖全款订货 10 万元以上有效 5 名） 10 18：25 公司 XX 之梦舞蹈组合踏歌起舞11 18：30 市场部XXSTYLE12 18：45 欢迎宴会幸运经销商抽奖（5000 元现金大奖全款订货 15 万元以上有效 3 名） 13 18：50 软体家居事业部火火的爱18：55 互动影秀14 19：05 商务组手语舞爱，因为在心中15 19：10 开幕式进行时，有一位神秘佳宾出场，大家想不想知道，隆重推出XXX 老师,XXX 老师演讲时间 5 分钟16 主持人邀请 XXX 老师与来一个节目秀（可能的话）17 19：20 好了，借 XXX 老师的圣手，为本次开幕式的幸运经销商抽出一等大奖（10000 元现金大奖全款订货 30 万元以上有效 2 名）18 19：25 公司 XX 之梦舞蹈组合印度舞阿育王19 19：35 公司反串歌手 20 19：45 节目 821 19：50 公司总经理 XXX 先生抽出特别大奖（20000 元现金大奖全款订货 50 万元以上有效 1 名）22 19：55 欢迎晚宴结束，主持人结束语23 20：00 各（准）经销商离席回房间（业务人员的交流至房间跟进） 各营销 经理 3 月 3 日（培训及改变.执行之产品、营销及订货加盟政策讲解）7：00 叫醒服务7：30 早餐1 8：00 各片区经理引导经销商进入会场（入场音乐、XX 宣传片等） 各片区 经理 各片区经理3 8：15 现场暖场活动（各位经销商动起来） 各营销 经理 4 8：20 总经理致辞5 8：3011：50 培训师课程（中途 10：00 茶歇时间） 待定6 11：5013：10 午餐及餐歇时段 7 13：10 各片区经理引导经销商进入会场（入场音乐等） 各营销服务经理8 13：25 下午暖场（提振精神）（由公司 XX 之梦组合引导大家一起动起来） 各营销服务经理13：3015：30 培训师课程15：30 休息时段，司机安排送 XXX 老师去机场9 15：50 改变执行之套房产品新时段 10 16：15 改变执行之软体产品新时段11 16：40 改变执行之实木营销新时段12 17：05 茶歇13 17：20 暖场（提振精神）后：改变执行之营销与服务新时段 待定14 17：45 改变-执行之 XX 在行动（激情的经销商时段，内容为 XX 在服务执行方面的改变并为之带来的业绩和利润的成功） 2 名待定15 18：05 精彩稍后继续，休息 10 分钟，精彩马上回来16 18：15 改变执行之隆重推出2013 年商务年会营销政策及及订货政策讲解 17 19：00 主持人宣布会议暂时告一段落，明天正式订货，愿大家收获多多；提醒各业务经理加强与各位经销商沟通，并提示晚餐地点及时间 主持人 18 19：3020：30 晚餐时间19 20：30 各业务经理与经销商就今日会上经销商相关政策，具体与经销商沟通订货及加盟事宜，以备次日订货及加盟成功。 各营销 经理3 月 4 日（工厂订货、加盟及商务年会闭幕式及颁奖晚会）1 8：00 各片区经理引导经销商分批上接待车回公司订货或者加盟 各片区 经理 各片区经理2 8：3018：00 现场播报定货、加盟信息 现场记 者 3 17：0018：00 各片区经理分批引导经销商上车回酒店并至宴会厅5 18：0019：00 宴会厅备场时段（茶水、音乐 、点心等） 待定6 19：0019：05 闭幕式开场（XX 之梦配墨舞手绘开场），结束语：实现企业百年的辉煌(高潮处语音落冷焰火起时主持人即登台) 与上结束同步 主持人登台开场词7 19：1019：15 总经理致闭幕辞8 19：2519：30总经理介绍公司管理团队高调亮相，上场的同时喊出服务口号（注意无线麦克风准备足够），请出公司专职董事叶宗海先生点亮 XX 之光之后接激光舞（无需报幕）9 19：30 XX 活力激光舞表演（节目结束时配与 XX 活力相关之总结词） 10 19：35 乐队表演11 19：45 颁三等奖及代表获奖感言 12 19