新gsp方舟软件计算机系统概述(零售)

计算机系统概述我药店自年月日开始使用新版软件，软件名称：方舟药品管理系统单机(或网络)版,软件版本:V8.2(单机版) V7.2(网络版) 。药店配置服务器 1 台(，客户端接入 1 台),用于药店日常的采购、验收、入库、养护等各环节，并为每台电脑配置了扫描枪及小票打印机,在零售销售时，系统自动打印提供给消费者的销售票据。软件采用/架构，所有数据均存储于服务器。服务器每天由系统按时备份，并配置 320移动硬盘（或配置 16G 优盘） ，计算机管理人员每日将服务器数据备份到移动硬盘上，并将移动硬盘放置于安全环境中（办公室） 。1权限的设置划分概述计算机系统采用按岗位权限管理设计，由质量部根据各部门特点，划分各部门不同的岗位，并对各岗位进行不同的授权，生成并经质量部经理、质量负责人、企业负责人及各岗位负责人签字认可，确保各岗位员工能完成本职岗位但不超权限使用计算机系统。公司按照要求，制定了质量管理制度,根据创建的质量管理制度，公司每 3 个月质量管理部门对各岗位权限进行复查，并成生,确保各岗位按按照权限要求操作计算机系统。2.质量基础数据的维护为了确保基础资料的准确性，质量基础数据由质量部门负责录入、编辑、维护。质量管理部门根据原始资料（首营药品资料、首营供应商资料） ，创建药品信息、供应商信息，并根据录入的原始资料，填制首营药品审批表、首营供应商审核，并经相关负责人签字后，方可在系统中使用相应的基础资料。基础资料的修改功能经由各部门申请，填制基础信息修改申请单 ，经质量管理部门确认审核后，方可修改基础资料。3.计算机系统对经营范围管控3.1 对药店超范围经营的控制在使用计算机前，药店根据经营批件，完善企业基本信息，认真按软件要求填写相应的资料，基本信息包括：药店基本情况、证照批件资料、药店经营范围等资料。并将药店基本资料扫描后存入系统服务器。在购进药品时，如果该药品经营范围超出公司经营范围，系统绝拒对该采购订单的生成并提醒公司采购员该品种属超范围经营。3.2 对上游供应商经营范围的控制质量部根据原始资料，建立供应商基础信息，并选择供应商经营范围。在购进药品时，系统会检查药品经营范围是否在该供货单位经营范围内，如果供应商无该类商品经营权限，系统会拒绝对该采购订单的生成并提醒药店采购员该品种供货单位超范围经营。4.计算机系统对资质地控制4.1 商品础信息批件效期控制质量部门在录入信息时，根据商品原始资料，详细录入商品信息，并根据2商品批文，录入该商品生产批件到期时间。到期后的商品，不能再次采购并提醒用户该商品生产批件到期。直到更新新的批件后方可继续采购该品种。4.2 供应商资料完善性及有效性控制质量管理部门根据供应商提供的资质有效证明文件，建立供应商基础资料，供应商基础资料至少应包括：1.营业执照 2.药品经营（生产）许可证 3.税务登记证 4./认证证书 4.质量保证协议 5.组织机构代码证 6.业务员授权委托书 7.供应商单据模板 8.供应商印模备案等文件。在有必要的情况下，公司还组织质量人员到供应商实地考察，并填制供应商现场考察表 ，确保公司供应商的合法经营。方舟系统根据供应商资料，必须将 1-6 项资料录入到计算机系统，并将完整性及有效性关联。资料不完整的供应商及资料证件过期的供应商，系统将拒绝采购并提醒采购人员。方舟系统还支持将上述资料扫描并上传到服务器，供相关人员查询。4.4 系统对供应商资料完善性及有效性的报警在登陆系统时，计算机系统自动对供应商的完整性及有效性进行检查，并根据检查结果，自动弹窗基础资料报警,对基础资料不完整、证件过期及 3 个月内到期的资料进行显示。提醒用户及时更新及完善基础资料。5. 计算机系统对商品有效期管控5.1 商品有效期相关设置方舟药品管理系统在系统设置功能中，对企业的近效期报警、购进报警效期、以及药品效期报警设置。5.2 采购药品近效期预警验收药品环节，如果药品的效期小于购进报警效期,系统将自动提醒验收人员该药品即将到期，但由于短效期药品（如疫苗） ，系统仅作报警处理。如果验收药品已过期，系统将报警并拒绝验收该商品。5.3 药品销售环节近效期控制在销售药品时，系统将自动拒绝销售过期药品并提醒用户。在销售药品时，如果系统检测到该药品属近效期药品，系统自动提醒营业人员，防止过期使用药品。5.4 日常管理工作时的近效期药品管理登陆系统时，系统将自动显示近效期药品，并且根据近效期药品,由质量管理部门生成，并根据近效期药品目录，在养护时优先养护近效期药品，确保近效期药品质量。对于过期药品，由质量管理部门填制不合格药品台账 ，将过期药品纳入不合格药品管理。6.药品养护6.1 药品养护计划药品养护员根3据药品属性（如一般药品作一般养护、重点品种及短效期药品作为重点养护、近效期药品作重点养护等），4填写药品养护计划，药品养护计划由系统自动生成，提醒用户合理养护。6.2 药品养护药品养护员根据药品养护计5划，在系统调入相应养护计划单据，对每一个药品的存储条件、温湿度、卫生清洁度、质量性状等项目详细检查6后，填写药品养护检查记录。在养护过程中，如果发现不合格药品，则在系统中注明，该药品自动纳入不合格药7品流程。7.不合格药品管理7.1 质疑不合格药品的锁定及复核各岗位人员在发现可能的不合格药品后，在各自的权限范围内，填制质量疑问药品锁定单，详细填写锁定原因、批号及数量后。锁定后的药品退出销售及其它正常业务流程。质量部门在接到锁定的通知后，填写药品质量复检通知单，将根据复检结果，作出相应处理。质量合格的药品，填写解除锁定通知；质量不合格的药品，纳入不合格药品管理, 不合格药品退出销售及其它正常业务流程。7.2 养护过程中的不合格药品处理养护过程中，如果发现不合格药品，详细记录中填写不合格数量原因及处理方案。不合格药品退出销售及其它正常业务流程。7.3 日常工作中质量管理人员确认的不合格药品在日常工作中，质量管理员人发现并确认不合格药品，填写不合格药品台账。不合格药品退出销售及其它正常业务流程。7.4 不合格药品的处理7.4.1 不合格药品的退货处理所有的不合格药品将退出正常的业务流程。如果不合格药品经与上游供应商协商可退货处理，8由采购部门填写采购退货申请，仓储部门作采退退货出库复核。7.4.2 不合格药品销毁质量管理部门填制不合格药品销毁申请，相关负责人签字后，由相关人员现场销毁，并填制不合格药品销毁单据，并产生相关记录。8.运输环节的质量控制8.1 商品购进质量控制商品到货时，由仓库管理部门确认运输工具是否符合要求，随货同行单是否与备案一致，药品质量是否符合要求。填写并签收供货单