办公自动化系统可行性研究报告

1 办公自动化系统 可行性研究报告 1 引言 写目的 目前，广电（江苏省广播电视信息网络股份有限公司常州分公司）的工作方式主要是采用有纸化办公，这种方式效率低，浪费资源；为了提高公司员工办公的效率，减少不必要的浪费，该公司提出开发一个既能提高员工的办公效率，也可以节约资源的办公系统，即办公自动化系统 。 景 软件系统的名称：办公自动化系统 项目提出者：江苏省广播电视信息网络股份有限公司常州分公司 项目开发者：常州伍杰科技软件有限公司 软件使用者：江苏省广播电视信息网络股份有限公司常州分公司 义 以后遇到再补充 考资料 软件工程导论（第五版）清华大学出版社 张海藩 . 目开发与管理 常州机电职业技术学院 苏宝莉 基于 管理信息系统中国财政经济出版社曾凡奇 林小苹 邓先礼 信息系统开发方法 清华大学出版社 1997 年第一版 姜旭平 软件工程 高等教育出版社 1997 年第一版 齐治昌 谭庆平 宁洪 实用软件工程清华大学出版社 1997 年第二版 郑人杰 殷人昆 陶永雷 2 2 可行性研究的前提 求 A功能： 该系统采用模块化管 理，分为以下几个模块：内部邮件系统，工作流程系统，档案管理系统，绩效考核管理系统，新闻管理系统。内部邮件主要用户公司内部员工及领导之间进行沟通、交流；工作流程主要用户员工及领导处理日常工作提供系统化管理，从有纸化向无纸化的转变；档案管理主要对公司重要的档案，或者其他重要文档进行管理，可以把某个文档进行共享，这样方便员工及领导的查阅，提高工作效率；绩效考核主要对公司中上层领导进行工作情况的考核；新闻管理系统主要对公司内部的通知、重要实事等信息向所有员工进行通报。 B性能： 该系统主要是提高用户办公的工作效率， 同时节约公司的资源。系统的实用性，可操作性，接口的开发和设计是建设的重点，应保证系统符合用户的需求，用户操作简单，接口的可扩展性和灵活性。 C输入： 用户的账号，密码以及相应数据操作 D输出：能按要求在显示器上显示所需网页， 根据用户不同的需求来实现公司的相关问文件以及新闻等内容； E安全与保密：对于不同权限用户，设置不同权限，对重要数据可以考虑加密存储。考虑到数据保存，条件允许的情况下可以让系统定时自动保存，省去手工保存的繁杂程序。不同的用户信息不可以对外泄漏。用户所购买的商品能按时的准确送达。 F 本模块由系统主界面调入，实现对 公司员工对相关木块的 控制和管理。 G完成期限： 6 个月 H基本处理流程： 3 4 标 以最低的成本，在最短的期限内开发出具有 系统的运行与注册 、 邮件系统 、公文系统 、 绩效考核 等功能的办公自动化系统。 （包括：人力与设备费用的节省；处理速度的提高；人员工作效率的提高）具体的要求如下： A. 人力与设备费用的减少； B. 处理速度的提高； C. 控制精度或生产能力的提高； D. 管理信息服务的改进； E. 自动决策系统的改进； F. 人员利用率的改进。 件、假定和限制 a 所建议系统的运行寿命的最 小值： 5 年 b 进行系统方案选择比较的时间： 2011 年 3 月 c 经费、投资方面的来源和限制：厂商提供全部资金 d 法律和政策方面的限制：必须遵守国家相关的法律法规，不得违反 e 硬件、软件、运行环境和开发环境方面的条件和限制： 操作系统： 据库类型： 机器配置： 上，内存大于 64M。 f 可利用的信息和资源：相关的图书资料和网上可利用的资源 g 系统投入使用的最晚时间： 2011 年 10 月 行可行性研究的方法 说明这项可行性研究将是通过调查的方法进行的，通 过同 公司高层领导以及专家 具体协商理解的基础上，按照 公司 要求设计 系统 ，当然也会参照一些比较好的 系统 。所建 系统 通过 公司员工 的反映来进行评价，具体的说就是先找一些 公司员工 体验一下，看是否符合 他们 的 工作 需求。 5 价尺度 费用： 100000项功能的优先次序： 内部邮件系统，工作流程系统，档案管理系统，绩效考核管理系统，新闻管理系统 等等 开发时间： 6 个月 使用中的难易程度：中等 3 对现有系统的分析 现有系统 功能模块较少，并且功能实现的比较少；随着公司业的扩大，原先的系统不能满足需求 ，且为了精简公司的结构 ，提高办事效率，实现对分公司的统一领导，所以进行新系统的开发。 理流程和数据流程 本 系统 可以方便的连接 公司领导、下属公司、企业员工 多方信息，并且增加了 邮件系统 功能，更能方便 公司内部之间 的 联系 。 身份认证 办公系统的主页面 相关功能 新数据 公司相关信息数据库 公司相关信息数据库 输出结果 /网页 统计汇总 数据更新或添加 6 作负荷 公司工作人员 的浏览、查询， 邮发送接收等 综合处理。工作量挺大。 用开支 运行现有系统所引起的费用开支： /列出由于运行现有系统所引起的费用开支，如人力、设备、空间、支持性服务、材料等项开支以及开 支总额。 / 人 力 设备 空间 支持性服务 材料 维护人员 操作人员 服 务 器端 客户端 办公室 软件使用咨询 应用软件及其他 两人 3000/月 八人 800/月 2 8000 /台 8 5000 /台 按 照 市 场计提 6 万 /年 2 万 /年 员 采购人员：经济知识 2 人 网站管理与维护人员：数据库，网络知识 1 人 系统界面 的设计：网页设计 2 人 销售人员：电子商务 1 人 配送人员：物流知识 1 人 开发组成员：系统的开发 4 人 开发组成员分工： 序号 姓名 职责 任务分配 备注 1 鲍治 项目管理 对项目项目整体调 度和分配，负责需求沟通与确认。 2 李强 设计人员 配置管理员 对项目的整体开发框架的设计，编写概要设计及详细设计，配置管理。 3 李强 开发人员 系统主要编码开发 4 顾娟萍 测试人员 单元测试、集成测试 7 备 该系统的运行环境包括硬件环境和软件环境，是一个以 统的总体结构如下图所示，分为五个层次： 第一层：是物理设备层，包括 务器、路由器、访问服务器、程控交换机、语音卡等。 第二层：是网络支撑平台，用 P、 成基本的网络及传输层，是网络操作系统管理环境与通讯平台。 第三层：是图书管理系统的应用支撑平台，提供对上层应用系统的信息管理支持，包括数据库管理系统（ 务器系统。 第四层：是应用开发平台，用于对信息的综合开发处理：利用 。在 数据库访问方面， 利用 术建立对应数据库的数据源（ 采用 技术访问和操纵数据库。 第五层：为应用软件层，即图书管理系统应用软件。客户端计算机运行 8 操作系统，以 览器访问应用系统 务器。 物理设备层 网络支撑平台 应用支持平台 应用开发平台（各类开发工具） 应用软件层 8 限性 列出本系统的主要的局限性，例如处理时间赶不上需要，响应不及时，数据存储能力不足，处理功能 不够等。并且要说明，为什么对现有系统的改进性维护已经不能解决问题。 所建议的系统 本系统大大改善数据处理速度，并且更加方便的对数据进行管理，同时可以减少人力资源的浪费，可以节 约成本。 增加相应得功能能够更好的服务员工，简化一些不必要的事情。 所建议系统的说明 新的系统增加了 邮件系统以及绩效考核 部分，可以更加方便 公司 的信息管理与交流 ，可以更好的提高效率， 从而实现网络共享与公共监督作用 。 9 理流程和数据流程 进之处 G. 人力与设备费用的减少；减少了采购人员和物流的配送 H. 处理速度的提高；数据库更加完善 I. 控制精度或生产能力的提高； J. 管理信息服务的改进； K. 自动决策系统的改进； L. 人员利用率的改进。 响 说明在 建立所建议系统时，预期将带来的影响，包括： 设备的影响 只需添加低档计算机，如果条件允许可添加打印机方便查询打印成资料以供参考。 身份认证 查询首页内能 邮件系统模块 身份验证条件 档案管理 模块 绩效考核界面等 新数据 公司相关信息数据库 公司相关信息数据库 输出结果 /网页 统计汇总 数据更新或添加 10 软件的影响 对现有软件不会产生冲突，对所使用的操作系统来说有很好的兼容性和稳定性。 用户单位机构的影响 需要短时间来熟悉新的系统，由于系统比较简单，不需要进行培训 （原先公司操作员工比较熟悉） 。 系统运行过程的影响 a 用户的操作规程； b 运行中心的操作规程； c 运行中心与用户之间的关系； d 源数据的处理； e 数据进入系统的过程； f 对数据保存的要求，对数据存储、恢复的处理； g 输出报告的处理过程、存储媒体和调度方法； h 系统失效的后果及恢复的处理办法。 开发的影响 a. 为了支持所建议系统的开发，用户需进行的工作； b. 为了建立一个数据库所要求的数据资源； c. 为了开发和测验所建议系统而需要的计算机资源； d. 所涉及的保密与安全问题。 地点和设施的影响 要有一间很好的办公室，有配置较高的计算机。 11 经费开支的影响 设计费用： 30000护费用： 50000限性 对于用户的兴趣不能让所有的人感到满意， 我们只是针对大多数的 公司员工而言的。 术条件方面的可行性 a 在当前的限制条件下，该系统的功能目标能达到； b 利用现有的技术，该系统的功能可以实现； c 对开发人员的数量和质量的要求并说明这些要求能够满足； d 在规定的期限内，本系统的开发能完成。 5 可选择的其他系统方案 选择的系统方案 1 直接从国外购买：虽然是别人的成熟的方案，但是缺少灵活性，并不一定能够适合每一位厂商，而我们所设计的是按照厂商的要求直接设计的，更能符号商家的要求。 选择的系统方案 2 沿用旧的方案：不能满足现状。 12 6 投资及效益分 析 出 本建设投资 a. 房屋和设施： 1000 b. 备： 500 c. 数据通讯设备： 5000 d. 环境保护设备： 900 e. 安全与保密设备： 400 f. 作系统的和应用的软件： 2000 g. 数据库管理软件： 3000 他一次性支出 a 研究（需求的研究和设计的研究）： 700 b 开发计划与测量基准的研究： 200 c 数据库的建立： 1000 d 件的转换： 200 e 检查费用和技术管理性费用： 400 f 培训费、旅差费以及开发安装人员所需要的一次性支出： 30000 g 人员的退休及调动费用等： 10000 一次性支出 a 设备的租金和维护费用： 3000 b 软件的租金和维护费用： 3000 c 数据通讯方面的租金和维护费用： 2000 d 人员的工资、奖金： 20000 e 房屋、空间的使用开支： 1000 13 f 公用设施方面的开支： 900 g 保密安全方面的开支： 700 h 其他经常性的支出等： 20000 益 次性收益 说明能够用人民币数目表示的一次性收益，可按数据处理、用户、管理和支持等项分类叙述，如： a 开支的缩减包括改进了的系统的运行所引起的开支缩减，如资源要求的减少，运行效率的改进，数据进入、存贮和恢复技术的改进，系统性 能的可监控，软件的转换和优化，数据压缩技术的采用，处理的集中化分布化等： 30000 b 价值的增升包括由于一个应用系统的使用价值的增升所引起的收益，如资源利用的改进，管理和运行效率的改进以及出错率的减少等： 20000 c 其他如从多余设备出售回收的收入： 10000 一次性收益 说明在整个系统生命期内由于运行所建议系统而导致的按月的、按年的能用人民币数目表示的收益，包括开支的减少和避免： 50000 可定量的收益 逐项列出无法直接用人民币表示的收益，如服务的改进，由操作失误引起的风险的减少，信 息掌握情况的改进，组织机构给外界形象的改善等。有些不可捉摸的收益只能大概估计或进行极值估计（按最好和最差情况估计）： 5000 益投资比 求出整个系统生命期的收益投资比值： 100/210 14 资回收周期 求出收益的累计数开始超过支出的累计数的时间。 感性分析 所谓敏感性分析是指一些关键性因素如系统生命期长度、系统的工作负荷量、工作负荷的类型与这些不同类型之间的合理搭配、处理速度要求、设备和软件的配置等变化时，对开支和收益的影响最灵敏的范围的估计。在敏感性分析的基础上做出的选择当然会比单 一选择的结果要好一些。 7 社会因素方面的可行性 律方面的可行性 所有资料由提出方保管，合同确定违约责任 政府，无论是中央政府还是地方政府，一般都用法律规定组织可以做什么，不可以做什么。例如：合同法，消费者权益保护法，专利法，反不正当竞争法等对所有企业的行为都做了限制。我们公司就设有自己的法律顾问，这是因为法规的影响不仅仅限于时间和金钱，它还缩小了管理者可斟酌决定的范围，限制了可行方案的选择。 根据 中华人民共和国计算机软件保护条例 （ 1991 年 6 月 4 日中华人民共和国国务院令第 84 号发 布 ） （修改后的新条例 2002 年 1 月 1 日起施行 ） 第九条 可知： 软件著作权人享有下列各项权利 : (一 )发表权 , 即决定软件是否公之于众的权利 ; (二 )开发者身份权 , 即表明开发者身份的权利以及在其软件上署名的权利 ; (三 )使用权 , 即在不损害社会公共利益的前提下 , 以复制、展示、发行、修改、翻译、注释等方式使用其软件的权利 ; (四 )使用许可权和获得报酬权 , 即许可他人以本条第 (三 )项中规定的部分或者全部方式使用其软件的权利和由此而获得报酬的权利 ; (五 )转让权 , 即向他人转让由本条第 (三 )项和第 (四 )项规定的使 用权和使用许可权的权利。 第十二条 受他人委托开发的软件 , 其著作权的归属由委托者与受委托者签 订 书面协议约定 , 如无书面协议或者在协议中未作明确约定 , 其著作权属于受委托者。 15 第十八条 在软件著作权的保护期内 , 软件的著作权人或者其受让者有权许可他人行使本条例第九条第 (三 )项规定的使用权。著作权人或者其受让者许可他人行使使用权时 , 可以按协议收取费用。 另外， 软件权利的使用许可应当根据我国有关法规以签订、执行书面合同的方式进行。被许可人应当在合同规定的方式、条件、范围和时间内行使使用权。合同中未明确规定 为独占许可的 , 被许可的软件权利应当视为非独占的。 第二十二条 因课堂教学、科学研究、国家机关执行公务等非商业性目的的需要对软件进行少量的复制 , 可以不经软件著作权人或者其合法受让者的同意 , 不向其支付报酬。但使用时应当说明该软件的名称、开发者 , 并且不得