浅谈物业管理招投标评委如何评标

浅谈物业管理招投标评委如何评标 发布时间：2010-03-23 随着我市物业管理招投标市场不断完善,越来越多的物业管理项目在选聘物业企业时都采用了公开招投标的形式。物业管理招投标一般可分为招标、投标、开标、评标和中标五阶段，其中评标是其中最为重要的环节。物业管理评标是指对投标文件，依据招标方的招标要求，按照规定的标准和方法，进行评审和比较，从而找出符合法定条件的最佳投标。一、评标的目的和原则物业管理招投标工作如何体现维护业主利益，促进物业管理企业的自我发展，评标是体现招标工作公平、公开、公正的关键所在。评标活动遵循的基本原则就是公平、公开、公正原则。二、评标的程序招标投标法第 38 条规定：“招标人应当采取必要的措施，保证评标在严格保密的情况下进行。任何单位和个人不得非法干预、影响评标的过程和结果。”评标活动具有保密性和独立性。为保证评标的公正，保证评标委员会的成员免受外界压力或影响，评标工作应该在严格保密情况下进行。1、评标委员会的组成。沈阳市现已对物业管理招投标的评标专家进行统一的培训和管理，已制定并实施了沈房2006177 号文件关于印发沈阳市物业管理招投标评标专家管理办法的通知，对招投标专家进行监督管理，招投标机构可考虑认定一批物业管理专家，建立一个专家名册或专家库，主要参与本地的物业管理招投标的评标工作，以体现“公开、公平、公正”的原则。（1）评标委员会由招标人依法组建，负责评标活动，向招标人推荐中标候选人或者根据招标人的授权直接确定中标人。（2）评标委员会成员名单一般应于开标前确定。评标委员会成员名单在中标结果确定前应当保密。（3）评标委员会设负责人的，评标委员会负责人由评标委员会成员推举产生或者由招标人确定。评标委员会负责人与评标委员会的其他成员有同等的表决权。（4）评标委员会由招标人代表和物业管理方面的专家组成，成员为 5 人以上单数，其中招标人代表以外的物业管理方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2、研究招标文件，编制评标表格。成立评标委员会后，评标委员会应当认真阅读招标文件，研究招标方对招标项目的具体要求，熟悉和了解招标该项招标项目，招标文件中规定各项标准、商务和技术投标文件、评标标准、方法和在评标过程中需要考虑的相关因素等。通过研究招标文件制定出适应该物业类型的评分表格，根据评标标准列出具体的评分细则，注明所占的评分比重，未避免分数悬殊差距很大，评分的细则越详细越好。3、投标文件的初步评审和投标文件的澄清。初步审查投标文件是否符合招标文件的所有条款和规定且没有重大偏离和保留。评标委员会可以以书面形式要求投标人对投标文件中不明确、表述不一致或有明显文字和计算错误的内容进行澄清和说明，但澄清和说明的内容不得超出招标文件范围或做实质性的变动。此时，评委可根据报价的高低或招标文件中规定的其他方法对投标文件进行排序。4、废标。（1）以虚假方式谋取中标；（2）低于成本报价竞标；（3）不符合资格条件或拒不对投标文件澄清、说明或改正；（4）未能在实质上响应的投标。5、投标偏差和有效投标不足的处理。投标偏差有重大偏差和细微偏差两种。重大偏差指不符和招标文件规定的要求、完成项目的期限超过招标文件的期限、无投标人授权代表签字和加盖公章、未按招标文件要求提供投标担保或担保有问题。有上述情况之一的，并未做实质性响应的，作废标处理。细微偏差指个别地方有漏洞或者技术信息和数据不完整，补正后对其他投标方没有造成不公平结果的，这种情况不影响投标文件的有效性。评标委员会根据上述规定否决不合格投标或者界定为废标后，若有效投标不足 3 个使得投标明显缺乏竞争的，评标委员会可以否决全部投标。投标人少于 3 个或者所有投标被否决的，招标人应当依法重新招标。6、详细评审及召开答辩会。经初步评审合格的投标文件，评标委员会应当根据招标文件确定的评标标准和方法，对其技术部分和商务部分作进一步评审、比较。根据项目的实际情况，选择合理的评标方法准备评标。评标委员会要组织一次答辩会，由评标委员会就招标文件中细节问题和投标文件中提到的具体方案和特色内容，在答辩会上向投标人代表提出问题。对于投标人代表的答辩时间和问题数量都要相同。由于评标委员会和投标人在答辩会上不可避免要会面，为了确保评标结果在确定前是保密的，应当尽量缩短答辩会和确定中标结果之间的时间。7、推荐中标后选人和定标。除了现场答辩部分外，评标应当在保密的情况下进行。投标委员会通过对投标人投标报价和各项综合因素进行评价，评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，并抄送有关行政监督部门。评标报告由评标委员会全体成员签字。对评标结论持有异议的评标委员会成员可以书面方式阐述其不同意见和理由。评标委员会成员拒绝在评标报告上签字且不陈述其不同意见和理由的，视为同意评标结论。评标委员会应当对此作出书面说明并记录在案。评标委员会向招标方推荐不超过 3 个有排序的中标候选人，由招标方作出最后决定，招标方应按顺序与中标推荐人进行谈判，最后决定由谁中标。三、评标方法的选择在投标的过程中最低报价中标并不是百试不爽的规律，同时最高报价中标也并非不可能，这其中的奥秘主要在于对评标方法的选择。评标方法的合理选择，一方面可以确保评标结果的准确，另一方面也充分体现了评标的公开、公平、公正性原则。我国采用的评标方法大致有三种。1、最低投标价法。顾名思义，谁的报价低，谁中标。这种方法适用于普通的住宅小区，配套的设施简单无智能化或技术上的服务，投标人在通过资格预审后，将投标人按照报价的高低依次排序，取其报价低的三个，在结合投标文件中的具体实施措施，综合比较，择优定标。此方法很少被采用。2、最低评标价法。该评标法主要根据技术、商务的要求确定评标因素，用加价的方式进行调整。但对于哪些因素可加价及加价的幅度则根据招标人的意图决定。应用这种方法时，本身报价较低且加价因素较少的产品，最终价格也比较低，所以对同档次的产品，报价低的有一定的优势。由此可见，运用以上两种方法，在招投标的过程中，招标人的意图需在技术文件和商务文件中体现，一但评标开始，招标人可掌控的因素将很少。虽然价格低的相对有一定的优势，但也同时受种种情况的制约。 3、综合评分法。是目前运用最广泛的招标方法。因为这种方法最能体现招标人的意图，使其找到称心如意的物业管理服务。这种方法的运用也使高报价战胜低报价成为可能。这种情况的产生主要取决于两方面的因素： 一方面,是招标人的倾向。对于注重产品质量的招标人来说，只要投标价格在其预算内的，哪怕很高，也有可能中标。因为在评分方法中会相应提高质量、品质的权重，而放低价格的权重。同理，如果招标人注重价格，在评分方法中质量和价格所占的权重就会发生逆转，低报价中标的可能性就较大。 另一方面，取决于评委们打分的情况。在评委打分时，有的时候即对于同一投标者，不同的评委会打出差距很大的分数，使入围的众多投标者评分结果产生悬殊差距。为克服这种现象，应从以下两方面加强管理。首先要制定详细的评分标准；其次事前为各评委作好关于评分方法的介绍。这时各评委都未看到任何投标文件，可有效地避免暗箱操作的发生。如果已开始评选，再提出新的方法，则不可避免地有倾向性的嫌疑，不利于对“三公”原则的维护。对于评分方法的制定,每个评分项应在 05 分的范围内评分,这样对于经过审核入围的投标者，不会出现完全不符合要求的情况，所以原则上不应出现 0 分的情况。经过这样的评分方法得出的结果相互间差距较小，更有利于体现各投标人的客观情况。关于对评分方法的介绍，其目的是使评委们真正理解评标的具体原则方法，以便更好地在评标的过程中加以运用。四、住宅物业管理标书的评定内容物业管理的项目类型很多，办公楼、公寓、厂房等等，不同类型的物业项目评定的内容各不相同。下面是就住宅物业管理标书内容进行评定。1、标书的外观。正常情况下，招标文件中有明确规定，投标文件分正、副本，并分别包装。投标书封面的装饰的精美程度就体现了投标方对项目的重视程度。标书的封面给评委的是第一感官，也是第一印象，印象的好坏直接影响到评委的打分，封面的装潢也能体现企业的形象和特色，是评委打分点之一。2、标书的组成。正常的标书内容大体分商务和技术两部分。这也是评分的一项，标书的组成是否满足招标文件规定的要求，项目是否齐全，内容阐述是否清新流畅、层次清晰、不缺项漏项。如目录的设计，要用简明扼要的文字表述该部分的主要内容。3、标书的内容。商务文件提供的内容是否符合要求，提供的要件是否通过年检，如营业执照、资质证书、体系认证证书等，答辩会上投标方还要提供这些要件的原件。企业近三年的财务状况（体现企业的经营管理能力、资产状况和劳动生产率）、物业管量、主要业绩、获奖情况及企业背景等。企业的社会信誉度一方面可通过物业管理企业信息系统网站查询，另一方面可以通过实地的考察，调查该企业所管物业项目的具体情况，业主的口碑如何等。技术文件中提到的各项内容是否全面，内容丰富，若招标文件中要求提供已管项目的合同复印件，主要看已签合同是否过期、合同文本是否规范。4、管理人员的配备及管理。这项是评分的重点之一。物业管理实际上是一项服务性工作，项目管理的好坏直接取决于管理人员的水平。根据项目的实际情况，进行合理的人员配置，人员配置是否合理也直接影响到物业服务费用的高低。管理服务人员的管理也决定后期日常服务的水平。对于住宅小区，保安、保洁人员的录用比较关键，是聘用社会闲散人员还是退伍军人或是正规保安公司培训的专业技术人员，保洁员的文化素质要求很重要。管理服务人员的学历证明、是否都有岗位证书及其管理服务经验等，这些都是打分点。岗位培训，根据不同的物业项目，要进行上岗前的岗位培训，要看看标书中是否有岗位培训计划。5、管理方式。这是企业的特色所在，突显企业的个性化，新颖独特的管理方式也能吸引评委注意力，更进一步的阅读你的实施方案，也是标书的给分点。6、日常的物业管理服务。这项是评分的重点。包括保安消防管理、保洁管理、设备、设施养护维修管理及智能化服务。各项管理服务的实施方案，具体的操作方法，细化到每一个面每一个点，如有地下车库的如何科学管理，园区保安白天和夜间都是如何管理的，梯间、楼道、及其他公共部位具体的保洁方法等，智能化服务是指为园区配套的智能监控设备的管理服务。7、各项管理的规章制度。建立健全的规章制度，对日常的维护和管理起到监督和考察的作用。包括公众制度、内部管理规定及制度、岗位职责（不同的岗位员工的岗位职责）。8、各项承诺指标。包括日常管理工作中各项工作要达到的标准，包括房屋完好率、绿化完好率、维修养护及时率、清扫保洁率、业主满意率等。还有就是对招标方的承诺，也是吸引招标方的亮点，如最终的管理目标，在规定时间内保证物业项目达国标或是省标。这项评定的标准是各项指标是否全面，合理。9、管理费用测算。这是投标书的重要项目，评分的关键看各项费用测算的依据是否有理有据合乎该市的法律规定。过低的投标报价未必是好的报价，有的企业为了获取项目压低报价，未考虑到后期管理运做所带来的隐患，降低管理服务成本，最终导致无法履行正常的合同条款。10、其他。投标方为日后的物业管理所提供的特殊的服务设施、设备，或后期的管理设想（如园区入住期间的管理服务策划，包括开园仪式、为新进业主提供小礼物等，增进与业主的关系），后期管理设想、社区文化活动等。这些都是评委评分的给分点。五、评标注意事项为了保证评标工作的公平、公正，为招标人推荐合格的中标候选人，评委在评标中，应注意以下几方面的情况。1、评委在评标工作中可以就涉及评标的问题发表自己的观点和意见，但不得要求其他评委按自己的观点和意见评分，所有评委应根据自己的观点和意见独立评分，承担个人责任。评标过程中要特注意投标单位的技术能力。2、在评标过程中,评委不应与投标人私下交换意见。3、坚持封闭评标的原则，在评标工作结束前，请参加评标的评委不要离开评标工作现场安排的休息地点。4、在评标工作结束后，评标人须对评标的有关情况严加保密，不得再与其他投标人谈及评标事宜，评标人所用的评标资料一律不得带离现场。5、在评标工作