某物业公司信息工作管理手册

ZHP M WI/E-目录目 录 C/0 0/2信息工作管理手册序号 编 号 标 题1 WI/X-001 信息中心职责2 WI/X-002 信 息中心经理职责3 WI/X-003 信息 中心副经理职责4 WI/X-004 信息中 心网络工 程师职责5 WI/X-005 信息 中心系统 维护工程师职责6 WI/X-006 XX 物业 信息系统 管理制度7 WI/X-007 信息 管理制 度（电脑采购）8 WI/X-008 信息管理制度 （低值易耗品采购）9 WI/X-009 信 息管 理制 度（系统维护）10 WI/X-010 信息管 理制度 （软件管理）11 WI/X-011 信 息管理制度（技术资料管理）12 MR-001X 电脑等 信息设备配 置申请表13 MR-002X 电脑等信息设备采购 计划表14 MR-003X 信息设备及配件 报价单15 MR-004X 电脑等信息设 备采购验货单16 MR-005X 软件资料明细表17 MR-006X 低值易耗品采购申请表18 MR-007X 低值易耗品采购计划表ZHP M WI/E-目录目 录 C/0 1/219 MR-008X 低值易耗品领用申请表20 MR-009X 供应商及评审情况表21 ME-010X 固定资产报废申请表22 MR-011X 信息设备配件更换申请表23 MR-012X 设备借用记录表24 MR-013X 固定资产台帐 25 MR-014X 设备维护卡片26 MR-015X 软件资料明细表27 MR-016X 技术资料登记表 WI/X-001ZHPM 信息中心职责 C/0 0/1信息中心是公司计算机等信息设备、办公网络系统、系统软件和应用软件、信息收集处理和数据管理、信息发展规划制定等职能的管理部门。在公司总经理和分管助理总经理的领导下全面负责公司的信息管理工作。 一、根据企业的经营战略，考虑和提出企业的信息战略。 二、负责企业的信息化推进工作，包括基础设施建设、人员配备、资源调配等。 三、全面负责企业的信息管理工作。四、负责制定有关信息标准、计算机管理制度；五、负责公司（包括各管理处、各子公司）计算机及相关设备的采购、调配、报废的管理工作。六、负责组织对公司网络设备、计算机系统硬、软件的维护和管理 (包括各管理处、各子公司所有计算机及相关设备的管理)。 七、负责组织公司（包括各管理处、各子公司）人员的计算机相关知识的培训及考核工作。八、负责 XX 家园网的建设、运行维护、技术支持和管理及信息发布九、负责组织公司管理信息系统、数据库系统、网络信息安全防范等应用系统的研究开发、建设、运行维护； 十、负责全公司网络的安全、保密管理，杜绝利用网络从事与工作无关的活动。十一、 负责公司管理信息系统的维护、管理、数据的后备与恢复。十二、 负责公司入网计算机 IP 地址的申请、分配、登记和管理等工作。十三、 负责对公司内、外的信息传输和交流。十四、 负责为公司服务的网络软件的开发；负责对公司信息系统的不断完善和优化。十五、 坚持业务学习(包括计算机业务和物业管理工作方面的业务)，不断提高工作水平。WI/X-002ZHPM 信息中心经理职责 C/0 1/1一、在总经理和分管助理总经理直接领导下，负责本部门的全面工作。二、根据公司的总体发展规划，制定公司的的信息发展规划并负责贯彻落实。三、负责公司信息方面对外合作有关协议和合同的谈判、起草，在报公司领导审批后，监督合同的按期执行，保证项目的质量。四、负责制定公司信息方面的各项规章制度及各项管理细则，并负责贯彻落实。五、检查、指导、监督本部门各岗位人员的工作。定期考核员工的工作业绩，可向公司建议本部门人员的升降和调整，可向公司提请辞退本部门表现较差的员工。六、负责组织本部门员工进行专业知识学习，加强员工的工作配合，提高员工专业水平。七、负责制定公司面向全体员工的计算机操作培训计划。八、负责审批本部门在规定职权范围内各种费用的支出。九、完成公司领导交办的其它任务。WI/X-003ZHPM 信息中心副经理职责 C/0 1/1在信息中心经理直接领导下，做好以下工作：1、负责公司管理处电脑等信息设备的维护工作，保证公司各部门和管理处电脑等信息设备的正常使用。2、负责物业管理软件的维护工作，保证各管理处收费软件的正常使用。3、根据公司的发展要求，及时更新和升级电脑等信息设备的软硬件系统。4、负责建立电脑等信息设备固定资产台帐，建立设备维修卡片。5、负责组织实施面向公司全体员工的计算机操作技能的培训。6、遵守公司的规章制度，抓好本职权内员工的专业知识的培训。7、完成领导交办的其他工作。WI/X-004ZHPM 信息中心网络工程师职责 C/0 1/1在信息中心经理的直接领导下，做好以下工作：1、根据公司的信息发展规划，负责公司的办公网络建设。2、负责公司办公网络系统的维护，保障公司网络系统的正常工作。3、负责公司邮件系统的建立和维护工作，保障邮件系统的通畅。4、建立网络运行维护档案，并根据网络技术的发展和公司业务的需要，及时升级公司网络系统的硬件和软件平台。5、负责公司网络和数据安全，及时进行网络安全工具的升级，定期进行网络数据的备份工作，保护公司重要数据文档的安全。6、结合公司整体发展要求，进行公司网站（内部网页和外部网页）宣传。7、做好网站维护，备份公司的网站资料，及时进行网页内容的编辑、设计和更新工作。8、遵守公司的规章制度，努力学习专业知识，不断提高业务水平。9、完成领导交办的其它工作。WI/X-005ZHPM 信息中心系统维护工程师职责 C/0 1/1在信息中心经理直接领导下，做好以下工作：1、负责维护公司、管理处电脑等信息设备的正常运行，为公司开展各项业务工作提供安全可靠的支持。2、负责公司的电脑等信息设备的采购和维修工作，建立一套完善的电脑成品采购和维修体系。3、负责公司电脑等信息设备低值易耗品的采购工作，并建立完善的采购体系4、负责建立低值易耗品台帐，做好低值易耗品的保管、领用和统计工作。5、负责建立电脑等信息设备、低值易耗品供应商的档案，并对供应商情况进行评估，报部门经理审批。6、对公司各部门电脑使用的密码具有统一管理并监督的职责，保证密码的安全。7、遵守公司的规章制度，努力学习专业知识，不断提高业务水平。8、完成领导交办的其它工作。WI/X-006ZHPM XX 物业信息系统管理制度 C/0 0/51、为了维护公司信息系统的安全、稳定，促进公司网络的应用和发展，保证公司网络的正常运行和网络用户的使用权益，特制定本管理制度。2、本管理制度所称的公司信息系统（公司网络） ，是指公司投资购买、由信息中心负责维护和管理的公司网络主、辅节点设备、配套的网络线缆设施及网络服务器、工作站（PC机等） 、终端输出输入设备（打印机、扫描仪等） 、公司管理软件所构成的、为公司网络应用及服务的硬件、软件的集成系统。3、公司信息系统所需要的信息设备由各个部门（管理处）或个人书面提出申请，按公司规定程序报批后交给信息中心，经公司领导审核后，统一采购。4、公司信息系统的安全稳定运行和系统设备管理维护工作由信息中心负责，信息中心可以委托相关供应商指定人员代为维护子节点设备。任何单位和个人，未经信息中心同意、不得擅自购买、安装、拆卸或改变网络设备、改变接入结构。 5、任何部门（管理处）和个人不得利用联网计算机从事危害公司信息系统及本地局域网服务器、工作站的活动，不得危害或侵入未授权的（包括互联网在内的）服务器、工作站。6、公司信息系统负责部门，其它部门（管理处）或个人不得使用任何硬件或软件对公司网络主、辅节点、服务器、工作站、交换机、路由器、VPN 等设备进行端口扫描、攻击、暴力破解等,因此导致电脑或网络设备瘫痪、无法正常运行的行为被视为对公司信息系统安全运行的破坏行为。 公司信息系统中通过网络对外发布的信息内容必须交公司办公室，报请公司领导审核，签署意见后，提交相关电子文档，由信息中心从技术上开通其对外的信息发布服务。7、公司信息系统中各类服务器所开设的帐户、口令，以及存储在网络上的文件均视为公司商业秘密，信息中心对用户口令、文件保密。任何人不得向其他不相关人员提供这些信WI/X-006ZHPM XX 物业信息系统管理制度 C/0 1/5息。8、公司信息系统中各个服务器、工作站终端设备所应用的软件请参照信息系统软件目录 ，不得擅自安装、删除、更改。严禁利用公司计算机处理与工作无关的事情，如游戏、股票等。如因工作需要需增加应用软件者，应书面向信息中心提出，由信息中心统一安装和管理。9、网络使用者不得利用各种网络设备或软件技术从事用户帐户及口令的侦听、盗用活动，更不得肆意对外传播公司信息系统中所涉及的帐户及口令，该活动被认为是对网络用户和公司的权益侵犯。10、公司（管理处）内从事土建、装修改造、维修等施工时，不得危害计算机网络系统的安全。11、公司信息系统主、辅节点设备及服务器等发生事故或遭到黑客攻击后，相关单位必须在二十四小时内向信息中心报告。12、严禁在信息系统中使用来历不明、可能会引发病毒传染的软件；对于来历不明的可能引起计算机病毒的软件应予以删除13、任何部门（管理处）和个人不得在公司信息系统及其联网计算机上浏览、传送危害国家安全的信息(包括多媒体信息)、淫秽、色情等资料。14、公司信息系统及子网的系统软件、应用软件及信息数据要实施保密措施。信息资源保密等级应分为：（）可向 Internet 公开的；（）可向公司公开的；（）可向本部门（管理处）公开的；（）可向有关部门或个人公开的；（）仅限于个人使用。15、任何部门（管理处）和个人不得向外界以任何形式传送属于公司保密资料。公司信息中心将会在网络上做相应的监控，一经发现，严肃处理。16、所有人员应该使用由信息中心所指定的设备，并不得私自更换设备、更改设备 IP地址，设备网络名称等设备硬件配置信息。WI/X-006ZHPM XX 物业信息系统管理制度 C/0 2/517、公司信息中心负责制定、修改、废止各项信息管理制度和技术规范，监控、封堵、清除网上有害信息，有效地防范网上非法活动。公司信息系统统一出口管理、统一用户管理，进出公司信息系统访问信息的所有用户必须使用信息中心设立的代理服务器、文件服务器、应用服务器、Email 服务器。未经批准，各部门（管理处）和个人一律不得开设、更改应用服务。18、所有网络使用者不得通过公司网络、利用公司的邮件服务器或其它邮件服务器发送垃圾邮件或带有病毒的邮件。19、所有网络使用者的电子文档在共享、拷贝或作为电子邮件附件发送给其他人时，必须做好查、杀病毒的处理。20、违反第六条及第十四条规定的行为一经查实，将由公司信息中心向公司领导报告，视情节给予相应处分；造成重大影响和损失的将向公安部门报案，由个人依法承担相关责任。21、违反第八条、第十条、第十六条规定的一经查实，信息中心将提公司领导予以处分，并在网络上公布；对公司或他人造成经济损失的，负责赔偿损失，关闭其拥有的各类服务帐号；行为恶劣、影响面大、造成他人重大损失的，向公安部门报案，由个人依法承担相关责任。附件：信息系统软件目录深圳市 XX 物业管理有限公司二三年五月十五日WI/X-006ZHPM XX 物业信息系统管理制度 C/0 3/5信息系统软件目录物业公司各部门共用软件软件名称软件类型首选 备用操作系统 Win2000 Win98网页浏览 IE 浏览器文字处理 Office2000 Wps图形浏览 Acdsee文件压缩 Winzip Winrar邮件处理 Foxmail病毒防护 Symantec AntiVirus 金山毒霸网络个人防火墙 天网系列 金山网镖驱动程序 本机、打印机翻译软件 金山词霸 翻译软件平面设计 Photoshop 公用平面设计下载工具 Flashget netants物业公司各部门专用软件部门 软件类型 软件名称质量管理部人力资源部 人事管理软件 社保软件教育培训部超市运营部 超市管理软件 管理风暴楼宇科技公司 工程制图 AutoCAD清洗公司 图形设计 3D-MAX、CorolDraw会计部 财务软件 小蜜蜂、支票打印工具财务审计部 财务软件 小蜜蜂（仅查看功能）办公室 图形处理 Freehand、苹果机操作系统顾问管理部WI/X-006ZHPM XX 物业信息系统管理制度 C/0 4/5商务部社区服务部社区环境部 工程制图 AutoCAD工程部 工程制图 AutoCAD、CorolDraw电梯公司 电梯控制软件各管理处使用软件软件名称软件类型首选 备用操作系统 Windows2000 Windows98网页浏览 IE 系列文字处理 Office2000 Office97图形浏览 Acdsee平面设计 Photoshop文件压缩 Winrar Winzip邮件处理 Foxmail Webmail病毒处理 Symantec AntiVirus 金山毒霸网络个人防火墙 天网系列 金山网镖工程图纸浏览（处理） AUTOCAD 系列VPN NetScreen Client代理服务器 Sysgate 4.0下载工具 Flashget netants驱动程序 本机、打印机财务软件(财务专用) 小蜜蜂收费软件（财务专用） 新物业管理收费软件 思源 7.0WI/X-007ZHPM 信息管理制度（电脑采购） C/0 0/3一、 实施采购的原则在满足应用的前提下，保证所采购的设备具有最佳性价比，达到公司资源的优化配置。二、 适用范围各部门、管理处、子公司经过批准后的各种信息设备的采购，主要包括：电脑整机、各种型号打印机、传真机、服务器、扫描仪、各种网络设备和系统软件、工具软件等。三、 采购责任人信息中心负责电脑维护的责任人和系统维护员四、 采购申请的审批1、各部门、子公司、管理处根据本部门的实际工作情况提出采购要求，填写“电脑等信息设备配置申请表” ，并经部门经理签字后送信息中心。2、信息中心经理根据公司电脑配置的实际情况和使用人的工作性质提出处理意见。若是内部调配，则由信息中心直接实施到位；若需购买新的设备，信息中心采购负责人提出具体配置意见，并填写“电脑等信息设备采购计划表” ，经信息中心经理签字后返回到申请部门。3、申请部门根据信息中心的处理意见，持配置申请表请公司分管领导审批。4、根据所采购设备的价值，若需进行固定资产登记，则需经公司总经理审批。5、公司领导批示同意后，采购申请表返回到信息中心，采购申请的审批程序结束。 五、 采购的实施1、信息中心采购负责人每月收集一次电脑等信息设备的最新市场报价，并填写“信息设备及配件报价单” ，在公司内部网站“业务资料内部资料”栏目上公布。2、采购负责人根据“电脑等信息设备采购计划表”向合格供应商询价，确定供应商和价WI/X-007ZHPM 信息管理制度（电脑采购） C/0 1/3格后报信息中心经理审批。3、采购负责人向选定的供应商发出订购单。4、系统维护人员根据订购单进行验货，同时填写“电脑等信息设备采购验货单” ，若验收合格办理入库手续，若验收不合格，则要求供应商进行更换或退货。六、入库和分发1、 系统维护人员在设备验收合格后，登记“固定资产台帐” ，建立“设备维护卡片”(电子文档)。2、 系统维护人员将各种驱动程序等软件资料登记“软件资料明细表”3、 系统维护人员安装好各种应用软件后，将购置的设备分发到申请部门和使用人手中，并要求使用人在设备维护卡片上签收。七、单据处理1、 若是专业公司申购的电脑，供应商的发票应开给专业公司；若是公司各职能部门申购的电脑，发票所开单位为：深圳市 XX 物业管理有限公司；若是管理处申购的电脑，发票所开单位为：深圳市 XX 物业管理有限公司 XXX 管理处。2、 系统维护员持供应商所开的发票，填写报销单，附上“电脑等信息设备配置申请表” 、“电脑等信息设备采购计划表” ，并分别报经信息中心经理、会计部经理、分管领导、总会计师、总经理签字审批。3、 审批后的报销单，若是公司职能部门或专业公司申购的电脑，则直接到公司出纳室办理转帐支票；若是管理处申购的电脑，则到相应管理处办理转帐支票。 “电脑等信息设备配置申请表” 、 “电脑等信息设备采购计划表”则由信息中心存档。八、记录与表格WI/X-007ZHPM 信息管理制度（电脑采购） C/0 2/31、 电脑等信息设备配置申请表2、 电脑等信息设备采购计划表3、 电脑等信息设备采购验货单4、 固定资产台帐5、 设备维护卡片6、 软件资料明细表WI/X-008ZHPM 信息管理制度（低值易耗品采购） C/0 0/2一、 实施采购的原则在满足应用的前提下，保证所采购的低值易耗品具有最佳性价比。二、 适用范围各部门、管理处、子公司各种信息设备低值易耗品的采购，主要包括：墨盒、色带、光盘、软盘、插座、鼠标、键盘等（不包括打印纸、复印纸的采购） 。三、 采购责任人信息中心副经理和系统维护员四、 采购计划的制定1、 采购负责人每月收集一次低值易耗品的最新市场报价，并填写“低值易耗品报价单” ，在公司内部网站“业务资料内部资料”栏目上公布。2、 每月 25 日系统维护人员根据上个月低值易耗品的实际消耗数量和库存情况，制定采购计划表。3、 信息中心副经理根据采购计划表向固定供应商询价，并确定本次购买的供应商和低值易耗品的价格。五、 采购计划的审批1、 确定了供应商和价格的采购计划表，报信息中心经理审批。若未批准，应继续寻找合格供应商和合理的价格。2、 若采购金额超过 1000 元，须报公司分管助理总经理审批。3、 若采购金额超过 5000 元，须报公司总经理审批。六、 采购计划的实施1、 采购责任人根据批准后的采购计划表向选定的供应商发出订购单。WI/X-008ZHPM 信息管理制度（低值易耗品采购） C/0 1/22、 供应商准备好物品后送货到公司信息中心。七、 低值易耗品的入库和保管1、 供应商将物品送到后，系统维护员根据采购计划表进行验收。2、 验收合格后，登记低值易耗品台帐，办理入库手续。八、 低值易耗品的领用1、 各部门、子公司、管理处应先填写“低值易耗品领用申请表” ；2、 领用申请表经领用人本人和部门经理签字后，到信息中心领取。3、 领用低值易耗品时，系统维护员应开具出库单，注明低值易耗品的型号、数量、单价和金额，并要求领用人在出库单上签字。4、 系统维护员办理出库手续,并在低值易耗品管理系统中登记。九、 单据处理1、 供应商出具的正式发票所开单位为：深圳市 XX 物业管理有限公司2、 系统维护员填写报销单，并附上“低值易耗品采购计划表”3、 单据报销程序按会计部相关程序进行4、 审批后的报销单到出纳室办理报销手续。十、 记录与表格1、低值易耗品采购申请表2、低值易耗品采购计划表3、低值易耗品领用申请表WI/X-009ZHPM 信息管理制度（系统维护） C/0 0/3一、系统维护的目的保障公司电脑系统和网络的良好运行，为公司开展各项业务工作提供安全可靠的网络支持。二、适用范围适用于公司各部门、子公司和管理处的电脑系统及相关配件、软件、网络及其外部设备。三、责任人信息中心副经理全面负责整个信息系统的维护工作，系统维护员、网络工程师负责具体维护工作，公司各部门、子公司、管理处的电脑使用人员应积极配合维护人员的工作，做好各自电脑的日常维护工作。四、系统维护的内容1、硬件维护包括计算机、打印机等各种设备硬件的维护，保障各种信息设备的良好运行。根据工作需要，及时升级计算机硬件系统。2、软件维护指对各种系统软件、工具软件、应用软件的维护，做好软件的杀毒工作，及时对各种软件系统进行升级，保障计算机的正常运行。3、网络维护指对公司内部办公局域网络、公司和管理处的广域网络等的维护，保障网络线路的通畅和网络设备（服务器、交换机、路由器等）的安全正常运行。五、故障处理1、当计算机出现故障时，应就近在网上报修系统中填写报修申请。当附近无上联网计算机时，可以电话报修。信息中心所有员工接到电脑故障信息后，要先在计算机维护系统中登记“计算机维护记录” 。WI/X-009ZHPM 信息管理制度（系统维护） C/0 1/32、系统维护工程师或网络工程师到现场或通过电话等其他方式详细了解故障情况，并作出判断。3、若是硬件故障，在保修期内的应要求供应商进行免费维修或更换；若超过保修期，应向供应商要求进行低成本维修，实在不能修复的，可对配件进行更换。4、若是软件故障，应判断出故障发生的具体原因，并采取修改配置或重新安装等方法解决。5、若是网络故障，应查明故障发生在哪个环节，并针对故障采取相应的对策。6、故障排除后，在“计算机维护系统”中作好记录，若是硬件故障或更换了配件，需同时在设备维修卡片