采购如何做好程序化规范化制度化

采购如何做好程序化规范化制度化篇一：项目管理期末作业项目管理期末作业 13119117 于东霖 1. 项目采购管理流程探讨 项目采购管理从字面上的意义来理解的话，为完成某个项目而执行的采购部分的管理。就是通过科学化的流程管理使得采购工作更加科学合理,通过分析项目的采购管理流程,论述了采购管理在项目管理过程中的重要性,以及项目为降低采购成本,提高经济效益所应采取的采购管理措施,达到了降低生产成本的目的。项目采购管理它包括从执行组织之外获取货物和服务的过程。这些过程之间以及与其他领域的过程之间相互作用，如果项目需要，每一过程可以由个人、多人或者团体来完成。 要对项目采购管理流程的探讨，不得不提一下项目管理。项目管理是在其有限的资源条件下，为实现项目目标所采取的一系列的管理活动。现代项目管理的知识体系被划分为了 9 个知识领域，其中包括：项目综合管理、项目范围管理、项目时间管理、项目成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理以及项目采购管理。其中项目采购管理就是本文要探讨的主要内容。可以从项目资金的合理使用角度出发，探讨在项目的采购管理中应该如何降低成本、减少现金流出，并提高项目资金的使用效率。 项目的执行除了需要必备的人力资源之外，还必须具备相应的设备、设施、原材料、零件、服务和其它物质资源，离开了这些物质资源，再高明的项目经理也不可能按要求完成项目的任务，在市场经济条件下，这些产品和服务是通过采购活动来实现的。从执行组织以外通过采购取得项目所需要的产品或服务，就是所谓的项目的采购管理。而这些资源的获取又是需要花费一定的项目资金的，如何合理而有效的使用这些项目资金？如何使一笔有限的资金发挥其最大的效用？是在项目的采购管理中所应该关注的问题之一。其中梅雷迪思在项目管理管理新视角 中提到：“在采购设备、原材料和分包服务的过程中，必须清楚的界定出特定的需要，并且还要找到最低的价格和最具竞争力的供应商。 ”在现实的项目采购操作中，要实现这两个“最”字的目标是十分不容易的。但是，却能够通过对项目采购管理中部分环节的控制，来有效的降低采购成本，从而使项目资金达到最优的配置，用有限的资金获取尽可能多的资源，这是在项目采购管理中所能够实现的成本目标。以下，就将从成本控制的角度来逐一论述在项目采购管理中降低采购成本的一些措施。 上文提到项目采购管理包括从执行组织之外获取货物和服务的过程，为了简便起见，我们可以将货物和服务统称为“产品” 。一、制定采购计划： 一般而言，在采购之前首先要做制造、采购分析，以决定是否要采购、怎样采购、采购什么、采购多少以及何时采购等。在制造、采购分析中，主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、自行制造能力、采购评标能力等进行分析比较，并决定是否从单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部分货物和服务，或者不从外部采购而自行制造。举个简单的例子，比如一个工程项目要完成一栋大楼的建设，那么这栋大楼所需要的建筑材料就是制定采购计划的很大一部分。这里的直接成本可能就是钢筋、水泥混凝土等，而间接成本就包括运距运费，还有在 A 厂家购得的材料与 B 厂家购得的不尽相同，需要通过分析比较，制定出最省钱的采购计划。 二、询价计划和询价： 询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息，该过程的专业术语叫供方资格确认。获取信息的渠道有：招标公告、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等，通过询价获得供应商的投标建议书，以文件记录所需的产品以及确认潜在的渠道。工程项目中常有的招投标与这个有点类似，一个工程项目谁能做、给谁做就是通过它来决定。最后再取得报价单、标书、要约或订约提议。 三、渠道选择： 从潜在的卖主中作出选择。在采购过程中，势必会吸引两家或两家以上的卖家来参与采购，这个时候为了项目利益的最大化，就应该选择一个对我们项目最有利的采购渠道。 四、合同管理： 这其实就是管理与卖主的关系。当决定需要采购时，合同类型的选择成为买卖双方关注的焦点，因为不同的合同类型决定了风险在买方和卖方之间分配。买方的目标是把最大的实施风险放在卖方，同时维护对项目经济、高效执行的奖励；卖方的目标是把风险降到最低，同时使利润最大化。不同合同类型适用于不同的情形，买方可根据具体情况进行选择。一般来说，常见的合同可分为以下 5 种，其适用情况如下： （1）成本加成本百分比（CPPC）合同：由于不利于控制成本，很少采用。 （2）成本加固定费用（CPFF）合同：适合于研发项目。 （3）成本加奖励费（CPIF）合同：主要用于长期的、硬件开发和试验要求多的合同。 （4）固定价格加奖励费用（FPI）合同：长期的高价值合同 （5）固定总价（FFP）合同：买方易于控制总成本，风险最小；卖方风险最大而潜在利润可能最大，因而最常用。五、合同收尾： 合同收尾指的是合同的执行和清算，包括赊销的清偿。在一个项目将要完成之即，关于合同的收尾部分尤其重要，合同执行的过程清算，其中还有对合同控制范围外的赊销的清偿等。 具体点来说采购管理是企业为了实现生产或销售计划,在确保适当品质的条件下,从适当的供应厂商,于适当的时期,以适当的价格,购入必须数量的物品或劳务所采取的一切管理活动。采购业务整体目标是从最合适的地方,采购最好的、价格最合理的材料,并以最优质的服务及时地运送到最佳的地点,同时采购业务要有助于产品的生产过程的革新,降低公司整体供应风险。据统计,如果企业的采购费用占到其销售产品总成本的 55%,那么采购费用每下降 1%,对利润增长所做出的贡献,相当于销售额增加 12%18%所带来的利润增长。国内生产企业,一般情况下采购支出占产品生产成本的30%70%,可见采购费用的下降对提高利润率有着巨大的潜力。因此,通过有效的途径科学合理地安排采购工作、降低采购成本对企业提高经济效益有着重要的影响。企业采购成本是产品总成本的重要组成部分,采购成本的降低可以快速、有效地降低生产成本,提高企业的经济效益。同时,做好企业的采购工作也是保证产品质量和提高企业核心竞争力的重要保障。采购优质的原料可以保证产品的质量,在提高企业竞争力方面,企业通过与供应商结成战略联盟的关系,共同开发新材料,强化供应链管理,降低企业库存,保证到货的及时性,从而取得竞争对手所不能具有的竞争优势。 在传统的采购管理中,缺乏对采购需求的分析和对供应商的管理,忽视了与供应商的战略伙伴关系和互赢与激励的合作机制的建立,集团企业处于分散采购中,忽略了整体利益的最大化。集中采购的采购策略能很好地解决这些问题。集中采购是企业在核心管理层建立专门的采购机构,统一组织企业所需物品的采购业务。与分散采购相比,集中采购有利于获得采购规模效益,降低采购成本和物流成本;有利于稳定企业和供应商之间的关系,得到供应商在技术开发、货款结算方式、售后服务等方面的支持与合作;有利于采购决策中专业化分工和专业技能的发挥,同时也有利于提高工作效率。 同时项目需要集中采购管理系统的建立如下： （一） 、选择项目采购管理策略 例如某个企业中，由于生产方式及产品结构的差异,企业对不同原材料的需求是有差异的。对于企业的采购物品,一般可以用 ABC 分类法则对其进行分类。这里采用一种在实际采 购工作中有较强适用性的分类方法,即根据采购对达成企业目标的影响或风险分类,可将企业的全部采购物品分为4 类:日常采购项目、杠杆采购项目、瓶颈采购项目以及关键采购项目。在实际采购工作中,针对采购定位模型中不同的采购类型,对采购管理、供应商选择、与供应商关系管理、库存管理等方面应采取不同的策略。具体策略选择见表 1。（二） 、明确采购管理业务流程 采购管理业务流程是对采购过程中各单位、人员之间业务关系、作业顺序和信息流向的描述。依据企业的性质、规模建立完善的采购框架及采购流程,既能规范作业流程以确保工作的顺利进行,又可预防采购人员的不良行为。采购管理业务流程如图 2 所示。 （三） 、建立供应商管理体系 建立企业供应商的管理体系,即通过组织架构管理供应商。在采购部门,一部分人负责谈判和招标,另一部分人员要对供应商的资质、水平、能力、产品价格、供应链稳定性及其综合实力进行完整的评估。供应商(转载于: 小 龙文档 网:采购如何做好程序化规范化制度化)评价与选择通常涉及到确定评价因素、确定评价标准、评价与选择的方法、选择后的动态管理等 4 项内容,可以根据采购类型确定供应商评价与选择策略。企业根据发展的实际要求确定最优供应商的名单和数量,并对不同重要程度的供应商采取差异化的管理体制,定期地对供应商进行选择以及审核。 4、采购人员绩效评估 针对企业采购部门人员的工作积极性不高,建立绩效评估体系以对员工进行管理显得尤为重要。绩效考核的目的在于发现和了解员工的能力和行为,并通过相应的制度安排来改进这些能力和行为。对于企业来说,建立科学的采购绩效体系有利于管理人员将更多的注意力和资源集中到关键的环节上,并为信息和管理控制打下良好的基础。测量和评价采购业务必须依据以下 4 个尺度:价格/成本尺度、产品/质量尺度、采购物流尺度、采购组织尺度。在关于绩效指标的设计中,最常用的是关键绩效指标法,即根据企业的战略规划,找出最能体现业绩的关键性量化指标作为绩效考核的基点。 集中采购能够以优惠的价格购买原料,降低了采购频率和采购成本,但是由于原各部门之间独立运作,都有各自的供应商和客户网络,甚至在某种程度上存在竞争关系,集中采购难以在短时期内实现；而且企业内部关于某些特定物料是否进行集中采购也都不一定，有较大的困难存在。 现今是提倡环保的时代，我国是烧煤大国，煤炭的使用和煤炭企业的发展受到许多人的 关注。我国煤炭企业物资采购管理流程的战略性发展，就目前的情况来看，煤炭企业在现阶段采购管理环节上以资金、成本管理为重点，将全面预算管理、采购计划管理、采购质量控制、采购信息管理等方面的工作制度化、程序化、规范化，并将管理工作上升到战略高度，才能保证整个体系的可持续发展。虽然我国目前在采购管理上存在重成本、轻技术，重管理、轻效率的问题，然而在这个节骨眼上我们应该更加要重视战略性的改革创新与发展。因此我们要从以下几个角度去把控：1 从全局管理角度来看，要建立健全管理机构加强管理制度的实施，配备政治素质高的采购人员,提高整体素质使管理系统高速运转。2 从经济效益角度看，在抓住成本控制的前提下，建立市场调研机制和资金运转管控机制，以方便在确保价格真实性的同时兼顾成本限价管控准确性。从物资管理角度看，一方面需要从企业的战略高度对物资采购、使用、储备等进行有计划的、有组织的管控，最终通过打通物资计划制订、采购、使用、储备的各个重要环节来降低企业运作成本；另一方面在供应链控制上加强管理并限制成本，以扩大生产规模，提高整体效益，加速企业资金周转，提高企业的核心竞争力以及综合实力。在这个过程中我们要坚定公平、公正、公开和诚实信用的原则，进行定向采购或招标采购，并加以监督审定机制，通过建立规章制度，规范计划采购，控制采购成本，加强供应商管理并与其建立战略合作关系，做好最大程度的降低成本。 在竞争日益激烈的市场中生存和发展，采购管理在项目管理过程中的重要性尤为凸显，企业在经营的过程中就要把握好各个重要关节，尤其是采购管理流程，这决定了企业发展的初始环节的成效，是每个企业必须走好的第一步，也是未来发展的风向标。所以我们必须从宏观和微观两个角度去把握，一方面做好战略基础工作，一方面还要抓住每一个细小环节，使整个系统高速高效运转，真正做到完全发挥出整体的核心竞争力和综合实力。 参考文献： 1 薛华成.管理信息系统.北京:清华大学出版社，XX. 2刘宝红.采购与供应链管理.北京：机械工业出版社，XX. 篇二：浅谈加强物资采购的监督管理浅谈加强物资采购的监督管理 摘要：由于市场机制的不完善、运作不规范，导致企业采购不同程度地存在不良行为。如果物资采购管理缺乏必要的制度约束和监督，就会造成在采购过程吃回扣，向供应商索要钱物，以次充好，损公肥私，贪污腐败。与其他工作相比，物资采购工作的漏洞更为隐蔽，从而诱使一些人铤而走险，利用手中的权利，视企业利益于不顾而中饱私囊，甚至有的为了满足个人私欲，置党纪、国法于不顾，走上经济犯罪道路。随着企业的发展和市场机制的不断完善，如何加强物资采购管理已逐步成为企业管理的焦点。本文主要从加强物资采购监管工作的指导思想及监管工作中需注意的几个关键环节进行论述。 关键词：物资采购 监督管理 制度 物资采购是公司的一项重要的经济支出，不仅在生产成本上与公司盈利密切相关，在物资质量上也对公司的安全生产工作起着重要作用。因此，做好物资采购的监管工作，是我们平时工作中的一项重要内容。 1. 物资采购监管工作的指导思想 （1）注重学习，提高员工素质，增强法纪观念 从业务知识、规章制度、反腐倡廉教育入手，分层次各有侧重地进行。对计划、采购人员侧重本专业知识及国家、部、局、工厂有关法制法规的学习；仓库保管人员侧重学习不同物资的管理方法与发放制度；其他人员重点学习岗位责任制。通过坚持不懈地学习与教育，员工的素质明显提高。为了巩固教育成果，使员工在实际工作中自觉规范行为，物资部在全体计划、采购人员中开展了承诺活动，各计划、采购员就严格执行物资部关于采购人员廉洁自律准则进行承诺，并在承诺书上签字，使内部形成了自觉遵章守纪的氛围，为进一步搞好物资采购工作，打下了坚实的基础。 （2）定期轮岗，为从源头防止腐败提供保障 为了保证各项工作有序运作，各种制度的有效执行，政令更加畅通，应该对采购组的部分计划、采购员进行了岗位轮换。具体做法由党政领导班子集体讨论决定，并在职工大会宣布、及时交接、限期上岗，在较短的时间内接上各项业务工作。岗位轮换有三点好处：首先可以让计划、采购人员熟悉更多的工作岗位，掌握更多的业务知识，有益于长效管理；其次，可以避免计划、采购人员在同一业务岗位上长期对外联系，单一交往供应商避免发生不良现象；其三，对一些已发生的失误和问题，便于及时弥补和纠正，避免造成损失。 （3）健全制度，逐步完善了采购管理的运行体系。 在贯彻执行集团下发文件的基础上，结合实际完善管理制定。重新修改、制定了物资采购管理流程和标准 、材料、配件采购计划 、 办公费及杂备品报销管理流程和标准 、 职能部门岗位价值管理考核方案 、 岗位责任制 、等办法、细则。这些办法、细则涵盖了物资采购管理中的信息化运作、集中采购纪律约束，因而形成了采购管理组织领导体系；采购计划管理体系；日常监控约束体系；价格调查与调整的动态管理体系等等。这对提高物资采购、管理人员的业务水平和增强约束力均体现了较好的效果。 （4）强化信息管理与市场调查，为物资采购提供可靠的依据 随着网络的发展，企业的采购意识和观念也在不同程度地发生转变，能否做 好物资采购监督与管理，降低材料成本，对市场信息资源及时、准确、全面的了解起着很大的作用。物资部要求计划、采购人员采用互联网、电子信箱等现代化通讯手段及时获得国内各地区同行业材料的价格信息资料，并将其整理和存档，随时对可采购物资实行比价管理；或者查阅相关物资报刊，收集物资价格信息；或通过电话、电传、信函等多种形式，结合现场实地考察和调研，对供方的产品质量、企业资质、信誉、供应能力、售后服务和产品价格等进行跟踪调查，建立合格供方及价格信息档案，以便及时掌握市场价格波动情况，为比质比价采购，控制采购成本，择优选定合格供方提供真实、可靠的依据。2. 需关注的几个关键环节 （1）对招（议）标采购工作的监督 在物资采购方面逐步推行招（议）标，结合实际，并严格执行公司规定。坚持比质量、比价格、比铺底资金、比服务的“四比”原则、坚持招标、议标采购，整个招标过程在分管厂领导和部门领导、企管、纪委、供应科、使用单位及有关人员的指导、监督下进行，对投标单位当场开标、评标、定标、宣布结果，体现了公平、公正、公开的原则。通过招（议）标规范了采购行为，健全了制约机制，体现了集体采购，民主决策的优势，避免了工作失误，消除暗箱操作嫌疑。 （2）对物资采购实行全过程监督 从采购计划制订开始，到采购物资的使用结束，包括计划、审批、价格咨询、市场调查、招（议）标、签订合同、验收、付款和发放等环节，每个环节都进行监督。但重点是制订采购计划、签订合同、采购价格咨询和调查、质量验收和结算付款几方面的监督。对计划的监督主要是保证计划的合理性、可信度和准确性，对价格的监督主要是看是否进行了货比多家，是否定期或不定期进行市场调查，按相关规定对大宗材料进行了招（议）标采购，价格是否合理；对合同的监督主要是其合法性、严密性和公平性，是否定期进行评审；对质量监督主要是确保按招标文件、厂家要求和图纸等相关技术规范要求的技术指标进行验收；对付款监督主要是确保计划人员按规定支付料款，避免凭个人意愿擅自进行支付。总之，将监督贯穿于采购活动的全过程，确保采购管理规范化、程序化、制度化，营造一道确保企业利益不受损的坚实防护墙。 （3）对物资采购进行效能监察 采购物资材料成本的高低是直接影响企业效益的重要因素，也是企业经营中最容易发生违纪违法行为的环节。加强物资采购中的效能监察，推动物资采购工作朝着规范化、制度化、科学化的管理方向发展，实行公开、公正、公平的招标采购、竞价采购等管理方法，才能有效地降低生产成本、提高企业经济效益、增强企业竞争能力，才能预防物资采购中违纪违法行为的发生，确保企业良好的生产经营秩序。 总之，采购方在买方市场有充分的比价选择余地，采购成本的降低也就理所当然地成为了企业降低成本的主要手段。因此，采购是企业管理中“最有价值”的部分，我们一定要根据自身的具体情况，把采购工作做好，为企业创造出最大的利益多做努力。 参考文献： 1王槐林采购与库存管理中国物资出版社 XX 年 2王文信采购管理厦门大学出版社 XX 年 3梅绍祖等采购与供应链管理分析、规划及其实践清华大学出版社 XX 年 篇三：采购规范 -采购申请流程规范采购申请流程规范 一、目的 为加强公司各类物料的采购管理，便于成本核算与控制，完善各部门申请采购物资的交接手续，提高工作效率，实现物料采购的规范化制度化特制定本制度。 二、适用范围 本规定适用于我司需要使用采购申请单的所有相关部门采购需求申请。 三、定义 采购申请单：是由需要提出采购申请的部门（以下简称“申请部门” ）或是人员（以下简称“申请人” ）根据所有申请购买的物料的基本信息填写的单据。其内容有品名、规格/型号、材质、数量、需求时间、单价、用途、备注等。通过申请可申请购买的物料有生产性物料、设备设施、工具、仪器、易耗品，也可用于安装维修等服务的申请。 采购需求计划：是生产部根据开发部发出的BOM（材料设备清单）结合相应的物料的实际需求时间等具体情况提出物料申请时所提供给采购部的文件。 四、职责 采购部：各部门采购申请单的复合及各类采购申请的执行； 各相关部门：负责对需求的书面申请及审核； 总经理：各采购申请 、 采购需求计划的审批。 五、申请程序 1、申请程序详见：附件一 3、申请说明（1） 、时间要求：a、每月 5 号前由需求部门提出月度申请并且将已经审批的采购申请单报采购部，由采购部统一实施采购，逾期申请需总经理特批。各部门应急采购次数每月不得多于 2 次否则由申请部门自行处理。应急采购采购部接收后申请部门仍应及时补写采购申请。 b、采购员必须对所收到的采购申请单进行复核和审查，采 购受理时间以采购员收到完整申请为准，并在 2 个工作内对合格的采购申请单编制采购计划和提请批准。 (2)、规范要求：a、采购部一律凭填写完整审批完成的采购申请单或采购需求计划申购。除此之外其它形式的采购要求采购部有权不予受理；b、采购申请时采购申请单信息必须填写完整，否则造成的损失由申请部门负责。加工定制的物料或是设备设施、工器具、计量仪器等申请采购时申请部门必须提供详细准确的的规格型号、技术参数、图纸或是样品等，否则采购部不予受理。（3） 、交货周期：正常采购物料的交期注塑原材料 1