采购付款制度及流程

采购付款制度及流程篇一：采购制度及流程采购管理制度及操作流程 一、目的 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 二、适用范围 适用于本公司所有采购的物料及耗材品。 三、基本原则 采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。 四、工作程序 （一） 采购基本事项 1. 日常采购（包括但不限于日常办公用品及其它消耗用品）采用现需现采购的原则，一般由总务后勤人员负责采购，也可由需方直接采购。 2. 非日常用品采购（包括但不限于较大型办公器材及物料）应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。 3. 对价值超过 200 元以上的办公用品及 500 元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请人写出比价申请报告经分管领导签署意见报总经理审批后实 施。采购人在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价；在提交采购 计划或申请的同时，采购人呢应对新采购物品提供至少 3 家以上的供应商报 价和联系资料，有财务部对提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调 查。 4. 采购应索要发票，金额小的索要收据，网络采购应保留聊天记录及付款证明。 （二）采购申请1. 采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意 事项填写“物品申请单或采购定单” 。 2. 紧急采购时，由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样，以便 及时处理。 3. 若撤销采购，应立即通知总务后勤人员或采购部人员，以免造成不必要的损 失。 （三）采购流程 1. 采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数 量和总金额。 2. 各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行 审核，报总经理审批后，方能进行采购。 3. 采购物料定单必须写上公司统一规定单号报总经理审批后复印一份交与财 务。 (四)采购经办人职责 1. 建立供应商资料与价格记录。 2. 做好采内参市场行情的经常性调查。 3. 询价、比价、议价及定购作业。 4. 所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。 5. 做好平时的采购记录及对帐工作。 （五(转 载 于: 小 龙文 档 网:采购付款制度及流程)）采购方式 1. 集中计划采购：凡属日常办公用品尽量集中计划购买。 2. 长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。 3. 每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对 供应商评审，且作出相关评审记录。 （六）采购实施 1.“物品申请表”批准签字且到财务部备案后，办理借支采购金额或通知财务办 进汇款手续。 2.采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单并以电话或传真确 定交货日期或到市场采购。 3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入仓手续。 （七）采购付款方式 1.物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务经理审核，总经理核准签字后方可报销。 2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款 收据等单据方可结款或开支票。 （八）采购经办人行为规范 1. 采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定 “采购定单或物品采购申请单” 。 2. 采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若 因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关 处理。 五、 附则 1.各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒 绝付款。 六、本制度经总经理核准后实施。 七、附采购流程图。 公司生产物料采购流程 采购定单审批流程 篇二：采购付款制度及流程 1.目的： 为规范公司各类采购货物（包括工程劳务、租赁吊机、分包、费用）等支出性合同、付款及采购（或劳务、费用）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。 2. 适用范围： *建筑产品（上海）有限公司/*建筑产品（天津）有限公司、上海华凌建筑工程有限公司、上海藤申防火建筑材料有限公司。 3. 操作规定： 第一条、合同管理规定 公司各类货物采购（金额含 1 万元及以上的）及工程劳务业务均需签订合同。金额在 500 元-10000 元的，至少需提供采购订单（供应商或我司的报价单） 。 合同的签订及审批、合同内容填写要求、合同的评审、报送及执 行参照公司合同档案管理制度及流程第二条、付款管理规定 所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的付款申请单付款。*原材料、运费、加工费、机器设备等使用 ERP 系统生成的付款申请单 ，其他公司或其他项目使用公司印发的付款申请单 。 下面按几种方式或类型说明付款时所附单据、内控审核、付款流程： *（上海）： 1、全额预付款业务 预付款业务授权审核流程：采购经办人系统导出付款申请单 ，右上角加盖“预付”章上海工厂的采购业务需要采购分管部门经理签字各地工厂厂长签字外地工厂的采购业务供应商开发核准单张采购订单超过 1W 元，需要郑总签字（或郑总授权人）应付帐款会计签 字财务负责人签字银行出纳付款预付款后附单据：标明项目编号的物料采购申购单（固定资产采购需附经总经理审核的固定资产申购单 ） 、采购合同(10000 元以下附采购订单） 授权审批人审核要点： （1） 、采购分管部门经理审核上海工厂采购合同商务条款、供应商资质、账期和采购价格 （2） 、各工厂厂长确保采购单价在供应商开发提供的报价范围 （3） 、外地工厂的采购业务需要供应商开发核准 （4） 、对超过 1W 的采购业务，郑总进行批准 （5） 、应付帐款会计审核要点：审核合同付款条款中金额和付款申请单金额是否一致，物料采购申购单和合同条款品名、数量是否一致，确认无误后上查系统申购单，在系统里审核付款申请单，在纸质付款申请单 上签字，并注明截至申请日该供应商应付或预付余额，并在备查帐中进行登记，以备后续核销。（6） 、财务负责人审核整个授权审批环节即内控的完整性 对于全额预付货款的经济业务, 采购经办部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于预付货款后，供应商没有提供货物或劳务的，采购经办人应负责后续跟踪直至解决；对于全额预付货款的，发票必须随货同至。货到发票到后审核流程比照下文后付款账期付款业务。发票不能随货同至的，必须在供应商指定的允许名录里。 2、比例预付+分次付款业务 首次预付，付款时所附单据、内控审核点、付款流程同上。 分次付款中有“发货前付款” ，同首次预付，但需在付款申请单上注明首次付款金额。 分次付款中留质保金的，发票须在除质保金外的最后一次付款时收到全额发票。 上述 1、2 两种情况，ERP 系统里付款申请单来源于“采购订单” 。2、后付款和账期付款业务（货到且发票到）： 后付款和帐期付款除承兑汇票转让外，按照发票金额付款。 后付款和账期付款授权审核流程： 发票录入发票结算发票审核 货到验收入库，仓库已办理采购入库手续，并收到该笔业务发票的，材料采购经办人员核对采购订单、采购入库单后并在 ERP 系统里录入发票，发票里的“发票日期” 、 “立账日” “收付款协议”为必填项，点“结算” 。材料采购经办人员将匹配好的采购入库单、采购发票、采购申购单、采购合同交给应付会计审核。 采购发票审核采购经办人系统导出采购申请单 ，源单类型抓“采购发票”上海工厂的采购业务，采购分管部门经理签字各地工厂厂长签字外地工厂的采购业务供应商开发核准单张采购订 篇三：采购与付款流程财务制度第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。第二步：下定单：同上 第三步：收货验收：IQC 收货,请购人领货并验收并领货。 第四步：收发票：同上 第五步：请款：釆购按(1)请款 第六步：财务审核付款 四、 具体业务的票据操作指南： （一） 材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。 （1） 国内采购业务： 要求单据：PO、收货单（对方送货单） 、发票、请款单。 （a） 要求请款单供应商名称或代码与发票和 PO 上的完全一致。 （b） 要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于 PO 上的数量。 （c）要求发票上的每个原料的单价与 PO 上的一致或低于 PO 单价。 如果 PO 约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。 （2） 进口采购业务： 要求单据：PO、收货单（对方送货单） 、发票、报关单、请款单。 具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于 补付无报关单等特殊情况的付款。（二） 固定资产采购： 业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、CEAR（二千美元及以上的） 。具体参见我司固定资产管理办法 业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收） 。 要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下） 。 比材料采购多二张单据。请购单，领货固定资产验收单： （三） 低值易耗品及费用： 1、 低值易耗品及有实物形态的费用： 业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。 业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。 要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下） 。 比材料采购多二张单据。请购单，领货单： 2、 无实物形态的费用或服务： 流程特别要求：费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后，到 IQC 填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时间，并签字后，IQC 给予做收货记录并将 ERP 收货号填写上。 五、 对单据的要求：（对于不符合要求的单据将退回） 1、 PO： （1） 要求与 ERP 中的各项内容一致、项目齐全。（2） 编号不得重复。 （3） 增加 ERP 供应商编码。 （4） 要求请款时交给财务的 PO 是在 ERP 中最新的，如手工 PO 有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。 2、 收货单或对方送货单：要求原件，并写实收数量、收货号（与 ERP 一致）有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。 3、 发票： (1)增值税专用发票： 釆购审核内容：开票日期至请款日不得超过 80 天；要求审核数量。 财务审核内容： 审核“购货单位名称”必须为本公司名称全称、 “地址、电话” 、 “税务登记号” ， “开户行及账号”等项目填写必须正确。 应同时取得发票联（第二联）及抵扣联（第三联） ，并是否为运用防伪税控系统开具的专用发票，各联均加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字轨号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致； 不同商品或劳务名称应分别