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业委会工作制度

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业委会 工作制度
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业委会工作制度篇一:业委会工作制度小区业主委员会工作制度 一、接待制度 1. 为保障业主的意见、建议和投诉及时得到回复或处理,业委会设立业主接待制度。 2. 业委会接待业主,采取值班接待、业主联系箱、电话接待、网上电子邮件或特别约见等各种方式。必要时,可以就反映集中的问题专门召开业主座谈会。业主可以根据自身情况采用上述合适的接待方式向业委会提出意见、建议或者投诉。 3. 业委会回复或处理业主意见、建议或投诉,应当以国家法律、法规、政策和小区《业主大会议事规则》 、《业主公约》为依据。 4. 业委会应及时针对业主意见、建议或投诉依照下列原则分别进行处理: (1)涉及受聘的物业公司履行合同不到位的问题,由业委会转交物业公司处理,要求物业公司整改并加强监督; (2)涉及其他业主违反业主公约的问题,依照业主公约的规定进行处理; (3)涉及业主共同利益的重大事项,经业委会或业主代表大会研究决定后,召开业主大会表决决定; (4)涉及业委会自身存在的问题,由业委会研究改进解决; (5)不属于业主大会、业委会职责范围内管辖的问题,告知通过其他渠道,由有关部门解决。 5. 业委会专门设置业主意见登记簿,由业委会人员进行书面记录。除可以当即回复的以外,应在有相应处理方案时予以答复。意见登记簿共分两本,一本放在业委会办公室,由专职秘书负责登记,一本由负责值班的业委会值班组轮流在接到业主反映后登记。二、信息公开制度 1. 业主委员会应当建立信息公开制度。 2. 按照规定 5 日内公布业主大会、业主代表大会、业主委员会作出的决定、物业服务企业选聘、物业服务合同等物业管理中的各项决定和重大事项。 3.每季度公布公共收益收支。 4. 涉及小区开支在 3 万元以上的项目,3 日内公布,由全体业主进行投票表决。 三、例会及表决制度 1. 业委会全体成员每月的第一个星期四晚上(如遇节日另行商定时间) ,集中在业委会办公室召开例会,会议由业委会主任主持,主任无法参加,可委托副主任或负责办公室管理的委员主持会议,负责宣传报道的委员和专职秘书做好会议记录,会后整理形成会议纪要,由参会人员签字后公示。 2. 业委会可召开专项事务会议,所有委员都有建议召开专项会议的权利,但需经业委会主任同意。专项会议时间在确定后由专职秘书负责通知与会人员,提出召开专项会议的委员必须事先准备好各类文本材料。专项会议只讨论专项事务,宜简洁明了。3. 业委会召开的会议上,涉及到提案的,都需有文本材料,电子稿会前由专职秘书发到相关人员邮箱先行阅读、思考,涉及到各类资料如页数较多,一般准备三份进行传阅。 4. 对于提案等需要表决的,必须按照少数服从多数的原则进行。 5. 业委会每个月第一个双休日(如遇节日另行商定时间) ,与物业管理方举行例会,听取上个月物业管理工作总结以及下阶段工作计划,将上个月业委会对物业管理方的考核情况,以及业主提出的关于物业管理的意见和建议,反馈给物业管理方,由物业管理方提出相应整改措施或解决办法。会议由业委会负责宣传报道的委员和专职秘书做好会议记录,会后整理形成会议纪要,由参会人员签字后公示。会议中有涉及到需要业委会表决通过的,由业委会成员单独进行投票表决,物业管理方回避。 6. 以上会议请假以及会议纪要公示办法等,均按照《议事规则》要求进行。 7. 以上会议在确有必要的情况下,可邀请政府管理部门人员、社区工作人员、监理会成员、单元长等参加。由业委会主任、副主任,或其指定委托的人员负责邀请。 四、收发文管理制度1. 业委会的发文主要包括各类函、通知、会议纪要等文书材料,具体文号根据实际需要逐步制定、完善。 2. 业委会对外行文,由负责的委员起草,全体业委会成员讨论修改后定稿,由专职秘书登记后用印、分发、邮寄、报送、归档。 3. 业委会收到的各类文书,由专职秘书负责登记,交由各个委员以及相关人员传阅,并归档。 。 五、印章管理制度 (一) 、印章的保管和使用: 1. 印章(包括业主委员会公章、财务专用章、法人私章等)由业委会负责办公室管理的委员妥善保管,确保印章安全。 2. 印章如不慎遗失,保管人员应及时向业主委员会报告,到主管部门按照规定程序重新刻制。印章管理人员如有变动,由业主委员会重新确定印章管理人员。 3. 使用各类印章,除涉及到经济往来的用印,需业委会集体讨论,并经半数以上同意方可使用外,其他用印都需经业委会主任、副主任以及负责办公室管理的委员三人同意,到专职秘书处办理登记手续后可用印,负责办公室管理的委员为监印人。 4. 印章使用人必须做好用印登记手续,并留存文件原件副本存档,以便备查,绝对禁止在空白纸上加盖公章。5. 所有印章的使用都要先在《用印登记簿》上填写后,按照批准印章使用权限,涉及到的批准人签字同意方可使用。6. 紧急情况必须使用印章时,使用人需与业委会主任、副主任以及负责办公室管理的委员联系,向其说明情况,得到口头同意后方可使用,但事后使用人必须在 3 日内完成补签工作,同意使用印章的委员必须亲自核实情况,确认属实后方可进行补签,如有不实有权拒签并追究有关人员的责任。 (二) 、印章的使用范围 1. 印章使用必须符合《业主大会议事规则》 、 《业主公约》等有关规章制度。 2. 业主委员会主任、确保印章使用登记本与印章实际使用情况相符。 3. 凡违章使用公章,造成经济损失或严重不良影响的,交市、区主管部门查处,由责任人承担法律责任。 六、档案管理制度 1.档案由业委会专职秘书管理,应做好档案收集、整理、归档、借阅登记等工作。 2. 按照档案保管期限保管好档案。 3. 业委会和监理会成员档案借阅需经业委会主任或副主任同意,办理登记手续后方可借阅,如要复印或带离业委会办公室的,也需经业委会主任或副主任同意,原则上,借阅时间不能超过 7 天。其他业主 篇二:商住小区业主委员会工作制度商住小区业主委员会工作制度 一、接待制度 (一) 、为保障业主的意见、建议和投诉及时得到回复或处理,业委会设立业主接待制度。 (二) 、业委会接待业主,采取值班定时接待、业主联系箱、电话接待、网上电子邮件或特别约见等各种方式。必要时,可以就反映集中的问题专门召开业主座谈会。业主可以根据自身情况采用上述合适的接待方式向业委会提出意见、建议或者投诉。 (三) 、业委会回复或处理业主意见、建议或投诉,应当以国家法律、法规、政策和小区《业主大会议事规则》 、《业主公约》为依据。 (四) 、业委会应及时针对业主意见、建议或投诉依照下列原则分别进行处理: 1、涉及受聘的物管公司履行合同不到位的问题,由业委会转交物管公司处理,要求物管公司限期整改并回复处理意见; 2、涉及其他业主违反业主公约的问题,依照业主公约的规定进行处理; 3、涉及业主共同利益的重大事项,经业委会研究决定后,召开业主大会表决决定; 4、涉及业委会自身存在的问题,由业委会开会研究解决; 5、不属于业主大会、业委会职责范围内管辖的问题,告知通过其他渠道,由有关部门解决。 (五) 、业委会专门设置业主意见登记簿,由接待人员进行书面记录和登记。除可以当即回复的以外,应在有相应处理方案时予以答复。 附: 值班定时接待:每月第一周周六 9:00——12:00,地点二楼业委会办公室 业主联系箱:小区 联系电话: 主任 副主任 副主任 邮箱: 二、工作制度 (一) 、业主(代表)大会会议采用集体讨论形式:会前 15 日就会议内容、时间、地点在小区公示栏内公告,书面通知街道房办和居委会。会中认真核实业主身份且双过半,现场投票,当场开票宣布结果。会后 3 日内公告决定并拍照存档。 (二) 、业主(代表)大会会议采用书面征求意见形式:会前 15 日就会议形式、内容、时间、地点及工作人员名单在小区公示栏内公告,书面通知街道房办和居委会,前 7 日表决票送达业主。会中表决票回收、统计、公开验票、当场公布结果、封存。会后 3 日内公告决定并拍照存档。 (三) 、做好业主大会会议、业主委员会会议、物管服务合同等签订活动,以及物业管理中各项重要事项的记录,并妥善保管。 三、 信息公开制度 (一) 、业主委员会应当建立信息公开制度。 (二) 、按照规定 3 日内公布业主大会和业主委员会作出的决定、物业服务企业选聘、物业服务合同等物业管理中的各项决定和重大事项。 (三) 、每半年公布专项维修资金和公共收益收支;接受业主查询所保管的物业管理信息。 四、档案管理制度 (一) 、档案由专人管理,档案管理人员要忠于职守,自觉遵守档案制度。 (二) 、档案管理人员应做好档案收集,整理,归档等工作。 (三) 、按照“档案保管期限”和“档案监管、销毁制度”保管好档案。 (四) 、档案管理人员应做好借阅、登记手续,对于借阅时间较长的档案,及时催要,使用者查阅保密档案,必须经业委会领导同意后方可查阅。 (五) 、档案库房必须有防盗,防火,防潮,防鼠等措施,库房内的档案应排列有序,按照保管期限或类别,项目进行保管。 五、印章管理制度 (一) 、印章的保管: 1、印章(业主委员会公章、 )由业主委员会委员专人保管,确保印章安全 2、印章保管人应妥善保管,不得丢失;如不慎丢失,保管人员应及时向业主委员会报告,经业主委员研究决定,到主管部门按照规定程序重新刻制。印章管理人员如有变动,应及时上缴印章,由业主委员会研究重新确定印章管理人员。 (二) 、印章的使用程序 1、用印单位和个人必须经业主委员会主任审批。留复印件存档,以便备查,绝对禁止在空白纸上加盖公章。 2、用印单位和个人都要认真填写《公章使用登记表》和有关规定。 3、未经业委会主任同意,擅自使用印章追究管理人员的责任,并承担责任后果。 (三) 、印章的使用范围 1、印章使用必须符合《管理规约》 、 《业主大会议事规则》 、有关选聘和解聘物业管理企业方案与合《业主委员会章程》 、专项维修资金使用和筹集方案以及业主大会通过的决议、决定、公告、协议、规章制度等。 2、业主委员会主任、副主任应该每月核对印章使用登记本登记情况,确保印章使用登记本与印章实际使用情况相符。 。 本工作制度由业主委员会负责解释,接受业主监 北湖盛景业主委员会成员工作职责分工 六、委员职责 结合本小区实际,为充分发挥业委会成员才智,尽心尽力全心全意为小区业主服务。经业委会研究决定: (一) 、主任: 主持业主委员会全面工作。 1、协调小区物业服务企业、街道社区、业委会事务;2、代表业主委员会对外签约及签署文书; 3、负责对业委会公共收益的支配的审核; 4、督查各委员履行工作职责,促进各项工作任务完成;会与业委会委员会议。 (二) 、副主任: 协助主任工作,分管工程、分管安防,环境、绿化工作(手机:) 1、负责财务审计工作,监督物业管理企业管理费收支、公共收益收支合理合法状况; 2、负责业委会文书、会议资料及内部管理规章制度的修订实施; 3、负责对业主委员会决定及工作动态的发布。 (三) 、副主任: 协助主任工作,主管业主委员会综合工作。 1、对重大事项提出的意见、建议的收集、反馈、通报; 2、接受业主反映问题,并及时备案、整理、回复。3、负责未列入委员职责范围以外之一切事务。 (四) 、委员: 负责办公室的资料整理、环境与绿化监督工作。 1、对业委会的上报资料撰写工作。 2、监督物业服务企业对本小区共享、共有部分、公共设施及园区周围之清洁、保养; 3、监督物业服务企业对本小区垃圾处理与资源回收之作业规划; 4、监督物业服务企业对本小区景观维护与绿化工作;5、监督物业服务企业对本小区其它环境污染防治工作。 (五)委员: 负责工程监督委员及会计审计工作以及共有资产的监督管理工作。 1、对物业管理企业的财务进行审计 2、监督共用物权如场所、设施设备的安全运行和维修维护; 3、监督物业服务企业对业主房屋设施等维护修缮、公共场所设施再建改建工程质量; 4、督促电梯、水泵等公共设备及监控系统设备的定期安检年审工作。 (六) 、委员: 负责依法维护业主公共权益、文化活动以及宣传工作。1、维护共有财产的占有、使用、收益、处置权不受侵害; 2、负责与业主物权相关的道德行为规范宣教工作,宣传国家有关物权及物业管理条例的相关法规,提高业主的维权意识; 3、负责小区宣传橱窗、标语及网上业主论坛及 QQ 群管理工作; 4、负责对业主在物业管理活动中的不同意见及看法进行解释、沟通; 5、负责小区文体活动的召集、组织与其他有益群体活动的开展; 6、推动业主各项联谊活动以及家庭活动。 职责分工特别强调,业委会全体成员务必真抓实干,各司其职,各负其责,做到分工不分家,相互尊重、理解、支持,密切配合,精诚团结,弘扬无私奉献精神,同心同德把维护广大业主权益的各项事务落到实处。为创建和谐美好的家园贡献力量。 (七) 、委员:徐杨(手机:) 负责安防协调及出纳物业服务、保卫监督工作以及宣传工作 1、对小区的好人好事做好宣传 2、监督物业服务企业对本小区及其周围之安全维护事项; 3、监督物业服务企业对本小区停车车管理、公共秩序维护; 4、监督物业服务企业对本小区防火、防灾、防盗等各项安全防范规章制度的制定和实施; 5、监督物业服务企业对本小区所有管理规章、装修管理以及其他事务; 7、其它可能危害业主生命财产及公共利益事件防治与处理; 8、调解小区业主之间、业主(使用人)与物业服务企业之间、业主与小区公共权益等争议; 9、协调其他对外公共权益相关争议的问题。 说明:以上职责业委会全体成员认真履行,各负其职,做到分工不分家, 相互尊重,互相理解、支持,密切配合,精诚团结,弘扬无私奉献精神,齐心协力把维护全体业主权益以及监督等各项工作落到实处。为创建和谐美好的家园贡献力量。(注:相关事务可直接与分管委员联系,可在其 QQ上留言 业主 QQ 群上每天都有在的) 北湖盛景花园业主委员会 XX 年 9 月 18 日 篇三:业主委员会公章管理制度业主委员会公章管理制度 为了规范百利华庭二区业主委员会公章的保管和使用,防止腐败、渎职、滥用职权等行为的发生,根据《百利华庭二区业主大会议事规则》和有关法律法规,特制定本制度。 第一章 总则 第一条 业主委员会公章是业主大会的财物,任何人不得据为己有,随意使用,公章投入使用前应在房管局、公安局、物业管理公司等相关单位预留印鉴。 第二条 业主委员会的决议自半数以上有表决权的委员签字之时起生效,无须加盖业主委员会公章;必要时加盖业主委员会公章则仅作证明使用,不得以未加盖业主委员会公章为由否定业主委员会决议的有效性;只加盖业主委员会公章但没有半数以上有表决权的委员签字的文件,不得当然视为业主委员会的决议。 第三条 业主大会会议的决议自半数以上业主大会会议成员签字之时起生效,无须加盖业主委员会公章;必要时加盖业主委员会公章则仅作证明使用,不得以未加盖业主委员会公章为由否定业主大会会议决议的有效性。 第四条 业主大会的决议自业主大会按有效票权数表决通过之时起生效,无须加盖业主委员会公章;必要时加盖业主委员会公章则仅作证明使用,不得以未加盖业主委员会公章为由否定业主大会决议的有效性; 第五条 只加盖业主委员会公章但未经业主大会表决通过的文件,不得视为业主大会的决议。 第二章 公章的保管 第六条 业主委员会公章由专人保管,主任、副主任不能直接保管公章,一般由业主委员会秘书保管,也可由业主委员会决议另行指定专人保管。 第七条 业主委员会公章保管人应妥善保管公章,不得委托他人代为管理公章,不得随意摆放,以防止他人盗用,更不能将公章交于他人任意使用。 第八条 业主委员会公章保管人必须妥善保存公章使用申请单、登记簿和盖章文件的复印件等文件。 第九条 保管业主委员会公章的业主委员会委员或秘书被暂时停止工作或资格终止的,应当自停止工作或终止之日起 3 日内将其保管的公章移交给业主委员会决议指定的专人。 第十条 更换业主委员会公章保管人的,原保管人应将公章及公章使用申请单、登记簿、盖章文件的复印留底存档文件等资料一并移交。 第三章 公章的使用 第十一条 使用业主委员会公章的程序为: 1. 使用人填写公章使用申请单,注明事由并签字; 2. 批准人员在申请单上或须盖章文件上签字; 3. 公章审核人员审核同意后在申请单上签字; 4. 公章保管人员在公章使用登记簿上登记盖章事由,并由使用人签字、填写日期; 5. 公章保管人员加盖公章; 6. 申请单和加盖公章的文件复印留底存档; 第十二条 业主委员会公章使用的批准人员为半数以上有表决权的业主委员会委员,审核人员为业主委员会主任,也可由业主委员会决议另行指定专人负责审核。 第十三条 对于存在明显的错误,不宜加盖公章的,公章审核人员和保管人有责任提醒批准加盖公章的人员,并且有权拒绝任何违反本制度加盖公章的要求,但无权拒绝符合本制度的盖章要求。 第十四条 设立公章使用登记册,业主委员会秘书应该对所有盖章文件进行编号存档,分为公告类和知会类两种。公告类文件以“(___小区业委会[200×]公告第×××号) ”进行编号,知会类以“(___小区业委会[200×]知会第×××号) ”进行编号。随时供业主查核。 第十五条 不得携带公章外出鉴印。特殊情况确需外出鉴印,应由业委会 2 名以上主任或副主任批准。 第十六条 严格控制开具盖有公章的空白介绍信,因业务或工作特殊需要必须开具者,必须经业委会半数以上委员讨论通过,并签领备案。领用人返回后,必须报告使用情况进行核销。未使用的空白介绍信一律交回。隐瞒不交回者,对其产生的一切后果由当事人承担。 第四章 审批权限第十七条下列事项无须批准人员批准,经公章使用审核人员审核同意后可直接加盖业主委员会公章: 1. 业主车辆在建筑区划内出险,需要业主委员会在现场证明上盖章; 2. 业主委员会成员的任职证明; 3. 须盖章文件已经有半数以上业主大会成员签字的业主大会会议决议和文告; 4. 在已经按程序加盖过公章的仍然有效的文件复印件上经审核一致后加盖公章; 5. 以业主委员会名义发给相关单位的一般性函件(函件上须有主任的签字。 )该等函件不得包含有业主委员会承诺义务和责任等内容; 6. 已经有生效决议的,以业主大会或业主委员会名义提起诉讼的起诉状、授权委托书,及诉讼过程中需要提交的证据材料; 7. 按已经生效的以业主大会或业主委员会名义签署的合同约定,催促合同相对方履行合同的函件; 8. 向有关部门申请政策解释、投诉的文件; 第十八条下列事项必须有半数以上有表决权的委员在申请单上或须盖章文件上签字,才可以加盖业主委员会公章: 1. 以业主委员会名义签署的各种合同、备忘录(合同、备忘录文本须有 3 名主任的签字) ; 2. 向政府有关部门、其他单位申请办理有关事宜的手续文件。 第十九条下列事项必须有半数以上有表决权的委员在须盖章文件上签字,才可以加盖业主委员会公章:1. 以业主委员会名义发布的各类须向业主公示的文告; 2. 业主委员会的决定、决议; 3. 专项维修基金使用的申请文件、管理情况报告; 4. 公共服务性收费的财务审计结果及其他财务性文件; 5. 本制度和业主委员会决议没有明确规定可以加盖业主委员会公章的事项。 第二十条下列事项必须具有有效的业主大会决议,并且半数以上有表决权的委员在申请单上或须盖章文件上签字,才可以加盖业主委员会公章: 1. 以业主大会名义签署的各类合同; 2. 以业主大会名义发布的各类须向业主公示的文告,但已经有半数以上业主大会会议成员签字的决议和文告除外; 第二十一条 在紧急情况下,有五名以上业主证明或有关政府部门证明,必须使用业主委员会公章,但无法完成公章使用手续的,公章保管人经电话征得半数以上有表决权的业主委员会委员同意后,可以先予加盖公章,但公章保管人须在事后三天内补齐盖章手续。 第五章 附则 第二十二条不按本制度保管使用公章,由责任人承担经济和法律责任。情节严重者,提请业主大会取消业委会成员资格;如已经给业委会、业主大会造成损失必须全额赔偿,否则将通过法律途径追究相关
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