社会保险经办管理业务操作指引

社会保险经办管理业务操作指引（保险关系部分）二八年六月社会保险关系经办管理业务种类：1.社会保险登记 2.社会保险变更登记3.社会保险注销登记 4.社保登记证年检 5.补办登记证 6.增员投保7.减员停保 8.更正职工信息9.合并历史缴费信息 10.养老保险关系转出11.养老保险关系转入 12.开具参保证明13.补缴养老保险费 14.养老保险欠费处理15.灵活就业人员参保 16.延缴养老保险费17.机关转企业处理 18.重复缴费退款19.年度缴费工资调整 20.个账计息与对账一、如何办理社会保险登记 （一）单位申请1.提交申请：参加社会保险的申请 函。2.填写表格：社会保险登记表单位基本信息申报表在职职工增员申报表 3.提供资料：委托银行自动结算授权书单位在银行的开户证明组织机构代码证 根据单位性质提供相关资料（二）业务办理 资料准备齐全后及时向我局保险关系部申报。 保险关系部前台对申报资料进行审核，符合条件的予以受理，出具受理回执，资料移交后台办理；不符合条件的不予受理，说明原因。 自受理之日起30个工作日后，申请人凭受理回执到保险关系部1号窗口领取社会保险登记证等资料。（三）注意事项1.单位须于成立之日起30日内办理登记。2.在广州市办理工商营业执照注册的股份制企业，若大股东是中央、省属、军队驻穗单位且出资比例超过注资总额的50%的，可以参加省直社会保险统筹。3.社会保险登记业务办理完毕，单位应及时（当月）到地税部门办理委托授权手续，否则，划款就不会成功。4.办理社会保险登记时，所报参保人员的最早参保时间不能往前超过3个月。二、如何办理社会保险变更登记（一）单位申请1.提交申请： 社会保险登记变更申请函2.填写表格：单位社会保险变更申报表 3.提供资料：A.修改单位名称的提供核准企业变更登记通知书和营 业执照或批准成立机关同意修改的文件材料修改组织机构代码的提供组织机构代码证复印件。B.修改法人或负责人的，提供工商行政管理部门颁发的营业执照（副本复印件）或批准成立机关同意变更的文件材料、法人或负责人身份证复印件（第二代身份证须正、反两面复印） 。 C.修改开户银行、开户帐号的，提供委托银行自动结算社会保险资金授权书和单位所报帐户是社保基金专户还是一般结算帐户的证明。D.修改单位性质、主管部门或其它项目的，提供工商营业执照（副本）复印件或有关批准机关同意变更的文件材料。（二）业务办理 资料准备齐全后及时向我局保险关系部申报。 保险关系部前台对申报资料进行审核，符合条件的予以受理，出具受理回执，资料移交后台办理；不符合条件的不予受理，说明原因。 自受理之日起10个工作日后，申请人凭受理回执到保险关系部1号窗口领取退回的资料。（三）注意事项1.未按规定办理社会保险变更登记的，由劳动保障行政部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人处1000元以上5000元以下的罚款；情节特别严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人处5000元以上10000元以下的罚款。2.原登记信息变化后应及时（变更当月）申请变更。否则会带来不必要的麻烦和损失。如银行信息变更后不及时修改，就会导致地税征收不成功而产生欠费，而欠费缴交不及时，地税还要加收滞纳金。三、如何办理社会保险注销登记（一）单位申请1.提交申请： 社会保险注销登记申请函2.填写表格：注销社会保险登记申报表 社会保险登记证(正本) 3.提供资料：A.属工商或税务部门注销登记的，提供工商或税务部门出具的注销回执。B.属法院裁定注销的，提供法 院裁定法律文书。C.属单位主管部门批准解散、撤销、终止的，提供主管部门批准文件。D.属有关部门批准转出的，提供有关部门批准的有关文件及转入地社保机构同意接收的证明材料。E.属于其它原因的，单位应在报告上说明并附相关材料。（二）业务办理 资料准备齐全后及时向我局保险关系部申报。 保险关系部前台对申报资料进行审核，符合条件的予以受理，出具受理回执，资料移交后台办理；不符合条件的不予受理，说明原因。 自受理之日起10个工作日后，申请人凭受理回执到保险关系部1号窗口领取退回的资料。（三）注意事项1.所有人员都已停保但还不能注销，则要注意检查三个方面的情况：一是单位名下是否还有停保人员；二是单位名下是否还有离退休人员；三是单位名下是否还有欠费。出现三种情况之一都不能注销，须先做处理：有退休人员的到待遇核发部办理迁移手续；有欠费的到地税部门缴费；有停保人员的，须待停保人员处理完毕（退休等）方能注销。2.按规定，凡已办理工商注销或已办理终止手续的单位，必须自办理之日起30日内申请注销社会保险登记，否则，将按规定进行处罚（罚款） 。四、如何办理社保登记证年检（一）单位申请1.填写表格：社会保险登记证年检表 2.提供资料：A.社会保险登记证正、副本。B.工商营业执照副本及复印件C.组织机构代码证副本及复印件D.上年度劳动年审合格证副本及复印件。E.其他（按须知）（二）业务办理1.资料准备齐全后及时向我局保险关系部申报。2.保险关系部前台当场对申报资料进行审核，符合条件在登记证上加盖已验证 印章；不符合条件的不予受理，说明原因。3.自受理之日起10个工作日后，申请人凭受理回执到保险关系部1号窗口领取退回的资料。（三）注意事项1.上年度没有年检或年检未过关的，本年度年检时，须提交未年检年度的年检资料，补办未年检年度的年检后，才予以办理本年度年检。2.上年度未通过劳动年检的，本年度须补办劳动年检后才能办理社保年检。3.每年上半年的正常对外办事时间均可办理，每年下半年只办理上年度下半年领取的登记证的年检。4.当年领取的登记证当年不需年检。五、如何补办社会保险登记证（一）单位申请1.提交申请：补办登记证申请函2.提供资料：提供在单位所在地任 意一家报刊上刊登遗失声明的原件及复印件各一份。（二）业务办理1.资料准备齐全后及时向我局保险关系部申报。2.保险关系部前台当场对申报资料进行审核，符合条件予以受理，出具受理回执 ；不符合条件的不予受理，说明原因。3.自受理之日起10个工作日后，申请人凭受理回执到保险关系部1号窗口领取退回的资料。（三）注意事项1.若不及时注销，由此产生的一切后果，单位必须承担法律责任。2.若不及时注销，就不能及时办理新证，将会影响其他业务的开展。3.应于遗失之日起30日内到原办理社会保险登记的经办机构申请补办社会保险登记证。六、如何办理增员投保（一）办理方式1.网上办理：已办理 CA 证书的通过 CA 证书申报；未办理 CA 证书的通过单位编号和单位密码申报。2.前台办理：申报资料到前台办理。（二）网上办理1.已办理 CA 证书的通过 CA 证书申报，不需提供资料。2. 未办理 CA 证书的通过单位编号和单位密码申报。 提交数据后，须于当月25日前携网上打印并加盖公章的职工网上增员申报表和加盖公章的增员人员身份证复印件到我局保险关系部办理确认手续。未按时确认的，申报的业务将无法办结。3.因特殊原因不能上网的，可到我局三楼办事大厅借助上网专机上网申报。（三）前台办理在前台办理的，须提供以下资料：1.在职职工增员申请表(一式二份)。2.参保人身份证复印件（第二代身份证须正反两面复印） 。3.身份为干部或聘干的人员，根据相应情况分别提供调令、军转干部审批表、大中专院校毕业生派遣证、报到证、劳动合同等有关证明材料。4.工作人员受理申报的资料后，将当场审核资料是否齐全、有效。齐全、有效的即时办理，不齐全或无效的，不予办理，并说明原因。（四）注意事项1.单位与职工建立劳动关系后，一定要从发工资之月起为职工办理参保手续，若超过3个月再为职工参保，超过3个月的将按补缴处理，加收滞纳金。2.续保人员如身份证号码与我局信息系统记录不一致的，应先更正后再办理增员。3.财政统发工资的合同制职工在批准纳入统发之月应在单位代码“00000*”名下为其参保。4.续保人员的“用工形式” 、 “个人身份” 、 “参加工作时间”等信息按初次在我局参保录入的信息为准。如确实有误，须按“更正职工信息”程序申报更正。5.千万不要与职工私下协议，以支付一定的形式避免为职工参保。6.当月内，同一个身份证号码只能办理一次增员或减员业务。7.因单位原因而导致多缴社会保险费的，社会保险费不予退还，但为职工记录缴费年限和个人帐户。8. 因特殊原因（涉密等）不能上网的，可到我局三楼办事大厅借助上网专机上网申报，届时有工作人员专门指导。七、如何办理减员停保（一）办理方式1.网上办理：已办理 CA 证书的通过 CA 证书申报；未办理 CA 证书的通过单位编号和单位密码申报。2.前台办理：申报资料到前台办理。（二）网上申报1.已办理 CA 证书的单位通过 CA 证书申报，申报资料经我局确认后将打印养老保险个人帐户对帐单 ，存放在保险关系部1号窗口，申请人可凭单位代码到1号窗口领取。2. 未办理 CA 认证的单位通过单位代码和密码申报。在网上提交业务数据后，须于当月25日前携网上打印并加盖单位公章的职工网上减员申报表到我局保险关系部办理确认手续。未按时确认的，申报的业务将视为不成功。3.因为特殊原因（涉密等）不能上网的，可到我局三楼办事大厅借助上网专机上网申报，届时有专门工作人员指导。（三）前台办理1.填报在职职工减员申报表(一式二份)。2.前台工作人员收到减员申报表后，将当场进行审核。符合条件的，即时办理，不符合条件的不予受理。办理完毕，将打印养老保险个人账户对帐单给申请人，同时加改业务公章。（四）注意事项1.职工因死亡等原因与单位依法终止劳动关系时，单位应及时到我局申请办理停保手续。因单位原因造成多缴费的，多缴部分将不予退还，只为职工记录缴费年限和养老保险个人帐户。2. 财政统发工资的人员停保将按人事厅光盘信息确认，不需单位申报。3.当月投保的人员当月不能停保，须跨一个月才能停保。因此，申报表中的停保年月只能填申报月份的次月。4. 若确实要到前台办理的，每次申报停保人数只能在10人以下。5. 财政统发工资的人员停保将按人事厅光盘信息确认，不需单位申报。6.当月投保的人员当月不能停保，须跨一个月才能停保。因此，申报表中的停保年月只能填申报月份的次月。7.建议尽量采用网上申报，既可以节省时间，又可以减少差错，提高效率。比如同样是10个人的停保业务，由单位经办人员上网录入，肯定要比我们的工作人员录入要准确得多。我们的工作人员每天面对大量的录入业务，出错是在所难免。一旦差错发生，只能按职工信息修改程序申报修改，又要跑一趟，效率低，而且又要浪费时间。八、如何办理职工信息变更（一）办理方式1.网上办理：可以修改职工姓名等不涉及待遇计算的简单信息，不需提供资料。2.前台办理：修改涉及待遇计算的重要信息，需提供资料。（二）前台办理1.填写报表：更正职工基本信息申报 表(一式二份)。2.提供资料：更改姓名、性别、身份证号的，提供身份证或户口本原件和复印件。因身份证号码与别人重号需要更改的，提供户籍管理部门出具的书面证明 。证明须注明重号双方的身份证号码。补建或修改缴费明细的，提供身份证复印件和当时投保的证明材料：原固定工提供在职职工名册和固定工统筹的单位代码；合同制职工提供劳动手册和复印件；临时工提供保险手册或临工卡（无临工卡或手册的，提供当时的单位代码） 。办理延长退休的，提供单位报告（加主管部门意见） 、高级职称证书（原件和复印件）或相关资料和职工延迟退休表 （一式二份） 。（三）注意事项1.职工申领待遇前，单位经办人应先上网核实该职工的信息有无错漏。若有，须先向我局保险关系部或信息审核办申请更正后再办理上述业务。否则，将可能影响该职工按时领取待遇或带来待遇重核的麻烦。2. 业务受理后，自受理之日起20个工作日内办结，自受理之日起20个工作日后，申请人凭受理回执到保险关系部1号窗口领取退回的资料。九、如何合并历史缴费信息 （一）单位申请1.提交申请： 单位书面申请报告。2.填写表格 ：重复缴费退款申报 。3.提供资料：（1） 职工身份证复印件。（2）重复缴费时段的详细缴费记录 清单。（3）重复缴费时段的劳动合同或商 调函等劳动关系证明材料。（二）业务办理1.资料准备齐全后，应及时向我局保险关系部申请合并历史缴费信息。2.受理人员收到申请人申报的资料后，将当场审核资料是否齐全、有效。齐全、有效的予以受理，出具受理回执 ，并在15个工作日内办理完毕。自受理之日起15个工作日后，申请人可凭受理回执到保险关系部1号窗口领取有关资料；资料不齐全或无效的不予受理，并说明原因。（三）注意问题1.单位经办人员应尽早申报合并，若是等到拿了待遇以后再合并，就会存在重核待遇的麻烦。2.职工申领待遇或转出前，单位经办人应核实该职工有无多条缴费记录。若有，须先向我局保险关系部申请合并，再办理上述业务。否则，将会产生重核待遇或再次转移的麻烦。十、如何办理社会保险关系转出（一）单位申请1.填写表格 ：社会保险关系转出申请表 （一式二份） 。2.提供资料： 转入地社会保险经办机构同意转入的函。（二）业务办理1.工作人员收到申报资料后，将当场审核资料是否齐全、有效，齐全、有效的即时办理，资料不齐全或无效的不予办理并说明原因。2.办理完毕，将打印广东省社会保险关系转移清单给申请人，加盖业务专用章。3.申请人可在自办理转出之日起60个工作日后凭广东省社会保险关系转移清单到转入地查询基金到帐情况。（三）注意事项1.办理转出前一定要先为职工办理停保手续 。2.办理转出前，一定要先为职工申请建立视同缴费账户和地方养老金。3.办理转出前，一定要先征得转入地社保机构的同意，出具同意转入的信函十一、如何办理社会保险关系转入（一）转入条件1.正式调动的。含经省级组织、人事、劳动部门批准正式调入省直参保单位的，中央行业单位按行业正规调动手续调入省直参保单位的，等。2.有广州市户籍（不含增城、从化） 。3.符合粤劳社函200290号文规定的。（二）单位申请1.填写表格 ：养老保险关系转入申请表 （一式三份） 。2.提供资料：A.转入地社会保险经办机构同意转入的函。B.最后一个单位填写的履历表复印件。C.异地缴费明细记录或原社会养老保险手册原件和复印件。D.并根据相应情况提供相关资料 （看须知） 。（三）业务办理1.先填报养老保险关系转入申请表 ，向我局提出转入申请，待我局审核同意后才能到对方办理转出。工作人员收到申请表后，将当场审核该职工是否符合转入条件。符合条件的，在申请表上签署同意转入意见，加盖业务章。申请人持此表到转出地社保机构办理转出手续。2.在对方基金转出60日后，申请人可到我局查询到帐情况。3.基金已到帐的，凭转出地开具的基金转移清单（原件） 、我局审核同意的养老保险关系转入申请表和职工的缴费明细记录或原社会养老保险手册（原件）到我局办理基金确认手续。4.工作人员收到申请资料后，将当场审核资料是否齐全、有效，齐全、有效的予以受理，出具受理回执；不齐全或无效的不予受理，并说明原因。（四）注意事项1.社会保险关系转入须经我局保险关系部审核同意，凡未经同意擅自转入的，将不予办理基金确认手续。2.省市（广州市）都有缴费的参保人，暂时不办理转移，须等到达到法定退休年龄当年，分别对两地的缴费年限（含视同缴费年限）进行统计，哪边缴费时间长转到哪边申领待遇。省里参保时间长的，须经保险关系部核准后方能转入。3.跨统筹区域转入人员，在我局系统中必须是在职参保状态。若是停保状态的，须待其达到法定退休年龄前一年再申报。4.原在广海集团、广远集团实行行业内部统筹的流动人员，暂不办理转入。5.挂靠中介机构人员在我局参保后申请转入统筹区域外社会保险基金的，转入人员必须同时符合以下条件：（1）挂靠中介机构前曾在省社保局参保，并连续缴费5年以上（含5年） 。（2）申请转入时，正在省社保局参保缴费。（3）申请转入时，距法定退休年龄不超过1年。（4）有广州市户籍（不含从化、增城市） 。十二、如何开具社会保险参保证明（一）提出申请1.提交申请：提交书面申请函。2.提供资料：A.公、检、法等执法部门申请的，提供单位介绍信。B.律师事务所申请的，提供诉讼当事人的委托书和单位介绍信。C.职工个人申请的，提供本人书面申请和身份证原件D.除上述材料外，还必须提供按我局格式制作的申请表，写明证明的用途、证明的基本项目、需要证明人员的姓名和身份证号码等内容。（二）业务办理1.工作人员对所列人员的参保情况认真核实，主要核实所列人员是否是该单位名下的参保职工、有无欠费、是否已停保等情况。2.经核实确实已经参保的，在申请人提供的申请函或相关材料上加具意见并盖章。（三）注意事项1.不能将外单位的职工冒充本单位的职工要求开证明。2.需证明离退休人员有关情况或者社会 申办退休人员亲属因入伍、入党需我局出具证明材料的，到待遇核发部办理；需开具工伤或生育保险待遇情况证明的，到医疗保险部办理；需证明缴费到账、欠费等情况的，到计划财务部办理。十三、如何补缴养老保险费（一）补缴条件1.因单位原因造成职工应参保而未参保。2.补缴时段单位与职工之间确有劳动关系存在（有劳动合同、工资单、商调函等资料作为证明材料） 。（二）单位申请1.提交申请： 单位的书面申请报告。2.填写表格 ： 补缴养老保险费申报表 （一式二份） 。3.提供资料： 补缴时段的下述材料之一：A.招工表、转正定级表、商调函、劳动合同（原件和复印件） 。B.补缴时段的实际工资收入证明材料（复印件） ，如工资表、工资签收单等。C.我局稽核部或综合调研部认定应补缴的文书（原件和复印件） 。（三）业务办理1.补缴业务的办理实行受理制。工作人员收到单位申请资料后，将当场检查资料是否齐全、有效，齐全、有效的予以受理，出具受理回执 ；资料不齐全或无效的不予受理并说明原因。2.申报资料受理后，将自受理之日起20个工作日内办理完毕。自受理之日起20个工作日后，申请人凭受理回执到保险关系部1号窗口领取退回的资料。（四）注意事项1.因客观原因无法提供工资收入证明的，按社平工资补缴：2007年6月底前以当年所在市上年度职工月平均工资作为缴费工资基数，2007年7月后以全省在岗职工月平均工资为基数。2.补缴养老保险费应以相应时期的实际工资收入和缴费比例确定缴费工资基数和补缴比例。缴费工资的上、下限分别为当年所在市上年度职工月平均工资（2007年7月后为全省在岗职工月平均工资）的300和60。3.最早的补缴时间只能追溯到1994年1月。4.补缴养老保险费的时间记为实际缴费年限，但最早参保时间不能因为补缴而修改。5.因补缴而产生的利息和滞纳金不得减免。6.利息、滞纳金计算时段：1998年10月前只收利息；1998年11月至1999年1月22日按千分之一收滞纳金，不收利息；1999年1月23日至现在，按千分之二收滞纳金，不收利息。十四、如何处理养老保险欠费（一）处理方式1.欠费补缴。2. 欠费信息注销。3.欠费核销。 （二）单位申请1.提交申请：A.单位或职工个人申请欠费补缴或欠费信息注销的书面报告。B.单位申请欠费核销的书面报告。2.填写表格 ：养老保险欠费补缴/信息注销申报表3.提供资料：（按须知）（三）业务办理1.养老保险欠费处理实行受理制。受理人员收到申请人申报的资料后，将当场审核资料是否齐全、有效。齐全、有效的予以受理，出具受理回执 ，并在自受理之日起20个工作日内办理完毕。申请人可在自受理之日起20个工作日后凭回执到保险关系部1号窗口领取退回的资料。2.资料不齐全或无效的不予受理，并说明原因。（四）注意事项1.单位或职工补缴欠费，必须要补缴欠费时段的所有欠费（包括单位和职工欠费的本金和利息） ，利息计算截至申请补缴当月。2.单位或职工注销欠费，必须是欠费企业已不存在，已经工商行政部门核实该企业已办理工商登记注销，申请注销的欠费信息必须是欠费时段所有的欠费信息（含单位缴费部分和职工缴费部分） 。3.破产国有企业核销欠费时，欠缴的养老保险费除单位缴费中应划入职工个人账户部分外，其他部分可作核销处理。核销欠费相对应的个人应缴部分，职工个人可申请欠费补缴或欠费信息注销。十五、如何办理灵活就业人员参保（一）参保条件 2007年6月30日前已参加省直基本养老保险。 现已与单位解除劳动关系。 有广州市户籍的灵活就业人员。同时符合上述条件的可向我局保险关系部提出申请，以灵活就业人员参保方式继续参加省直基本养老保险统筹。（二）办理程序1.申请人向我局保险关系部递交申请材料，工作人员收到资料后将当场审核资料是否齐全、有效以及申请人是否符合按灵活就业人员参保的条件。2.资料齐全、有效且符合条件的即时办理，并打印灵活就业人员参加基本养老保险核定表 （一式二份） ，一份由申请人备存，另一份交申请人签名确认后由我局备案。3.不符合条件的不予办理并说明原因，资料不齐全或无效的告诉申请人应补的资料。（三）所需资料1.灵活就业人员参加基本养老保险申报表 （一式二份） 。2.申请人在中、农、工、建四大国有商业银行开立的通存通兑个人活期存折首页（复印件） 。3.委托银行自动结算社会保险资金授权书 （一式二份） 。4.申请人的户口簿（原件和复印件） 。（四）注意事项1. 统一以全省上年度在岗职工月平均工资为缴费基数，比例为20%，不需申报年度缴费工资。2.办理时间为每月的125日（节假日除外） 。3.申请人必须在四大国有商业银行中的任意一家开立通存通兑个人活期存折，同时保证该账户的余额足够扣缴。当月扣款不成功的，不记录当月的缴费年限，所造成的缴费时段空缺不予办理补缴。4.灵活就业人员参保后，达到法定退休年龄且满足按月领取基本养老金条件时，须提前二个月向我局待遇核发部申报待遇。十六、延续缴纳养老保险费（一）政策依据1.国务院关于完善企业职工基本养老保险制度的决定 （国发200538号） 。2.广东省人民政府关于贯彻国务院完善企业职工基本养老保险制度决定的通知 （粤府200696号）（二）政策规定粤府200696号规定：达到国家规定的退休年龄但未达到按月领取基本养老金条件的广东省户籍参保人，可以不申领一次性基本养老保险待遇，参照城镇个体工商户和灵活就业人员的费基、费率继续缴费，直至达到按月领取基本养老保险金条件时为止。（三）延缴条件2006年7月1日后达到国家规定退休年龄时未达到按月领取基本养老金条件、最后参保地在省社保局的广东省户籍人员（以下简称申请人） ，可向我局申请参照灵活就业人员参保办法继续缴纳养老保险费。（四