第二章会计信息系统的结构

第二章 会计信息系统的结构26第二章 会计信息系统的结构教学目的与要求：通过本章的学习，要求学生能够了解会计信息系统各个应用层次的特点，了解会计信息系统的基本物理结构和逻辑结构，初步了解会计信息系统中各个子系统之间的数据关系。第一节 会计信息系统的应用层次会计信息系统的应用是多方位、多层次的，不同的核算单位对会计信息系统的应用要求是不一样的，其应用的层次也有所不同。一般而言，会计信息系统按其应用规模及业务信息处理的深度和广度可以分成三个主要的应用层次，即核算型会计信息系统、管理型会计信息系统和决策支持型会计信息系统。一、核算型会计信息系统（一）核算型会计信息系统的概念核算型会计信息系统，是指利用电子计算机对会计业务数据进行一般意义上的计算、汇总，以部分代替手工会计工作的会计信息系统。核算型会计信息系统的功能较少，算法比较简单，人工干预较多，对信息的处理处于一种粗加工的技术水平，是会计信息系统的初级应用层次。我国早期开发的会计信息系统多属于这一应用层次。（二）核算型会计信息系统的特点1、核算型会计信息系统只是一种用于会计业务核算的简单的计算工具。核算型会计信息系统，由于缺乏全面的系统观点，未能将管理科学的理论和方法应用于系统的业务处理当中，对于会计信息的处理未能摆脱手工会计的处理模式，因而只能充当一个简单的、快速的计算工具。2、核算型会计信息系统的功能比较单一。核算型会计信息系统一般只能处理一些相对简单的会计业务，如账务数据的核算、工资的计算等，功能较少而且比较单一。3、核算型会计信息系统所提供的会计信息往往是单方面的。从核算型会计信息系统的功能结构上看，一般表现为单个或多个独立的应用模块，这些模块之间的数据处理往往也是单方面的，所提供的会计信息往往是单方面的，各种会计数据的关系较为松散，共享程度也很低。二、管理型会计信息系统（一）管理型会计信息系统的概念管理型会计信息系统是一个比较完善的会计信息系统，它充分应用了系统论、会计学、管理科学、信息科学的理论和处理技术，对会计业务的处理更全面、更科学，所提供的管理信息更详实。这一应用层次的会计信息系统，除具备核算型会计信息系统的全部功能以外，更多地将财务管理的方法和技术融入其中。（二）管理型会计信息系统的特点1、管理型会计信息系统的建设有科学的理论指导。管理型会计信息系统基本上摆脱了数据处理理论上的经验主义和实践上的盲目主义的束缚，以系统论、会计学、管理科学、信息科学的理论为指导，从而使系统开发和应用的起点更高，也使这一层次的会计信息系统更具科学性，其实用性也得到了加强，其应用更贴近现实管理，可具操作性。2、管理型会计信息系统的功能更完善。与核算型会计信息系统相比较，管理型会计信第二章 会计信息系统的结构27息系统的功能更多、更完善，全面涵盖了财务会计的业务内容并融入了管理会计的一些方法，进一步满足了核算单位财务核算和财务管理的需要。3、管理型会计信息系统的稳定性更好，安全性更高。出于管理型会计信息系统对会计业务数据安全性的客观要求，同时伴随着开发技术的不断提高，管理型会计信息系统在开发的过程中加强了系统的稳定性和安全性方面的研究和开发，从而使得管理型会计信息系统的稳定性和安全性得到了进一步的提高。4、管理型会计信息系统所提供的会计信息更全面。管理型会计信息系统所提供的会计信息不再像以往那样是单方面、互不相关的，而是更全面的、相互关联的。5、管理型会计信息系统具备一定的预测、控制功能和初步的分析能力。管理型会计信息系统可以根据相关的会计历史资料对会计主体未来的经营情况进行预测，可以通过制定计划来控制相关业务的处理，可以根据业务数据对财务状况和经营状况进行分析。三、决策支持型会计信息系统（一）决策支持型会计信息系统的概念决策支持型会计信息系统是会计信息系统的最高应用层次，其除具备信息管理层次系统的全部功能之外，还具有相当强的环境适应能力，是一种智能化的会计信息系统。它甚至可以应用数学模型对系统的内部信息和外部信息进行综合分析，为决策人员提供相关决策的参考方案，用以解决半结构化的决策问题。（二）决策支持型会计信息系统的特点1、决策支持型会计信息系统可以辅助决策者解决决策中的半结构化问题。决策支持型会计信息系统所关注的不仅仅是业务信息和管理信息，对于决策者在决策方面所遇到的问题，决策支持型会计信息系统可以根据历史的和现实的数据，应用相关的数学模型进行分析，为决策者的经营决策提供参考方案。2、决策支持型会计信息系统的智能化程度更高。由于决策支持型会计信息系统本身具备了一定的分析能力，故而可以根据所收集到的业务数据进行分析并选择最可能的操作，从而提高了系统的灵活性和智能化程度。第二节 会计信息系统的结构会计信息系统的结构是会计信息系统的物质依托。一个科学的、合理的会计信息系统结构，是高效率开展会计业务工作的前提。对会计信息系统结构的了解和把握，无论是对于会计信息系统的开发，还是对于会计信息系统的实施都将起着极大的帮助和促进作用。一、会计信息系统的物理结构会计信息系统的物理结构，是指整个会计信息系统中各组成部分的物理构成状况。一个完全意义上的会计信息系统通常包括计算机系统、会计信息资源和系统用户三个组成部分，它们是实现系统目标的必不可少的物质基础。过去有观点把信息系统的物理结构笼统地看成一个人机系统，即由计算机系统和系统用户组成，这是不够全面的。这是因为信息系统的真正价值主要取决于其所拥有的并可以提供给用户的信息资源，对于信息系统的最终用户来说，信息才是他们所需要的，简单意义上的人机系统是没有利用价值的。会计信息是会计信息系统中最基本的组成部分，一个没有会计信息资源的会计信息系统是不可想像的。（一）计算机系统一个完整的计算机系统包括计算机硬件系统和计算机软件系统两个组成部分。1、计算机硬件系统第二章 会计信息系统的结构28计算机硬件系统是信息系统中计算机设备的统称，通常有单机系统、多用户系统、网络系统等模式。采用何种应用模式，应根据系统的业务特点来确定。（l）单机系统：使用单台计算机进行会计业务处理，或者使用多台计算机独立完成某个子系统的业务处理工作。适用于业务范围不广，业务数据量不大且处理比较集中，对信息的共享要求不高的会计信息系统。（2）多用户系统：一台主机和多个终端组成。适用于系统功能集中在少数几个功能模块，业务数据量大，用户没有系统外工作要求的会计信息系统。（3）网络系统：基于 CS（客户服务器）系统，由中央服务器与多个工作站相连接而组成。适用于系统功能较多，业务处理复杂，用户对系统信息的共享要求多样化，各下属部门（机构） 、职员的业务工作地点分散的会计信息系统。网络化的会计信息系统是会计信息系统的发展方向，计算机网络系统按其地理范围的大小和通信距离的远近可分为局域网络系统和广域网络系统两种。局域网络系统。将一定地理范围内的计算机工作站与服务器相连接，实现信息的传递与共享。局域网络系统覆盖的地理范围比较小，网络连接距离相对较短（在 l20 千米以内） ，使用区域网的标准通讯线缆，不需通过电信服务。广域网络系统，又称远程网络系统。它是将两个以上的异地城市或国家的网络系统通过电信服务进行连接，从而达到传递信息的目的。2、计算机软件系统计算机软件系统是指控制计算机使其为用户进行信息处理的程序的集合。计算机软件系统分为系统软件与应用软件两大组成部分。（1）系统软件。管理和控制计算机硬件资源的计算机软件，从用户的角度来看，这些软件的功能就如同构筑一个对硬件进行管理和控制的平台多因而又称系统平台。如操作系统 Unix、Dos、WINDOWS、LINUX 等就是典型的系统平台。（2）应用软件。为实现具体应用功能而开发的软件。应用软件又称应用平台，是用户进行具体的业务处理提供服务的工作平台。应用软件的种类非常之多，各种文字处理软件、财务软件等都属于应用软件。（二）会计信息资源会计信息资源，是指会计信息系统中反映核算单位经济业务的会计信息的总和，是会计信息系统最基本的组成部分。如果从更广泛的角度去考虑，会计信息资源还包括有关的会计法律、法规以及会计信息系统的各种管理制度和章程。（三）系统用户系统用户是会计信息系统的灵魂和主宰。会计信息系统的规划、开发、实施，都需要系统用户的积极参与；会计信息的收集、处理、存储、传输、分析、利用，归根结底都离不开系统用户的劳动。可以说，在会计信息系统中，系统用户即人的作用是第一位的，没有人的管理，不管系统如何先进，信息如何丰富，都没有任何用处。会计信息系统的各个物理组成部分是有机地结合在一起的，系统内各组成部分的协调运作，是实现系统目标的根本保证。二、会计信息系统的职能结构（一）会计信息系统职能结构的概念会计信息系统的职能结构是从会计信息系统的总体功能出发，根据业务处理的特点和要求，对各子系统的功能及其在系统中所处的位置进行划分和界定的一种静态的功能结构。（二）会计信息系统职能结构的特点目前的会计信息系统的职能结构主要有以下特点：第二章 会计信息系统的结构291、会计信息系统的职能结构具有明显的行业特点。在我国目前实施的行业会计制度中，不同行业其会计制度有所不同，为适应这一现状，会计信息系统的职能结构也有着较为明显的行业特点。2、会计信息系统的职能结构主要根据财务人员的岗位特点进行子系统的功能划分。为便于系统的实施，会计信息系统主体职能结构的确定、各功能子系统的划分，主要依据财务人员的岗位特点进行，与此同时，在一些会计信息系统中，对会计信息系统的职能结构的划分，也适当考虑业务特点和操作习惯。3、会计信息系统的职能结构以账务处理子系统为中心，其他子系统的划分围绕该子系统展开。账务处理是会计工作最基础、最重要的业务工作，因而会计信息系统的开发首先必须满足账务处理工作的需要，其他子系统的开发围绕账务处理系统而展开。4、会计信息系统中各职能子系统在功能上具有相对的独立性，但总体目标是一致的。在会计信息系统中，各职能子系统是针对会计工作岗位的特点进行划分的，其功能的实现，体现了各个不同工作岗位的业务特点，具有相对的独立性但整个系统是协调工作的，系统的总体目标是一致的。三、会计信息系统职能子系统的划分尽管不同的开发者对会计信息系统的理解各有不同，对会计信息系统职能子系统的划分也有着各自的特点，但经过多年的实践和探索，同时吸收了国外会计信息系统开发的一些观点，对会计信息系统的主要职能子系统的划分已基本上达成共识。通用会计信息系统主要划分为以下几个职能子系统：1、账务处理系统：完成日常的账务处理工作，输出各种财务账簿。2、报表编制系统：完成各种财务报表的编制工作，实现主要账务报表的自动编制。3、工资核算系统：完成核算单位工作人员工资的计算、发放。个人所得税的计算以及各项费用的计提等。4、固定资产管理系统：完成固定资产的管理，按期计提固定资产的折旧费用。5、采购与应付款管理系统。完成采购计划、商品采购以及相关业务的处理，进而完成核算单位采购业务及应付款的核算和管理。6、库存管理系统：主要完成对库存商品（商业企业） 、库存材料（工业企业）等存货业务的核算和管理。7、销售与应收款核算系统：完成销售订单、发货、开票、收款等业务的管理，实现销售业务及应收款的核算和分析。8、成本核算系统：通过对各种生产耗用、费用等成本数据的归集、分配与汇总，完成生产成本的核算，运用相关的数学模型，对生产成本进行预测。9、财务分析系统：根据业务数据，对核算单位的经营情况进行分析，为经营者提供相关的业务信息、管理信息、决策参考信息。随着经济的不断发展和企业管理的不断深入，企业的经营者对会计信息系统所提供的会计信息的质量要求将不断提高，会计信息系统的功能也必将越来越完善，其功能子系统的划分也会随着时代的发展而不断发生变化。第三节 会计信息系统各职能子系统的关系会计信息系统中各职能子系统是相互联系的。虽然它们都有着各自不同的职能，但从总体上讲，它们是一个相互关联的有机整体，各个职能子系统之间流畅的数据传递与数据共享是高效率地实现系统总体目标的根本保证。一个成熟的会计信息系统，它的各个职能子系统是紧密结合在一起的，各个职能子系第二章 会计信息系统的结构30统之间的数据共享程度高，数据传输路径清晰，重复性的人工操作和人工干预少，系统数据的稳定性好，出错率低。从会计信息系统的总体结构上看，一般都是以账务处理系统为核心，其他各个子系统围绕账务处理系统而展开。因此，账务处理系统与其他各子系统的数据联系是最重要的。在这里，我们将主要介绍账务处理系统与几个重要的职能子系统之间的数据联系。事实上，掌握了账务处理系统与这几个主要职能子系统的数据联系，对其他各职能子系统之间数据联系的掌握也就迎刃而解了。一、账务处理系统与工资核算系统之间的数据联系账务处理系统的初始化设置数据，如会计科目，部门、职员等，工资核算系统可以共享，这些初始数据在账务处理系统中设置之后，在工资核算系统中就不必重复设置。同样，在工资核算系统中所增加或修改的这部分数据，在账务处理系统中也可以共享。在工资核算系统中进行工资业务处理完毕后，各项工资费用的分配，可以通过生成相应的转账凭证结转到账务处理系统中，不必手工填制相关业务的记账凭证。账务处理系统与工资核算系统之间的数据联系如图 2l 所示。工资费用分配凭证图 2-1二、账务处理系统与固定资产管理系统之间的数据联系与其他子系统如工资核算系统一样，固定资产管理系统和账务处理系统可以共享会计科目、部门、固定资产期初余额等初始设置数据。在固定资产管理系统的日常业务处理中所产生的业务数据，如固定资产增加、固定资产减少或固定资产的其他变动方式所产生的固定资产变动数据，可以通过生成相应的转账凭证传递到账务处理系统中；每月固定资产折旧费用的计提与分配数据，也可以生成相应的转账凭证直接传递到账务系统中。账务处理系统与固定资产管理系统之间的数据联系如图 22 所示。固定资产变动凭证计提固定资产折旧凭证图 2-2三、账务处理系统与采购、库存管理系统之间的联系采购、库存管理系统的职能主要是负责企业材料的采购、生产领用和库存的核算和管理，除了部分基础数据可以共享账务处理系统的初始化设置数据之外，这两个职能子系统中的大部分初始数据是需要单独设置和输入的，因此，它们的独立性相对强一些。工资核算系统账务处理系统固定资产系统账务处理系统第二章 会计信息系统的结构31采购、库存管理系统中所使用的会计科目，如往来单位、部门、材料或产品项目等基础数据取自于账务处理系统的初始设置；材料的采购数据在该系统中处理完成之后，以转账凭证传输到账务处理系统中；企业生产所领用的材料，其业务数据经过该系统处理后，通过成本核算系统进行成本核算，最终汇集到账务处理系统中。账务处理系统与采购、库存管理系统之间的数据联系如图 23 所示。材料采购凭证应付账款凭证材料入库凭证材料领用凭证产成品入库凭证图 2-3四、账务处理系统与成本核算系统之间的数据联系比较而言，成本核算系统与账务处理系统之间的数据联系要比其他子系统与账务处理系统之间的数据联系更为密切一些、复杂一些。成本核算系统的数据主要来源于账务处理系统和材料核算系统，其处理的结果也主要为账务处理系统所用。因此，在账务处理系统中进行业务处理时，与成本核算有关的各项业务信息必须要完整、细致，否则成本核算就成为无米之炊。以工业企业会计信息系统为例，对于企业所生产每一种产品，在人工、材料、设备使用、管理费用等方面的数据都必须十分明确，否则产品的生产成本就难以核算或者核算出来的结果不真实。成本核算系统中所使用的会计科目、部门、产品项目等直接来源于账务处理系统的初始设置数据，各产品的主要成本核算数据如工资、材料、动力耗用、管理费用、制造费用等来源于账务处理系统或工资核算系统、库存系统、固定资产管理系统等职能子系统的业务数据；成本核算的处理结果以转账凭证的方式传输到账务处理系统中。账务处理系统与成本核算系统之间的数据联系如图 2-4 所示。人工、材料、动 力、管理费用等方 成本凭证面的成本数据 图 2-4五、账务处理系统与销售核算系统之间的数据联系一般说来，工业企业所销售的产品主要是本企业所生产的产品，因此销售核算系统的核算对象也主要是账务处