秘书的办事工作ppt课件

秘书的 “ 办事 ” 工作 学习目标学习目标思考练习思考练习主要内容主要内容本章小结本章小结通过讲解涉外秘书在会议、会谈、会见以及公务聚会中所从事的事务工作。掌握会议及会议要素，掌握工作例会中的主要程序和原则，能妥善组织小型工作例会；掌握会见、会谈的事务工作以及公务仪典、宴请的筹划和组织工作、聚会的设计组织和主持工作，能够独立筹划小型会见会谈事务，独立设计组织聚会工作。第一节第一节 会议事务工作会议事务工作第四节第四节 常见仪典与宴请活动中的常见仪典与宴请活动中的事务工作事务工作第二节第二节 会见会谈中的事务工作会见会谈中的事务工作第三节第三节 经济谈判事务工作经济谈判事务工作第一节 秘书办公室的管理工作本节点睛一、秘书办公室综述二、办公室管理的内容办公室管理工作仅仅是秘书办公室管理部分，是秘书机构内部的管理。秘书机构所涉及的管理工作，要远远超出秘书办公室的范围。一、秘书办公室综述在讨论秘书的办公室管理时， “办公室 ”已经不是简单地指秘书的办公场所，而是指由秘书人员、工作场所和办公设备设施等等共同构成的一个有机的办公整体。完善的秘书办公室有利于辅助领导推进各项政务和业务工作的开展；协调各职能部门的合作；沟通和密切与社会公众的联系；树立组织机构的良好形象。二、办公室管理的内容秘书办公室的概念包括秘书人员、办公室设备设施、工作场所和工作环境等因素的总和。因此，办公室管理的内容也是一个综合管理系统内容，包括对秘书人员的人力资源管理，对办公设备设施的物资和产业管理，对办公机构的岗位责任和制度管理及对办公环境氛围的统筹管理。（一）办公室的人力资源管理将秘书从传统的归人事部门 “管 ”的概念，转变为人力资源管理，是将秘书作为一种人力资源，通过对秘书工作岗位分析、人力资源规划、秘书人员的招聘选拔、秘书工作的绩效考评、秘书的薪酬管理、有效的激励机制、人才培训和开发等一系列手段来提高秘书办公室的工作效率，从而达到整个组织机构和领导的工作目标。秘书工作岗位分析一个秘书机构，到底有什么工作内容，有多少工作量，需要哪些不同素质层次的秘书人员，承担哪些职位的工作，这是秘书工作岗位职务分析的主要内容。在秘书的应聘试用中，常有双方感觉不适应的情况。有时并不是应聘秘书的能力资质不合适，而是招聘单位对所需要的秘书没有准确的岗位职务分析造成的。 1秘书的职务说明包括以下九点（见图 6-21）。秘书的职务说明秘书的职务说明图图 6-21 秘书的职务说明的内容秘书的职务说明的内容 归归属属直直接接负负责责的的上上级级工工作作目目的的工工作作要要求求工工作作责责任任工工作作衡衡量量标标准准工工作作难难点点禁禁忌忌发发展展前前途途秘书的资格要求包括以下六点（见图 6-22 ）。图图 6-22 秘书的资格要求秘书的资格要求秘书的资格要求秘书的资格要求工工作作经经验验专专业业背背景景 学学历历要要求求年年龄龄个个人人素素质质附附加加要要求求人力资源规划和办公室管理一样，秘书的人力资源管理也是系统工程，不是简单地对一个职务的分析，而是要将办公室所需要的人力资源的总和做出科学合理的搭配的设计，即人力资源规划。 2秘书人员的招聘选拔公开招聘是目前各级社会组织获取人力资源通常采用的方法。办公室招聘秘书大体有 4个工作环节：根据秘书工作岗位职务分析和有关人力资源的总和规划制定招聘计划；拟订并发布招聘广告；选择适宜的招聘渠道；制定招聘工作流程并按计划实施。3秘书工作的绩效考评是对办公室秘书人员的评估制度，需要以系统的人力资源管理原理和方法来评定和衡量秘书的工作行为和工作效果。绩效考评的目的是改善秘书的工作状况，提高秘书的工作水平，鼓励秘书的工作积极性，增强秘书的成就感，更好地实现领导的工作目标。4秘书的薪酬管理由于我们还做不到按需分配，真正意义的按劳取酬也做不到。尤其秘书工作没昏没晓，没完没了，没饥没饱，很难用工资准确地体现其劳动付出。秘书对薪酬比较关注和挑剔时，科学合理地管理薪酬就更重要。 5做好秘书的薪酬管理有两个要点（见图 6-23）。 图图 6-23 薪酬管理的要点薪酬管理的要点薪酬管理建立明确的报酬制度，报酬对岗不对人建立岗位评估，为办公室内部的报酬均衡提供依据有效的激励机制秘书办公室的激励主要体现在表扬与批评、奖励与惩戒。奖惩要分明和适度，正确的就奖励，在办公室树立起榜样；错误的就惩罚，昭示大家以错误过失为鉴。奖罚适度不仅激励效果好，而且有助于公平性。6人才培训和开发培训是为了提高，开发是为了创新。在秘书的人力资源管理中，培训使秘书的知识、能力、素质更适应组织机构工作的需要；开发使秘书的潜能得以发挥，随时充实新的工作内容，成为开拓型秘书。7（二） 办公室的设备设施管理随着物质的丰富和办公条件的改善，办公室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为办公室管理中一项重要的内容。办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理办公房间自然以朝向好、通风、采光好为宜，但秘书选择办公房间还要照顾到许多便于工作的因素。 1秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长，办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文具柜可以不同的式样搭配配置，但要总体风格一致。 办公机械设备和电器设备的管理科学合理地使用做好资产登记不同的办公室，设备配置不一，配置的依据应当是秘书工作的需要。目前秘书办公室比较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、移动通讯终端（手机）、寻呼机、传真机、复印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、打孔器、计算机、扫描仪、打印机、电扇、空调、饮水机等等。有的办公室还配有桌面印刷系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和笔记本电脑。 2秘书部门对办公机械设备和电器设备的管理主要应有三个方面（见图 6-24）。 图图 6-24 对办公机械设备和电器设备的管理对办公机械设备和电器设备的管理做好资产登记定时定人负责维护保养科学合理地使用对设备的管理（三）办公室的环境管理秘书的办公室环境是指秘书在工作中所处的场所和氛围，因此包括物质的环境，也包括人文环境。办公室环境安排是指办公房间、桌椅、文具柜的安排和秘书人员相对固定的办公座位格局。 1有两种办公形式（见图 6-25）。图图 6-25 办公的形式办公的形式办公的形式封闭式办公 一两名秘书在一间办公室开放式办公 若干秘书同在一间办公室不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工作内容决定的，也和办公室的管理理念、管理水平有关。开放式办公室中几十人办公，各自默默忙碌，低声言语，领导可以一目了然井然有序的办公状态。办公室环境布置是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应当和机关的整体风格和格调一致，应当使办公物品烘托环境的庄重、整洁和雅致。2灯具 ：办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的。窗帘 ：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何流苏。物品的摆放 ：秘书的办公桌上物件的摆放应简单有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中，避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置，一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机构示意图等和工作有关的东西。过于生活化的物件，像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公室。办公室环境是秘书工作中形成的布置，人们很容易由办公室环境风格认识秘书的工作风格、工作作风，因此必须加以注意。办公室氛围的营造指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和在工作中体现的风格作风，是最