项目财务管理办法第二稿

四川省三合劳务有限公司项目部财务管理办法1、总则第一条 为了确保公司资金、财产的安全和完整，维护股东的合法权益，规范公司项目部的财务行为，保证会计信息的真实、准确，有利于实现公司的经营方针和经营目标，提高业务处理工作效率，结合项目部的实际情况，制订本制度。第二条 本制度适用四川省三合劳务有限公司各项目部（西宝客专项目部、西成铁路户县项目部、西成铁路洋县项目部） 。2、财务管理职责及组织结构图第三条 公司审议决定项目部的经营计划，审议批准项目部的年度财务预算方案、决算方案，制定利润分配方案，资金筹集及调配方案等第四条 项目经理主要负责组织实施公司决议，并组织实施，主持公司的生产经营管理工作等。第五条 项目部财务管理的执行机构为项目财务部，负责各项财务方案、计划的执行、监督、管理工作，并接受公司财务部的监督。第六条 项目部财务管理结构如下图：董事长总经理项目部负责人 集团财务部项目部财务主管项目部出纳 项目部会计3、银行账户管理第七条 各项目部在银行开立的账户（含个人银行卡） ，必须报集团财务部备案，接受集团财务部监管。所有新开户银行账户（含个人银行卡）必须事先申请，申请格式见附件，经集团书面同意后，按照中国人民银行颁发的银行账户管理办法的有关规定办理开户，在开户完成后三天内报集团财务部备案。第八条 开卡备案，开个人银行卡姓名除董事长之外，其它人按公司规定签署承诺书：包括开卡人和出纳须同时签署，承诺书格式见附件。承诺书要素必须填写完整，承诺人签名处须按上手印；签署完成后 24 小时内先将承诺书传真到集团总部财务部，随后寄回原件。未签署承诺书的银行卡出纳不得汇款至该卡。第九条 各项目部开立的银行账户的预留印鉴（包括银行卡、支付密码、网上支付钥匙等）不得由出纳一人保管，严禁一人独自完成网上银行支付业务。保管人员及其变动需上报集团财务部备案。第十条 出纳人员应当及时登记现金日记账和银行存款日记账，并做到日清月结。编制的资金日报表，格式见附件，应于次日九点前以电子邮件方式报集团财务部出纳及项目部财务主管，资金低于 10 万元时，必须单独报项目负责人。第十一条 月份终了各项目部应及时取得银行对账单（个人银行卡需打印收支明细） ，并指派专人负责银行对账工作，编制银行存款余额调节表，同时上报集团财务部。对未达账项应分析原因，及时处理。第十二条 出纳人员必须凭经审核、审批的相关凭证办理收付款业务，不得先斩后奏或以借条、白条等原始凭证充抵库存现金。对于未经审核或超越审批权限的货币资金业务，出纳人员有权拒绝，并及时向审批人的上级授权部门报告。第十三条 出纳人员不得兼任审核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。不得编制银行存款余额调节表。附件 附表： 银 行 卡 号 启 用 申 请 .xls 资 金 日 报 表附件 附件： 出 纳 承 诺 书 格 式 开 卡 人 承 诺 书4、资金管理及审批第十四条 资金调配管理1、项目部资金调配的决策人为集团董事长。集团财务部根据公司资金计划拟定预案，明确资金调入和调出单位、金额、时间及其他事宜，并报董事长批准后实施。2、资金调配程序：集团财务部根据经批准的预案，通知调入单位填制资金调配单上报本部财务部，经董事长签字后下发至相关调出单位实施资金调配行为。3、资金调入、调出单位须在月末结账前核对往来账务，确保账务处理准确。5、项目部审批流程及权限第十五条 财务审批权限1、项目部审批采取逐级审批制，具体审批流程为：项目部申请人填制相关申请项目部部门负责人签字确认项目部财务主管审核公司总经理审批出纳支付项目部负责人审批或签字确认说明：本图为一个完整流程，实际按照权限分配可中间终止就进入出纳支付阶段，相关申请格式见附件2、 为保证文件审批的正常流转，凡需要总经理审批的报销和支付，可以以扫描件形式呈送，原则上在 1-2 个工作日内完成意见签署；如当天不能送达领导的，后勤必须电话联络以保证及时签批；如领导不在公司，对时间紧急且容易决策的支付，可通过邮件或短信息取得领导确认后先处理再补办报批手续；项目 标准描述项目部门负责人项目部财务主管项目负责人总经理备注10000 元及以下的 借款 零星采购类借支10000 元以上的 其它借支权限以费用报销为参考，以办当次事情预算为依据，前款不清，后款不借。费用报销、资产办公费用、业务招待费、出差费用、车辆修理费等2000 元及以下的 事先申请，报销时后附申请表，审批权限比照报销程序；需公司领导同意的可电话，2000 元以上的 不是必须签署纸质文件1000 元及以下的 业务客情费（主要指现金客情） 1000 元以上的 同上2000 元及以下的 购置资产购置2000 元以上的 事先申请，审批权限比照报销程序；固定资产购置需公司总经理签字的需取得纸质文件财务报销的稽核、复核流程参照最新的财务制度；对违反制度规定或不符合本审批权限的，财务部一律拒绝报销；报销所有费用如果出现任何差错,凡在申请单上签字的人按相关比例罚款。6、采购、仓储管理第十六条 采购业务及仓储管理1、采购业务包括工程设备、材料、行政事务用品（包括办公耗材、办公用品、接待用烟、酒）等物资的订购、验收、入库、结算、付款等工作。 2、项目部工程部门根据施工图纸、工程进度提出采购计划，并由计财部工程预算管理人员审核签字；综合管理部根据需求提出行政事务用品等采购计划，报项目部负责人审批，交采购部门采购。3、物资供应部接收到采购计划后，首先应审查采购计划是否有重复及其他不合理。向外发出货物订单时，必须向不同的供应商索取物品的价格、质量指标、折扣、付款条件以及交货时间等资料。通过询价、报价、议价，掌握市场价格信息，坚持货比三家。4、物资供应部完成询价后，经办人员需填写采购询价表 ，并将收集到的相关资料作为附件，经部门负责人批准，财务部签署意见后，报负责人审批。5、物资供应部与选定的供应商就物品订购单价、数量、折扣、付款条件、交货时间等条款进行协商，达成共识后订立合同（合同的订立按照合同审查程序办理） ，并将订货合同副本送至仓储、验收和财务部门。6、主要物资（包括行政事务用品：烟、酒等）应由集团统一选择定点供应单位，建立协作关系。对于在定点供应单位采购已确定规格、单价的物资可以不再进行询价程序。7、对到货物资仓储部门应核对订货合同，审核所收货物是否系所订购货物，以及到货数量是否相符，并与质量检验部门相配合，确定到货质量是否合符标准，对不良品或数量不符加以处理。验收无误，应填制入库单，并登记库存实物账。8、结算付款时，采购经办人填写付款申请单，并将取得发票、入库单、订货合同及采购询价表作为附件，经物资供应部负责人审批后，交财务部审核人员审核（要审核附件列示内容、付款条件等，防止多付货款，重复付款） 。审核无误后，按审批权限办理审批手续。出纳根据符合公司办理付款。9、财务部门按照供应商名录建立明细账，及时准确地进行会计核算，定期与供应商进行对账。10、库房实物的出库，仓储部门保管人员必须依据班组填写的、经批准的出库单办理出库手续，并及时登记库存实物账。11、如货物直接送至施工现场，由现场主管工程师负责货物的验收工作；并于当日通知仓储部门填制入库单和出库单，在入库单作为验收人和出库单作为批准人签名。12、仓储部门保管人员对库房实物的数量、质量负责，保证账务记录正确，手续完备，库房整洁安全。每月至少一次对库存实物盘点一次，年末本部财务部门组织对所有库房进行盘点。13、仓储部门保管人员工作调动时，必须办理移交手续，由各公司及分支机构财务部门监督移交。只有当交接手续办妥之后，才能离开。14、办公室申请购买的行政事务用品直接由办公室验收、保管；对相关用品的领用应做好登记工作，以备检查。7、工程支付第十七条 工程款支付业务管理1、工程款支付业务主要包括工程的预付款、进度款、结算款（保修金） 。2、项目部工程款其流程见财务审批流程、财务审批权限有关规定执行，说明：主管工程师依据合同、进度及质量状况确定是否申请付款。填写付款通知单 ，注明付款缘由；质量及进度状况；已付款、扣款及本次付款金额，并附上相关资料。项目主管对照合同、进度、质量状况复核是否付款、付款金额，并签署意见。财务部审核人员对付款通知单及相关资料察看是否相符，审批签字是否为同意字样。经批准支付后，办理付款前，主管工程师应通知分包方提供发票或收据。出纳人员检查付款通知单签字是否齐全，是否符合审批权限，是否已提供发票或收据，无误办理付款。出纳人员应该及时登记现金、银行日记账，并在付款通知单上加盖付讫印章。3、主管工程师应建立台账，登记每笔付款、扣款情况，并接受主管经理的检查、监督。出纳每月应与台账进行核对，以保证会计记录真实、准确。8、费用报销第十八条 费用报销管理1、各公司及分支机构费用报销审批按财务审批流程、财务审批权限执行说明：经办人详细填写费用报销单或差旅费报销单上各项内容，并注明报销方式（现金、转账、冲低借款等） ；要求原始单据整洁、有序粘贴。部门负责人对员工报销项目的真实性、合理性负责。财务部审核人员对其审核报销单据的合法性、合规性负责。审核人员有权拒绝受理不符合规定的报销单据。出纳人员检查报销单签字是否齐全，是否符合审批权限，无误再办理付款。出纳人员应该及时登记现金、银行日记账，并在报销单上加盖付讫印章。2、报销单据原则上要求凭发票报销。如确实不能取得发票，由经办人详细说明情况，报相关审批人批准后方能报销。3、部分费用报销的具体规定（1）业务招待费业务招待费必须坚持事前申请制度，在招待费申请单上详细注明招待事由、时间、参加人员、预计金额等。 招待费申请单审批权限按资金审批权限中费用报销的标准执行。因突发原因的业务招待，须向相应领导口头请示，事后补办手续。业务招待坚持一事一报，于五个工作日内办理费报销手续，报销时必须附上招待费申请单 。公司赠送任何礼品均按此办理。（2）差旅费公司员工因公出差，需事先由部门根据定任务、定人员、定时间、定出差路线的原则填制出差申请表 ，经项目负责人批准（市区内经部门负责人批准） 。如需借款，凭出差申请表办理备用金借款手续。出差人员返回后，五个工作日内填写差旅费报销单， 出差申请表及车船票等出差期间单据一并作为附件。员工出差市外，经理级以上人员根据需要，可乘坐飞机，一般员工不得乘坐飞机。一般员工应乘坐汽车或火车硬座，车上过夜 6 小时以上或连续乘车12 小时以上，应乘坐硬卧铺。如因工作需要乘坐飞机的，必须经项目负责人同意。项目部员工从驻地回总部或从总部回驻地，途中住宿费按出差标准（参照集团公司报销标准执行）报销，回成都住宿由公司统一安排，餐费补助按 30元/人天报销。集团公司各部门员工出差至项目部，期间的住宿及生活费用由当地负责，员工回驻地后只报销途中住宿及途中出差补贴。（3）车辆费用各公司及分支机构自用车辆，统一由办公室管理。本地车辆使用实行定点加油方式，由办公室办理加油卡，并统一管理。路桥费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次。车辆维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用。报销时在发票上列明详细费用清单，经车辆管理人员签字验核。自带车辆出差发生的加油费、路桥费等，属于差旅费报销范围，不得放入日常车辆费用中报销。（4）通讯费通讯费岗位标准由项目部经营班子讨论决定，并报集团备案。通讯费按项目岗位标准规定造册发放。（5）工资、奖金及职工福利工资的发放，由计财部指定专人负责，根据岗位、工资标准及考勤计算并制表，财务部门审核，经项目负责人批准，报集团备案，由出纳发放。9、固定资产管理第十九条 固定资产管理1、项目部固定资产分为运输工具、工程设备、电子设备、办公设备及家具、房屋建筑物等。固定资产申购按照审批程序、财务审批权限执行。2、固定资产折旧：从其投入使用之次月起按预计使用年限到工程项目完结时间最短期限为标准，采用直线法计提折旧，并按固定资产类别、预计使用年限确定折旧率，不考虑残值。3、项目部应当严格管理固定资产，按照要求对固定资产进行编码管理（编码规则见附件） ，并落实到责任人；根据管理需要不定期对固定资产盘点清查，