DDI-提升个人效率与成功会议技巧（个人领导力经典）

Development Dimensions Intl, Inc., MMIX. All rights reserved.1Section BreakInsert Text Here提升个人效率提升个人效率Enhance Personal Productivity Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.课程大 纲1.检验 你 的优先级2. 克服 延误的 陋习3. 有效处理 干扰4. 逆境中保持斗志5. 总 结讨论 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.3你的好朋友 工具书 查验你的优先事项 使你的工作区域井井有条 使会议有效进行 制定基本计划 有效追踪P14P25P34P39P68 如何处理干扰 有效利用沟通方法 建立网络关系 订定清楚明确的协议 做个好伙伴 P31P45P49P58P64 逆境中保持斗志 省察和避免完美主义 克服延误的陋习 不要故态复萌P73P79P85P91 管理规画类 合作互动类 个人态度类 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.4Q1： 在日常工作中有什么经常发生的 障碍因素或 工作习惯 ，阻碍或影响自己 工作效能 ？思考一下思考一下 Q2： 为什么 会发生？原因 为何？ Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.5House of Cards(400”)努力工作的一天努力工作的一天 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.6检验你的优先级检验你的优先级 重中之重重中之重 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.7工作中哪些事情是工作中哪些事情是 重中之重重中之重P.14保持事业长期成功的关键 是把 精力和时间专注 于 l帮 助客户取得成功、感到满意l协助公司实现愿景和目标l发展和辅导员工l提高个人的工作效率和绩效是什么？为什么？要问 谁？ Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.8活动活动 : 找出什么是重要的找出什么是重要的 事情事情 ？Big Picture不要假设！不要假设！l 每人先自行阅读 课本 P.15下方的“ 轻松访问指引 ” 问题，并思考这些问题的答案 (3分钟 )l 小组内轮流分享后，选定一人为代表预备进行大组分享 (10分钟 )l 大组分享 (5分钟 )P.15 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.9然而然而 人的天性与偏好人的天性与偏好 l 先做 喜欢 做的事，然后再做 不喜欢 做的事l 先做 自己想做 的事，然后再做 別人交代 的事l 先做 紧迫 的事，然后再做 不紧迫 的事l 先做 易于完成 的事或易于告一段落的事，然后再做 难以完成的整件事 或难以告一段落的事l 先做 自己所尊敬的人 或与自己 有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己 没有密切的利害关系 的人所拜托的事 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.10活动活动 : 紧急紧急 /重要性表格重要性表格紧急 /重要ADo it Now.不紧急 /重要BDo it Soon.紧急 /不重要CDo I really need to do?不紧急 /不重要DDont do it.分组找出事情 -2min Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.11紧急事项 非紧急事项重要事项非重要事项1.设备故障 ,生产停摆2.重伤害急救3.客户抱怨与投诉4.员工产生肢体冲突5.任务关键期限 A BDC1. 有些电话2. 有些不速之客到访3. 有些会议之出列席4. 有些无谓的请托5. 有些临时的邀约1. 有些交际应酬2. 有些文件之处理3. 处理垃圾邮件4. 自我干扰5. 个人嗜好的沈迷订定优先次序多配时间立马就做考虑再做少配时间严控时间应该不做P.16171.为将来事项所作的准备2.计划中的项目或任务3.拜访客户了解需求4.辅导和培养员工5.参加有针对性的培训6.自我反省与成长规划7.陪伴你所关心的人多配时间安排再做 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.121.请回想你每天 或 每周 的工作安排，快速列出需要做或 会发生 的事情(至少 20项 )2.参考 课本 P.1617说明依輕重緩急 分别将这些事情归入你的 “ 紧急 /重要性 表格 ” 之 中3.完成后俩俩交互检视自我自我 省思与练习省思与练习 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.13出出 了什么事？了什么事？怎么会踏进事事优先的陷阱呢？(215”)P.18 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.14如果如果 “ 事事优先事事优先 ” 有何影响？有何影响？ l 只能专注在短期的要求上l 手上处理的都是 急件 ，同时累积了 重要但不急的项目 待处理l 有 “ 一事无成 ” 的感觉l 压力很大P.18 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.15所以要所以要 堤防陷阱堤防陷阱1. 把自己的 任务想得简单化 了， 低估 了所要耗费的时间2. 把 事情复杂化 了3. 做事 欠缺效率4. 未能充分利用 手头的资源与支持5. 任务表上 有太多不重要事项P.18 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.16参考 课本 P.18下方 “ 事 事优 先的陷阱 ” ，快速找出 哪一 个 是你 经常陷入 的 陷阱 ?(1分钟 )自我自我 省思与练习省思与练习P.18 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.17如何如何 避免事事优先的陷阱避免事事优先的陷阱 1. 协商期限2. 顺序列出任务，达到最高成效3. 积累工作与问题 (整合 /批 次 处理 )4. 核查真实性5. 坦白分享6. 寻求支援7. 果断 说 “ 不 ”8. 若能力许可， 就 更卖力一点P.1920 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.18如果 你 无法达到原定目标期限 ， 怎么办 ? 課本 P.21 Do & DontsP.21 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.19l全面与宏观 询问 领导 、成功的同事 以及内外部顾客对自己的职务做更广阔全面的了解。l运用 紧急性 /重要性表格 检视工作项目l避免 事事优先的陷阱l同时应用在你的 工作生涯与个人生活 中 以终为始以终为始检验你的优先级检验你的优先级 学习要点学习要点 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.20拖 延WhatWhyPay-Off Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.21伊利伊利 大剧场大剧场最离谱的最离谱的借口？借口？准备： 6 分钟表演： 2 分钟 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.22如何克服拖延如何克服拖延 ？首先 驾驭你的工作 (Managing the Job) n 化整为零 减法思考 (拆解再拆解 )n 设定时限 合理时间n 追踪进度 步步为 赢P.8586 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.23n What？ 要完成什么 Task：需要完成什么任务 Steps：完成任务的步骤n When？ 起讫时间n Who？ 谁来做n Resource？ 需要什么资源个人练习：任务分解表个人练习：任务分解表 P.87 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.24如何克服如何克服 拖延拖延 ？驾驭工作 (Managing the Job)n 化整为零n 设定时限n 追踪进度还要 驾驭你自己Managing Yourself !P.8586这样就 够 了吗？ Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.25克服 心理障碍P.8889困惑困惑 我不知道怎么做、甚至如何开始做我不知道怎么做、甚至如何开始做 厌倦厌倦 觉得工作冗长而乏味觉得工作冗长而乏味 焦虑焦虑 我做不好怎么办我做不好怎么办 挫折挫折 觉得工作觉得工作 没价值没价值 疲倦疲倦 我实在没力气做了我实在没力气做了 Which one？ How to？ Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.26克服拖延恶习克服拖延恶习 学习要点学习要点驾驭工作 (P.8586)n 化整为零n 设定时限n 追踪进度驾驭你自己 (P.8889)n 情绪管理、 正 能量 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.27做出完美的工作做出完美的工作 vs.“ 完美主义完美主义 ”l 完美主义相信 100%完美是唯一可接受的标准，其他都没有意义。l 是一种 “ All-or-nothing” 的心态l 坚持认为每一项工作都同等重要l 所关心的是自己，而不是工作或客户的需要P.80 Development Dimensions Intl, Inc., MMX. All rights reserved.28完美主义者如何看待自己多数人如何看待自己 Development Dimensions Int