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乡档案工作培训班讲义 陈开龙 一、 档案的定义 档案的起源 1、档案产生的条件：文字和记录文字的载体的出现。 档案，在我国源远流长，从现有实物可考的甲骨档案算起 大约 3500 多年。 2、档案的形成者-国家机关、社会组织、个人。 3、文件材料转化为档案的条件。 文件材料已经使用完毕或办理完毕的； 有保存价值的； 按照规定集中保存好的。 4、档案的物质载体和记录形式是多种多样的。如甲骨、 金石、简牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、光盘等。 档案的定义 有人认为“档案”就是红头文件，也有人认为“档案” 就是人事档案。这些观点都是片面的、不完全正确的。 各个单位在公务、管理等各种活动中，会形成、产生 或收到许多材料，如请示、报告、批复、统计报表、合同、 协议、计划、总结、会议记录、调查报告、干部、职工、 党员等名册、职工录用、转正、调资等材料。还会收到如： 上级单位的红头文件、指示；其他单位的材料，如：会议 通知、征订书报杂志、商品推销广告、办班通知、交通、 气象等等。 上述有些材料，看一看，知道一下就算了，或办完就 行了，没有保存价值的，不用归档。但有一些材料却对日 后的工作还有用，或日后还会用到它，这些文件就需要归 档。有许多单位都有正反典型事例。有档案的就发挥了好 大的作用，没有档案的就造成不同程度的损失，甚至不可 估量。档案在政治、经济、外交等方面的作用都非常大， 对单位、对个人都很重要，如对个人的工资、待遇、投资 回报等。我们按照一定的方法，对这些材料进行分类、整 理、编目，按规定集中保存起来，这些材料就变成了档案。 材料还是这些材料，在我们对它进行归档之前，我们叫它 材料或资料，归档之后我们叫它档案。 档案法第二条规定：“档案是指过去和现在的国 家机构、社会组织以个人从事政治、军事、经济、科学、 技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存 价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 简单地说，档案是指有保存价值的历史记录。这种历 史记录可以是文字的，即文字材料；可以是图表，可以是 声像的，还可以是实物的。也就是说凡是有保存价值的材 料，都可以作为档案保存。都可以成为档案。档案的范围 很广。不限于“红头文件”、“人事档案”，也不限于 “文字材料”。 二、档案工作的内容 广义：是指国家规模的档案事业，包括档案法制、档 案室、档案馆、档案行政管理、档案专业教育、档案科研、 档案宣传、档案出版、档案学术研究及档案的对外交往等 工作组成。 狭义：收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、有 人称为六项工作，有人称为八个环节。另外还包括监督、 指导。具体是对单位内部各部门的档案材料的形成、积累、 整理归档工作进行指导；对本系统及直属各单位档案工作 的监督指导。 全宗内档案分类 全宗即全部卷宗，卷宗是案卷的别称。也就是说一个 机关、社会组织或者一位著名人物在其工作活动中形成的 各种门类和载体的档案整体称为一个全宗。 全宗号是市档案馆为了方便管理档案，对每一个单位 进行编号，每一个代号称为全宗号。村委会的档案构成一 个全宗。参照广东省机关档案分类办法划分为如下八 大类： A-党政工团档案 B-基建档案 C-设备仪器档案 D-会计档案 E-已故人员档案 F-声像档案 G-专门档案 H-实物档案 收集 包括收集、征集。 1、要求：齐全、完整。但是并非“有文必档”。根据 归档范围收集齐全、完整。归档范围属于归档制度的内容。 归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求。 什么材料需要归档？这就是指归档范围。 凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的记录 材料，都要归档。既有文字材料、图纸、图表、簿册，又 有照片、录音带、录像带、奖状、奖杯、荣誉证书等。 2、注意事项： 以前没有制度的，要尽快建立。制度要切合本单位实 际，要具体、详细。有制度的要严格依照执行。 抓住达标升级的机会，把历年散存在各处、各人手中 的材料统统收集起来。特别强调收集齐全的意思。依据是 归档与不归档范围。要求齐全是指凡是归档范围内的材料， 都要齐全。但不是“有文必档”。该归则归，该收则收。 不该归也坚决不归。 对于有些不属归档范围，但又觉得有用的材料，各单 位可参照档案整理办法整理，但不作档案看待，档案统计 不计。 总之收集齐全具备的条件有：有制度，档案员要熟悉 业务，做好宣传工作。 基 建 档 案 讲 义 基建档案的定义 基建档案是科技档案的一种，科技档案主要有：科研、 工业生产、农业、基建、设备、地质。 基建档案：是指基本建设项目从酝酿决策到建成使用 的全过程中形成的具保存价值的文字、图表、声像等不同 形式的历史记录。 基建档案归档的要求 1、归档范围。指在一个基建项目中，哪些文件材料应 该归档。 u 依据性文件材料：项目建设书及批复、可行性研究 报告、项目评估、环境预测、设计任务书、计划任务书等； u 设计基础文件材料：选址报告，水文气象、供水供 电、交通运输、地质勘探报告，建筑物、构筑物及重要设 备安装测量定位、观测记录等； u 设计文件材料：包括初步设计，技术设计，工程结 构和建筑设计，总体规划设计，概算书，设计说明书，设 计评价，设计修改通知单，设计鉴定及审批等； u 工程管理文件材料：包括征地文件，红线图，各种 合同，拆迁、赔偿协议书，招投标文件，施工许可证，建 筑许可证，施工执照，消防、卫生文件及水电、煤气供应 协议书等； u 施工文件材料：包括施工组织设计，监理，开工报 告，施工大事记，施工工艺说明，施工方案，工程质量记 录，事故处理、设计变更通知单、隐蔽工程验收记录、质 量评定、建筑材料的试验，试压报告等； u 竣工文件材料：包括建筑物内安装设备的使用说明 书、竣工报告、竣工验收报告、全套竣工图、质量评定、 竣工决算及相关声像材料文件等。 u 财务、器材管理文件材料：包括工程财务计划，年 度计划，工程概算、预算、决算，交付使用的固定资产等。 2、归档时间。是指应归档文件材料向档案部门移交的 时间。基建档案应在项目竣工验收后三个月内，将工程立 项至竣工全过程的基建档案材料按要求整理好后，办理交 接手续，向档案部门移交。 3、份数。确定份数时应考虑三种情况：满足日常查找 利用的需要；保护档案原件的需要；报送专业档案馆的需 要。 基建档案整理工作的内容 基建档案具有成套性、阶段性、专业性的特点，基建 档案整理工作的目标是使基建项目全套档案系统化，如实 反映整个工程项目的真实面貌，方便保管和利用。按照这 个要求，整理工作可划分为：分类、组卷、编目、装订三 个步骤。 一、分类：先分项目，后分阶段。项目一般分为立项 审批、报批报建，设计，工程管理，施工，竣工，使用维 护等几个阶段。 二、组卷 应归档材料的排列 A、按阶段排列。立项审批、报批报建，设计，工程管 理，施工，竣工，使用维护。 B、文字材料在前，图表在后，声像材料另外立卷。管 理性文件按问题、按时间。 C、保管期限长的在前，短的在后。 组织保管单位 A、同一项目 B、同一阶段 C、同一期限 D、厚度适中 卷内文件的排列 A、文字在前 B、按原图目录排列 C、无目录的，总的在前，分项在后，建施在前，结施 在后，土建在前，其他专业在后 文字材料的装钉。与文书方法一样。 图纸的折叠。按规格为 210297mm 进行折叠。 加盖档号章 档号 件号 编页码。装订的案卷一律编页码，科技材料页号 在“右下 角”和“左下角”，如图纸不装订，则加盖档号章或 件号章，顺序均从“1”开始，一页一号。 编写卷内目录 序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日期 页次 备注 有些图纸原来已有图纸目录的，应保留其目录，可不 再编制 卷内目录。 填写案卷封皮。编制内容包括：档号、题名、编制单 位、编制日期、页数、期限、备注。档号-B101； 题名 工程项目名称+阶段特征+文种，如“XX 镇办公楼报 批文件、红线图及竣工图、竣工验收证明等基建文件材料” 编制单位：施工图填写设计单位，竣工图填写施工单位， 前期文件填写建设单位和主管部门；编制日期：填写卷内 文件材料的起止日期；施工图为短期；管理性文件为永久； 竣工图为永久。密级通常不填。卷脊一定要填写：档号， 案卷题名：从右到左。 编目： A、案卷的排列，按阶段依次排列； B、编档号：分类号+案卷号+件号； C、填写分类目录、总目录。 底图整理时可把同一项目的底图纸目录顺序排列，装 入大牛皮纸袋中平放或卷成筒装入硬纸筒保存。每个项目 应以张为单位编底图目录，编制内容包括：序号、归档时 间、档号、底图名称、幅面张数、编制单位、编制日期、 备注。 会 计 档 案 讲 义 收集范围：会计核算中形成的会计凭证、会计账簿、 财务报告和其他会计核算材料。 至于财务部门经办的有关财会工作的方针、政策、制 度、计划、工作总结、报告以及来往文书，按照会计档 案管理办法第十九条规定，应当执行文书档案管理规定。 会计档案的分类和整理 1、凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会 计凭证。 2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡 片，辅助账簿，其他会计账簿。 3、财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会 计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 4、其他类：主要包括银行存款余额调节表，银行对账 单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销 毁清册，其他应当保存的会计核算专业材料。 5、采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打 印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩 胶片等磁性介质保存会计档案条件的。 加盖档案章： 会计档案整理立卷后，应在会计报表、帐簿、凭证的 每一卷册的封面加盖档号章，装盒后与会计档案盒上的全 宗号、目录号、案卷号保持一致。 全宗号 目录号 案卷号 202.01 D1.1 001 会计档案的编号排列： 会计档案案卷排列按大类-属类-年度-案卷排列法，属 类内各年度形成的案卷不分年度，顺序编号。当流水顺序 号编到“999”号时，再重新建立第二个目录号，又从 “1”开始案卷编号，一个属类内相同的案卷顺序号用目录 号加以区别。报表；帐簿，凭证。 D_大类代号 3 -属类代号 1 -目录号 1 -案卷顺序号 会计档案目录： 会计档案目录通常采用分类编制法，即将一个单位若 干年度形成的会计报表、帐簿、凭证及其他会计文件四大 类各编一本目录。 会计档案目录 顺序号 类别 案卷题名 起止时间 保管期限 卷内张数 备注 会计档案案卷目录的填写方法： 1、顺序号：指会计档案案卷在本册案卷目录中顺次排 列的序号。用阿拉伯数码填写，从 1、2、3、4、。 2、类别：主要指会计档案的种类。如：会计凭证、会 计账簿、财务报告、其他类。 3、案卷标题：指案卷封面上的标题。如银行转账凭证、 现金日记账等。目录中的标题必须与案卷封面上的标题一 致。 4、起止日期：指案卷内最早开始启用的时间到最后终 止作用的时间。如：1996 年 1 月 1 日-1996 年 12 月 31 日。 5、卷内张数；主要指综合后凭证、账簿、财务报告和 页数。 6、保管期限：会计档案的保管期限一般有：永久、长 期、25 年、15 年、10 年、5 年等。其中固定资产投资凭证， 15 年后要拿出来做永久卷。 7、备注：指用来说明个别案卷的某些特殊情况的记录。 如；卷内某页文件不清楚，某些凭证是涉外凭证需永久保 存等，以示查阅或鉴定时要特别注意。 会计档案案卷目录一般财务报告编制一式四份，凭证、 账簿编制一式三份，其中一份由会计部门保管供日常使用。 其他几份的案卷目录，一年后连同会计档案一同移交档案 室。 会计档案的归档时间： 一般情况下，应归档的会计文件材料先由会计部门整 理立 卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的 会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年， 期满后由会计部门编制移交清册，再向档案部门移交保管。 会计档案的销毁： 保管期满的会计档案，由本单位档案机构会同会计机 构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计 档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管 期限、已保管期限、销毁时间等内容。由单位负责人在会 计档案销毁清册上签署意见。在销毁会计档案时，应当由 档案机构和会计机构共同派员监销。监销人在销毁会计档 案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要 销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签 名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。会计档案销毁 清册要永久保存。 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未 了事 项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管 到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当 在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项 目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 会计档案保管期限表 序号 档案名称 保管期限 备 注 一 会计凭证类 1 原