企业信息管理一体化初探.docx

企业信息管理一体化初探 随着改革开放的深入，企业正朝着产权清晰、权责明 确、管理科学的现代企业制度方向发展。如何适应新形势， 让档案管理工作更好地服务于企业的发展，成为当前企业 档案管理工作的一个重点。笔者根据档案、图书、情报资 料管理的特点，就企业信息管理一体化作初步探讨。 所谓“信息管理一体化”就是把企业内部档案、图书、 情报资料纳入到企业信息管理机构中，以实现企业信息资 源的统一管理。具体地说，就是把企业所有的档案、图书、 情报资料作为一个有机整体集中到企业信息中心，由企业 统一组织管理，并使三者有机地结合起来，以实现企业信 息资源共享和综合利用。 实现信息管理一体化的优越性 1.有利于维护档案信息的完整。一个企业的全部档案 是一个全宗，应实行集中统一管理，以保持档案之间的有 机联系，发挥其整体优势，有利于改善、保证档案的质量， 提高工作效率，更好地协调档案、图书和情报资料工作， 加快实现档案信息管理的规范化和现代化。 2.有利于企业进行科学决策。科学决策是现代企业管 理的关键。企业要进行科学的决策，就必须掌握来自市场 及企业内部科技、生产和经营管理过程中产生的各种信息。 企业的各类档案，是反映企业全部活动的真实记录，是最 可靠的信息资料。企业档案实行集中统一管理，能充分发 挥企业档案信息的作用，以全面、系统、准确的信息为依 据，为企业领导进行科学决策提供参考。 3.有利于企业档案的有效利用。实现档案、图书、情 报资料等信息的一体化管理，有利于信息资源的共享，全 面系统地为需求者提供所需信息，而且还可以开展技术交 流协作和发展对外横向联系，这样就可加快信息的传递速 度，极大地提高利用率。 4.有利于实现档案管理现代化。档案信息集中统一管 理后，对企业全部档案、图书、情报资料各项工作按规范 化、标准化的要求进行管理，实行统一分类、统一编号、 统一著录、统一标引、统一编目，从而为电子计算机应用 于信息管理工作打下基础。 实现信息管理一体化的初步方案 做好信息管理一体化应注重“四个统一”： 1.统一领导。企业内部的档案工作管理体制，应坚持 “集中统一”管理和分级负责的原则，建立信息管理一体 化机构，即“科技信息中心”。把企业档案信息工作列入 企业发展规划和计划，建立档案工作机制，完善档案管理 网络，统筹规划档案、图书、情报工作，并要求在机构、 体制、人员、经费、设备、制度、措施等方面都实行综合 管理，使一个单位档案、图书和情报资料在结构和层次上 统一、协调，实现整体功能的优化。 2.统一制度。企业档案实行一体化管理必须建立健全 统一的档案管理制度。具体地说，档案管理制度的制定要 从档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等环节上，根据 有关规定统一制定各种门类和载体的档案管理制度，同时 相应地采取一系列具体措施进行考核和奖惩，以保证各项 规章制度的落实。 3.统一标准。档案管理标准化是实现档案科学管理的 重要基础和前提条件，是对档案管理业务、技术活动中重 复出现的事物和概念，如案卷质量标准、分类标准等，制 定科学的、统一的规则和技术规范，使其具有统一性、规 范性、互换性。 4.统一利用。保存档案的根本目的就是为了利用。科 技信息中心要有目的、有组织地对整个企业的档案信息资 源进行开发利用，开展技术咨询服务和技术交流、技术协 作等，有针对性、有选择性地对档案和其他信息进行综合 和分析。为领导决策和各部门开展工作服务，运用财务、 人事档案为企业深化改革服务。企业档案、图书、情报资 料一体化管理后，信息中心应密切关注并参与企业的各项 重大活动，做好定向服务、搞好预测超前服务、记录备案 自觉服务、开展咨询直观服务。 企业向前发展，对