关于做好财政基层培训档案管理工作的思考

关于做好财政基层培训档案管理工作的 思考 财政基层培训档案管理工作是财政基层培训基础工 作的重要组成部分，要做好财政基层培训工作，领导应予 以重视，学校应健全制度、加强管理。档案管理人员必须 加强业务学习，努力掌握现代信息技术，将信息技术充分 应用于学校档案管理，才能更好、更快、更科学地发挥档 案自身的作用，为财政基层培训事业发展服务。由于档案 管理工作的相对封闭性，档案管理方法的陈旧性，使得我 们的工作视野、思维和思路容易受到影响和制约。要实现 思想观念上的一个大的转变，需要大力倡导开拓创新精神， 进一步形成推进档案工作创新的浓厚氛围。要认真总结档 案工作好的经验，准确把握档案工作特点和规律，用新观 念新思路解决新情况新问题。 一、树立档案意识，建立完善制度，努力收集好档 案材料 档案管理人员在把握收集工作的范围和途径的基础 上，还必须针对工作的实际情况，与学校各部门经常联系， 加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和 定期收集相结合，尽可能防止和减少档案材料的流失。这 样做不仅拓宽了档案的收集范围，还促进了收集工作的开 展。只有做好案卷的收集工作，才能为提高案卷的质量打 下良好的基础。 档案工作肩负着维护党和国家历史真实面貌的重任， 因此，需要档案工作者热爱档案事业，具有敬业爱岗、无 私奉献、存实求真的高尚情操，努力在平凡岗位上做出不 平凡的成绩。 1.加强档案宣传工作。我国的公民档案意识比较薄 弱，薄弱的意识制约着档案工作的开展。所以要引导、宣 传档案工作的重要性，加强人们对档案信息资源的认识。 如利用档案制作图文展览，符合学校干部职工的文化心愿， 在培养廉洁奉公、树立文明形象等方面起到春风化雨、润 物无声的作用；利用局域网，建立库藏主页，处理好开放 与保密的关系，提供档案信息服务；把档案作为一项推动 财政文化、学校文化、廉政文化建设的创新工程，引导干 部职工树立有为才有位的意识。要让人们感受到档案信息 资源带来的便利，以此取得理想的社会效益和经济效果。 2.要结合本校的具体情况，档案材料的形成规律， 建立一个纵横交织的管理网络体系，协调校长室、办公室、 采编科、管理科、培训科、编辑部等部门做到从上而下， 左右协作的档案传递网络，做好档案收集的基础工作。档 案材料收集的基本要求是：主动及时、全面准确、保质保 量、安全保密、关心期限。档案管理人员在把握收集工作 的范围和途径的基础上，还必须针对工作的实际情况，与 各部门经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作， 做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少档案 材料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还促进 了收集工作的开展。只有做好案卷的收集工作，才能为提 高案卷的质量打下良好的基础。 3.做好文件收集工作。日常的文件收集看似简单、 技术含量不高，但要收集得齐全完整，就需要档案管理工 作者懂得挖的技巧。要树立依规行事，应收尽收的意识， 制定归档范围，始终把归档文件作为档案工作的出发点和 落脚点。收集得完整与否影响着档案价值，不该归档的文 件不接收，力争文件材料不庞杂，同一问题的文件材料要 弄清来龙去脉，保持内在联系，有效提高归档文件材料的 归档率和完整率。 4.优化档案服务手段。方便财政、学校干部职工利 用档案是本校档案部门突破自身价值的动力，确保档案安 全保密是档案工作人员第一要责。服务手段要多样化，既 活用巧用，又要把握好原则性，彰显档案材料效能。工作 过程中，要分清主次，重点为本校领导决策做好服务。首 先是为科室协调做好服务，其次是为干部职工需要做好服 务，使档案服务达到优化。要配合本校的工作，以声像、 宣传片、纸质、电子版等不同形式的记录载体，探索开发 利用的新途径和新方法，让档案材料发挥实际效用，形成 充满活力的档案发展新局面。 二、熟悉财政基层培训知识，掌握档案管理工作的 技术 在其位，谋其事，作为档案工作者应该优化服务， 提高效能，掌握各门类档案的分类、整理要旨，掌握计算 机基本技能，熟悉文书档案的基本内容，更好地开展档案 的整理、查阅、利用。 1.熟悉财政、会计、档案专业知识。省会计函授学 校（财政干教中心）档案主要是会计档案和文书档案，记 录政府配置财政、学校资源，体现公共财政取之于民、用 之于民的本质特征。作为档案工作者应具有一定的会计、 财政理论和档案专业知识，才能合理分类整理各门类档案、 及时为查档者找到所需的档案，实现档案的有效价值。要 树立管理与服务并重的档案工作新理念，始终把提高自身 素质作为档案服务的根本方向，为全力打造阳光财政发挥 应有的作用。 2 掌握文件归档方法。整理归档文件应根据档案工作 有关要求，坚持以我为主、保持历史联系的归档原则，统 筹兼顾财政、会计特点，进行分类、整理、编号、归档。 各类档案的归档要严格做到分类科学，组卷合理，排列有 序，保管期限划分合理，做到归档案卷美观、检索利用便 捷。 3.健全档案检索工具。检索工具好比人的一双眼睛， 遇到查阅档案时通过检索工具快捷地调出来，所以编制检 索目录时应考虑周到、细化、便于查找利用。此外根据财 政基层培训工作特点，要找准与利用的对接点，围绕学校 热点来选題，力求出精品，避免浪费人力和物力。在编制 专题目录时，要注意有效维护全宗内的专题检索工具的完 整性，比如今年报送财政部 XX 年研究课题报告财政基层培 训工作方式方法创新理论研究专题检索目录，可能涉及或 分散在全宗内各门类、各个案卷的档案。编制时应不受案 卷、保管期限的限制，应把同一主题内容所涉及的目录统 一起来，分项目设置专题检索工具，为提供完整的档案查 阅省时省力，降低漏检率与误检率。 三、与时俱进，实现档案管理现代化 档案数量越来越大，档案材料的种类越来越多。因 此，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下 出现的新问题。 1.加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工 作，要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业 道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要 有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代 化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此， 档案管理工作者要拓宽知识层面，提高综合素质，才能做 好新时期的档案管理工作。 2.掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案管理 数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档 案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自 己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时， 特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使 自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。 3.利用现代化技术，整理档案。利用计算机等现代 化手段整理档案，可以收到事半功倍的效果。利用计算机 将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅， 大大减少了查找名录的时间，既降低了人为因素在文件归 档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工 操作，提高了工作效率，更好地服务于财政、学校工作。 四、勤奋学习，努力工作，养成良好的习惯 水之积也不厚，则其负大舟也无力。档案工作者要 加强职业道德建设，有针对性地选择能提高自己专业知识 的书本学习，虚心向对本职工作有提升的人员学习，利用 网络有选择地学习，熟练掌握计算机等现代化工具，使学 习学到点，工作干到位，真正学以致用、学有所用。 1.勤奋学习善于思考。档案工作人员在分门类整理 文件材料时，是新知识、新技术的实践，也是理论与实践、 历史与现实的统一过程。在判断它是否属于归档范围，划 分保管期限、属于哪一类时，要善于从文件材料中分析、 梳理文件精神，掌握方针政策、工作要点，做到心中有数、 在收集过程中提升自己的知识水平，提高工作的系统性和 预见性。 2.谋其事要有道。他山之石可以攻玉，要学会向身 边的领导、同事学习，博采众长，从中感悟出适合自己的 思路、方法，少走弯路，提高工作效率，真正把学习作为 突破自身效能的根本途径。 3.探究分析编纂技巧。档案编纂是档案材料运用和 档案管理走向科学化的标志。随着山西财政实力逐年增长， 财政干部已不满足于简单档案信息查询数据，更多地关注 较有深度的财政、会计档案文献，关注财政、会计政策的 变迁，给档案编篆带来了新的挑战，使档案工作人员担负 起了历史的责任。作为档案工作者，应探析编纂写作技巧、 规律、特点，把静态的档案转变为有利用价值的动态财政 文化、学校文化。 五、勇于创新工作思维，提高档案的利用率 利用计算机技术和相应的设备，将各种传统介质的 档案信息，通过计算机技术转换为数字化的、可以被计算 机识别的数字信息，组织加工整合成各种数据库形式进行 存储，然后通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息 服务，从而提高档案的利用效率和财政基层培训工作的效 率。 档案管理工作者要努力练好基本功，熟悉业务，当 好活字典。档案管理工作者要把熟悉家底当成自己的天职。 建立健全档案管理制度，配置适宜档案保存的设施，利用 先进技术设备和现代化管理手段，按照国家的有关规定整 理、保管档案，防止档案的破损、褪色、霉变和散失，确 保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊 的保护措施。具体来讲要做到四点：一是不坏即档案保管 的完好无损，不因各种因素使档案损坏、有破损的档案及 时修复；二是不丢即不因工作疏忽而使档案遗失或被盗， 保证档案实体和内容均安全；三是不乱即保证档案保管工 作有条不紊、排架整齐规范、有章可循、有目可查；四是 不散即保证档案管理相对集中，要便于档案管理与查找利 用。 档案管理工作者严格执行国家的保密政策，严防泄 密。建立科学的管理制度，为和谐社会建设提供及时、准 确、周到的服务。根据本校的特点制定各种档案管理中的 保密制度和监督措施，完善档案管理工作。我校为方便我 省财政支农政策培训和全省乡镇财政干部培训等工作于 XX 年编成一本管理文件汇编手册，供全省函校系统参考 和使用。档案管理工作者要认识到档